Apprenez à gérer les codes de rebond d'e-mails en 10 minutes
Publié: 2023-09-21Des rebonds d'e-mails se produisent de temps en temps, mais des taux de rebond élevés peuvent mettre en péril votre réputation d'expéditeur, limitant le nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer à votre public.
La possibilité d'être mis sur liste noire si vous avez de nombreux rebonds durs nuit également à la délivrabilité des e-mails. Une fois que vous êtes sur les listes noires de courrier électronique, vous devrez vous battre bec et ongles pour en sortir. C'est faisable mais difficile.
Vous familiariser avec les codes de rebond des e-mails vous aidera grandement à comprendre pourquoi vos messages rebondissent afin que vous puissiez réduire vos taux de rebond.
Il s’agit d’un article détaillé, mais sa lecture prendra tout de même moins de 10 minutes. Dans ce petit guide, nous expliquerons comment gérer les codes de rebond d'e-mails et partagerons une liste complète des codes de rebond d'e-mails et ce qu'ils représentent.
Table des matières
Qu'est-ce qu'un rebond d'e-mail ?
Prenons les choses par le haut et expliquons brièvement ce que cela signifie lorsqu'un e-mail rebondit. Un e-mail renvoyé est un e-mail qui n'est pas parvenu au destinataire. Le fournisseur d’accès Internet ou le FAI vous le renvoie, ce qui se produira instantanément après votre envoi.
En fonction de la cause du rebond, vous pouvez réessayer plus tard, revérifier les détails du destinataire et renvoyer immédiatement, ou contacter une autre adresse e-mail.
Les rebonds peuvent être classés de deux manières : durs ou mous. Passons en revue les différences.
Rebond doux vs rebond dur
Un rebond logiciel d'e-mail est souvent une erreur temporaire causée par le destinataire ou son serveur, et non par l'expéditeur. Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez recevoir un léger rebond lorsque vous envoyez un e-mail à un segment de votre liste de contacts :
- Leur serveur de messagerie ne peut pas relayer le message de votre serveur de messagerie.
- Les exigences du serveur de messagerie du destinataire ne sont pas remplies.
- L'email ne passe pas l'antivirus du serveur destinataire.
- L'e-mail a été intercepté par le filtre anti-spam du destinataire.
- L'e-mail n'a pas satisfait aux exigences d'authentification du serveur destinataire, telles que DMARC.
- Le message viole les politiques de messagerie du serveur destinataire.
- Le serveur du destinataire bloque le contenu de l'e-mail.
- Le nom de domaine du destinataire n'existe plus.
- L'e-mail est trop volumineux, généralement à cause des pièces jointes.
- Le serveur destinataire ne peut pas recevoir d’e-mails car il en envoie trop.
- Le serveur du destinataire est hors ligne.
- Le serveur du destinataire est en panne.
- La boîte aux lettres du destinataire n'est pas configurée correctement.
- La boîte aux lettres du destinataire est pleine.
Le destinataire ne reçoit pas d'e-mail indiquant que votre message lui a été renvoyé, c'est donc à lui d'améliorer les choses de son côté (ou à son FAI de le faire, selon la source du rebond logiciel).
L’autre type de rebond d’e-mails est un rebond dur. Si les rebonds légers sont temporaires, les rebonds durs sont permanents. Par exemple, le serveur du destinataire peut avoir bloqué votre adresse e-mail. L'adresse e-mail que vous essayez d'atteindre n'existe peut-être plus ou vous avez contacté un nom de domaine invalide.
Contrairement à un rebond doux, que le destinataire de l'e-mail ou son FAI peut améliorer en temps voulu, il n'y a généralement aucun retour d'un rebond dur. Vous pouvez vérifier l'adresse e-mail du destinataire et confirmer que tout est correctement orthographié, mais vous devez le supprimer de votre liste en dehors de cela.
Vous pouvez calculer vos rebonds doux et durs grâce à votre taux de rebond d'e-mails, qui correspond au nombre d'e-mails renvoyés divisé par le nombre que vous avez envoyé.
Un bon taux de rebond est d'environ un pour cent (1 %).
D'accord, alors qu'est-ce qu'un code de rebond d'e-mail ?
Chaque rebond d'e-mail, qu'il soit doux ou dur, génère un code de rebond d'e-mail.
Le code de rebond explique pourquoi votre e-mail n'est pas parvenu au destinataire prévu. Vous pouvez recevoir un code de rebond standard ou un code de rebond SMTP amélioré, qui peuvent être très différents.
Codes de rebond SMTP traditionnels et améliorés – Quelle est la différence ?
SMTP est l'abréviation de Simple Mail Transfer Protocol. Tous les serveurs de messagerie utilisent un SMTP pour relayer, envoyer et recevoir des e-mails. Un code de rebond SMTP traditionnel aura un identifiant à trois chiffres indiquant si l'e-mail a été envoyé.
Le code à trois chiffres vous indique précisément pourquoi l'e-mail n'est pas parvenu au destinataire, à condition que vous compreniez ce que signifie le code.
En 2003, les codes rebond SMTP améliorés sont nés. Les codes SMTP traditionnels étaient utiles mais ne révélaient pas grand-chose, tandis que les codes améliorés apportaient beaucoup plus de lumière sur le sujet. Un code SMTP amélioré comporte également trois chiffres mais des points entre eux.
Que signifie chacun des trois chiffres ? Le premier représente la classe de livraison des e-mails. Un 2.XX fait référence à une livraison parvenue au destinataire. Si vous voyez un 4.XX, cela indique un léger rebond ou un problème temporaire. Un 5.XX est un rebond dur dû à un problème permanent.
Pour récapituler, le premier chiffre d'un code SMTP amélioré peut être un 2, un 4 ou un 5.
Le deuxième chiffre représente un code d'erreur. Si vous voyez un 1 au deuxième endroit, votre e-mail n'a pas été envoyé en raison d'un problème d'adresse. Un 2 représente un problème de boîte aux lettres et un 3 signifie qu'il s'agit d'un problème avec le serveur de messagerie.
Le deuxième chiffre d'un code SMTP amélioré peut être un 1, un 2 ou un 3. Ensuite, il y a le troisième chiffre, qui précise davantage le problème du courrier électronique. Cela peut être compris entre 0 et 5.
Les FAI utilisent des codes SMTP traditionnels et améliorés pour aider les expéditeurs d'e-mails à comprendre pourquoi leurs messages ont échoué.
Lisez aussi : E-mails de rebond : que sont-ils et comment les corriger
Comprendre les codes de rebond d'e-mails : la liste complète et leur signification
Rassemblons toutes les informations de la section précédente et passons en revue les codes de rebond courants et ce qu'ils signifient lorsque vous les recevez.
Codes de groupe de statut
Un code de groupe d'état fait référence au premier des trois chiffres d'un code SMTP amélioré et se présente comme suit.
| Code de groupe de statut | Ce que cela veut dire |
| 1XX | Groupe d'information indiquant que le serveur a reçu et traite toujours votre demande. |
| 2XX | Le serveur a reçu votre demande et l'a acceptée. |
| 3XX | Groupe de redirection indiquant que le serveur doit faire plus pour répondre à la demande. |
| 4XX | Erreur client indiquant que le serveur n'a pas pu répondre à la demande ou que sa syntaxe est mauvaise. |
| 5XX | Erreur du serveur indiquant que le serveur n'a pas pu répondre à la demande, mais pas à cause d'erreurs de la part de l'expéditeur. |
Codes 4XX
Les codes de rebond logiciel commencent par 4, comme 4XX (un code de rebond SMTP traditionnel) ou 4.XX (un code de rebond SMTP amélioré). Voici un aperçu de chaque code et de sa signification.
| Code | Ce que cela veut dire |
| 420 | Une erreur s'est produite lors du transfert du message et la connexion a expiré. |
| 421 | Le serveur du destinataire ne peut pas recevoir le message en raison d'un excès de connexions ou de messages. L'e-mail est différé jusqu'à ce que le destinataire puisse à nouveau recevoir des messages. |
| 422 | La boîte de réception du destinataire est pleine et ne dispose plus d'espace de stockage. |
| 431 | Le destinataire a une surcharge de fichiers et manque de mémoire ou d'espace disque. |
| 432 | La file d'attente du courrier entrant a été arrêtée à cause du serveur Exchange. |
| 441 | Le serveur du destinataire ne répond plus. |
| 442 | Le serveur du destinataire a perdu la connexion pendant la transmission. |
| 446 | Le destinataire a dépassé son nombre de sauts d'e-mails et a provoqué une erreur de boucle interne. |
| 447 | Le serveur entrant a rencontré un problème, entraînant l'expiration du délai d'attente de l'e-mail que vous avez envoyé. |
| 449 | Des problèmes de routage, probablement causés par des problèmes de configuration, ont empêché l'échange de serveur. |
| 450 | La boîte aux lettres est occupée ou indisponible. |
| 451 | Le message n'a pas pu être traité et a été abandonné. |
| 452 | Le système ne dispose pas de suffisamment de stockage pour envoyer l'e-mail. |
| 471 | Un filtre anti-spam local a empêché l'envoi de l'e-mail. |
Codes 5XX
Les codes de rebond dur commencent par un 5, soit un 5XX, soit un 5.XX. Voici un aperçu complet de tous les codes que vous pourriez recevoir lorsqu'une erreur permanente survient lors de l'envoi d'un email.
| Code | Ce que cela veut dire |
| 500 | L'adresse email n'existe pas. |
| 501 | Les arguments de commande ont rencontré une erreur de syntaxe. |
| 502 | Le serveur ne peut pas implémenter la commande demandée. |
| 503 | Une séquence de commandes a empêché le serveur de continuer. |
| 504 | Le destinataire n'a pas pu implémenter le paramètre de commande. |
| 510 | Vous essayez d'atteindre une adresse e-mail incorrecte ou invalide. |
| 511 | Vous essayez d'atteindre une destination incorrecte ou invalide. |
| 512 | Le serveur du destinataire a rencontré une erreur DNS et n'a pas pu trouver le nom de domaine du destinataire. |
| 513 | Une adresse a été mal orthographiée ou ne peut pas être authentifiée. |
| 514 | L'adresse de boîte aux lettres du destinataire est jugée ambiguë et ne peut pas recevoir le message. |
| 515 | L'adresse de la boîte aux lettres n'est pas valide. |
| 516 | La boîte aux lettres a déménagé. |
| 517 | Une mauvaise syntaxe d'adresse de boîte aux lettres a empêché le serveur du destinataire de recevoir votre message. |
| 518 | Une mauvaise adresse système a empêché le serveur du destinataire de recevoir votre message. |
| 520 | L'état de la boîte aux lettres du destinataire n'est pas défini. |
| 521 | La boîte aux lettres du destinataire n'accepte plus de messages car elle est désactivée. |
| 522 | La boîte aux lettres du destinataire est pleine et il ne peut plus recevoir de messages tant qu'il ne l'a pas vidée. |
| 523 | Vous essayez d'envoyer un e-mail qui dépasse les limites du serveur du destinataire. |
| 524 | La liste de diffusion n'a pas pu être étendue. |
| 530 | L'adresse e-mail du destinataire n'est pas valide, le serveur du destinataire a mis votre adresse e-mail sur liste noire ou des problèmes d'authentification. |
| 532 | Le système ne peut pas accepter les messages réseau. |
| 533 | Le système ne peut pas accepter certaines fonctionnalités sélectionnées. |
| 534 | La taille du message dépasse la taille autorisée du système. |
| 540 | L'état du routage ou le réseau n'est pas défini. |
| 541 | Un filtre anti-spam ou une autre mesure a rejeté le message par adresse du destinataire. |
| 542 | Mauvaise connexion. |
| 543 | Le serveur de routage a échoué. |
| 544 | Le serveur ne peut pas acheminer. |
| 545 | Le réseau est encombré. |
| 546 | Le réseau a détecté une boucle de routage. |
| 547 | Le délai de livraison est expiré. |
| 550 | Le serveur n'a pas pu trouver la boîte aux lettres du destinataire. |
| 551 | Le destinataire n'est pas une partie locale du serveur. |
| 552 | L'allocation de stockage a été dépassée et la demande a été abandonnée. |
| 553 | Le nom de la boîte aux lettres n'était pas valide et la demande a été abandonnée. |
| 554 | La transaction par courrier électronique a échoué, mais pour des raisons non précisées. |
| 555 | La version du protocole est incorrecte. |
| 560 | Une erreur multimédia s'est produite. |
| 561 | Le type de média envoyé n'est pas pris en charge. |
| 562 | La conversion requise est interdite. |
| 563 | La conversion requise n'est pas prise en charge. |
| 564 | La conversion s'est produite mais avec une perte. |
| 565 | La conversion n'a pas pu avoir lieu. |
| 570 | L'état de sécurité n'est pas défini. |
| 571 | Le message a été refusé en raison d'une livraison non autorisée. |
| 572 | Le serveur a interdit l'expansion de la liste de diffusion. |
| 573 | La conversion de sécurité requise n'a pas pu avoir lieu. |
| 574 | La conversion de sécurité requise n'est pas prise en charge. |
| 575 | Une erreur ou un échec cryptographique s'est produit. |
| 576 | L'algorithme cryptographique requis n'est pas pris en charge. |
| 577 | L'intégrité du message a échoué. |
Lisez aussi : Taux de rebond et délivrabilité des e-mails – Un guide simple
Comment gérer les codes de rebond d'e-mails
Les e-mails renvoyés mettent en danger votre réputation d'expéditeur s'ils se produisent assez fréquemment, y compris les rebonds durs et doux.
Même si vous ne pouvez pas contrôler ce que font vos destinataires de courrier électronique ni comment se comporte leur serveur, vous avez tout le pouvoir de réduire le taux de rebond des courriers électroniques de votre entreprise.
Voici quelques indications.
Suspendre les e-mails au destinataire
Vous avez déterminé que le destinataire prévu ne peut pas accepter d'e-mails pour le moment, probablement en raison d'un problème temporaire. Vérifiez le code de rebond ; si vous voyez un code commençant par un 4, c'est un léger rebond qui doit être rectifié lorsque cela est possible.
En attendant, cela ne sert à rien de continuer à envoyer des e-mails, car ils rebondiront tous. Au lieu de cela, suspendez temporairement les e-mails adressés à ce destinataire. Une pause peut signifier 24 ou 48 heures, voire une semaine. C'est à vous de choisir combien de temps vous décidez d'attendre.
Essayez de renvoyer l'e-mail et décidez comment procéder selon que vous obtenez la même erreur, une erreur différente ou aucune erreur.
Supprimer les adresses e-mail inactives
Si vous recevez toujours des rebonds d'e-mails 4XX ou 4.XX de la part du destinataire, malgré un rebond temporaire, cela ne signifie pas que le problème sera toujours traité. Les rebonds légers proviennent du destinataire, comme une boîte de réception pleine.
Vous ne voulez pas retenir votre souffle en attendant que le destinataire de l'e-mail vide sa boîte de réception, car vous n'avez aucun moyen de savoir combien de temps vous allez attendre. Au lieu de cela, supprimez-les (ainsi que toute autre adresse inactive) de votre liste de diffusion.
Si le destinataire résout ses problèmes de courrier électronique et se rend compte qu'il ne reçoit pas vos e-mails, il peut se réinscrire à votre liste de diffusion. En attendant, les garder sur votre liste pourrait vous exposer au risque que votre FAI suppose que vous vous engagez dans des pièges à spam, nuisant ainsi à votre réputation d'expéditeur.
Si vous avez reçu un rebond d'e-mail 5XX ou 5.XX, supprimez immédiatement le destinataire. Il est très peu probable que ces problèmes permanents soient résolus.
Valider les adresses e-mail
Validez-vous vos emails avant de les envoyer ? C’est un excellent moyen de réduire le montant qui rebondira. Vous pouvez utiliser la vérification gratuite des e-mails via certains services, afin que même les startups puissent commencer à valider les adresses e-mail.
Utiliser le double opt-in
Les gens se retrouvent tout le temps accidentellement sur des listes de diffusion, qu'une entreprise ait vendu sans scrupules leur adresse e-mail dans le cadre d'une vente de liste ou qu'ils se soient inscrits et ont complètement oublié.
L'instauration du double opt-in lors de l'inscription réduit le taux d'inscriptions involontaires, quelle qu'en soit la raison. Vous améliorerez vos taux d’ouverture et de clics et réduirez votre taux de rebond.
Suivez une bonne hygiène des e-mails
Les doubles opt-ins font partie d’une bonne hygiène des e-mails, ce qui signifie suivre les meilleures pratiques pour maintenir votre réputation d’expéditeur.
Voici une liste de comportements à mettre en œuvre si ce n’est pas déjà fait.
- N'utilisez pas de mots indésirables dans vos lignes d'objet ou dans le corps de vos e-mails.
- N'induisez pas en erreur et ne mentez pas à votre public dans la ligne d'objet.
- Facilitez la désinscription de quiconque, afin que s'il change d'avis ou ne souhaite plus faire partie de votre liste de diffusion, il puisse très facilement quitter.
- Gardez votre liste de diffusion remplie d'abonnés engagés, en supprimant les e-mails inactifs qui rebondissent.
- Trouvez une cadence de courrier électronique qui convient à votre public. Peut-être que vous leur envoyez un e-mail une ou deux fois par semaine, ou peut-être tous les quelques jours, mais cela devrait être un tarif que la plupart de vos clients trouveront acceptable.
- Optimisez vos e-mails pour les utilisateurs mobiles et de bureau.
- Segmentez votre audience.
- Personnalisez vos e-mails.
- Testez A/B vos emails avant de les envoyer.
- Assurez-vous que vos hyperliens et CTA indiquent clairement où ils redirigeront l'utilisateur.
- N'utilisez pas de pratiques de spam dans le texte d'aperçu.
- Ne joignez jamais rien à vos e-mails à moins que l'utilisateur ne le sache déjà.
- N'écrivez pas d'e-mails trop longs.
- Envoyez toujours des e-mails à partir du même serveur et de la même adresse.
- Envoyez des e-mails de bienvenue à tous les nouveaux abonnés, et sans délai.
Surveillez vos limites d'envoi
Utilisez-vous un serveur de messagerie gratuit ? Beaucoup d’entre eux envoient des limites.
Par exemple, Gmail permet uniquement aux utilisateurs payants d'envoyer 2 000 e-mails par jour, et 500 si vous disposez d'un compte gratuit. Vous pouvez traiter ce nombre d'e-mails aussi rapidement qu'une grande entreprise, mais tous les e-mails dépassant la limite seront renvoyés.
Pensez à migrer vers votre propre serveur avec des limites plus élevées. Cela renforcera également la confiance et la crédibilité. Cependant, vous pouvez réchauffer votre IP en augmentant progressivement votre volume d’e-mails avant de lancer une diffusion d’e-mails.
Si vous ne le faites pas, votre FAI bloquera probablement vos messages.
Lisez aussi : FAI et délivrabilité des e-mails : comment toujours accéder à la boîte de réception
Conclusion
Les codes de rebond d’e-mails sont largement classés en rebonds doux et durs. Les codes révèlent ce qui n'a pas fonctionné afin que vous puissiez remédier au problème, même si ce n'est qu'en élaguant votre liste de diffusion.
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