Gli 11 migliori consigli per migliorare la comunicazione interna

Pensa a tutto il lavoro che comporta la messaggistica per le persone esterne alla tua azienda. Ci sono riunioni strategiche, budget e interi dipartimenti dedicati a questo tipo di comunicazione.

In confronto, le aziende tendono a trascurare la comunicazione interna. La maggior parte delle aziende ritiene che le comunicazioni interne si prenderanno cura di se stesse.

Ma non è sempre così, soprattutto per i lavoratori remoti, le aziende ibride o le nuove imprese in cui la cultura aziendale è appena agli inizi.

Una mancanza di comunicazione interna efficace può avere un grave impatto sulla tua attività. La diminuzione della produttività, i silos di informazioni e il disimpegno dei dipendenti portano tutti nella stessa direzione: scarse prestazioni.

Scopri come colmare le lacune comunicative e potenziare il tuo team con strumenti e strategie di comunicazione interna.

Come individuare i problemi di comunicazione interna in un'organizzazione

Le comunicazioni interne sono vitali per ogni dipendente e ogni attività della tua azienda. Dall'onboarding alla cultura aziendale, dalla gestione dei progetti alla coerenza del marchio, le comunicazioni interne sono il modo in cui mantieni tutti sincronizzati.

Ma quanto è efficace la tua comunicazione interna?

Ogni anno, 34 miliardi di e-mail di lavoro finiscono direttamente nel cestino senza che il dipendente le legga, comprese le comunicazioni cruciali per l'azienda. Ciò è più importante che mai ora che attirare l'attenzione di un collega non è semplice come dargli un colpetto sulla spalla alla scrivania. Sempre più team si affidano a comunicazioni remote come e-mail, chat e app di gestione delle attività per rimanere in contatto.

Ecco come individuare le lacune nei tuoi metodi di comunicazione interna. Se uno qualsiasi di questi problemi ti sembra familiare, è il momento di lavorare sul tuo piano di comunicazione interna.

Frequenti malintesi

Il dipendente X non ha svolto un'attività perché presumeva che lo stesse facendo il dipendente Y. Il dipendente Y pensava che non fosse una priorità e il dipendente Z ha appena notato di non aver mai inviato il promemoria via email a riguardo. Nel frattempo, il manager A vuole sapere perché ti stai concentrando su quel compito invece che su qualcos'altro.

La confusione sugli obiettivi del progetto, sulle politiche aziendali, sulle istruzioni e sulle scadenze può essere un segnale di un collo di bottiglia nelle comunicazioni interne.

Morale basso

Senza una buona comunicazione interna, le persone possono sentirsi escluse, sottovalutate e impotenti. Se noti un morale basso nella tua squadra, potrebbe essere perché non ricevono la comunicazione di cui hanno bisogno.

Condividere le informazioni e avere una porta aperta per la comunicazione bidirezionale può svolgere un ruolo significativo nell’incentivare i dipendenti.

Mancanza di allineamento sui progetti

Essere completamente allineati su un progetto significa che tutti sanno cosa stanno facendo, perché lo stanno facendo e come renderlo un successo.

Ma la mancanza di comunicazione interna può lasciare le persone con responsabilità poco chiare, priorità contrastanti e aspettative diverse. Se hai un progetto che fallisce o finisce in confusione, potrebbe trattarsi di un problema di comunicazione interna.

Scarso coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti è leggermente diverso dal morale dei dipendenti. Il morale alto significa un ambiente di lavoro allegro e amichevole. Un elevato coinvolgimento significa lavoratori impegnati che contribuiscono con nuove idee, sostengono i progetti degli altri e fanno il possibile.

All’estremità opposta dello spettro, uno scarso coinvolgimento dei dipendenti potrebbe significare tassi di soddisfazione, fidelizzazione del personale, efficienza e salute e sicurezza sul lavoro inferiori.

11 consigli per costruire una strategia di comunicazione interna che funzioni

Se vuoi migliorare le comunicazioni interne della tua azienda, inizia con una strategia. Non puoi semplicemente desiderare che esistano comunicazioni migliori.

Avrai bisogno di iniziative top-down per prendere l'iniziativa, oltre a opportunità per coinvolgere i dipendenti a tutti i livelli.

1. Stabilire obiettivi di comunicazione chiari

Come qualsiasi altro progetto, il primo passo è definire i tuoi obiettivi, con metriche significative in modo da poter vedere i tuoi progressi.

Pensa ai diversi canali di comunicazione che utilizzi al lavoro, dalle chat faccia a faccia alla posta elettronica, all'intranet, al telefono e alle app di messaggistica come Slack. Dovrai creare best practice di comunicazione per ciascun canale.

È anche una buona idea chiarire quali canali sono migliori per i diversi tipi di messaggi. Ad esempio, i check-in individuali rapidi copriranno alcune attività, mentre è meglio condividere i dettagli e i requisiti del progetto per iscritto.

2. Promuovere una cultura aziendale di comunicazione aperta

Per comunicare in modo efficace, le persone devono sentirsi sicure nel parlare apertamente. Dai leader aziendali ai dipendenti in prima linea nel servizio clienti, tutti dovrebbero avere un modo per far sentire la propria voce.

La creazione di questo tipo di ambiente richiede un mix di strumenti e atteggiamenti.

Ad esempio, i sondaggi anonimi possono essere un modo utile per raccogliere il feedback dei dipendenti. Ma i manager devono anche promuovere attivamente una cultura di critica costruttiva senza ritorsioni, in modo che le persone possano esprimere opinioni anche individualmente.

Anche la trasparenza da parte dei leader aziendali è importante. Aggiornamenti a livello aziendale, riunioni collettive e riunioni comunali creano opportunità per informare e coinvolgere tutti.

3. Comunicare i messaggi di leadership in modo efficace

I messaggi del personale senior possono trasmettere la visione, gli obiettivi e la strategia dell'azienda. Armati di questa conoscenza, i dipendenti possono essere più efficaci e motivati ​​nei loro ruoli individuali.

Dovrai pensare al modo migliore per condividere questi messaggi nella tua attività specifica. Ad esempio, le email regolari basteranno o i webinar sulla strategia aziendale avranno un impatto maggiore?

È importante che tutti possano riconoscere i messaggi provenienti dai dirigenti senior e fidarsi delle informazioni. Un metodo consiste nell'utilizzare collegamenti con marchio.

Ad esempio, se il CEO desidera che tutti leggano un particolare whitepaper, può inviarlo utilizzando un breve collegamento personalizzato che chiarisca che il messaggio proviene direttamente dalla scrivania del CEO.

4. Migliorare le opportunità di collaborazione del team

Se vuoi che il tuo team comunichi meglio, devi dare loro l'opportunità di comunicare.

• Organizzare attività di team building in modo che tutti si conoscano e possano interagire con sicurezza.
  
  
• Aggiungi strumenti di collaborazione al tuo stack tecnologico in modo che i dipendenti si abituino a comunicare durante il loro lavoro.
  
  
• Tieni riunioni regolari o sessioni di aggiornamento in modo che tutti siano in contatto con la strategia dell'azienda invece di concentrarsi sulle proprie attività.

5. Mantieni la coerenza nelle librerie di risorse di comunicazione interne

Le risorse per le comunicazioni interne sono i materiali che guidano tutti attraverso le migliori pratiche: linee guida del marchio, manuali per i dipendenti, materiali di formazione per i nuovi dipendenti, modelli di email e altro ancora.

Rivedi e aggiorna le risorse di comunicazione a intervalli regolari. Avrai bisogno di un modo per assicurarti che tutti utilizzino la versione più recente. Prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento di gestione dei collegamenti, come Bitly, che ti consentirà di condividere collegamenti personalizzati, aggiornarne il contenuto in tempo reale e misurare il modo in cui i dipendenti interagiscono con le risorse.

6. Semplifica il modo in cui condividi le informazioni

La comunicazione non consiste solo nel diffondere informazioni. Una buona comunicazione interna significa condividere le informazioni nei posti giusti, con le persone giuste e assicurarsi che possano farvi riferimento ogni volta che ne hanno bisogno.

Pensa a:

• Quali canali e formati di comunicazione sono più adatti ai diversi tipi di informazioni.
  
  
• Come aggiornerai le informazioni e invierai notifiche sulle nuove risorse.
  
  
• Come potrai assicurarti che le informazioni rimangano attive per tutto il tempo necessario.
  
  
• Come etichettare le informazioni in modo che le persone giuste possano accedervi.

I collegamenti personalizzati sono solo uno degli strumenti che puoi utilizzare per la condivisione interna delle conoscenze. Puoi personalizzare ciascun collegamento in modo che sia chiaro qual è il contenuto e da dove proviene.

7. Migliorare il reclutamento con offerte di lavoro mirate

Il reclutamento è una delle maggiori sfide che le aziende oggi devono affrontare. Sorprendentemente, le comunicazioni interne potrebbero essere la chiave dei tuoi problemi di assunzione.

Le offerte di lavoro interne mirate possono aiutarti a trovare talenti già nascosti nella tua forza lavoro. E quando i dipendenti sono motivati ​​a condividere offerte di lavoro, possono aiutarti a entrare in contatto con più persone e fungere da sostenitori positivi dell'azienda.

Puoi utilizzare strumenti come collegamenti tracciabili per capire dove le tue offerte di lavoro sono più efficaci e quali ottengono il maggiore coinvolgimento. Puoi anche fornire ai dipendenti collegamenti personalizzati per condividere annunci di lavoro in modo da poter vedere chi sono i tuoi sostenitori più efficaci.

8. Aumentare l'utilizzo e il coinvolgimento della intranet aziendale

Se disponi di una intranet aziendale, è il punto più ovvio da cui iniziare con le comunicazioni interne. Tuttavia, convincere i dipendenti a utilizzare l'intranet aziendale in modo coerente può essere difficile.

È buona norma per i team delle risorse umane e della leadership puntare all'intranet nelle comunicazioni interne, quando possibile. Con i collegamenti Bitly tracciabili, i team possono vedere quanti dipendenti stanno facendo clic e quali risorse sono più popolari.

Un altro modo per incoraggiare l’adozione è rendere l’intranet facile da usare e aggiornarla regolarmente in modo che gli utenti abbiano un motivo per tornare.

9. Affrontare eventuali lacune evidenti nella comunicazione

Se uno qualsiasi dei problemi all'inizio di questo articolo ti sembra familiare, allora potresti già sapere dove si trovano le lacune comunicative nella tua azienda. Forse i diversi dipartimenti non sono bravi a parlare tra loro. Forse i dirigenti senior hanno difficoltà a condividere gli aggiornamenti con i dipendenti in prima linea.

Identificare le lacune comunicative è metà dell’opera. Una volta che sai dove si trovano, puoi creare team interfunzionali o organizzare eventi per far parlare le persone.

10. Formare e sviluppare per una migliore comunicazione

Nessuno di noi è un comunicatore perfetto. C'è sempre qualcosa da migliorare: dalle comunicazioni interne al linguaggio inclusivo, all'accessibilità o alla comprensione delle nuove linee guida del branding. Man mano che le persone progrediscono nella loro carriera, anche le loro esigenze di formazione cambieranno.

Rendi disponibile la formazione sulla comunicazione per i dipendenti a tutti i livelli della tua azienda. Cerca formati che si adattino al loro stile di lavoro (di persona, ibrido o remoto) e ai diversi stili di apprendimento (ad esempio seminari, webinar o corsi online).

11. Condividi le informazioni sugli eventi interni con tutti i membri del team necessari

Mantenere tutti aggiornati sugli eventi interni aumenta le probabilità che le persone si presentino e si impegnino. Ciò è ancora più importante per le grandi aziende o le aziende remote, dove le persone hanno bisogno di tempo per prepararsi.

I team che si occupano di esperienza sul posto di lavoro possono utilizzare Bitly per informare i dipendenti sui prossimi eventi e attività. Con Bitly puoi aggiungere facilmente parametri UTM per inviare collegamenti univoci a diversi team. Ciò consente loro di tenere traccia dei clic per team e di seguire i team con un basso coinvolgimento.

Agisci oggi stesso per migliorare le comunicazioni interne

Se il tuo team è disorganizzato, disimpegnato o fatica a raggiungere gli obiettivi, ciò potrebbe essere un segno di scarsa comunicazione interna. La buona notizia è che alcune strategie e strumenti di comunicazione possono aiutare.

Costruire una strategia di comunicazione interna richiede tempo. Ma con il giusto supporto e il giusto consenso da parte di tutti i livelli dell'azienda, vedrai risultati straordinari.

Con gli strumenti di gestione dei collegamenti di Bitly, è facile creare comunicazioni coerenti per condividere informazioni in tutta l'azienda e vedere come i dipendenti interagiscono con le tue comunicazioni!

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