Şirket İçi İletişimi Geliştirmek İçin En İyi 11 İpucu

Şirketinizin dışındaki kişilere mesaj göndermek için yapılan tüm çalışmaları düşünün. Bu tür iletişime adanmış strateji toplantıları, bütçeler ve tüm departmanlar var.

Karşılaştırmalı olarak şirketler iç iletişimi ihmal etme eğilimindedir. Çoğu şirket iç iletişimin kendi başının çaresine bakacağını düşünüyor.

Ancak durum her zaman böyle değildir; özellikle uzak çalışanlar, hibrit şirketler veya şirket kültürünün henüz yeni başladığı yeni işletmeler için.

Etkili iç iletişim eksikliği işinizi ciddi şekilde etkileyebilir. Azalan üretkenlik, bilgi siloları ve bağlantısız çalışanlar aynı yöne yol açar: düşük performans.

İletişim boşluklarını nasıl kapatacağınızı ve ekibinizi iç iletişim araçları ve stratejileriyle nasıl güçlendireceğinizi öğrenin.

Bir kuruluştaki iç iletişim sorunları nasıl tespit edilir?

İç iletişim, işletmenizdeki her çalışan ve görev için hayati öneme sahiptir. İlk katılımdan şirket kültürüne, proje yönetiminden marka tutarlılığına kadar dahili iletişim, herkesi senkronize tutmanın yoludur.

Peki iç iletişiminiz ne kadar etkili?

Her yıl, iş açısından kritik iletişimler de dahil olmak üzere 34 milyar iş e-postası, çalışanın okumasına gerek kalmadan doğrudan çöp kutusuna gidiyor. Bir iş arkadaşınızın dikkatini çekmenin, masasında omuzuna hafifçe vurmak kadar basit olmadığı günümüzde bu, her zamankinden daha önemli. Giderek daha fazla ekip iletişimde kalmak için e-posta, sohbet ve görev yönetimi uygulamaları gibi uzaktan iletişimlere güveniyor.

İşte iç iletişim yöntemlerinizdeki boşlukları nasıl tespit edeceğiniz. Bu sorunlardan herhangi biri size tanıdık geliyorsa, iç iletişim planınız üzerinde çalışmanın zamanı gelmiştir.

Sık sık yanlış anlaşılmalar

Çalışan X, çalışan Y'nin yaptığını varsaydığı için bir görevi yapmadı. Çalışan Y bunun bir öncelik olmadığını düşündü ve Çalışan Z, bu konuyla ilgili e-posta hatırlatıcısını hiç göndermediklerini fark etti. Bu arada Yönetici A, neden başka bir şey yerine o göreve odaklandığınızı bilmek istiyor.

Proje hedefleri, şirket politikaları, talimatlar ve son tarihler hakkındaki kafa karışıklığının tümü, iç iletişiminizde bir darboğazın işaretleri olabilir.

Düşük moral

İyi bir iç iletişim olmadan insanlar kendilerini donmuş, değersizleştirilmiş ve güçsüz hissedebilirler. Ekibinizde düşük moral fark ederseniz, bunun nedeni ihtiyaç duydukları iletişimi alamamaları olabilir.

Bilgiyi paylaşmak ve iki yönlü iletişime açık bir kapıya sahip olmak, çalışanları teşvik etmede önemli bir rol oynayabilir.

Projelerde uyum eksikliği

Bir projeye tamamen uyum sağlamak, herkesin ne yaptığını, neden yaptığını ve bunu nasıl başarıya ulaştıracağını bilmesi anlamına gelir.

Ancak iç iletişim eksikliği, insanları belirsiz sorumluluklarla, çatışan önceliklerle ve farklı beklentilerle karşı karşıya bırakabilir. Yanlış ateşlenen veya kafa karışıklığıyla sonuçlanan bir projeniz varsa, bu bir iç iletişim sorunu olabilir.

Zayıf çalışan bağlılığı

Çalışan bağlılığı, çalışanların moralinden çok farklıdır. Yüksek moral, neşeli, samimi bir çalışma ortamı demektir. Yüksek katılım, yeni fikirlere katkıda bulunan, birbirlerinin projelerini destekleyen ve ekstra çaba gösteren kararlı çalışanlar anlamına gelir.

Yelpazenin diğer ucunda, zayıf çalışan katılımı, daha düşük memnuniyet oranları, personelin elde tutulması, verimlilik ve işyerinde sağlık ve güvenlik anlamına gelebilir.

İşe yarayan bir iç iletişim stratejisi oluşturmak için 11 ipucu

Şirketinizdeki iç iletişimi geliştirmek istiyorsanız, bu bir stratejiyle başlar. Daha iyi iletişimin gerçekleşmesini dileyemezsiniz.

Liderlik etmek için yukarıdan aşağıya inisiyatiflere ve ayrıca çalışanların her düzeyde katılımını sağlayacak fırsatlara ihtiyacınız olacak.

1. Açık iletişim hedefleri belirleyin

Diğer projelerde olduğu gibi ilk adım, ilerlemenizi görebilmeniz için anlamlı ölçümlerle hedeflerinizi tanımlamaktır.

Yüz yüze sohbetlerden e-postaya, intranete, telefona ve Slack gibi mesajlaşma uygulamalarına kadar iş yerinde kullandığınız farklı iletişim kanallarını düşünün. Her kanal için en iyi iletişim uygulamalarını oluşturmanız gerekecektir.

Farklı mesaj türleri için hangi kanalların en iyi olduğunu açıklığa kavuşturmak da iyi bir fikirdir. Örneğin, hızlı bire bir check-in'ler bazı görevleri kapsayacaktır, ancak proje ayrıntılarını ve gereksinimleri yazılı olarak paylaşmak en iyisidir.

2. Açık iletişime dayalı bir şirket kültürünü teşvik edin

Etkili iletişim kurabilmek için insanların açıkça konuşabilme konusunda kendilerine güvenmeleri gerekir. İş liderlerinden müşteri hizmetlerinin ön saflarında yer alan çalışanlara kadar herkesin sesini duyurmanın bir yolu olmalı.

Bu tür bir ortamın yaratılması, çeşitli araçların ve tutumların bir karışımını gerektirir.

Örneğin anonim anketler çalışan geri bildirimi toplamanın yararlı bir yolu olabilir. Ancak yöneticilerin aynı zamanda misilleme olmadan yapıcı eleştiri kültürünü de aktif olarak geliştirmeleri gerekiyor, böylece insanlar bire bir de fikirlerini sunabilirler.

İş dünyası liderlerinin şeffaflığı da uzun bir yol kat ediyor. Şirket çapındaki güncellemeler, herkesin katıldığı toplantılar ve belediye toplantıları herkesi bilgilendirmek ve etkileşime geçirmek için fırsatlar yaratır.

3. Liderlik mesajlarını etkili bir şekilde iletin

Üst düzey personelden gelen mesajlar şirketin vizyonunu, hedeflerini ve stratejisini aktarabilir. Bu bilgiyle donanmış çalışanlar bireysel rollerinde daha etkili ve motive olabilirler.

Bu mesajları kendi işletmenizde paylaşmanın en iyi yolunu düşünmeniz gerekecektir. Örneğin, düzenli e-postalar işe yarayacak mı, yoksa şirket stratejisiyle ilgili web seminerlerinin daha fazla etkisi mi olacak?

Herkesin üst düzey liderlikten gelen mesajları tanıyabilmesi ve bilgilere güvenebilmesi önemlidir. Bir yöntem markalı bağlantıları kullanmaktır.

Örneğin, CEO herkesin belirli bir teknik incelemeyi okumasını isterse, mesajın doğrudan CEO'nun masasından geldiğini açıkça gösteren özel bir kısa bağlantı kullanarak bunu gönderebilir.

4. Ekip işbirliği fırsatlarını geliştirin

Ekibinizin daha iyi iletişim kurmasını istiyorsanız onlara iletişim kurma fırsatları vermelisiniz.

• Herkesin birbirini tanıması ve güvenle etkileşim kurabilmesi için ekip oluşturma faaliyetleri düzenleyin.
  
  
• Çalışanlarınızın işleri boyunca iletişim kurmaya alışması için teknoloji yığınınıza işbirliği araçları ekleyin.
  
  
• Herkesin kendi görevlerine odaklanmak yerine şirketin stratejisiyle iletişim halinde olmasını sağlamak için düzenli toplantılar veya güncelleme oturumları düzenleyin.

5. Dahili iletişim kaynak kitaplıklarınızda tutarlılığı koruyun

Dahili iletişim kaynakları, herkese en iyi uygulamalar konusunda rehberlik eden materyallerdir: marka yönergeleri, çalışan el kitapları, yeni çalışanlar için eğitim materyalleri, e-posta şablonları ve daha fazlası.

İletişim kaynaklarını düzenli aralıklarla inceleyin ve güncelleyin. Herkesin en son sürümü kullandığından emin olmanın bir yoluna ihtiyacınız olacak. Özel bağlantıları paylaşmanıza, içeriklerini gerçek zamanlı olarak güncellemenize ve çalışanların kaynaklarla nasıl etkileşim kurduğunu ölçmenize olanak tanıyan Bitly gibi bir bağlantı yönetimi aracı kullanmayı düşünün.

6. Bilgi paylaşma şeklinizi kolaylaştırın

İletişim sadece bilgiyi ortaya koymaktan ibaret değildir. İyi dahili iletişim, bilgiyi doğru yerlerde, doğru kişilerle paylaşmak ve ihtiyaç duydukları anda bu bilgilere başvurabilmelerini sağlamak anlamına gelir.

Hakkında düşün:

• Farklı bilgi türleri için hangi iletişim kanalları ve formatları en iyisidir?
  
  
• Bilgileri nasıl güncelleyeceğiniz ve yeni kaynaklarla ilgili bildirimleri nasıl göndereceğiniz.
  
  
• Bilgilerin ihtiyaç duyulduğu sürece canlı kalmasını nasıl sağlayacaksınız?
  
  
• Doğru kişilerin erişebilmesi için bilgiler nasıl etiketlenir?

Özel bağlantılar, dahili bilgi paylaşımı için kullanabileceğiniz araçlardan yalnızca biridir. Her bağlantıyı, içeriğin ne olduğu ve nereden geldiği net olacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

7. Hedeflenen iş ilanlarıyla işe alımları artırın

İşe alım, günümüzde işletmelerin karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir. Şaşırtıcı bir şekilde, dahili iletişim işe alım sorunlarınızın anahtarı olabilir.

Hedeflenen dahili iş ilanları, iş gücünüzde zaten gizli olan yetenekleri bulmanıza yardımcı olabilir. Çalışanlar iş ilanlarını paylaşma konusunda motive olduklarında, daha fazla kişiyle bağlantı kurmanıza ve şirketin olumlu savunucuları olarak hizmet etmenize yardımcı olabilirler.

İş ilanlarınızın nerede en etkili olduğunu ve hangilerinin en fazla etkileşimi aldığını öğrenmek için izlenebilir bağlantılar gibi araçları kullanabilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınıza iş ilanlarını paylaşmaları için özel bağlantılar da verebilirsiniz, böylece en etkili savunucularınızın kim olduğunu görebilirsiniz.

8. Şirketin intranet kullanımını ve katılımını artırın

Bir şirketinizin intranet'i varsa, şirket içi iletişimle başlamak için en uygun yer burasıdır. Ancak çalışanlarınızın şirket intranetini tutarlı bir şekilde kullanmasını sağlamak zor olabilir.

İK ve liderlik ekiplerinin mümkün olduğunca iç iletişimde intraneti işaret etmesi iyi bir uygulamadır. İzlenebilir Bitly bağlantıları sayesinde ekipler, kaç çalışanın tıkladığını ve hangi kaynakların en popüler olduğunu görebilir.

Benimsemeyi teşvik etmenin bir başka yolu da intranetin kullanımını kolaylaştırmak ve kullanıcıların geri gelmeleri için bir nedene sahip olması için onu düzenli olarak güncellemektir.

9. Belirgin iletişim boşluklarını giderin

Bu makalenin başındaki sorunlardan herhangi biri size tanıdık geliyorsa, işletmenizdeki iletişim boşluklarının nerede olduğunu zaten biliyor olabilirsiniz. Belki farklı departmanlar birbirleriyle konuşma konusunda iyi değildir. Belki üst düzey liderler güncellemeleri ön saflardaki çalışanlarla paylaşmakta zorlanıyorlar.

İletişim boşluklarını belirlemek savaşın yarısıdır. Nerede olduklarını öğrendikten sonra, işlevler arası ekipler kurabilir veya insanları konuşturacak etkinlikler düzenleyebilirsiniz.

10. Daha iyi iletişim için eğitin ve geliştirin

Hiçbirimiz mükemmel iletişimciler değiliz. Dahili iletişimden kapsayıcı dile, erişilebilirliğe veya yeni markalama yönergelerini kavramaya kadar her zaman iyileştirilecek bir şeyler vardır. İnsanlar kariyerlerinde ilerledikçe eğitim ihtiyaçları da değişecektir.

Şirketinizin her seviyesindeki çalışanlar için iletişim eğitimini mümkün kılın. Çalışma tarzlarına (birebir, karma veya uzaktan) ve farklı öğrenme tarzlarına (örneğin seminerler, web seminerleri veya çevrimiçi kurslar) uyum sağlayacak formatları arayın.

11. Dahili etkinlik bilgilerini gerekli tüm ekip üyeleriyle paylaşın

Herkesi dahili olaylardan haberdar etmek, insanların ortaya çıkıp etkileşimde bulunma olasılığını artırır. Bu, insanların hazırlanmak için zamana ihtiyaç duyduğu büyük işletmeler veya uzak şirketler için daha da önemlidir.

İşyeri deneyimi ekipleri, çalışanları yaklaşan etkinlik ve faaliyetler hakkında bilgilendirmek için Bitly'yi kullanabilir. Bitly ile farklı ekiplere benzersiz bağlantılar göndermek için UTM parametrelerini kolayca ekleyebilirsiniz. Bu, tıklamaları ekip bazında izlemelerine ve düşük etkileşime sahip ekipleri takip etmelerine olanak tanır.

Şirket içi iletişimi geliştirmek için bugün harekete geçin

Ekibiniz dağınıksa, bağlantısızsa veya hedeflere ulaşmakta zorlanıyorsa, bu zayıf iç iletişimin işareti olabilir. İyi haber şu ki bazı iletişim stratejileri ve araçları yardımcı olabilir.

Dahili iletişim stratejisi oluşturmak zaman alır. Ancak işletmenin her seviyesinden doğru destek ve katılımla muazzam sonuçlar göreceksiniz.

Bitly'nin bağlantı yönetimi araçlarıyla, şirketiniz genelinde bilgi paylaşmak için tutarlı iletişimler oluşturmak ve çalışanların iletişimlerinizle nasıl etkileşimde bulunduğunu görmek kolaydır!

Dahili bilgi paylaşımınızı baştan yaratmaya hazır mısınız? Bitly'yi ücretsiz kullanmaya başlayın !