Les 11 meilleurs conseils pour améliorer les communications internes

Pensez à tout le travail nécessaire à la messagerie destinée aux personnes extérieures à votre entreprise. Il y a des réunions stratégiques, des budgets et des départements entiers consacrés à ce type de communication.

En comparaison, les entreprises ont tendance à négliger les communications internes. La plupart des entreprises pensent que les communications internes se débrouilleront toutes seules.

Mais ce n'est pas toujours le cas, en particulier pour les travailleurs à distance, les entreprises hybrides ou les nouvelles entreprises dont la culture d'entreprise ne fait que commencer.

Un manque de communication interne efficace peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise. La baisse de productivité, les silos d’informations et les employés désengagés mènent tous dans la même direction : de mauvaises performances.

Découvrez comment combler les lacunes en matière de communication et doter votre équipe d'outils et de stratégies de communication interne.

Comment repérer les problèmes de communication interne dans une organisation

Les communications internes sont vitales pour chaque employé et chaque tâche de votre entreprise. De l'intégration à la culture d'entreprise, de la gestion de projet à la cohérence de la marque, les communications internes vous permettent de garder tout le monde synchronisé.

Mais quelle est l’efficacité de votre communication interne ?

Chaque année, 34 milliards d'e-mails professionnels finissent directement à la poubelle sans que les employés ne les lisent, y compris les communications critiques pour l'entreprise. Cela est plus important que jamais, maintenant qu'attirer l'attention d'un collègue n'est plus aussi simple que de lui taper sur l'épaule à son bureau. De plus en plus d'équipes s'appuient sur les communications à distance telles que les applications de messagerie électronique, de chat et de gestion des tâches pour rester en contact.

Voici comment repérer les lacunes dans vos méthodes de communication interne. Si l’un de ces problèmes vous semble familier, il est temps de travailler sur votre plan de communication interne.

Des malentendus fréquents

L'employé X n'a ​​pas effectué une tâche parce qu'il pensait que l'employé Y la faisait. L'employé Y pensait que ce n'était pas une priorité, et l'employé Z vient de remarquer qu'il n'a jamais envoyé d'e-mail de rappel à ce sujet. Pendant ce temps, le manager A veut savoir pourquoi vous vous concentrez sur cette tâche plutôt que sur autre chose.

La confusion concernant les objectifs du projet, les politiques de l'entreprise, les instructions et les délais peuvent être le signe d'un goulot d'étranglement dans vos communications internes.

Moral bas

Sans une bonne communication interne, les gens peuvent se sentir exclus, sous-évalués et impuissants. Si vous remarquez un moral bas au sein de votre équipe, c'est peut-être parce qu'elle ne reçoit pas la communication dont elle a besoin.

Le partage d’informations et le fait d’avoir une porte ouverte pour une communication bidirectionnelle peuvent jouer un rôle important dans l’incitation des employés.

Manque d’alignement sur les projets

Être pleinement aligné sur un projet signifie que chacun sait ce qu'il fait, pourquoi il le fait et comment en faire un succès.

Mais un manque de communication interne peut laisser les collaborateurs avec des responsabilités floues, des priorités contradictoires et des attentes différentes. Si votre projet échoue ou se termine dans la confusion, il peut s'agir d'un problème de communication interne.

Mauvais engagement des employés

L’engagement des employés est subtilement différent du moral des employés. Un moral élevé signifie un environnement de travail joyeux et convivial. Un engagement élevé signifie des travailleurs engagés qui apportent de nouvelles idées, soutiennent les projets de chacun et font un effort supplémentaire.

À l’autre extrémité du spectre, un faible engagement des employés pourrait entraîner une baisse des taux de satisfaction, de rétention du personnel, d’efficacité, ainsi que de santé et de sécurité au travail.

11 conseils pour construire une stratégie de communication interne qui fonctionne

Si vous souhaitez améliorer les communications internes de votre entreprise, cela commence par une stratégie. Vous ne pouvez pas simplement souhaiter la création de meilleures communications.

Vous aurez besoin d'initiatives descendantes pour prendre les devants, ainsi que d'opportunités pour impliquer les employés à tous les niveaux.

1. Établissez des objectifs de communication clairs

Comme pour tout autre projet, la première étape consiste à définir vos objectifs, avec des mesures significatives afin que vous puissiez voir vos progrès.

Pensez aux différents canaux de communication que vous utilisez au travail, des discussions en face à face aux applications de messagerie électronique, intranet, téléphonique et de messagerie telles que Slack. Vous devrez créer les meilleures pratiques de communication pour chaque canal.

C'est également une bonne idée de clarifier quels canaux sont les meilleurs pour différents types de messages. Par exemple, des enregistrements individuels rapides couvriront certaines tâches, alors qu'il est préférable de partager les détails et les exigences du projet par écrit.

2. Favoriser une culture d’entreprise de communication ouverte

Pour communiquer efficacement, les gens doivent pouvoir s’exprimer en toute confiance. Des chefs d’entreprise aux employés en première ligne du service client, chacun devrait avoir un moyen de faire entendre sa voix.

Créer ce type d’environnement nécessite un mélange d’outils et d’attitudes.

Par exemple, les enquêtes anonymes peuvent être un moyen utile de recueillir les commentaires des employés. Mais les managers doivent également favoriser activement une culture de critique constructive sans représailles afin que les gens puissent également exprimer leurs opinions individuellement.

La transparence de la part des chefs d’entreprise est également très importante. Les mises à jour à l'échelle de l'entreprise, les réunions générales et les assemblées publiques créent des opportunités d'informer et d'impliquer tout le monde.

3. Communiquer efficacement les messages de leadership

Les messages des cadres supérieurs peuvent transmettre la vision, les objectifs et la stratégie de l'entreprise. Forts de ces connaissances, les employés peuvent être plus efficaces et plus motivés dans leur rôle individuel.

Vous devrez réfléchir à la meilleure façon de partager ces messages dans votre entreprise spécifique. Par exemple, des e-mails réguliers feront-ils l’affaire, ou des webinaires sur la stratégie de l’entreprise auraient-ils plus d’impact ?

Il est important que chacun puisse reconnaître les messages des hauts dirigeants et faire confiance aux informations. Une méthode consiste à utiliser des liens de marque.

Par exemple, si le PDG souhaite que tout le monde lise un livre blanc particulier, il peut l'envoyer à l'aide d'un lien court personnalisé indiquant clairement que le message provient directement du bureau du PDG.

4. Améliorer les opportunités de collaboration en équipe

Si vous souhaitez que votre équipe communique mieux, vous devez lui donner la possibilité de communiquer.

• Organisez des activités de team building pour que chacun se connaisse et puisse interagir en toute confiance.
  
  
• Ajoutez des outils de collaboration à votre pile technologique pour que les employés s'habituent à communiquer tout au long de leur travail.
  
  
• Organisez des réunions ou des sessions de mise à jour régulières pour que chacun soit au courant de la stratégie de l'entreprise au lieu de se concentrer sur ses propres tâches.

5. Maintenez la cohérence de vos bibliothèques de ressources de communication internes

Les ressources de communication internes sont des supports qui guident chacun à travers les meilleures pratiques : directives de marque, manuels des employés, supports de formation pour les nouveaux employés, modèles d'e-mails, etc.

Examinez et mettez à jour les ressources de communication à intervalles réguliers. Vous aurez besoin d'un moyen de vous assurer que tout le monde utilise la dernière version. Pensez à utiliser un outil de gestion de liens, comme Bitly, qui vous permettra de partager des liens personnalisés, de mettre à jour leur contenu en temps réel et de mesurer la manière dont les employés interagissent avec les ressources.

6. Rationalisez la façon dont vous partagez des informations

La communication ne consiste pas seulement à diffuser des informations. Une bonne communication interne signifie partager les informations aux bons endroits, avec les bonnes personnes, et s'assurer qu'elles peuvent s'y référer à tout moment.

Penser à:

• Quels canaux et formats de communication sont les meilleurs pour différents types d’informations.
  
  
• Comment mettre à jour les informations et envoyer des notifications sur les nouvelles ressources.
  
  
• Comment vous assurer que les informations restent actives aussi longtemps que nécessaire.
  
  
• Comment étiqueter les informations pour que les bonnes personnes y accèdent.

Les liens personnalisés ne sont que l'un des outils que vous pouvez utiliser pour le partage de connaissances en interne. Vous pouvez personnaliser chaque lien afin qu'il soit clair quel est le contenu et d'où il vient.

7. Améliorez le recrutement avec des offres d'emploi ciblées

Le recrutement est aujourd’hui l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises. Étonnamment, les communications internes pourraient être la clé de vos problèmes de recrutement.

Des offres d'emploi internes ciblées peuvent vous aider à trouver des talents déjà cachés dans votre effectif. Et lorsque les employés sont motivés à partager des offres d’emploi, ils peuvent vous aider à entrer en contact avec davantage de personnes et servir de défenseurs positifs de l’entreprise.

Vous pouvez utiliser des outils tels que des liens de suivi pour déterminer où vos offres d'emploi sont les plus efficaces et lesquelles suscitent le plus d'engagement. Vous pouvez également émettre des liens personnalisés pour partager des offres d’emploi afin que vous puissiez voir qui sont vos défenseurs les plus efficaces.

8. Boostez l’utilisation et l’engagement de l’intranet de l’entreprise

Si vous disposez d’un intranet d’entreprise, c’est le point de départ évident pour les communications internes. Cependant, amener vos employés à utiliser l’intranet de l’entreprise de manière cohérente peut s’avérer difficile.

C'est une bonne pratique pour les équipes RH et de direction de pointer vers l'intranet dans leurs communications internes chaque fois que cela est possible. Grâce aux liens Bitly traçables, les équipes peuvent voir combien d'employés cliquent dessus et quelles ressources sont les plus populaires.

Une autre façon d’encourager l’adoption consiste à rendre l’intranet facile à utiliser et à le mettre à jour régulièrement afin que les utilisateurs aient une raison de revenir.

9. Combler les lacunes de communication évidentes

Si l’un des problèmes évoqués au début de cet article vous semble familier, vous savez peut-être déjà où se situent les lacunes en matière de communication dans votre entreprise. Peut-être que les différents départements ne sont pas doués pour communiquer entre eux. Peut-être que les hauts dirigeants ont du mal à partager les mises à jour avec les employés de première ligne.

Identifier les lacunes en matière de communication représente la moitié de la bataille. Une fois que vous savez où ils se trouvent, vous pouvez constituer des équipes interfonctionnelles ou organiser des événements pour faire parler les gens.

10. Former et développer pour une meilleure communication

Aucun de nous n’est un parfait communicateur. Il y a toujours quelque chose à améliorer, des communications internes au langage inclusif, en passant par l'accessibilité ou la maîtrise des nouvelles directives de marque. À mesure que les gens progressent dans leur carrière, leurs besoins en formation changeront également.

Offrez une formation en communication aux employés à tous les niveaux de votre entreprise. Recherchez des formats qui correspondent à leur style de travail (en personne, hybride ou à distance) et à leurs différents styles d'apprentissage (par exemple, séminaires, webinaires ou cours en ligne).

11. Partagez les informations sur les événements internes avec tous les membres de l'équipe nécessaires

En gardant tout le monde au courant des événements internes, il est plus probable que les gens se présentent et s'engagent. C'est encore plus important pour les grandes entreprises ou les entreprises distantes, où les gens ont besoin de temps pour se préparer.

Les équipes chargées de l'expérience en milieu de travail peuvent utiliser Bitly pour informer les employés des événements et activités à venir. Avec Bitly, vous pouvez facilement ajouter des paramètres UTM pour envoyer des liens uniques à différentes équipes. Cela leur permet de suivre les clics par équipe et de suivre les équipes à faible engagement.

Agissez dès aujourd’hui pour améliorer les communications internes

Si votre équipe est désorganisée, désengagée ou a du mal à atteindre ses objectifs, cela pourrait être le signe d'une mauvaise communication interne. La bonne nouvelle est que certaines stratégies et outils de communication peuvent s’avérer utiles.

Construire une stratégie de communication interne prend du temps. Mais avec le soutien et l’adhésion appropriés à tous les niveaux de l’entreprise, vous obtiendrez d’énormes résultats.

Avec les outils de gestion des liens de Bitly, il est facile de créer des communications cohérentes pour partager des informations dans toute votre entreprise et de voir comment les employés interagissent avec vos communications !

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