Aprenda a gerenciar códigos de devolução de e-mail em 10 minutos
Publicados: 2023-09-21As rejeições de e-mail acontecem de tempos em tempos, mas altas taxas de rejeição podem colocar a reputação do remetente em risco, restringindo o número de e-mails que você pode enviar ao seu público.
Prejudicando ainda mais a capacidade de entrega do e-mail é a possibilidade de entrar na lista negra se você tiver muitas rejeições definitivas. Quando estiver nas listas negras de e-mail, você terá que lutar com unhas e dentes para sair delas. É factível, mas difícil.
Familiarizar-se com os códigos de devolução de e-mail ajudará muito a entender por que suas mensagens são rejeitadas, para que você possa reduzir suas taxas de rejeição.
Este é um artigo detalhado, mas ainda levará menos de 10 minutos para ser lido. Neste pequeno guia, explicaremos como gerenciar códigos de devolução de e-mail e compartilharemos uma lista completa de códigos de devolução de e-mail e o que eles representam.
Índice
O que é uma devolução de e-mail?
Vamos começar do início e explicar brevemente o que significa quando um e-mail é devolvido. Um e-mail devolvido é qualquer e-mail que não chegou ao destinatário. O provedor de serviços de Internet ou ISP o devolve para você, o que acontecerá instantaneamente após o envio.
Dependendo da causa da devolução, você pode tentar novamente mais tarde, verificar novamente os dados do destinatário e enviar novamente imediatamente ou entrar em contato com um endereço de e-mail diferente.
Os saltos podem ser categorizados de duas maneiras: fortes ou suaves. Vamos revisar as diferenças.
Salto suave vs salto forte
Uma devolução suave de e-mail geralmente é um erro temporário causado pelo destinatário ou pelo servidor, não pelo remetente. Aqui estão alguns motivos pelos quais você pode receber uma rejeição suave ao enviar um e-mail para um segmento de sua lista de contatos:
- O servidor de e-mail deles não pode retransmitir a mensagem do seu servidor de e-mail.
- Os requisitos do servidor de e-mail do destinatário não foram atendidos.
- O e-mail não passa pelo antivírus do servidor destinatário.
- O e-mail ficou preso no filtro de spam do destinatário.
- O e-mail não atendeu aos requisitos de autenticação do servidor destinatário, como DMARC.
- A mensagem viola as políticas de e-mail do servidor destinatário.
- O servidor do destinatário bloqueia o conteúdo do email.
- O nome de domínio do destinatário não existe mais.
- O e-mail é muito grande, geralmente devido a anexos.
- O servidor destinatário não pode receber e-mails porque enviou muitos e-mails.
- O servidor do destinatário está offline.
- O servidor do destinatário está inativo.
- A caixa de correio do destinatário está configurada incorretamente.
- A caixa de correio do destinatário está cheia.
O destinatário não recebe um e-mail informando que sua mensagem foi devolvida, portanto, cabe a ele melhorar a situação (ou ao ISP, dependendo da origem da devolução suave).
O outro tipo de devolução de e-mail é uma devolução difícil. Se os soft bounces forem temporários, os hard bounces serão permanentes. Por exemplo, o servidor do destinatário pode ter bloqueado o seu endereço de e-mail. O endereço de e-mail que você está tentando acessar pode não existir mais ou você entrou em contato com um nome de domínio inválido.
Ao contrário de uma devolução suave, que o destinatário do e-mail ou seu ISP pode melhorar no devido tempo, geralmente não há retorno de uma devolução definitiva. Você pode verificar o endereço de e-mail do destinatário e confirmar se tudo está escrito corretamente, mas você deve removê-lo da sua lista fora disso.
Você pode calcular suas rejeições suaves e definitivas por meio da taxa de rejeição de e-mail, que é o número de e-mails devolvidos dividido por quantos você enviou.
Uma boa taxa de rejeição é de cerca de um por cento (1%).
Ok, então o que é um código de devolução de e-mail?
Cada devolução de e-mail, seja suave ou forte, gera um código de devolução de e-mail.
O código de devolução explica por que seu e-mail não chegou ao destinatário pretendido. Você pode receber um código de devolução normal ou um código de devolução SMTP aprimorado, que pode ser muito diferente.
Códigos de rejeição SMTP tradicionais e aprimorados – Qual é a diferença?
SMTP é a abreviatura de Simple Mail Transfer Protocol. Todos os servidores de email usam um SMTP para retransmitir, enviar e receber emails. Um código de devolução SMTP tradicional terá um identificador de três dígitos que indica se o e-mail foi enviado.
O código de três dígitos informa exatamente por que o e-mail não chegou ao destinatário, desde que você entenda o que o código significa.
Em 2003, nasceram os códigos de rejeição SMTP aprimorados. Os códigos SMTP tradicionais foram úteis, mas revelaram apenas algumas coisas, enquanto os códigos aprimorados lançaram muito mais luz sobre o assunto. Um código SMTP aprimorado também possui três dígitos, mas pontos entre eles.
O que significa cada um dos três dígitos? O primeiro representa a classe de entrega de email. Um 2.XX refere-se a uma entrega que chegou ao destinatário. Se você vir um 4.XX, isso indica uma recuperação suave ou um problema temporário. Um 5.XX é um salto difícil devido a um problema permanente.
Para recapitular, o primeiro dígito de um código SMTP aprimorado pode ser 2, 4 ou 5.
O segundo dígito representa um código de erro. Se você vir um 1 no segundo lugar, seu e-mail não foi enviado devido a um problema de endereço. Um 2 representa um problema na caixa de correio e um 3 significa que é um problema no servidor de correio.
O segundo dígito de um código SMTP aprimorado pode ser 1, 2 ou 3. Depois, há o terceiro dígito, que detalha melhor o problema do email. Isso pode estar entre 0 e 5.
Os ISPs usam códigos SMTP tradicionais e aprimorados para ajudar os remetentes de e-mail a entender por que suas mensagens falharam.
Leia também: E-mails devolvidos: o que são e como corrigi-los
Compreendendo os códigos de devolução de e-mail: a lista completa e o que eles significam
Vamos reunir todas as informações da seção anterior e revisar os códigos de devolução comuns e o que eles significam quando você os recebe.
Códigos de grupo de status
Um código de grupo de status refere-se ao primeiro dos três dígitos de um código SMTP aprimorado e é o seguinte.
| Código do grupo de status | O que significa |
| 1XX | Grupo informativo que indica o servidor que recebeu e ainda está processando sua solicitação. |
| 2XX | O servidor recebeu sua solicitação com sucesso e a aceitou. |
| 3XX | Grupo de redirecionamento indicando que o servidor deve fazer mais para atender à solicitação. |
| 4XX | Erro do cliente indicando que o servidor não conseguiu atender à solicitação ou a sintaxe está incorreta. |
| 5XX | Erro do servidor indicando que o servidor não conseguiu atender à solicitação, mas não devido a erros por parte do remetente. |
Códigos 4XX
Os códigos de devolução suaves começam com 4, como 4XX (um código de devolução SMTP tradicional) ou 4.XX (um código de devolução SMTP aprimorado). Aqui está uma visão geral de cada código e seu significado.
| Código | O que significa |
| 420 | Ocorreu um erro ao transferir a mensagem e a conexão expirou. |
| 421 | O servidor do destinatário não pode receber a mensagem devido ao excesso de conexões ou mensagens. O email é adiado até que o destinatário possa receber mensagens novamente. |
| 422 | A caixa de entrada do destinatário está cheia e não tem mais espaço de armazenamento. |
| 431 | O destinatário está sobrecarregado de arquivos e está sem memória ou espaço em disco. |
| 432 | A fila de mensagens recebidas foi interrompida devido ao servidor Exchange. |
| 441 | O servidor do destinatário parou de responder. |
| 442 | O servidor do destinatário perdeu a conexão durante a transmissão. |
| 446 | O destinatário excedeu a contagem de saltos de e-mail e causou um erro de loop interno. |
| 447 | O servidor de entrada teve um problema, fazendo com que o e-mail enviado expirasse. |
| 449 | Problemas de roteamento, possivelmente causados por problemas de configuração, impediram a troca de servidores. |
| 450 | A caixa de correio está ocupada ou indisponível. |
| 451 | A mensagem não pôde ser processada e foi anulada. |
| 452 | O sistema não tem armazenamento suficiente para enviar o e-mail. |
| 471 | Um filtro anti-spam local impediu que o e-mail fosse enviado. |
Códigos 5XX
Os códigos de hard bounce começam com 5, 5XX ou 5.XX. Aqui está uma visão geral completa de todos os códigos que você pode receber quando ocorre um erro permanente durante o envio de e-mail.
| Código | O que significa |
| 500 | O endereço de e-mail não existe. |
| 501 | Os argumentos do comando encontraram um erro de sintaxe. |
| 502 | O servidor não pode implementar o comando solicitado. |
| 503 | Uma sequência de comandos impediu o servidor de prosseguir. |
| 504 | O destinatário não conseguiu implementar o parâmetro de comando. |
| 510 | Você está tentando acessar um endereço de e-mail incorreto ou inválido. |
| 511 | Você está tentando chegar a um destino incorreto ou inválido. |
| 512 | O servidor do destinatário apresentou um erro de DNS e não conseguiu encontrar o nome de domínio do destinatário. |
| 513 | Um endereço foi digitado incorretamente ou não pode ser autenticado. |
| 514 | O endereço da caixa postal do destinatário é considerado ambíguo e não pode receber a mensagem. |
| 515 | O endereço da caixa postal é inválido. |
| 516 | A caixa de correio foi movida. |
| 517 | Uma sintaxe incorreta do endereço da caixa de correio impediu que o servidor do destinatário recebesse sua mensagem. |
| 518 | Um endereço de sistema incorreto impediu que o servidor do destinatário recebesse sua mensagem. |
| 520 | O status da caixa de correio do destinatário é indefinido. |
| 521 | A caixa de correio do destinatário não aceita mais mensagens porque está desativada. |
| 522 | A caixa de correio do destinatário está cheia e ele não poderá mais receber mensagens até esvaziá-la. |
| 523 | Você está tentando enviar um email que excede os limites do servidor do destinatário. |
| 524 | A lista de discussão não pôde ser expandida. |
| 530 | O endereço de e-mail do destinatário é inválido, o servidor do destinatário colocou seu endereço de e-mail na lista negra ou há problemas de autenticação. |
| 532 | O sistema não pode aceitar mensagens de rede. |
| 533 | O sistema não pode aceitar alguns recursos selecionados. |
| 534 | O tamanho da mensagem excede o tamanho permitido do sistema. |
| 540 | O status de roteamento ou rede é indefinido. |
| 541 | Um filtro anti-spam ou outra medida rejeitou a mensagem pelo endereço do destinatário. |
| 542 | Conexão ruim. |
| 543 | O servidor de roteamento falhou. |
| 544 | O servidor não pode rotear. |
| 545 | A rede está congestionada. |
| 546 | A rede detectou um loop de roteamento. |
| 547 | O prazo para entrega expirou. |
| 550 | O servidor não conseguiu encontrar a caixa de correio do destinatário. |
| 551 | O destinatário não é uma parte local do servidor. |
| 552 | A alocação de armazenamento foi excedida e a solicitação foi anulada. |
| 553 | O nome da caixa de correio era inválido e a solicitação foi anulada. |
| 554 | A transação por e-mail falhou, embora por motivos não declarados. |
| 555 | A versão do protocolo está incorreta. |
| 560 | Ocorreu um erro de mídia. |
| 561 | O tipo de mídia enviada não é compatível. |
| 562 | A conversão necessária é proibida. |
| 563 | A conversão necessária não é suportada. |
| 564 | A conversão ocorreu, mas com prejuízo. |
| 565 | A conversão não pôde ocorrer. |
| 570 | O status de segurança é indefinido. |
| 571 | A mensagem foi recusada devido a entrega não autorizada. |
| 572 | O servidor proibiu a expansão da lista de discussão. |
| 573 | A conversão de segurança necessária não pôde ocorrer. |
| 574 | A conversão de segurança necessária não é suportada. |
| 575 | Ocorreu um erro ou falha criptográfica. |
| 576 | O algoritmo criptográfico necessário não é compatível. |
| 577 | A integridade da mensagem falhou. |
Leia também: Taxas de rejeição e capacidade de entrega de e-mail – um guia simples
Como gerenciar códigos de devolução de e-mail
E-mails devolvidos colocam em risco a reputação do remetente se ocorrerem com frequência suficiente, incluindo devoluções definitivas e suaves.
Embora você não possa controlar o que seus destinatários de e-mail fazem ou como o servidor deles se comporta, você tem muito ao seu alcance para reduzir a taxa de rejeição de e-mail da sua empresa.
Aqui estão algumas dicas.
Pausar e-mails para o destinatário
Você determinou que o destinatário pretendido não pode aceitar e-mails no momento, provavelmente devido a um problema temporário. Verifique o código de rejeição; se você vir um código começando com 4, é um salto suave que deve ser corrigido quando possível.
Nesse ínterim, não adianta continuar enviando e-mails, pois todos serão devolvidos. Em vez disso, pause temporariamente os e-mails para esse destinatário. Uma pausa pode significar 24 ou 48 horas ou até uma semana. A escolha é sua quanto tempo você decide esperar.
Tente enviar o e-mail novamente e decida como proceder com base no fato de você receber o mesmo erro, um erro diferente ou nenhum erro.
Remover endereços de e-mail inativos
Se você ainda estiver recebendo devoluções de e-mail 4XX ou 4.XX do destinatário, apesar de uma devolução temporária, isso não significa que ela será sempre abordada. As rejeições suaves ocorrem por parte do destinatário, como uma caixa de entrada de e-mail cheia.
Você não quer prender a respiração esperando que o destinatário do e-mail esvazie sua caixa de entrada, pois não tem como saber quanto tempo vai esperar. Em vez disso, remova-os (e quaisquer outros endereços inativos) da sua lista de e-mail.
Se o destinatário resolver seus problemas de e-mail e perceber que não está recebendo seus e-mails, ele poderá se inscrever novamente em sua lista de e-mail. Enquanto isso, mantê-los em sua lista pode colocar você em risco de seu ISP presumir que você está se envolvendo com armadilhas de spam, prejudicando assim a reputação do remetente.
Se você recebeu uma devolução de e-mail 5XX ou 5.XX, remova o destinatário imediatamente. É altamente improvável que esses problemas permanentes sejam corrigidos.
Validar endereços de e-mail
Você valida seus e-mails antes de enviá-los? Esta é uma ótima maneira de reduzir a quantidade que irá saltar. Você pode usar a verificação de e-mail gratuita por meio de alguns serviços, para que até mesmo as startups possam começar a validar endereços de e-mail.
Use opt-ins duplos
As pessoas acabam acidentalmente em listas de e-mail o tempo todo, seja uma empresa que vendeu inescrupulosamente seu endereço de e-mail como parte de uma venda de lista ou se inscreveu e esqueceu completamente.
A instituição de opt-ins duplos durante a inscrição reduz a taxa de inscrições não intencionais, não importa o motivo. Você melhorará suas taxas de abertura e cliques e reduzirá sua taxa de rejeição.
Siga uma boa higiene de e-mail
A adesão dupla é uma parte da higiene adequada do e-mail, o que significa seguir as práticas recomendadas para manter a reputação do remetente.
Aqui está uma lista de comportamentos para começar a implementar, caso ainda não o tenha feito.
- Não use palavras de spam nas linhas de assunto ou no corpo do e-mail.
- Não engane ou minta para o seu público na linha de assunto.
- Simplifique o cancelamento da assinatura de qualquer pessoa, para que, se mudarem de ideia ou não quiserem mais fazer parte da sua lista de e-mail, possam sair facilmente.
- Mantenha sua lista de e-mail cheia de assinantes engajados, removendo e-mails inativos que são devolvidos.
- Encontre uma cadência de e-mail que funcione para o seu público. Talvez você envie um e-mail para eles uma ou duas vezes por semana, ou talvez a cada poucos dias, mas deve ser uma taxa que a maioria de seus clientes achará agradável.
- Otimize seus e-mails para usuários de dispositivos móveis e desktop.
- Segmente seu público.
- Personalize seus e-mails.
- Faça testes A/B em seus e-mails antes de enviá-los.
- Certifique-se de que seus hiperlinks e CTAs sejam claros sobre para onde redirecionarão o usuário.
- Não use práticas de spam no texto de visualização.
- Nunca anexe nada aos seus e-mails, a menos que o usuário já saiba disso.
- Não escreva e-mails excessivamente longos.
- Sempre envie e-mails do mesmo servidor e endereço.
- Envie e-mails de boas-vindas a todos os novos assinantes, e sem demora.
Cuidado com seus limites de envio
Você usa um servidor de e-mail gratuito? Muitos deles instituem limites de envio.
Por exemplo, o Gmail só permite que usuários pagos enviem 2.000 e-mails diariamente, e são 500 se você tiver uma conta gratuita. Você pode ler esse número de e-mails rapidamente como uma grande empresa, mas todos os e-mails acima do limite serão devolvidos.
Considere mudar para seu próprio servidor com limites maiores. Isso também criará confiança e credibilidade. No entanto, você pode aquecer seu IP aumentando gradualmente o volume de e-mails antes de lançar uma explosão de e-mails.
Caso contrário, seu ISP provavelmente bloqueará suas mensagens.
Leia também: ISP e capacidade de entrega de e-mail: como acessar sempre a caixa de entrada
Conclusão
Os códigos de devolução de e-mail são amplamente categorizados em devoluções suaves e definitivas. Os códigos revelam o que deu errado para que você possa solucionar o problema, mesmo que seja apenas removendo sua lista de e-mail.
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