내부 커뮤니케이션 개선을 위한 11가지 팁

회사 외부 사람들에게 메시지를 보내는 데 들어가는 모든 작업을 생각해 보세요. 그러한 종류의 의사소통을 전담하는 전략 회의, 예산 및 전체 부서가 있습니다.

이에 비해 기업은 내부 커뮤니케이션을 소홀히 하는 경향이 있다. 대부분의 회사는 내부 커뮤니케이션이 스스로 해결될 것이라고 생각합니다.

그러나 항상 그런 것은 아닙니다. 특히 원격 근무자, 하이브리드 회사 또는 회사 문화가 이제 막 시작된 ​​신규 비즈니스의 경우 더욱 그렇습니다.

효과적인 내부 커뮤니케이션이 부족하면 비즈니스에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다. 생산성 저하, 정보 사일로, 직원의 몰입도 저하 등은 모두 성과 저하라는 동일한 방향으로 이어집니다.

내부 커뮤니케이션 도구와 전략을 통해 커뮤니케이션 격차를 줄이고 팀의 역량을 강화하는 방법을 알아보세요.

조직의 내부 커뮤니케이션 문제를 파악하는 방법

내부 커뮤니케이션은 비즈니스의 모든 직원과 업무에 필수적입니다. 온보딩부터 회사 문화, 프로젝트 관리, 브랜드 일관성까지 내부 커뮤니케이션을 통해 모든 사람의 동기화를 유지할 수 있습니다.

하지만 내부 커뮤니케이션은 얼마나 효과적인가요?

매년 340억 개의 업무 이메일이 직원이 읽지 않은 채 바로 휴지통으로 갑니다. 여기에는 비즈니스에 중요한 커뮤니케이션도 포함됩니다. 동료의 관심을 끄는 것이 책상에 어깨를 두드리는 것만큼 간단하지 않다는 점에서 이는 그 어느 때보다 중요합니다. 점점 더 많은 팀이 연락을 유지하기 위해 이메일, 채팅, 작업 관리 앱과 같은 원격 커뮤니케이션에 의존하고 있습니다.

내부 의사소통 방법에서 격차를 발견하는 방법은 다음과 같습니다. 이러한 문제 중 하나라도 익숙하게 들린다면 이제 내부 커뮤니케이션 계획을 수립해야 할 때입니다.

빈번한 오해

직원 X는 직원 Y가 작업을 수행한다고 가정했기 때문에 작업을 수행하지 않았습니다. Y 직원은 이것이 우선순위가 아니라고 생각했고, Z 직원은 이에 대한 이메일 알림을 보낸 적이 없다는 것을 방금 알아차렸습니다. 한편 관리자 A는 귀하가 다른 일 대신 해당 작업에 집중하는 이유를 알고 싶어합니다.

프로젝트 목표, 회사 정책, 지침 및 마감일에 대한 혼란은 모두 내부 커뮤니케이션에 병목 현상이 발생했다는 신호일 수 있습니다.

낮은 사기

내부 의사소통이 원활하지 않으면 사람들은 얼어붙고, 과소평가되고, 무력감을 느낄 수 있습니다. 팀의 사기가 낮다면 필요한 의사소통을 제대로 받지 못하고 있기 때문일 수 있습니다.

정보를 공유하고 양방향 의사소통을 위한 열린 문을 갖는 것은 직원들에게 동기를 부여하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다.

프로젝트 조정 부족

프로젝트에 완전히 일치한다는 것은 모든 사람이 자신이 무엇을 하고 있는지, 왜 하고 있는지, 어떻게 성공시키는지 알고 있다는 것을 의미합니다.

그러나 내부 의사소통이 부족하면 사람들은 책임이 불분명해지고 우선순위가 상충되며 기대치가 달라질 수 있습니다. 프로젝트가 실패하거나 혼란스럽게 끝나는 경우 내부 통신 문제일 수 있습니다.

열악한 직원 몰입도

직원 참여는 직원 사기와 미묘하게 다릅니다. 높은 사기는 밝고 친근한 작업 환경을 의미합니다. 높은 참여도는 새로운 아이디어를 제공하고, 서로의 프로젝트를 지지하며, 더 많은 노력을 기울이는 헌신적인 직원을 의미합니다.

스펙트럼의 반대편에서는 직원 참여도가 낮으면 만족도, 직원 유지율, 효율성, 직장 내 건강 및 안전이 낮아질 수 있습니다.

효과적인 내부 커뮤니케이션 전략을 구축하기 위한 11가지 팁

회사 내부 커뮤니케이션을 개선하려면 전략부터 시작됩니다. 단순히 더 나은 커뮤니케이션이 존재하기를 바랄 수는 없습니다.

선두를 차지하려면 하향식 이니셔티브와 직원들이 모든 수준에 참여할 수 있는 기회가 필요합니다.

1. 명확한 의사소통 목표 설정

다른 프로젝트와 마찬가지로 첫 번째 단계는 진행 상황을 확인할 수 있도록 의미 있는 지표를 사용하여 목표를 정의하는 것입니다.

대면 채팅부터 이메일, 인트라넷, 전화, Slack과 같은 메시징 앱까지 직장에서 사용하는 다양한 커뮤니케이션 채널에 대해 생각해 보세요. 각 채널에 대한 커뮤니케이션 모범 사례를 만들어야 합니다.

다양한 유형의 메시지에 어떤 채널이 가장 적합한지 명확히 하는 것도 좋은 생각입니다. 예를 들어, 빠른 일대일 체크인은 일부 작업을 다루지만, 프로젝트 세부 사항과 요구 사항을 서면으로 공유하는 것이 가장 좋습니다.

2. 열린 소통의 기업문화 조성

효과적으로 의사소통하려면 사람들이 자신 있게 말할 수 있어야 합니다. 비즈니스 리더부터 고객 서비스 최전선에 있는 직원까지 모든 사람이 자신의 목소리를 전달할 수 있어야 합니다.

이러한 종류의 환경을 조성하려면 다양한 도구와 태도가 필요합니다.

예를 들어, 익명 설문조사는 직원 피드백을 수집하는 데 유용한 방법이 될 수 있습니다. 하지만 관리자들도 보복 없는 건설적인 비판 문화를 적극적으로 조성해 사람들이 일대일로 의견을 제시할 수 있도록 해야 한다.

비즈니스 리더의 투명성 역시 큰 도움이 됩니다. 전사적 업데이트, 전체 회의, 타운홀 미팅 등을 통해 모든 사람에게 정보를 제공하고 참여시킬 수 있는 기회를 만듭니다.

3. 리더십 메시지를 효과적으로 전달합니다.

고위 직원의 메시지는 회사의 비전, 목표 및 전략을 전달할 수 있습니다. 이러한 지식으로 무장하면 직원들은 각자의 역할을 더욱 효율적으로 수행하고 동기를 부여받을 수 있습니다.

특정 비즈니스에서 이러한 메시지를 공유하는 가장 좋은 방법에 대해 생각해야 합니다. 예를 들어, 정기적인 이메일이 효과가 있을까요, 아니면 회사 전략에 대한 웹 세미나가 더 큰 영향을 미칠까요?

모든 사람이 고위 경영진의 메시지를 인식하고 정보를 신뢰할 수 있는 것이 중요합니다. 한 가지 방법은 브랜드 링크를 사용하는 것입니다.

예를 들어, CEO가 모든 사람이 특정 백서를 읽기를 원하는 경우 메시지가 CEO의 책상에서 직접 전달되었음을 분명히 하는 사용자 지정 짧은 링크를 사용하여 백서를 보낼 수 있습니다.

4. 팀 협업 기회 강화

팀이 더 잘 소통하기를 원한다면, 그들에게 소통할 기회를 주어야 합니다.

• 모든 사람이 서로를 알고 자신감 있게 상호 작용할 수 있도록 팀 구축 활동을 구성합니다.
  
  
• 직원들이 업무 전반에 걸쳐 의사소통에 익숙해질 수 있도록 기술 스택에 협업 도구를 추가하세요.
  
  
• 모든 사람이 자신의 업무에만 집중하기보다는 회사의 전략을 접할 수 있도록 정기적인 회의나 업데이트 세션을 개최하세요.

5. 내부 통신 리소스 라이브러리 의 일관성을 유지하세요.

내부 커뮤니케이션 리소스는 브랜드 지침, 직원 핸드북, 신입 직원을 위한 교육 자료, 이메일 템플릿 등 모든 사람에게 모범 사례를 안내하는 자료입니다.

정기적으로 통신 리소스를 검토하고 업데이트합니다. 모든 사람이 최신 버전을 사용하고 있는지 확인하는 방법이 필요합니다. 사용자 정의 링크를 공유하고, 콘텐츠를 실시간으로 업데이트하고, 직원이 리소스에 참여하는 방식을 측정할 수 있는 Bitly와 같은 링크 관리 도구를 사용하는 것을 고려해 보세요.

6. 정보 공유 방식을 간소화하세요

커뮤니케이션은 단순히 정보를 전달하는 것만이 아닙니다. 좋은 내부 커뮤니케이션은 올바른 장소에서 올바른 사람들과 정보를 공유하고 필요할 때 언제든지 참조할 수 있도록 하는 것을 의미합니다.

생각해 보세요:

• 다양한 유형의 정보에 가장 적합한 커뮤니케이션 채널과 형식은 무엇입니까?
  
  
• 정보를 업데이트하고 새 리소스에 대한 알림을 보내는 방법입니다.
  
  
• 정보가 필요한 동안 정보가 계속 유지되도록 하는 방법.
  
  
• 올바른 사람이 접근할 수 있도록 정보에 라벨을 붙이는 방법.

사용자 정의 링크는 내부 지식 공유에 사용할 수 있는 도구 중 하나일 뿐입니다. 콘텐츠가 무엇인지, 출처가 어디인지 명확하도록 각 링크를 맞춤설정할 수 있습니다.

7. 타겟 채용 공고를 통해 채용 강화

채용은 오늘날 기업이 직면한 가장 큰 과제 중 하나입니다. 놀랍게도 내부 커뮤니케이션이 채용 문제의 핵심일 수 있습니다.

타겟 내부 채용 공고는 이미 직원들에게 숨겨져 있는 인재를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 직원들이 채용 공고를 공유하려는 동기를 갖게 되면 더 많은 사람들과 소통하고 회사를 긍정적으로 옹호하는 데 도움이 될 수 있습니다.

추적 가능한 링크와 같은 도구를 사용하여 채용 공고가 가장 효과적인 곳과 가장 많은 참여를 얻는 곳을 파악할 수 있습니다. 또한 직원들에게 구인 광고 공유를 위한 맞춤 링크를 발행하여 가장 효과적인 지지자가 누구인지 확인할 수 있습니다.

8. 회사 인트라넷 사용 및 참여 증대

회사 인트라넷이 있다면 내부 커뮤니케이션을 시작하기에 가장 좋은 곳입니다. 그러나 직원들이 회사 인트라넷을 지속적으로 사용하도록 하는 것은 어려울 수 있습니다.

HR 및 리더십 팀은 가능할 때마다 내부 커뮤니케이션에서 인트라넷을 가리키는 것이 좋습니다. 추적 가능한 Bitly 링크를 통해 팀은 클릭하는 직원 수와 가장 인기 있는 리소스를 확인할 수 있습니다.

채택을 장려하는 또 다른 방법은 인트라넷을 사용하기 쉽게 만들고 정기적으로 업데이트하여 사용자가 다시 방문할 이유를 만드는 것입니다.

9. 명백한 의사소통 격차를 해결하세요.

이 기사의 시작 부분에 나오는 문제 중 하나라도 익숙하게 들린다면 귀하의 비즈니스에서 커뮤니케이션 격차가 어디에 있는지 이미 알고 계실 것입니다. 어쩌면 서로 다른 부서가 서로 대화를 잘 하지 못할 수도 있습니다. 아마도 고위 리더들은 일선 직원들과 업데이트를 공유하는 데 어려움을 겪고 있을 것입니다.

의사소통 격차를 식별하는 것이 전투의 절반입니다. 그들이 어디에 있는지 알고 나면 다기능 팀을 구성하거나 이벤트를 조직하여 사람들이 대화하도록 할 수 있습니다.

10. 더 나은 의사소통을 위한 훈련과 개발

우리 중 누구도 완벽한 의사소통자가 아닙니다. 내부 커뮤니케이션부터 포괄적인 언어, 접근성, 새로운 브랜딩 지침 파악에 이르기까지 항상 개선해야 할 부분이 있습니다. 사람들이 경력을 쌓으면서 교육 요구 사항도 변할 것입니다.

회사 내 모든 직급의 직원을 대상으로 커뮤니케이션 교육을 제공하세요. 업무 스타일(대면, 하이브리드 또는 원격)과 다양한 학습 스타일(예: 세미나, 웹 세미나, 온라인 강좌)에 적합한 형식을 찾으세요.

11. 필요한 모든 팀원 과 내부 이벤트 정보를 공유합니다.

내부 이벤트에 대한 모든 정보를 모든 사람에게 유지하면 사람들이 나타나서 참여할 가능성이 높아집니다. 이는 사람들이 준비하는 데 시간이 필요한 대기업이나 원격 회사의 경우 더욱 중요합니다.

직장 경험 팀은 Bitly를 사용하여 직원들에게 다가오는 이벤트 및 활동을 알릴 수 있습니다. Bitly를 사용하면 UTM 매개변수를 쉽게 추가하여 다른 팀에 고유한 링크를 보낼 수 있습니다. 이를 통해 팀별 클릭 수를 추적하고 참여도가 낮은 팀에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니다.

지금 내부 커뮤니케이션을 개선하기 위한 조치를 취하세요.

팀이 체계적이지 않거나, 단절되어 있거나, 목표 달성에 어려움을 겪고 있다면 이는 내부 의사소통이 원활하지 않다는 신호일 수 있습니다. 좋은 소식은 일부 통신 전략과 도구가 도움이 될 수 있다는 것입니다.

내부 커뮤니케이션 전략을 구축하는 데는 시간이 걸립니다. 그러나 비즈니스의 모든 수준에서 올바른 지원과 동의를 얻으면 엄청난 결과를 얻을 수 있습니다.

Bitly의 링크 관리 도구를 사용하면 회사 전체에서 정보를 공유하기 위한 일관된 커뮤니케이션을 쉽게 만들고 직원들이 귀하의 커뮤니케이션과 어떻게 상호 작용하는지 확인할 수 있습니다!

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