Научитесь управлять кодами отказов электронной почты за 10 минут

Время от времени случаются отказы по электронной почте, но высокие показатели отказов могут поставить под угрозу вашу репутацию отправителя, ограничивая количество электронных писем, которые вы можете отправить своей аудитории.

Дополнительным ущербом для доставляемости электронной почты является возможность попадания в черный список, если у вас много жестких отказов. Попав в черные списки электронной почты, вам придется бороться изо всех сил, чтобы выбраться из них. Это выполнимо, но сложно.

Знакомство с кодами отказов электронной почты во многом поможет вам понять, почему ваши сообщения не возвращаются, и снизить показатель отказов.

Это подробная статья, но ее чтение все равно займет менее 10 минут. В этом небольшом руководстве мы объясним, как управлять кодами отказов электронной почты, а также поделимся полным списком кодов отказов электронной почты и их значения.

Что такое отказ электронной почты?

Давайте возьмем это с начала и кратко объясним, что означает, когда электронное письмо не возвращается. Возвращенное письмо — это любое письмо, которое не дошло до получателя. Интернет-провайдер или интернет-провайдер вернет его вам, что произойдет сразу после его отправки.

В зависимости от причины возврата вы можете повторить попытку позже, перепроверить данные получателя и немедленно отправить еще раз или связаться с другим адресом электронной почты.

Отскоки можно разделить на два типа: жесткие и мягкие. Давайте рассмотрим различия.

Мягкий отскок против жесткого отскока

Мягкий отказ электронной почты часто является временной ошибкой, вызванной получателем или его сервером, а не отправителем. Вот несколько причин, по которым вы можете получить мягкий отказ при отправке электронного письма сегменту вашего списка контактов:

• Их почтовый сервер не может передать сообщение с вашего почтового сервера.
• Требования к почтовому серверу получателя не соблюдены.
• Электронная почта не проходит антивирус сервера получателя.
• Письмо попало в спам-фильтр получателя.
• Электронное письмо не прошло проверку подлинности сервера получателя, например DMARC.
• Сообщение нарушает политику электронной почты сервера получателя.
• Сервер получателя блокирует содержимое электронного письма.
• Доменное имя получателя больше не существует.
• Электронное письмо слишком велико, обычно из-за вложений.
• Сервер-получатель не может получать электронные письма из-за отправки слишком большого количества сообщений.
• Сервер получателя отключен.
• Сервер получателя не работает.
• Почтовый ящик получателя настроен неправильно.
• Почтовый ящик получателя переполнен.

Получатель не получает электронное письмо о том, что ваше сообщение ему было возвращено, поэтому он должен улучшить ситуацию со своей стороны (или это должен сделать его интернет-провайдер, в зависимости от источника мягкого возврата).

Другой тип возврата электронной почты — жесткий возврат. Если мягкие отскоки носят временный характер, жесткие отскоки являются постоянными. Например, сервер получателя мог заблокировать ваш адрес электронной почты. Адрес электронной почты, с которым вы пытаетесь связаться, возможно, больше не существует, или вы связались с недействительным доменным именем.

В отличие от мягкого возврата, который получатель электронной почты или его интернет-провайдер могут со временем исправить, от жесткого возврата обычно нет никакой отдачи. Вы можете проверить адрес электронной почты получателя и убедиться, что все написано правильно, но помимо этого вам придется удалить его из своего списка.

Вы можете рассчитать соотношение мягких и жестких отказов по показателю отказов электронной почты, который представляет собой количество возвращенных писем, разделенное на количество отправленных вами писем.

Хороший показатель отказов составляет около одного процента (1%).

Хорошо, так что же такое код отказа электронной почты?

Каждый отказ электронной почты, будь то мягкий или жесткий, генерирует код возврата электронной почты.

Код возврата объясняет, почему ваше письмо не дошло до предполагаемого получателя. Вы можете получить обычный код возврата или расширенный код возврата SMTP, которые могут сильно различаться.

Традиционные и расширенные коды возврата SMTP – в чем разница?

SMTP — это сокращение от Simple Mail Transfer Protocol. Все почтовые серверы используют SMTP для ретрансляции, отправки и получения электронных писем. Традиционный код возврата SMTP будет иметь трехзначный идентификатор, указывающий, было ли отправлено электронное письмо.

Трехзначный код точно расскажет вам, почему электронное письмо не дошло до получателя, если вы понимаете, что означает этот код.

В 2003 году появились улучшенные коды возврата SMTP. Традиционные коды SMTP были полезны, но раскрывали лишь ограниченную информацию, в то время как расширенные коды проливали гораздо больше света на этот вопрос. Расширенный код SMTP также состоит из трех цифр, но между ними стоят точки.

Что означает каждая из трёх цифр? Первый представляет класс доставки электронной почты. 2.XX относится к доставке, которая достигла получателя. Если вы видите 4.XX, это указывает на мягкий отскок или временную проблему. 5.XX — это резкий отскок из-за постоянной проблемы.

Напомним, что первая цифра расширенного кода SMTP может быть 2, 4 или 5.

Вторая цифра представляет код ошибки. Если вы видите цифру 1 во втором месте, ваше письмо не было отправлено из-за проблемы с адресом. 2 означает проблему с почтовым ящиком, а 3 означает, что проблема связана с почтовым сервером.

Вторая цифра расширенного кода SMTP может быть 1, 2 или 3. Затем есть третья цифра, которая более подробно описывает проблему электронной почты. Это может быть от 0 до 5.

Интернет-провайдеры используют традиционные и расширенные коды SMTP, чтобы помочь отправителям электронной почты понять, почему их сообщения не удалось отправить.

Читайте также: Возвратные электронные письма: что это такое и как их исправить

Понимание кодов отказа электронной почты: полный список и что они означают

Давайте соберем воедино всю информацию из предыдущего раздела и рассмотрим распространенные коды отказов и то, что они означают, когда вы их получаете.

Коды групп состояний

Код группы состояния относится к первой из трех цифр расширенного кода SMTP и выглядит следующим образом.

Коды 4XX

Мягкие коды возврата начинаются с 4, например 4XX (традиционный код возврата SMTP) или 4.XX (расширенный код возврата SMTP). Ниже приведен обзор каждого кода и его значения.

5XX коды

Коды жесткого возврата начинаются с цифры 5: 5XX или 5.XX. Вот полный обзор всех кодов, которые вы можете получить, если во время отправки электронной почты возникает постоянная ошибка.

Читайте также: Показатель отказов и доставляемость электронной почты – простое руководство

Как управлять кодами отказов электронной почты

Возвращенные электронные письма подвергают риску вашу репутацию отправителя, если они происходят достаточно часто, включая как жесткие, так и мягкие возвраты.

Хотя вы не можете контролировать действия получателей электронной почты или поведение их серверов, в ваших силах снизить показатель отказов электронной почты вашей компании.

Вот несколько советов.

Приостановить отправку писем получателю

Вы определили, что предполагаемый получатель в настоящее время не может принимать электронные письма, вероятно, из-за временной проблемы. Проверьте код возврата; если вы видите код, начинающийся с 4, это мягкий отскок, который следует по возможности исправить.

Тем временем продолжать отправлять электронные письма бесполезно, поскольку все они будут возвращены. Вместо этого временно приостановите отправку писем этому получателю. Пауза может означать 24 или 48 часов или даже неделю. Это ваш выбор, как долго вы решите ждать.

Попробуйте отправить электронное письмо еще раз и решите, как действовать дальше, в зависимости от того, получите ли вы ту же ошибку, другую ошибку или не получите никаких ошибок.

Удалить неактивные адреса электронной почты

Если вы все еще получаете отказы по электронной почте 4XX или 4.XX от получателя, несмотря на временный отказ, это не означает, что оно всегда будет адресовано. Мягкие возвраты происходят со стороны получателя, например, полный почтовый ящик.

Вы не хотите задерживать дыхание, ожидая, пока получатель электронного письма опустошит свой почтовый ящик, поскольку у вас нет возможности узнать, как долго вам придется ждать. Вместо этого удалите их (и любые другие неактивные адреса) из своего списка адресов электронной почты.

Если получатель устранит проблемы с электронной почтой и поймет, что не получает ваши электронные письма, он сможет снова подписаться на вашу рассылку. В то же время, если вы сохраните их в своем списке, ваш интернет-провайдер может предположить, что вы используете спам-ловушки, что нанесет ущерб вашей репутации отправителя.

Если вы получили отказ по электронной почте 5XX или 5.XX, немедленно удалите получателя. Эти постоянные проблемы вряд ли будут устранены.

Подтвердите адреса электронной почты

Проверяете ли вы свои электронные письма перед их отправкой? Это отличный способ уменьшить сумму, которая будет возвращена. Вы можете использовать бесплатную проверку электронной почты через некоторые службы, поэтому даже стартапы могут начать проверять адреса электронной почты.

Используйте двойную подписку

Люди постоянно случайно попадают в списки адресов электронной почты, независимо от того, недобросовестно ли компания продала их адрес электронной почты в рамках распродажи по спискам или они зарегистрировались и совершенно забыли.

Установление двойной подписки во время регистрации снижает количество непреднамеренных регистраций, независимо от причины. Вы улучшите показатели открытий и кликов, а также уменьшите показатель отказов.

Соблюдайте правила гигиены электронной почты

Двойная подписка — это часть надлежащей гигиены электронной почты, которая означает соблюдение лучших практик для поддержания репутации отправителя.

Вот список вариантов поведения, которые можно начать реализовывать, если вы еще этого не сделали.

• Не используйте спам-слова в темах и телах электронных писем.
• Не вводите в заблуждение и не лгите свою аудиторию в теме письма.
• Сделайте так, чтобы каждый мог легко отказаться от подписки, поэтому, если он передумает или больше не захочет быть частью вашего списка рассылки, он сможет очень легко выйти.
• Держите свой список адресов электронной почты заполненным заинтересованными подписчиками, удаляя неактивные электронные письма, которые возвращаются.
• Найдите ритм электронной почты, который подойдет вашей аудитории. Возможно, вы отправляете им электронное письмо один или два раза в неделю, а может быть, и каждые несколько дней, но такая скорость должна быть приемлемой для большинства ваших клиентов.
• Оптимизируйте свою электронную почту для пользователей мобильных и настольных компьютеров.
• Сегментируйте аудиторию.
• Персонализируйте свои электронные письма.
• A/B-тестирование ваших писем перед их отправкой.
• Убедитесь, что в ваших гиперссылках и призывах к действию четко указано, куда они перенаправят пользователя.
• Не используйте спам в тексте предварительного просмотра.
• Никогда не прикрепляйте ничего к своим электронным письмам, если пользователь об этом еще не знает.
• Не пишите слишком длинные электронные письма.
• Всегда отправляйте электронные письма с одного и того же сервера и адреса.
• Отправляйте приветственные письма всем новым подписчикам без промедления.

Следите за лимитами отправки

Используете ли вы бесплатный почтовый сервер? Многие из них устанавливают лимиты на отправку.

Например, Gmail позволяет только платным пользователям отправлять 2000 электронных писем в день, а при бесплатной учетной записи — 500. Вы можете быстро просмотреть такое количество писем, будучи крупной корпорацией, но все письма, превышающие лимит, будут отклонены.

Рассмотрите возможность перехода на собственный сервер с более высокими лимитами. Это также повысит доверие и авторитет. Однако вы можете разогреть свой IP-адрес, постепенно увеличивая объем электронных писем, прежде чем запускать рассылку.

Если вы этого не сделаете, ваш интернет-провайдер, скорее всего, заблокирует ваши сообщения.

Читайте также: Интернет-провайдер и доставляемость электронной почты: как всегда попасть в папку «Входящие»

Нижняя граница

Коды отказов электронной почты подразделяются на мягкие и жесткие. Коды показывают, что пошло не так, и вы можете устранить проблему, даже если это просто сокращение списка адресов электронной почты.

Если вам нужна помощь в маркетинге по электронной почте, попробуйте EngageBay бесплатно. Тысячи владельцев малого бизнеса любят этот инструмент, поскольку он включает в себя интегрированные решения CRM и службы поддержки.