Învață să gestionezi codurile de respingere a e-mailurilor în 10 minute

E-mailurile respinse au loc din când în când, dar ratele ridicate de respingere vă pot pune în pericol reputația expeditorului, limitând numărul de e-mailuri pe care le puteți trimite publicului dvs.

Dăunarea suplimentară a livrării e-mailului este posibilitatea de a fi pe lista neagră dacă aveți multe respingeri grele. Odată ce te afli pe listele negre de e-mail, va trebui să te lupți cu dinți și unghii pentru a scăpa de ele. Este realizabil, dar dificil.

Familiarizarea cu codurile de respingere a e-mailurilor vă va ajuta în mare măsură să înțelegeți de ce mesajele dvs. revin, astfel încât să puteți reduce ratele de respingere.

Acesta este un articol detaliat, dar va dura mai puțin de 10 minute pentru a le citi. În acest mic ghid, vom explica cum să gestionăm codurile de respingere a e-mailurilor și vom împărtăși o listă completă de coduri de respingere a e-mailului și ce reprezintă acestea.

Ce este un email bounce?

Să o luăm de sus și să explicăm pe scurt ce înseamnă când un e-mail respinge. Un e-mail returnat este orice e-mail care nu a ajuns la destinatar. Furnizorul de servicii de internet sau ISP-ul vi-l returnează, ceea ce se va întâmpla imediat după ce îl trimiteți.

În funcție de cauza respingerii, puteți încerca din nou mai târziu, puteți verifica din nou detaliile destinatarului și puteți trimite din nou imediat sau contactați o altă adresă de e-mail.

Bouncele pot fi clasificate în două moduri: dure sau moi. Să analizăm diferențele.

Saritură moale vs săritură tare

O respingere ușoară a e-mailului este adesea o eroare temporară cauzată de destinatar sau de serverul acestuia, nu de expeditor. Iată câteva motive pentru care s-ar putea să înregistrați o respingere ușoară atunci când trimiteți prin e-mail un segment din lista de contacte:

• Serverul lor de e-mail nu poate transmite mesajul de la serverul dvs. de e-mail.
• Cerințele destinatarului pentru serverul de e-mail nu sunt îndeplinite.
• E-mailul nu trece antivirusul serverului destinatar.
• E-mailul a fost prins în filtrul de spam al destinatarului.
• E-mailul nu a îndeplinit cerințele de autentificare ale serverului destinatar, cum ar fi DMARC.
• Mesajul încalcă politicile de e-mail ale serverului destinatar.
• Serverul destinatarului blochează conținutul e-mailului.
• Numele de domeniu al destinatarului nu mai există.
• E-mailul este prea mare, de obicei din cauza atașamentelor.
• Serverul destinatar nu poate primi e-mailuri din cauza trimiterii prea multe.
• Serverul destinatarului este offline.
• Serverul destinatarului este oprit.
• Căsuța poștală a destinatarului este configurată incorect.
• Căsuța poștală a destinatarului este plină.

Destinatarul nu primește un e-mail în care mesajul dvs. către el a fost trimis, așa că depinde de el să îmbunătățească lucrurile din partea lor (sau ISP-ul său să o facă, în funcție de sursa respingerii soft).

Celălalt tip de respingere a e-mailului este o respingere dificilă. Dacă săriturile moi sunt temporare, săriturile dure sunt permanente. De exemplu, serverul destinatarului s-ar putea să vă fi blocat adresa de e-mail. Este posibil ca adresa de e-mail la care încercați să ajungeți să nu mai existe sau ați contactat un nume de domeniu nevalid.

Spre deosebire de o respingere ușoară, pe care destinatarul e-mailului sau ISP-ul lor l-ar putea ameliora în timp util, de obicei nu există nicio întoarcere de la o respingere greu. Puteți verifica adresa de e-mail a destinatarului și puteți confirma că ați scris totul corect, dar trebuie să le eliminați din listă în afara acesteia.

Puteți calcula săriturile tale soft vs hard prin intermediul ratei de respingere a e-mailurilor, care este numărul de e-mailuri returnate împărțit la câte ai trimis.

O rată de respingere bună este de aproximativ unu la sută (1%).

Bine, ce este un cod de respingere a e-mailului?

Fiecare respingere de e-mail, indiferent dacă este soft sau hard, generează un cod de respingere a e-mailului.

Codul de respingere explică de ce e-mailul dvs. nu a ajuns la destinatarul vizat. Puteți primi un cod de respingere obișnuit sau un cod de respingere SMTP îmbunătățit, care poate fi foarte diferit.

Codurile de respingere SMTP tradiționale și îmbunătățite – Care este diferența?

SMTP este prescurtarea de la Simple Mail Transfer Protocol. Toate serverele de e-mail folosesc un SMTP pentru a retransmite, trimite și primi e-mailuri. Un cod de respingere SMTP tradițional va avea un identificator din trei cifre care indică dacă e-mailul a fost trimis.

Codul din trei cifre vă spune exact de ce e-mailul nu a ajuns la destinatar, cu condiția să înțelegeți ce înseamnă codul.

În 2003, s-au născut codurile de respingere SMTP îmbunătățite. Codurile SMTP tradiționale au fost utile, dar au dezvăluit doar atât de multe, în timp ce codurile îmbunătățite au aruncat mult mai multă lumină asupra chestiunii. Un cod SMTP îmbunătățit are, de asemenea, trei cifre, dar puncte între ele.

Ce înseamnă fiecare dintre cele trei cifre? Primul reprezintă clasa de livrare a e-mailului. Un 2.XX se referă la o livrare care a ajuns la destinatar. Dacă vedeți un 4.XX, aceasta indică o respingere ușoară sau o problemă temporară. Un 5.XX este un saritura greu din cauza unei probleme permanente.

Pentru a recapitula, prima cifră a unui cod SMTP îmbunătățit poate fi 2, 4 sau 5.

A doua cifră reprezintă un cod de eroare. Dacă vedeți un 1 în al doilea loc, e-mailul dvs. nu a fost trimis din cauza unei probleme cu adresa. Un 2 reprezintă o problemă cu cutia poștală, iar un 3 înseamnă că este o problemă cu serverul de e-mail.

A doua cifră a unui cod SMTP îmbunătățit poate fi 1, 2 sau 3. Apoi, există a treia cifră, care detaliază în continuare problema e-mailului. Acesta poate fi între 0 și 5.

ISP-urile folosesc coduri SMTP tradiționale și îmbunătățite pentru a ajuta expeditorii de e-mail să înțeleagă de ce mesajele lor au eșuat.

Citește și: E-mailurile de retur: ce sunt și cum să le remediezi

Înțelegerea codurilor de respingere a e-mailurilor: lista completă și ce înseamnă acestea

Să adunăm toate informațiile din secțiunea anterioară și să revizuim codurile de respingere comune și ce înseamnă acestea atunci când le primești.

Coduri de grup de stare

Un cod de grup de stare se referă la prima dintre cele trei cifre dintr-un cod SMTP îmbunătățit și este după cum urmează.

Codurile 4XX

Codurile de respingere soft încep cu 4, cum ar fi 4XX (un cod de respingere SMTP tradițional) sau 4.XX (un cod de respingere SMTP îmbunătățit). Iată o prezentare generală a fiecărui cod și semnificația acestuia.

Codurile 5XX

Codurile hard bounce încep cu un 5, fie un 5XX, fie un 5.XX Iată o prezentare completă a tuturor codurilor pe care le puteți primi atunci când apare o eroare permanentă în timpul trimiterii e-mailului.

Citește și: Rate de respingere și livrare prin e-mail – Un ghid simplu

Cum să gestionați codurile de respingere a e-mailurilor

E-mailurile respinse vă pun în pericol reputația expeditorului dacă se întâmplă suficient de frecvent, inclusiv respingeri dure și blânde deopotrivă.

Deși nu puteți controla ce fac destinatarii dvs. de e-mail sau cum se comportă serverul lor, aveți multe în puterea dvs. pentru a reduce rata de respingere a e-mailurilor companiei dvs.

Iată câteva indicații.

Întrerupeți e-mailurile către destinatar

Ați stabilit că destinatarul vizat nu poate accepta e-mailuri în prezent, probabil din cauza unei probleme temporare. Verificați codul de respingere; dacă vedeți un cod care începe cu un 4, este o respingere ușoară care ar trebui rectificată atunci când este posibil.

Între timp, nu este bine să continuați să trimiteți e-mailuri, deoarece toate vor sări. În schimb, întrerupeți temporar e-mailurile către acel destinatar. O pauză poate însemna 24 sau 48 de ore sau chiar o săptămână. Este alegerea ta cât timp decizi să aștepți.

Încercați să trimiteți din nou e-mailul și decideți cum să procedați în funcție de faptul dacă primiți aceeași eroare, o eroare diferită sau nicio eroare.

Eliminați adresele de e-mail inactive

Dacă încă primiți e-mailuri respinse 4XX sau 4.XX de la destinatar, în ciuda unei respingeri temporare, asta nu înseamnă că va fi întotdeauna adresată. Resurse soft din partea destinatarului, cum ar fi o căsuță de e-mail completă.

Nu doriți să vă țineți respirația așteptând ca destinatarul e-mailului să-și golească căsuța de e-mail, deoarece nu aveți de unde să știți cât timp veți aștepta. În schimb, eliminați-le (și orice alte adrese inactive) din lista dvs. de e-mail.

Dacă destinatarul își rezolvă problemele de e-mail și își dă seama că nu primește e-mailurile tale, se poate înscrie din nou pentru lista ta de e-mail. Între timp, păstrarea acestora pe lista dvs. vă poate expune riscului ca ISP-ul dvs. să presupună că vă implicați cu capcane de spam, rănindu-vă astfel reputația expeditorului.

Dacă ați primit un e-mail de respingere 5XX sau 5.XX, eliminați imediat destinatarul. Este foarte puțin probabil ca aceste probleme permanente să fie rezolvate.

Validați adresele de e-mail

Vă validați e-mailurile înainte de a le trimite? Aceasta este o modalitate excelentă de a reduce cantitatea care va sări. Puteți utiliza verificarea gratuită a e-mailului prin intermediul unor servicii, astfel încât chiar și startup-urile pot începe să valideze adresele de e-mail.

Folosiți opt-in-urile duble

Oamenii ajung accidental pe listele de e-mail tot timpul, indiferent dacă o companie și-a vândut fără scrupule adresa de e-mail ca parte a unei vânzări de listă sau s-au înscris și au uitat complet.

Instituirea înscrierilor duble în timpul înscrierii reduce rata de înscrieri neintenționate, indiferent de motiv. Vă veți îmbunătăți ratele de deschidere și de clic și veți reduce rata de respingere.

Respectați o bună igienă prin e-mail

Opțiunile duble sunt o parte a igienei corecte a e-mailului, ceea ce înseamnă să urmați cele mai bune practici pentru a vă menține reputația expeditorului.

Iată o listă de comportamente pe care trebuie să le implementați dacă nu sunteți deja.

• Nu utilizați cuvinte spam în rândurile de subiect sau în corpurile de e-mail.
• Nu induceți în eroare și nu mințiți publicul în rândul subiectului.
• Faceți simplu pentru oricine să se dezaboneze, astfel încât, dacă s-au răzgândit sau nu mai doresc să facă parte din lista dvs. de e-mail, pot ieși foarte ușor.
• Păstrați-vă lista de e-mail plină de abonați implicați, eliminând e-mailurile inactive care resping.
• Găsiți o cadență de e-mail care funcționează pentru publicul dvs. Poate le trimiteți prin e-mail o dată sau de două ori pe săptămână, sau poate o dată la câteva zile, dar ar trebui să fie o rată pe care majoritatea clienților dvs. o consideră agreabilă.
• Optimizați-vă e-mailurile pentru utilizatorii de dispozitive mobile și desktop.
• Segmentează-ți publicul.
• Personalizați-vă e-mailurile.
• Testează-ți e-mailurile A/B înainte de a le trimite.
• Asigurați-vă că hyperlinkurile și CTA-urile sunt clare unde vor redirecționa utilizatorul.
• Nu utilizați practici spam în textul de previzualizare.
• Nu atașați niciodată nimic la e-mailurile dvs. decât dacă utilizatorul știe deja despre asta.
• Nu scrie e-mailuri prea lungi.
• Trimiteți întotdeauna e-mailuri de la același server și adresă.
• Trimiteți e-mailuri de bun venit tuturor noilor abonați și fără întârziere.

Urmăriți-vă limitele de trimitere

Folosești un server de e-mail gratuit? Multe dintre ele institute trimit limite.

De exemplu, Gmail permite utilizatorilor plătiți doar să trimită 2.000 de e-mailuri zilnic și este de 500 dacă aveți un cont gratuit. Puteți trece rapid prin acel număr de e-mailuri ca o corporație mare, dar toate e-mailurile peste limită vor respinge.

Luați în considerare trecerea la propriul server cu limite mai mari. Acest lucru va construi, de asemenea, încredere și credibilitate. Cu toate acestea, vă puteți încălzi IP-ul crescând treptat volumul de e-mailuri înainte de a lansa o explozie de e-mail.

Dacă nu o faci, ISP-ul tău probabil îți va bloca mesajele.

Citește și: ISP și livrarea e-mailului: cum să accesezi întotdeauna căsuța de e-mail

Concluzie

Codurile de respingere a e-mailurilor sunt clasificate pe scară largă în funcție de respingeri ușoare și dure. Codurile dezvăluie ce a mers prost, astfel încât să puteți remedia problema, chiar dacă asta este doar prin tăierea listei de e-mail.

Dacă doriți ajutor cu marketingul prin e-mail, încercați gratuit EngageBay. Mii de proprietari de afaceri mici iubesc acest instrument și vine cu soluții integrate CRM și helpdesk.