Los 11 mejores consejos para mejorar las comunicaciones internas

Piense en todo el trabajo que implica enviar mensajes a personas ajenas a su empresa. Hay reuniones de estrategia, presupuestos y departamentos enteros dedicados a ese tipo de comunicación.

Comparativamente, las empresas tienden a descuidar las comunicaciones internas. La mayoría de las empresas piensan que las comunicaciones internas se solucionarán solas.

Pero ese no es siempre el caso, especialmente para los trabajadores remotos, las empresas híbridas o los nuevos negocios donde la cultura empresarial recién comienza.

La falta de una comunicación interna eficaz puede afectar gravemente a su negocio. La disminución de la productividad, los silos de información y los empleados no comprometidos conducen en la misma dirección: un desempeño deficiente.

Descubra cómo cerrar las brechas de comunicación y empoderar a su equipo con herramientas y estrategias de comunicación interna.

Cómo detectar problemas de comunicación interna en una organización

Las comunicaciones internas son vitales para cada empleado y tarea de su empresa. Desde la incorporación hasta la cultura empresarial, la gestión de proyectos y la coherencia de la marca, las comunicaciones internas son la forma de mantener a todos sincronizados.

Pero, ¿qué tan efectiva es su comunicación interna?

Cada año, 34 mil millones de correos electrónicos laborales van directamente a la basura sin que el empleado los lea, incluidas las comunicaciones críticas para el negocio. Eso importa más que nunca ahora que llamar la atención de un compañero de trabajo no es tan simple como tocarle el hombro en su escritorio. Cada vez más equipos dependen de comunicaciones remotas como correo electrónico, chat y aplicaciones de gestión de tareas para mantenerse en contacto.

Aquí le mostramos cómo detectar lagunas en sus métodos de comunicación interna. Si alguno de estos problemas le resulta familiar, entonces es hora de trabajar en su plan de comunicaciones internas.

Malentendidos frecuentes

El empleado X no realizó una tarea porque asumió que el empleado Y la estaba haciendo. El empleado Y pensó que no era una prioridad y el empleado Z simplemente se dio cuenta de que nunca envió un recordatorio por correo electrónico al respecto. Mientras tanto, el Gerente A quiere saber por qué te concentras en esa tarea en lugar de otra.

La confusión sobre los objetivos del proyecto, las políticas de la empresa, las instrucciones y los plazos pueden ser signos de un cuello de botella en sus comunicaciones internas.

Baja moral

Sin una buena comunicación interna, las personas pueden sentirse aisladas, infravaloradas y sin poder. Si nota baja moral en su equipo, puede deberse a que no están recibiendo la comunicación que necesitan.

Compartir información y tener una puerta abierta a la comunicación bidireccional puede desempeñar un papel importante a la hora de incentivar a los empleados.

Falta de alineación en los proyectos.

Estar completamente alineado en un proyecto significa que todos saben lo que están haciendo, por qué lo están haciendo y cómo lograr que sea un éxito.

Pero la falta de comunicación interna puede dejar a las personas con responsabilidades poco claras, prioridades contradictorias y expectativas diferentes. Si tiene un proyecto que falla o termina en confusión, entonces podría ser un problema de comunicaciones internas.

Pobre compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es sutilmente diferente de la moral de los empleados. Una moral alta significa un ambiente de trabajo alegre y amigable. Un alto compromiso significa trabajadores comprometidos que aportan nuevas ideas, apoyan los proyectos de los demás y hacen un esfuerzo adicional.

En el otro extremo del espectro, un compromiso deficiente de los empleados podría significar menores tasas de satisfacción, retención del personal, eficiencia y salud y seguridad en el trabajo.

11 consejos para construir una estrategia de comunicación interna que funcione

Si desea mejorar las comunicaciones internas de su empresa, comience con una estrategia. No se puede simplemente desear que existan mejores comunicaciones.

Necesitará iniciativas de arriba hacia abajo para tomar la iniciativa, además de oportunidades para involucrar a los empleados en todos los niveles.

1. Establecer objetivos de comunicación claros

Como cualquier otro proyecto, el primer paso es definir tus objetivos, con métricas significativas para que puedas ver tu progreso.

Piense en los diferentes canales de comunicación que utiliza en el trabajo, desde chats cara a cara hasta correo electrónico, intranet, teléfono y aplicaciones de mensajería como Slack. Deberá crear mejores prácticas de comunicación para cada canal.

También es una buena idea aclarar qué canales son mejores para los diferentes tipos de mensajes. Por ejemplo, los controles rápidos uno a uno cubrirán algunas tareas, aunque es mejor compartir los detalles y requisitos del proyecto por escrito.

2. Fomentar una cultura empresarial de comunicación abierta.

Para comunicarse eficazmente, las personas deben sentirse seguras al hablar. Desde los líderes empresariales hasta los empleados de primera línea del servicio al cliente, todos deberían tener una manera de hacer oír su voz.

Crear este tipo de entorno requiere una combinación de herramientas y actitudes.

Por ejemplo, las encuestas anónimas pueden ser una forma útil de recopilar comentarios de los empleados. Pero los gerentes también necesitan fomentar activamente una cultura de crítica constructiva sin represalias para que las personas también puedan ofrecer opiniones uno a uno.

La transparencia de los líderes empresariales también ayuda mucho. Las actualizaciones para toda la empresa, las reuniones generales y los ayuntamientos crean oportunidades para informar e involucrar a todos.

3. Comunicar mensajes de liderazgo de forma eficaz

Los mensajes del personal superior pueden transmitir la visión, los objetivos y la estrategia de la empresa. Armados con ese conocimiento, los empleados pueden ser más eficaces y motivados en sus funciones individuales.

Deberá pensar en la mejor manera de compartir esos mensajes en su negocio específico. Por ejemplo, ¿los correos electrónicos regulares funcionarán o los seminarios web sobre la estrategia de la empresa tendrían un mayor impacto?

Es importante que todos puedan reconocer los mensajes de los altos directivos y confiar en la información. Un método es utilizar enlaces de marca.

Por ejemplo, si el director ejecutivo quiere que todos lean un documento técnico en particular, pueden enviarlo mediante un enlace corto personalizado que deje en claro que el mensaje proviene directamente del escritorio del director ejecutivo.

4. Mejorar las oportunidades de colaboración en equipo

Si desea que su equipo se comunique mejor, debe brindarles oportunidades para comunicarse.

• Organiza actividades de team building para que todos se conozcan y puedan interactuar con confianza.
  
  
• Agregue herramientas de colaboración a su pila tecnológica para que los empleados se acostumbren a comunicarse durante su trabajo.
  
  
• Organiza reuniones periódicas o sesiones de actualización para que todos estén en contacto con la estrategia de la empresa en lugar de concentrarse en sus propias tareas.

5. Mantenga la coherencia en sus bibliotecas de recursos de comunicaciones internas

Los recursos de comunicaciones internas son los materiales que guían a todos a través de las mejores prácticas: pautas de marca, manuales para empleados, materiales de capacitación para nuevos empleados, plantillas de correo electrónico y más.

Revise y actualice los recursos de comunicaciones a intervalos regulares. Necesitará una forma de asegurarse de que todos estén usando la última versión. Considere utilizar una herramienta de administración de enlaces, como Bitly, que le permitirá compartir enlaces personalizados, actualizar su contenido en tiempo real y medir cómo los empleados interactúan con los recursos.

6. Optimice la forma de compartir información

La comunicación no se trata sólo de difundir información. Una buena comunicación interna significa compartir información en los lugares correctos, con las personas adecuadas y asegurarse de que puedan consultarla cuando la necesiten.

Pensar en:

• Qué canales y formatos de comunicación son mejores para los diferentes tipos de información.
  
  
• Cómo actualizará la información y enviará notificaciones sobre nuevos recursos.
  
  
• Cómo se asegurará de que la información permanezca activa durante el tiempo que sea necesaria.
  
  
• Cómo etiquetar la información para que accedan a ella las personas adecuadas.

Los enlaces personalizados son solo una de las herramientas que puede utilizar para compartir conocimientos internos. Puedes personalizar cada enlace para que quede claro cuál es el contenido y de dónde viene.

7. Mejorar la contratación con ofertas de trabajo específicas

La contratación es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas en la actualidad. Sorprendentemente, las comunicaciones internas podrían ser la clave de sus problemas de contratación.

Las ofertas de trabajo internas específicas pueden ayudar a encontrar talentos que ya están ocultos en su fuerza laboral. Y cuando los empleados están motivados para compartir ofertas de trabajo, pueden ayudarle a conectarse con más personas y servir como defensores positivos de la empresa.

Puede utilizar herramientas como enlaces rastreables para determinar dónde sus ofertas de trabajo son más efectivas y cuáles generan la mayor participación. También puede emitir enlaces personalizados a los empleados para que compartan anuncios de trabajo para que pueda ver quiénes son sus defensores más eficaces.

8. Impulsar el uso y la participación de la intranet de la empresa

Si tiene una intranet empresarial, es el lugar obvio para comenzar con las comunicaciones internas. Sin embargo, conseguir que sus empleados utilicen la intranet de la empresa de forma constante puede resultar complicado.

Es una buena práctica que los equipos de RRHH y de liderazgo apunten a la intranet en las comunicaciones internas siempre que sea posible. Con enlaces Bitly rastreables, los equipos pueden ver cuántos empleados hacen clic y qué recursos son los más populares.

Otra forma de fomentar la adopción es hacer que la intranet sea fácil de usar y actualizarla periódicamente para que los usuarios tengan un motivo para regresar.

9. Abordar cualquier brecha de comunicación obvia

Si alguno de los problemas al comienzo de este artículo le resulta familiar, es posible que ya sepa dónde están las brechas de comunicación en su negocio. Quizás los diferentes departamentos no sean buenos para comunicarse entre sí. Quizás los altos directivos tengan dificultades para compartir actualizaciones con los empleados de primera línea.

Identificar las brechas de comunicación es la mitad de la batalla. Una vez que sepa dónde están, puede configurar equipos multifuncionales u organizar eventos para que la gente hable.

10. Capacitarse y desarrollarse para una mejor comunicación

Ninguno de nosotros somos perfectos comunicadores. Siempre hay algo que mejorar, desde las comunicaciones internas hasta el lenguaje inclusivo, la accesibilidad o la comprensión de nuevas pautas de marca. A medida que las personas avanzan en sus carreras, sus necesidades de capacitación también cambiarán.

Haga que la capacitación en comunicación esté disponible para los empleados en todos los niveles de su empresa. Busque formatos que concuerden con su estilo de trabajo (presencial, híbrido o remoto) y diferentes estilos de aprendizaje (por ejemplo, seminarios, seminarios web o cursos en línea).

11. Comparta información interna del evento con todos los miembros necesarios del equipo.

Mantener a todos informados sobre los eventos internos hace que sea más probable que las personas se presenten y participen. Esto es aún más importante para las grandes empresas o las empresas remotas, donde la gente necesita tiempo para prepararse.

Los equipos de experiencia en el lugar de trabajo pueden utilizar Bitly para informar a los empleados sobre los próximos eventos y actividades. Con Bitly, puedes agregar fácilmente parámetros UTM para enviar enlaces únicos a diferentes equipos. Esto les permite realizar un seguimiento de los clics por equipo y realizar un seguimiento de los equipos con baja participación.

Tome medidas para mejorar las comunicaciones internas hoy

Si su equipo está desorganizado, desconectado o tiene dificultades para alcanzar los objetivos, eso podría ser una señal de una mala comunicación interna. La buena noticia es que algunas estrategias y herramientas de comunicación pueden ayudar.

Crear una estrategia de comunicaciones internas lleva tiempo. Pero con el apoyo adecuado y la aceptación de todos los niveles de una empresa, verá resultados tremendos.

Con las herramientas de administración de enlaces de Bitly, es fácil crear comunicaciones consistentes para compartir información en toda su empresa y ver cómo los empleados interactúan con sus comunicaciones.

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