تعلم كيفية إدارة رموز ارتداد البريد الإلكتروني في 10 دقائق

تحدث حالات ارتداد البريد الإلكتروني من وقت لآخر، ولكن معدلات الارتداد المرتفعة قد تعرض سمعة المرسل للخطر، مما يحد من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك إرسالها إلى جمهورك.

مزيد من الضرر لإمكانية تسليم البريد الإلكتروني هو احتمال إدراجك في القائمة السوداء إذا كان لديك العديد من الارتدادات الصعبة. بمجرد إدراجك في القوائم السوداء للبريد الإلكتروني، سيتعين عليك القتال بكل ما أوتيت من قوة للتخلص منها. إنه أمر ممكن ولكنه صعب.

إن التعرف على رموز ارتداد البريد الإلكتروني سيقطع شوطًا طويلًا نحو مساعدتك على فهم سبب ارتداد رسائلك حتى تتمكن من تقليل معدلات الارتداد.

هذه مقالة مفصلة، ​​ولكن ستستغرق قراءتها أقل من 10 دقائق. في هذا الدليل الصغير، سنشرح كيفية إدارة رموز ارتداد البريد الإلكتروني، ومشاركة قائمة كاملة برموز ارتداد البريد الإلكتروني وما تمثله.

ما هو ترتد البريد الإلكتروني؟

لنأخذ الأمر من الأعلى ونشرح بإيجاز ما يعنيه ارتداد رسالة البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني المرتد هو أي بريد إلكتروني لم يصل إلى المستلم. يقوم مزود خدمة الإنترنت أو مزود خدمة الإنترنت بإرجاعها إليك، وهو ما سيحدث فورًا بعد إرسالها.

اعتمادًا على سبب الارتداد، يمكنك المحاولة مرة أخرى لاحقًا، وإعادة التحقق من تفاصيل المستلم، ثم الإرسال مرة أخرى على الفور، أو الاتصال بعنوان بريد إلكتروني مختلف.

يمكن تصنيف الارتدادات بطريقتين: صلبة أو ناعمة. دعونا نراجع الاختلافات.

الارتداد الناعم مقابل الارتداد الصعب

غالبًا ما يكون ارتداد البريد الإلكتروني البسيط خطأً مؤقتًا يسببه المستلم أو الخادم الخاص به، وليس المرسل. فيما يلي بعض الأسباب التي قد تجعلك تحصل على ارتداد بسيط عند إرسال بريد إلكتروني لجزء من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك:

• لا يستطيع خادم البريد الإلكتروني الخاص بهم ترحيل الرسالة من خادم البريد الإلكتروني الخاص بك.
• لم يتم استيفاء متطلبات خادم البريد الإلكتروني للمستلم.
• البريد الإلكتروني لا يجتاز برنامج مكافحة الفيروسات الخاص بالخادم المستلم.
• تم اكتشاف البريد الإلكتروني في مرشح البريد العشوائي الخاص بالمستلم.
• لم ينجح البريد الإلكتروني في اجتياز متطلبات مصادقة خادم المستلم، مثل DMARC.
• تنتهك الرسالة سياسات البريد الإلكتروني لخادم المستلم.
• يقوم خادم المستلم بحظر المحتوى الموجود في البريد الإلكتروني.
• اسم المجال الخاص بالمستلم لم يعد موجودًا.
• البريد الإلكتروني كبير جدًا، وعادةً ما يكون ذلك بسبب المرفقات.
• لا يمكن لخادم المستلم استلام رسائل البريد الإلكتروني بسبب إرسال عدد كبير جدًا منها.
• خادم المستلم غير متصل.
• خادم المستلم معطل.
• تم تكوين صندوق بريد المستلم بشكل غير صحيح.
• صندوق بريد المستلم ممتلئ.

لا يتلقى المستلم رسالة بريد إلكتروني تفيد بأن رسالتك إليه ارتدت، لذا فإن الأمر متروك له لتحسين الأمور من جانبه (أو لمزود خدمة الإنترنت الخاص به للقيام بذلك، اعتمادًا على مصدر الارتداد الناعم).

النوع الآخر من ارتداد البريد الإلكتروني هو الارتداد القوي. إذا كانت الارتدادات الناعمة مؤقتة، فإن الارتدادات القوية تكون دائمة. على سبيل المثال، ربما قام خادم المستلم بحظر عنوان بريدك الإلكتروني. ربما لم يعد عنوان البريد الإلكتروني الذي تحاول الوصول إليه موجودًا، أو أنك اتصلت باسم نطاق غير صالح.

على عكس الارتداد الناعم، الذي قد يقوم مستلم البريد الإلكتروني أو مزود خدمة الإنترنت الخاص به بتحسينه في الوقت المناسب، لا يوجد عادةً عائد من الارتداد القوي. يمكنك التحقق من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم والتأكد من كتابة كل شيء بشكل صحيح، ولكن يجب عليك إزالته من قائمتك خارج ذلك.

يمكنك حساب الارتداد الناعم مقابل الارتداد الثابت من خلال معدل الارتداد في بريدك الإلكتروني، وهو عدد رسائل البريد الإلكتروني المرتدة مقسومًا على عدد الرسائل التي أرسلتها.

يبلغ معدل الارتداد الجيد حوالي واحد بالمائة (1%).

حسنًا، ما هو رمز ارتداد البريد الإلكتروني؟

كل ارتداد للبريد الإلكتروني، سواء كان ناعمًا أو صلبًا، يؤدي إلى إنشاء رمز ارتداد للبريد الإلكتروني.

يشرح رمز الارتداد سبب عدم وصول بريدك الإلكتروني إلى المستلم المقصود. يمكنك الحصول على رمز ارتداد عادي أو رمز ارتداد SMTP محسّن، والذي يمكن أن يكون مختلفًا تمامًا.

رموز ارتداد SMTP التقليدية والمحسّنة – ما الفرق؟

SMTP هو اختصار لبروتوكول نقل البريد البسيط. تستخدم جميع خوادم البريد الإلكتروني SMTP لترحيل رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها واستلامها. سيكون لرمز الارتداد SMTP التقليدي معرف مكون من ثلاثة أرقام يشير إلى ما إذا كان قد تم إرسال البريد الإلكتروني أم لا.

يخبرك الرمز المكون من ثلاثة أرقام بدقة عن سبب فشل البريد الإلكتروني في الوصول إلى المستلم، بشرط أن تفهم ما يعنيه الرمز.

في عام 2003، تم إنشاء رموز ارتداد SMTP المحسنة. كانت رموز SMTP التقليدية مفيدة ولكنها كشفت الكثير فقط، في حين ألقت الرموز المحسنة مزيدًا من الضوء على هذه المسألة. يحتوي رمز SMTP المحسّن أيضًا على ثلاثة أرقام ولكن توجد فترات بينهما.

ماذا يعني كل رقم من الأرقام الثلاثة؟ الأول يمثل فئة تسليم البريد الإلكتروني. يشير 2.XX إلى التسليم الذي وصل إلى المستلم. إذا رأيت 4.XX، فهذا يشير إلى ارتداد بسيط أو مشكلة مؤقتة. يعتبر 5.XX ارتدادًا قويًا بسبب مشكلة دائمة.

للتلخيص، يمكن أن يكون الرقم الأول من رمز SMTP المحسّن 2 أو 4 أو 5.

الرقم الثاني يمثل رمز الخطأ. إذا رأيت الرقم 1 في المكان الثاني، فهذا يعني أنه لم يتم إرسال بريدك الإلكتروني بسبب مشكلة في العنوان. يمثل الرقم 2 مشكلة في صندوق البريد، ويعني الرقم 3 أنها مشكلة في خادم البريد.

يمكن أن يكون الرقم الثاني من رمز SMTP المحسّن 1 أو 2 أو 3. ثم، هناك الرقم الثالث، الذي يوضح مشكلة البريد الإلكتروني بشكل أكبر. يمكن أن يكون هذا بين 0 و 5.

يستخدم مزودو خدمة الإنترنت رموز SMTP التقليدية والمحسنة لمساعدة مرسلي البريد الإلكتروني على فهم سبب فشل رسائلهم.

اقرأ أيضًا: رسائل البريد الإلكتروني المرتدة: ما هي وكيفية إصلاحها

فهم رموز ارتداد البريد الإلكتروني: القائمة الكاملة وماذا تعني

فلنجمع كل المعلومات من القسم السابق معًا ونراجع رموز الارتداد الشائعة وما تعنيه عند استلامها.

رموز مجموعة الحالة

يشير رمز مجموعة الحالة إلى الرقم الأول من الأرقام الثلاثة في رمز SMTP المحسّن وهو كما يلي.

رموز 4XX

تبدأ رموز الارتداد الناعمة بالرقم 4، مثل 4XX (رمز الارتداد SMTP التقليدي) أو 4.XX (رمز الارتداد SMTP المحسّن). فيما يلي نظرة عامة على كل رمز ومعناه.

رموز 5XX

تبدأ رموز الارتداد الثابت بالرقم 5، إما 5XX أو 5.XX فيما يلي نظرة عامة كاملة على جميع الرموز التي قد تتلقاها عند حدوث خطأ دائم أثناء إرسال البريد الإلكتروني.

اقرأ أيضًا: معدلات الارتداد وإمكانية تسليم البريد الإلكتروني – دليل بسيط

كيفية إدارة رموز ارتداد البريد الإلكتروني

تعرض رسائل البريد الإلكتروني المرتدة سمعة المرسل للخطر إذا حدثت بشكل متكرر بما فيه الكفاية، بما في ذلك الارتداد القوي والناعم على حد سواء.

على الرغم من أنه لا يمكنك التحكم في ما يفعله مستلمو البريد الإلكتروني أو كيفية تصرف الخادم الخاص بهم، إلا أن لديك الكثير من الإمكانيات لتقليل معدل ارتداد البريد الإلكتروني لشركتك.

وهنا بعض المؤشرات.

إيقاف رسائل البريد الإلكتروني مؤقتًا إلى المستلم

لقد حددت أن المستلم المقصود لا يمكنه قبول رسائل البريد الإلكتروني في الوقت الحالي، ويرجع ذلك على الأرجح إلى مشكلة مؤقتة. التحقق من رمز الارتداد؛ إذا رأيت رمزًا يبدأ بالرقم 4، فهذا ارتداد بسيط يجب تصحيحه عندما يكون ذلك ممكنًا.

في هذه الأثناء، ليس من المفيد الاستمرار في إرسال رسائل البريد الإلكتروني، لأنها سترتد جميعها. بدلاً من ذلك، قم بإيقاف رسائل البريد الإلكتروني مؤقتًا إلى ذلك المستلم. قد يعني التوقف المؤقت 24 أو 48 ساعة أو حتى أسبوع. إنه اختيارك كم من الوقت قررت الانتظار.

حاول إرسال البريد الإلكتروني مرة أخرى وحدد كيفية المتابعة بناءً على ما إذا كنت ستتلقى نفس الخطأ، أو خطأ مختلف، أو لا يوجد خطأ.

إزالة عناوين البريد الإلكتروني غير النشطة

إذا كنت لا تزال تتلقى ارتدادات البريد الإلكتروني 4XX أو 4.XX من المستلم، على الرغم من الارتداد المؤقت، فهذا لا يعني أنه ستتم معالجتها دائمًا. تكون الارتدادات الناعمة من جانب المستلم، مثل صندوق البريد الإلكتروني الكامل.

لا ترغب في حبس أنفاسك في انتظار أن يقوم مستلم البريد الإلكتروني بإفراغ صندوق الوارد الخاص به، حيث ليس لديك أي طريقة لمعرفة المدة التي ستنتظرها. بدلاً من ذلك، قم بإزالتها (وأي عناوين أخرى غير نشطة) من قائمة بريدك الإلكتروني.

إذا تم إصلاح مشكلات البريد الإلكتروني للمستلم وأدرك أنه لا يتلقى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فيمكنه الاشتراك في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك مرة أخرى. في هذه الأثناء، قد يؤدي الاحتفاظ بها في قائمتك إلى تعريضك لخطر مزود خدمة الإنترنت الخاص بك على افتراض أنك تتعامل مع مصائد البريد العشوائي، مما يضر بسمعتك كمرسل.

إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني مرتدة 5XX أو 5.XX، فقم بإزالة المستلم على الفور. من غير المرجح أن يتم إصلاح هذه المشكلات الدائمة.

التحقق من صحة عناوين البريد الإلكتروني

هل تقوم بالتحقق من صحة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها؟ هذه طريقة رائعة لتقليل الكمية التي سترتد. يمكنك استخدام التحقق المجاني من البريد الإلكتروني من خلال بعض الخدمات، بحيث يمكن حتى للشركات الناشئة البدء في التحقق من صحة عناوين البريد الإلكتروني.

استخدم الاختيارات المزدوجة

ينتهي الأمر بالأشخاص عن طريق الخطأ إلى قوائم البريد الإلكتروني طوال الوقت، سواء باعت الشركة عنوان بريدهم الإلكتروني دون ضمير كجزء من قائمة بيع أو قاموا بالتسجيل ونسوه تمامًا.

يؤدي إنشاء الاشتراكات المزدوجة أثناء التسجيل إلى تقليل معدل الاشتراكات غير المقصودة، بغض النظر عن السبب. ستقوم بتحسين معدلات الفتح ومعدلات النقر إلى الظهور وتقليل معدل الارتداد.

اتبع النظافة الجيدة للبريد الإلكتروني

يعد الاشتراك المزدوج جزءًا من النظافة المناسبة للبريد الإلكتروني، مما يعني اتباع أفضل الممارسات للحفاظ على سمعة المرسل الخاص بك.

فيما يلي قائمة بالسلوكيات التي يمكنك البدء في تنفيذها إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل.

• لا تستخدم كلمات غير مرغوب فيها في سطور الموضوع أو نصوص البريد الإلكتروني.
• لا تضلل أو تكذب على جمهورك في سطر الموضوع.
• اجعل من السهل على أي شخص إلغاء الاشتراك، لذلك إذا غير رأيه أو لم يعد يريد أن يكون جزءًا من قائمة بريدك الإلكتروني، فيمكنه الخروج بسهولة.
• اجعل قائمة بريدك الإلكتروني مليئة بالمشتركين المشاركين، وقم بإزالة رسائل البريد الإلكتروني غير النشطة التي ترتد.
• ابحث عن إيقاع البريد الإلكتروني الذي يناسب جمهورك. ربما ترسل لهم بريدًا إلكترونيًا مرة أو مرتين في الأسبوع، أو ربما كل بضعة أيام، ولكن يجب أن يكون هذا هو المعدل الذي يجده معظم عملائك مقبولًا.
• قم بتحسين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لمستخدمي الأجهزة المحمولة وسطح المكتب.
• قم بتقسيم جمهورك.
• إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• اختبار أ/ب لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها.
• تأكد من أن الارتباطات التشعبية وعبارات الحث على اتخاذ إجراء واضحة بشأن المكان الذي ستعيد توجيه المستخدم إليه.
• لا تستخدم ممارسات غير مرغوب فيها في نص المعاينة.
• لا تقم أبدًا بإرفاق أي شيء برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلا إذا كان المستخدم على علم بذلك بالفعل.
• لا تكتب رسائل بريد إلكتروني طويلة جدًا.
• قم دائمًا بإرسال رسائل البريد الإلكتروني من نفس الخادم والعنوان.
• أرسل رسائل بريد إلكتروني ترحيبية لجميع المشتركين الجدد، ودون تأخير.

انتبه لحدود الإرسال الخاصة بك

هل تستخدم خادم بريد إلكتروني مجاني؟ كثير منهم يضعون حدود الإرسال.

على سبيل المثال، يسمح Gmail فقط للمستخدمين المدفوعين بإرسال 2000 رسالة بريد إلكتروني يوميًا، و500 إذا كان لديك حساب مجاني. يمكنك تصفح هذا العدد من رسائل البريد الإلكتروني بسرعة كشركة كبيرة، ولكن جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تتجاوز الحد الأقصى سترتد.

فكر في الانتقال إلى الخادم الخاص بك بحدود أكبر. سيؤدي هذا أيضًا إلى بناء الثقة والمصداقية. ومع ذلك، يمكنك تحسين عنوان IP الخاص بك عن طريق زيادة حجم رسائل البريد الإلكتروني لديك تدريجيًا قبل إطلاق دفعة كبيرة من البريد الإلكتروني.

إذا لم تقم بذلك، فمن المحتمل أن يقوم مزود خدمة الإنترنت الخاص بك بحظر رسائلك.

اقرأ أيضًا: مزود خدمة الإنترنت وإمكانية تسليم البريد الإلكتروني: كيفية الوصول إلى البريد الوارد دائمًا

الحد الأدنى

يتم تصنيف رموز ارتداد البريد الإلكتروني على نطاق واسع حسب الارتداد الناعم والثابت. تكشف الرموز الخطأ الذي حدث حتى تتمكن من معالجة المشكلة، حتى لو كان ذلك فقط عن طريق تقليم قائمة بريدك الإلكتروني.

إذا كنت تريد المساعدة في التسويق عبر البريد الإلكتروني، فجرّب EngageBay مجانًا. يحب الآلاف من أصحاب الأعمال الصغيرة هذه الأداة، وهي تأتي مع حلول متكاملة لإدارة علاقات العملاء ومكتب المساعدة.