Top 11 sfaturi pentru îmbunătățirea comunicațiilor interne

Gândiți-vă la toată munca care implică mesajele pentru oamenii din afara companiei dvs. Există întâlniri de strategie, bugete și departamente întregi dedicate acestui tip de comunicare.

Comparativ, companiile tind să neglijeze comunicările interne. Majoritatea companiilor cred că comunicațiile interne vor avea grijă de ele însele.

Dar nu este întotdeauna cazul, în special pentru lucrătorii de la distanță, companiile hibride sau afacerile noi în care cultura companiei este abia la început.

Lipsa unei comunicări interne eficiente vă poate afecta serios afacerea. Scăderea productivității, silozurile de informații și angajații deconectați duc toate în aceeași direcție: performanță slabă.

Aflați cum să eliminați lacunele de comunicare și să vă împuterniciți echipa cu instrumente și strategii de comunicare internă.

Cum să identificați problemele de comunicare internă într-o organizație

Comunicarea internă este vitală pentru fiecare angajat și sarcină din afacerea dvs. De la integrare la cultura companiei, managementul proiectelor la consecvența mărcii, comunicațiile interne sunt modul în care îi mențineți pe toți sincronizați.

Dar cât de eficientă este comunicarea ta internă?

În fiecare an, 34 de miliarde de e-mailuri de serviciu ajung direct la coșul de gunoi fără ca angajatul să le citească, inclusiv comunicările esențiale pentru afaceri. Asta contează mai mult decât oricând, acum că atragerea atenției unui coleg de muncă nu este la fel de simplu ca să-i bată umărul la birou. Din ce în ce mai multe echipe se bazează pe comunicațiile de la distanță, cum ar fi e-mailul, chatul și aplicațiile de gestionare a sarcinilor pentru a rămâne în contact.

Iată cum să identifici lacune în metodele tale de comunicare internă. Dacă vreuna dintre aceste probleme sună familiară, atunci este timpul să lucrați la planul dvs. de comunicare internă.

Neînțelegeri frecvente

Angajatul X nu a făcut o sarcină pentru că a presupus că angajatul Y o făcea. Angajatul Y a crezut că nu este o prioritate, iar angajatul Z tocmai a observat că nu a trimis niciodată un memento prin e-mail despre asta. Între timp, managerul A vrea să știe de ce vă concentrați pe acea sarcină în loc de altceva.

Confuzia cu privire la obiectivele proiectului, politicile companiei, instrucțiunile și termenele limită pot fi toate semne ale unui blocaj în comunicațiile dvs. interne.

Moralul scazut

Fără o bună comunicare internă, oamenii se pot simți înghețați, subevaluați și lipsiți de putere. Dacă observi un moral scăzut în echipa ta, poate fi pentru că nu primește comunicarea de care are nevoie.

Împărtășirea informațiilor și a avea o ușă deschisă pentru comunicarea bidirecțională poate juca un rol semnificativ în stimularea angajaților.

Lipsa alinierii la proiecte

A fi pe deplin aliniat la un proiect înseamnă că toată lumea știe ce face, de ce o face și cum să-l facă un succes.

Dar lipsa comunicării interne poate lăsa oamenii cu responsabilități neclare, priorități conflictuale și așteptări diferite. Dacă aveți un proiect care se stinge sau se termină în confuzie, atunci ar putea fi o problemă de comunicații interne.

Implicarea slabă a angajaților

Implicarea angajaților este subtil diferită de moralul angajaților. Moralul ridicat înseamnă un mediu de lucru vesel, prietenos. Angajament ridicat înseamnă lucrători angajați care contribuie cu idei noi, susțin proiectele unul altuia și fac eforturi suplimentare.

La celălalt capăt al spectrului, implicarea slabă a angajaților ar putea însemna rate mai scăzute de satisfacție, reținere a personalului, eficiență și sănătate și securitate la locul de muncă.

11 sfaturi pentru construirea unei strategii de comunicare internă care să funcționeze

Dacă doriți să îmbunătățiți comunicațiile interne în compania dvs., începeți cu o strategie. Nu vă puteți dori pur și simplu comunicații mai bune.

Veți avea nevoie de inițiative de sus în jos pentru a prelua conducerea, plus oportunități de a implica angajații la fiecare nivel.

1. Stabiliți obiective clare de comunicare

Ca orice alt proiect, primul pas este să vă definiți obiectivele, cu valori semnificative, astfel încât să vă puteți vedea progresul.

Gândiți-vă la diferitele canale de comunicare pe care le utilizați la serviciu, de la chat-uri față în față la e-mail, intranet, telefon și aplicații de mesagerie, cum ar fi Slack. Va trebui să creați cele mai bune practici de comunicare pentru fiecare canal.

De asemenea, este o idee bună să clarificați care canale sunt cele mai bune pentru diferite tipuri de mesaje. De exemplu, verificările rapide unu-la-unu vor acoperi unele sarcini, în timp ce cel mai bine este să împărtășiți detaliile și cerințele proiectului în scris.

2. Promovarea unei culturi a companiei de comunicare deschisă

Pentru a comunica eficient, oamenii trebuie să se simtă încrezători când vorbesc. De la liderii de afaceri la angajații din prima linie a serviciilor pentru clienți, toată lumea ar trebui să aibă o modalitate de a-și face vocea auzită.

Crearea unui astfel de mediu necesită un amestec de instrumente și atitudini.

De exemplu, sondajele anonime pot fi o modalitate utilă de a colecta feedback-ul angajaților. Dar managerii trebuie, de asemenea, să promoveze în mod activ o cultură a criticii constructive fără represalii, astfel încât oamenii să poată oferi opinii și unul la unu.

Transparența din partea liderilor de afaceri este, de asemenea, un drum lung. Actualizările la nivel de companie, ședințele tuturor mâinilor și primăriile creează oportunități de informare și implicare pe toată lumea.

3. Comunicați eficient mesajele de conducere

Mesajele personalului superior pot transmite viziunea, obiectivele și strategia companiei. Înarmați cu aceste cunoștințe, angajații pot fi mai eficienți și mai motivați în rolurile lor individuale.

Va trebui să vă gândiți la cel mai bun mod de a partaja aceste mesaje în afacerea dvs. De exemplu, e-mailurile obișnuite vor face trucul sau webinarii despre strategia companiei ar avea un impact mai mare?

Este important ca toată lumea să recunoască mesajele de la conducerea superioară și să aibă încredere în informații. O metodă este să utilizați link-uri de marcă.

De exemplu, dacă CEO-ul dorește ca toată lumea să citească o anumită carte albă, o poate trimite folosind un link scurt personalizat care arată clar că mesajul vine direct de la biroul CEO-ului.

4. Îmbunătățiți oportunitățile de colaborare în echipă

Dacă vrei ca echipa ta să comunice mai bine, atunci trebuie să le oferi oportunități de comunicare.

• Organizați activități de team-building, astfel încât toată lumea să se cunoască și să poată interacționa cu încredere.
  
  
• Adăugați instrumente de colaborare în stiva dvs. de tehnologie, astfel încât angajații să se obișnuiască să comunice pe parcursul activității lor.
  
  
• Țineți întâlniri regulate sau sesiuni de actualizare, astfel încât toată lumea să fie în contact cu strategia companiei în loc să se apropie de propriile sarcini.

5. Mențineți coerența în bibliotecile de resurse de comunicații interne

Resursele de comunicații interne sunt materialele care ghidează pe toată lumea prin cele mai bune practici: ghiduri de brand, manuale pentru angajați, materiale de instruire pentru noii angajați, șabloane de e-mail și multe altele.

Examinați și actualizați resursele de comunicații la intervale regulate. Veți avea nevoie de o modalitate de a vă asigura că toată lumea folosește cea mai recentă versiune. Luați în considerare utilizarea unui instrument de gestionare a linkurilor, cum ar fi Bitly, care vă va permite să partajați linkuri personalizate, să le actualizați conținutul în timp real și să măsurați modul în care angajații interacționează cu resursele.

6. Eficientizați modul în care partajați informații

Comunicarea nu înseamnă doar punerea de informații acolo. O comunicare internă bună înseamnă să partajați informații în locurile potrivite, cu oamenii potriviți și să vă asigurați că se pot referi la ele ori de câte ori au nevoie.

Gandeste-te:

• Ce canale și formate de comunicare sunt cele mai bune pentru diferite tipuri de informații.
  
  
• Cum vei actualiza informațiile și vei trimite notificări despre resurse noi.
  
  
• Cum vă veți asigura că informațiile rămân active atât timp cât este nevoie.
  
  
• Cum să etichetați informațiile astfel încât persoanele potrivite să le acceseze.

Linkurile personalizate sunt doar unul dintre instrumentele pe care le puteți folosi pentru partajarea internă a cunoștințelor. Puteți personaliza fiecare link, astfel încât să fie clar care este conținutul și de unde provine.

7. Îmbunătățiți recrutarea cu postări de locuri de muncă specifice

Recrutarea este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă companiile astăzi. În mod surprinzător, comunicațiile interne ar putea fi cheia problemelor tale de angajare.

Afișările de locuri de muncă interne direcționate vă pot ajuta să găsiți talent care este deja ascuns în forța dvs. de muncă. Și atunci când angajații sunt motivați să distribuie postări de locuri de muncă, ei vă pot ajuta să vă conectați cu mai mulți oameni și să servească drept susținători pozitivi pentru companie.

Puteți folosi instrumente precum linkurile urmăribile pentru a afla unde postările dvs. de locuri de muncă sunt cele mai eficiente și care au cel mai mult implicare. De asemenea, puteți emite angajaților linkuri personalizate pentru partajarea anunțurilor de angajare, astfel încât să puteți vedea cine sunt cei mai eficienți susținători ai dvs.

8. Îmbunătățiți utilizarea și implicarea intranetului companiei

Dacă aveți un intranet al companiei, este locul evident pentru a începe cu comunicațiile interne. Cu toate acestea, poate fi dificil să-i convingi pe angajați să folosească intranetul companiei în mod constant.

Este o bună practică ca echipele de resurse umane și de conducere să trimită către intranet în comunicațiile interne ori de câte ori este posibil. Cu linkurile Bitly care pot fi urmărite, echipele pot vedea câți angajați fac clic și care resurse sunt cele mai populare.

O altă modalitate de a încuraja adoptarea este să faci intranetul ușor de utilizat și să-l actualizezi în mod regulat, astfel încât utilizatorii să aibă un motiv să revină.

9. Remediați orice lacune evidente de comunicare

Dacă vreuna dintre problemele de la începutul acestui articol ți se pare familiară, atunci s-ar putea să știi deja unde sunt lacunele de comunicare în afacerea ta. Poate că diferite departamente nu sunt bune să vorbească între ele. Poate că liderii seniori se luptă să împărtășească actualizări cu angajații din prima linie.

Identificarea lacunelor de comunicare este jumătate din luptă. Odată ce știi unde se află, poți să înființezi echipe interfuncționale sau să organizezi evenimente pentru a-i face pe oameni să vorbească.

10. Antrenează-te și dezvoltă-te pentru o mai bună comunicare

Niciunul dintre noi nu este un comunicator perfect. Există întotdeauna ceva de îmbunătățit — de la comunicații interne la limbaj incluziv, accesibilitate sau obținerea de cunoștințe asupra noilor reguli de branding. Pe măsură ce oamenii progresează în carieră, nevoile lor de formare se vor schimba și ele.

Faceți pregătirea de comunicare disponibilă pentru angajații de la fiecare nivel al companiei dvs. Căutați formate care se potrivesc cu stilul lor de lucru (în persoană, hibrid sau la distanță) și diferite stiluri de învățare (de exemplu, seminarii, seminarii web sau cursuri online).

11. Partajați informațiile interne despre eveniment cu toți membrii echipei necesari

Menținerea tuturor la curent cu evenimentele interne face mai probabil ca oamenii să apară și să se implice. Acest lucru este și mai important pentru companiile mari sau companiile aflate la distanță, unde oamenii au nevoie de timp pentru a se pregăti.

Echipele de experiență la locul de muncă pot folosi Bitly pentru a informa angajații despre evenimentele și activitățile viitoare. Cu Bitly, puteți adăuga cu ușurință parametri UTM pentru a trimite linkuri unice către diferite echipe. Acest lucru le permite să urmărească clicurile în funcție de echipă și să urmărească echipele cu implicare scăzută.

Luați măsuri pentru a îmbunătăți comunicarea internă astăzi

Dacă echipa ta este dezorganizată, dezactivată sau se luptă să atingă obiectivele, acesta ar putea fi un semn de comunicare internă slabă. Vestea bună este că unele strategii și instrumente de comunicații pot ajuta.

Construirea unei strategii de comunicații interne necesită timp. Dar, cu suportul și acceptarea potrivite de la toate nivelurile unei afaceri, veți vedea rezultate extraordinare.

Cu instrumentele de gestionare a legăturilor de la Bitly, este ușor să creați comunicări coerente pentru a partaja informații în întreaga companie și a vedea cum interacționează angajații cu comunicările dvs.!

Sunteți gata să oferiți o schimbare a schimbului de informații interne? Începeți cu Bitly gratuit !