Naucz się zarządzać kodami odsyłania wiadomości e-mail w 10 minut
Opublikowany: 2023-09-21Odsyłania e-maili zdarzają się od czasu do czasu, ale wysoki współczynnik odrzuceń może narazić na szwank reputację nadawcy, ograniczając liczbę e-maili, które możesz wysłać do odbiorców.
Kolejną szkodą dla dostarczalności wiadomości e-mail jest możliwość umieszczenia na czarnej liście w przypadku wielu twardych zwrotów. Gdy znajdziesz się na czarnych listach e-mailowych, będziesz musiał zaciekle walczyć, aby się z nich wydostać. Jest to wykonalne, ale trudne.
Zapoznanie się z kodami odrzuceń wiadomości e-mail znacznie pomoże Ci zrozumieć, dlaczego Twoje wiadomości są odrzucane, co umożliwi zmniejszenie współczynnika odrzuceń.
Jest to szczegółowy artykuł, ale jego przeczytanie zajmie mniej niż 10 minut. W tym małym przewodniku wyjaśnimy, jak zarządzać kodami odrzuceń wiadomości e-mail i udostępnimy pełną listę kodów odrzuceń wiadomości e-mail oraz ich znaczenie.
Spis treści
Co to jest odrzucenie wiadomości e-mail?
Zacznijmy od początku i krótko wyjaśnijmy, co to znaczy, że e-mail zostaje odrzucony. Odbita wiadomość e-mail to każda wiadomość e-mail, która nie dotarła do odbiorcy. Dostawca usług internetowych lub dostawca usług internetowych zwraca Ci go, co nastąpi natychmiast po jego wysłaniu.
W zależności od przyczyny odesłania wiadomości możesz spróbować ponownie później, ponownie sprawdzić dane odbiorcy i natychmiast wysłać wiadomość ponownie lub skontaktować się z innym adresem e-mail.
Odbicia można podzielić na dwa sposoby: twarde i miękkie. Przeanalizujmy różnice.
Miękkie odbicie vs twarde odbicie
Miękkie odbicie wiadomości e-mail jest często tymczasowym błędem spowodowanym przez odbiorcę lub jego serwer, a nie nadawcę. Oto kilka powodów, dla których możesz spotkać się z miękkim odrzuceniem, gdy wyślesz e-mailem część swojej listy kontaktów:
- Ich serwer e-mail nie może przekazać wiadomości z Twojego serwera e-mail.
- Wymagania dotyczące serwera poczty e-mail odbiorcy nie są spełnione.
- Wiadomość e-mail nie przechodzi przez program antywirusowy serwera odbiorcy.
- Wiadomość e-mail została przechwycona przez filtr spamu odbiorcy.
- Wiadomość e-mail nie przeszła wymagań dotyczących uwierzytelniania serwera odbiorcy, takich jak DMARC.
- Wiadomość narusza zasady poczty e-mail serwera odbiorcy.
- Serwer odbiorcy blokuje treść wiadomości e-mail.
- Nazwa domeny odbiorcy już nie istnieje.
- Wiadomość e-mail jest za duża, zwykle z powodu załączników.
- Serwer odbiorcy nie może odbierać wiadomości e-mail z powodu wysłania zbyt wielu wiadomości.
- Serwer odbiorcy jest w trybie offline.
- Serwer odbiorcy nie działa.
- Skrzynka pocztowa odbiorcy jest nieprawidłowo skonfigurowana.
- Skrzynka pocztowa odbiorcy jest pełna.
Odbiorca nie otrzymuje wiadomości e-mail z informacją o odesłaniu wiadomości do niego, więc to on musi poprawić sytuację po swojej stronie (lub musi to zrobić jego dostawca usług internetowych, w zależności od źródła miękkiego odbicia).
Drugim rodzajem zwrotów wiadomości e-mail jest twarde odbicie. Jeśli miękkie odbicia są tymczasowe, twarde odbicia są trwałe. Na przykład serwer odbiorcy mógł zablokować Twój adres e-mail. Adres e-mail, z którym próbujesz się skontaktować, może już nie istnieć lub skontaktowałeś się z nieprawidłową nazwą domeny.
W przeciwieństwie do miękkiego odbicia, które odbiorca wiadomości e-mail lub jego dostawca usług internetowych może w odpowiednim czasie złagodzić, po twardym odbiciu zwykle nie ma powrotu. Możesz sprawdzić adres e-mail odbiorcy i upewnić się, że wszystko zostało wpisane poprawnie, ale poza tym musisz usunąć go z listy.
Możesz obliczyć liczbę odrzuceń miękkich i twardych na podstawie współczynnika odrzuceń e-maili, czyli liczby odrzuconych e-maili podzielonej przez liczbę wysłanych.
Dobry współczynnik odrzuceń wynosi około jednego procenta (1%).
OK, a co to jest kod odbicia e-maila?
Każde odbicie wiadomości e-mail, zarówno miękkie, jak i twarde, generuje kod odbicia wiadomości e-mail.
Kod odbicia wyjaśnia, dlaczego Twój e-mail nie dotarł do zamierzonego odbiorcy. Możesz otrzymać zwykły kod odesłania lub ulepszony kod odesłania SMTP, które mogą się bardzo różnić.
Tradycyjne i ulepszone kody zwrotne SMTP – jaka jest różnica?
SMTP jest skrótem od prostego protokołu przesyłania poczty. Wszystkie serwery poczty e-mail korzystają z protokołu SMTP do przekazywania, wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Tradycyjny kod zwrotny SMTP będzie miał trzycyfrowy identyfikator wskazujący, czy wiadomość e-mail została wysłana.
Trzycyfrowy kod informuje dokładnie, dlaczego wiadomość e-mail nie dotarła do odbiorcy, pod warunkiem, że rozumiesz, co oznacza ten kod.
W 2003 roku narodziły się ulepszone kody zwrotów SMTP. Tradycyjne kody SMTP były pomocne, ale ujawniły tylko wiele, podczas gdy ulepszone kody rzuciły znacznie więcej światła na sprawę. Ulepszony kod SMTP również składa się z trzech cyfr, ale pomiędzy nimi znajdują się kropki.
Co oznacza każda z trzech cyfr? Pierwsza reprezentuje klasę dostarczania wiadomości e-mail. A 2.XX odnosi się do przesyłki, która dotarła do odbiorcy. Jeśli widzisz 4.XX, oznacza to miękkie odbicie lub tymczasowy problem. Wartość 5.XX oznacza twarde odbicie z powodu stałego problemu.
Podsumowując, pierwszą cyfrą ulepszonego kodu SMTP może być 2, 4 lub 5.
Druga cyfra oznacza kod błędu. Jeśli w drugim miejscu widzisz 1, Twój e-mail nie został wysłany z powodu problemu z adresem. Wartość 2 oznacza problem ze skrzynką pocztową, a wartość 3 oznacza problem z serwerem poczty.
Druga cyfra ulepszonego kodu SMTP może wynosić 1, 2 lub 3. Następnie pojawia się trzecia cyfra, która szczegółowo opisuje problem poczty elektronicznej. Może to być wartość od 0 do 5.
Dostawcy usług internetowych korzystają z tradycyjnych i ulepszonych kodów SMTP, aby pomóc nadawcom wiadomości e-mail zrozumieć przyczynę niepowodzenia ich wiadomości.
Przeczytaj także: Odsyłane wiadomości e-mail: czym są i jak je naprawić
Zrozumienie kodów odsyłania wiadomości e-mail: pełna lista i ich znaczenie
Zbierzmy wszystkie informacje z poprzedniej sekcji i przejrzyjmy typowe kody odesłań oraz ich znaczenie, gdy je otrzymasz.
Kody grup statusowych
Kod grupy statusu odnosi się do pierwszej z trzech cyfr rozszerzonego kodu SMTP i ma następującą postać.
| Kod grupy statusu | Co to znaczy |
| 1XX | Grupa informacyjna wskazująca, że serwer otrzymał i nadal przetwarza Twoje żądanie. |
| 2XX | Serwer pomyślnie przyjął Twoje żądanie i je zaakceptował. |
| 3XX | Grupa przekierowań wskazująca, że serwer musi zrobić więcej, aby spełnić żądanie. |
| 4XX | Błąd klienta wskazujący, że serwer nie mógł spełnić żądania lub ma złą składnię. |
| 5XX | Błąd serwera wskazujący, że serwer nie mógł spełnić żądania, ale nie z powodu błędów po stronie nadawcy. |
Kody 4XX
Kody miękkiego odbicia zaczynają się od cyfry 4, np. 4XX (tradycyjny kod odbicia SMTP) lub 4.XX (ulepszony kod odbicia SMTP). Oto przegląd każdego kodu i jego znaczenia.
| Kod | Co to znaczy |
| 420 | Wystąpił błąd podczas przesyłania wiadomości i upłynął limit czasu połączenia. |
| 421 | Serwer odbiorcy nie może odebrać wiadomości z powodu nadmiaru połączeń lub wiadomości. Wiadomość e-mail zostanie odroczona do czasu, aż odbiorca będzie mógł ponownie odbierać wiadomości. |
| 422 | Skrzynka odbiorcza odbiorcy jest pełna i nie ma już wolnego miejsca. |
| 431 | Odbiorca ma przeciążenie pliku i brakuje mu pamięci lub miejsca na dysku. |
| 432 | Kolejka przychodzącej poczty została zatrzymana z powodu serwera wymiany. |
| 441 | Serwer odbiorcy przestał odpowiadać. |
| 442 | Serwer odbiorcy utracił połączenie podczas transmisji. |
| 446 | Odbiorca przekroczył liczbę przeskoków e-maili i spowodował błąd pętli wewnętrznej. |
| 447 | Wystąpił problem z serwerem poczty przychodzącej, który spowodował przekroczenie limitu czasu wysłanej wiadomości e-mail. |
| 449 | Problemy z routingiem, prawdopodobnie spowodowane problemami konfiguracyjnymi, uniemożliwiły wymianę serwerów. |
| 450 | Skrzynka pocztowa jest zajęta lub z innego powodu niedostępna. |
| 451 | Wiadomość nie mogła zostać przetworzona i została przerwana. |
| 452 | W systemie brakuje wystarczającej ilości pamięci, aby wysłać wiadomość e-mail. |
| 471 | Lokalny filtr antyspamowy uniemożliwił przesłanie wiadomości e-mail. |
Kody 5XX
Kody twardego odbicia zaczynają się od cyfry 5, 5XX lub 5.XX. Oto pełny przegląd wszystkich kodów, które możesz otrzymać, gdy podczas wysyłania wiadomości e-mail wystąpi trwały błąd.
| Kod | Co to znaczy |
| 500 | Adres e-mail nie istnieje. |
| 501 | Argumenty polecenia napotkały błąd składniowy. |
| 502 | Serwer nie może wdrożyć żądanego polecenia. |
| 503 | Sekwencja poleceń uniemożliwiła serwerowi kontynuowanie. |
| 504 | Odbiorca nie mógł zaimplementować parametru polecenia. |
| 510 | Próbujesz połączyć się ze złym lub nieprawidłowym adresem e-mail. |
| 511 | Próbujesz dotrzeć do złego lub nieprawidłowego miejsca docelowego. |
| 512 | Serwer odbiorcy miał błąd DNS i nie mógł znaleźć nazwy domeny odbiorcy. |
| 513 | Adres został błędnie wpisany lub nie można go uwierzytelnić. |
| 514 | Adres skrzynki pocztowej odbiorcy jest uważany za niejednoznaczny i nie może odebrać wiadomości. |
| 515 | Adres skrzynki pocztowej jest nieprawidłowy. |
| 516 | Skrzynka pocztowa została przeniesiona. |
| 517 | Zła składnia adresu skrzynki pocztowej uniemożliwiła serwerowi odbiorcy otrzymanie Twojej wiadomości. |
| 518 | Zły adres systemowy uniemożliwił serwerowi odbiorcy otrzymanie Twojej wiadomości. |
| 520 | Stan skrzynki pocztowej odbiorcy jest niezdefiniowany. |
| 521 | Skrzynka pocztowa odbiorcy nie przyjmuje już wiadomości z powodu wyłączenia. |
| 522 | Skrzynka pocztowa odbiorcy jest pełna i nie będzie mógł odbierać wiadomości, dopóki jej nie opróżni. |
| 523 | Próbujesz wysłać wiadomość e-mail, która przekracza limity serwera odbiorcy. |
| 524 | Nie można było rozszerzyć listy mailingowej. |
| 530 | Adres e-mail odbiorcy jest nieprawidłowy, serwer odbiorcy umieścił Twój adres e-mail na czarnej liście lub występują problemy z uwierzytelnianiem. |
| 532 | System nie może akceptować wiadomości sieciowych. |
| 533 | System nie akceptuje niektórych wybranych funkcji. |
| 534 | Rozmiar wiadomości przekracza dopuszczalny rozmiar systemu. |
| 540 | Stan routingu lub sieć jest niezdefiniowany. |
| 541 | Filtr antyspamowy lub inny środek odrzucił wiadomość według adresu odbiorcy. |
| 542 | Słabe połączenie. |
| 543 | Serwer routingu uległ awarii. |
| 544 | Serwer nie może trasować. |
| 545 | Sieć jest przeciążona. |
| 546 | Sieć wykryła pętlę routingu. |
| 547 | Termin dostawy upłynął. |
| 550 | Serwer nie mógł znaleźć skrzynki pocztowej odbiorcy. |
| 551 | Odbiorca nie jest lokalną częścią serwera. |
| 552 | Przekroczono przydział miejsca i żądanie zostało przerwane. |
| 553 | Nazwa skrzynki pocztowej była nieprawidłowa i żądanie zostało przerwane. |
| 554 | Transakcja e-mailowa nie powiodła się, choć z nieokreślonych powodów. |
| 555 | Wersja protokołu jest nieprawidłowa. |
| 560 | Wystąpił błąd multimediów. |
| 561 | Typ wysyłanych multimediów nie jest obsługiwany. |
| 562 | Wymagana konwersja jest zabroniona. |
| 563 | Wymagana konwersja nie jest obsługiwana. |
| 564 | Konwersja nastąpiła, ale ze stratą. |
| 565 | Konwersja nie mogła nastąpić. |
| 570 | Stan zabezpieczeń jest nieokreślony. |
| 571 | Wiadomość została odrzucona z powodu nieautoryzowanego dostarczenia. |
| 572 | Serwer zabronił rozbudowy listy mailingowej. |
| 573 | Wymagana konwersja zabezpieczeń nie mogła nastąpić. |
| 574 | Wymagana konwersja zabezpieczeń nie jest obsługiwana. |
| 575 | Wystąpił błąd lub awaria kryptograficzna. |
| 576 | Wymagany algorytm kryptograficzny nie jest obsługiwany. |
| 577 | Integralność wiadomości nie powiodła się. |
Przeczytaj także: Współczynnik odrzuceń i dostarczalność wiadomości e-mail – prosty przewodnik
Jak zarządzać kodami odrzuceń wiadomości e-mail
Odbite e-maile narażają reputację nadawcy na ryzyko, jeśli zdarzają się wystarczająco często, zarówno w przypadku zwrotów twardych, jak i miękkich.
Chociaż nie możesz kontrolować tego, co robią Twoi odbiorcy e-maili ani jak zachowuje się ich serwer, masz wiele możliwości, aby zmniejszyć współczynnik odrzuceń e-maili w Twojej firmie.
Oto kilka wskazówek.
Wstrzymaj e-maile do odbiorcy
Ustaliłeś, że zamierzony odbiorca nie może obecnie przyjmować wiadomości e-mail, prawdopodobnie z powodu tymczasowego problemu. Sprawdź kod odbicia; jeśli widzisz kod rozpoczynający się od 4, jest to miękkie odbicie, które należy naprawić, jeśli to możliwe.
W międzyczasie dalsze wysyłanie e-maili nie ma sensu, ponieważ wszystkie będą odbijane. Zamiast tego tymczasowo wstrzymaj wysyłanie wiadomości e-mail do tego odbiorcy. Przerwa może oznaczać 24 lub 48 godzin, a nawet tydzień. To Twój wybór, jak długo zdecydujesz się poczekać.
Spróbuj wysłać wiadomość e-mail ponownie i zdecyduj, jak kontynuować, w zależności od tego, czy pojawi się ten sam błąd, inny błąd lub brak błędu.
Usuń nieaktywne adresy e-mail
Jeśli pomimo tymczasowego odesłania nadal otrzymujesz wiadomości e-mail o liczbie 4XX lub 4.XX od adresata, nie oznacza to, że problem ten zawsze zostanie rozwiązany. Miękkie zwroty są po stronie odbiorcy, np. pełna skrzynka odbiorcza e-maili.
Nie chcesz wstrzymywać oddechu, czekając, aż odbiorca wiadomości e-mail opróżni swoją skrzynkę odbiorczą, ponieważ nie masz możliwości sprawdzenia, jak długo będziesz czekać. Zamiast tego usuń je (i wszelkie inne nieaktywne adresy) ze swojej listy e-mailowej.
Jeśli odbiorca rozwiąże swoje problemy z pocztą e-mail i zorientuje się, że nie otrzymuje Twoich e-maili, może ponownie zapisać się na Twoją listę e-mailową. W międzyczasie trzymanie ich na liście może narazić Cię na ryzyko, że Twój dostawca usług internetowych założy, że korzystasz z pułapek spamowych, szkodząc w ten sposób Twojej reputacji nadawcy.
Jeśli otrzymasz wiadomość zwrotną o rozmiarze 5XX lub 5.XX, natychmiast usuń odbiorcę. Jest bardzo mało prawdopodobne, że te trwałe problemy zostaną naprawione.
Zweryfikuj adresy e-mail
Czy sprawdzasz swoje e-maile przed ich wysłaniem? To świetny sposób na zmniejszenie kwoty, która będzie się odbijać. W niektórych usługach możesz skorzystać z bezpłatnej weryfikacji adresu e-mail, dzięki czemu nawet start-upy będą mogły rozpocząć sprawdzanie adresów e-mail.
Skorzystaj z podwójnej zgody
Ludzie przez cały czas trafiają na listy e-mailowe, niezależnie od tego, czy firma bez skrupułów sprzedała ich adres e-mail w ramach sprzedaży listowej, czy też zarejestrowali się i całkowicie zapomnieli.
Włączenie podwójnej zgody podczas rejestracji zmniejsza liczbę niezamierzonych rejestracji, bez względu na przyczynę. Poprawisz współczynniki otwarć i klikalności oraz zmniejszysz współczynnik odrzuceń.
Przestrzegaj zasad higieny poczty elektronicznej
Podwójna rejestracja to jeden z elementów właściwej higieny poczty e-mail, która oznacza przestrzeganie najlepszych praktyk w celu utrzymania reputacji nadawcy.
Oto lista zachowań, które warto zacząć wdrażać, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
- Nie używaj słów spamowych w tematach ani w treści wiadomości e-mail.
- Nie wprowadzaj w błąd ani nie okłamuj odbiorców w temacie.
- Ułatw każdemu rezygnację z subskrypcji, aby jeśli zmienił zdanie lub nie chciał już być częścią Twojej listy e-mailowej, mógł bardzo łatwo opuścić subskrypcję.
- Utrzymuj swoją listę e-mailową pełną zaangażowanych subskrybentów, usuwając nieaktywne e-maile, które odbijają się.
- Znajdź rytm e-maili, który będzie odpowiedni dla Twoich odbiorców. Być może wysyłasz do nich e-maile raz lub dwa razy w tygodniu, a może co kilka dni, ale powinna to być częstotliwość, którą większość Twoich klientów uzna za przyjemną.
- Zoptymalizuj swoje e-maile pod kątem użytkowników telefonów komórkowych i komputerów stacjonarnych.
- Segmentuj odbiorców.
- Personalizuj swoje e-maile.
- Przetestuj A/B swoje e-maile przed ich wysłaniem.
- Upewnij się, że hiperłącza i wezwania do działania jasno wskazują, dokąd przekierują użytkownika.
- Nie stosuj praktyk spamerskich w tekście podglądu.
- Nigdy nie dołączaj niczego do swoich e-maili, chyba że użytkownik już o tym wie.
- Nie pisz zbyt długich e-maili.
- Zawsze wysyłaj e-maile z tego samego serwera i adresu.
- Wysyłaj e-maile powitalne do wszystkich nowych subskrybentów i to bez opóźnień.
Uważaj na swoje limity wysyłania
Czy korzystasz z darmowego serwera poczty e-mail? Wiele z nich ustanawia limity wysyłania.
Na przykład Gmail pozwala tylko płatnym użytkownikom wysyłać 2000 e-maili dziennie, a jeśli masz bezpłatne konto, jest to 500. Możesz przeglądać taką liczbę e-maili szybko, jak w dużej korporacji, ale wszystkie e-maile przekraczające limit będą odsyłane.
Rozważ przejście na własny serwer z większymi limitami. To także zbuduje zaufanie i wiarygodność. Możesz jednak rozgrzać swoje IP, stopniowo zwiększając liczbę e-maili, zanim zaczniesz wysyłać e-maile.
Jeśli tego nie zrobisz, Twój dostawca usług internetowych prawdopodobnie zablokuje Twoje wiadomości.
Przeczytaj także: Dostawca usług internetowych i dostarczalność poczty e-mail: jak zawsze trafiać do skrzynki odbiorczej
Dolna linia
Kody odrzuceń wiadomości e-mail można ogólnie podzielić na miękkie i twarde. Kody ujawniają, co poszło nie tak, dzięki czemu można zaradzić problemowi, nawet jeśli polega to jedynie na oczyszczeniu listy e-mailowej.
Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie marketingu e-mailowego, wypróbuj EngageBay za darmo. Tysiące właścicieli małych firm uwielbia to narzędzie, które zawiera zintegrowane rozwiązania CRM i helpdesk.