改善內部溝通的 11 個重要技巧

想想為公司外部人員提供訊息傳遞所需的所有工作。 有策略會議、預算和整個部門致力於這種溝通。

相比之下，公司往往忽略內部溝通。 大多數公司認為內部溝通會自行解決。

但情況並非總是如此，尤其是對於遠距員工、混合型公司或公司文化剛起步的新企業而言。

缺乏有效的內部溝通會嚴重影響您的業務。 生產力下降、資訊孤島和員工不敬業都會導致同一個方向：績效不佳。

了解如何縮小溝通差距並為您的團隊提供內部溝通工具和策略。

如何發現組織中的內部溝通問題

內部溝通對於您企業中的每位員工和任務都至關重要。 從入職到公司文化、專案管理到品牌一致性，內部溝通是讓每個人保持同步的方式。

但你的內部溝通有多有效？

每年，有 340 億封工作電子郵件在員工不閱讀的情況下直接被丟進垃圾箱，其中包括關鍵業務通訊。 現在，吸引同事的注意力並不像在辦公桌上拍拍他們的肩膀那麼簡單，這一點比以往任何時候都更重要。 越來越多的團隊依靠電子郵件、聊天和任務管理應用程式等遠端通訊來保持聯繫。

以下是如何發現內部溝通方法的差距。 如果這些問題中的任何一個聽起來很熟悉，那麼就該制定內部溝通計畫了。

經常發生誤解

員工 X 沒有執行任務，因為他們認為員工 Y 正在執行任務。 員工 Y 認為這不是優先事項，而員工 Z 只是注意到他們從未發送過有關此問題的電子郵件提醒。 與此同時，經理 A 想知道為什麼你專注於這項任務而不是其他事情。

對專案目標、公司政策、指示和截止日期的困惑都可能是內部溝通瓶頸的跡象。

士氣低落

如果沒有良好的內部溝通，人們會感到被冷落、被低估和被剝奪權力。 如果您發現團隊士氣低落，可能是因為他們沒有獲得所需的溝通。

分享資訊和敞開雙向溝通之門可以在激勵員工方面發揮重要作用。

項目缺乏一致性

在一個專案上完全一致意味著每個人都知道他們在做什麼、為什麼這樣做以及如何使其成功。

但缺乏內部溝通可能會導致人們職責不明確、優先事項相互衝突以及期望不同。 如果您的專案失敗或以混亂結束，則可能是內部通訊問題。

員工敬業度不佳

員工敬業度與員工士氣有著微妙的差異。 高昂的士氣意味著愉快、友善的工作環境。 高敬業度意味著員工忠誠，貢獻新想法，支持彼此的項目，並加倍努力。

另一方面，員工敬業度不佳可能意味著滿意度、員工留任率、效率以及工作健康和安全性較低。

建立有效的內部溝通策略的 11 個技巧

如果您想改善公司的內部溝通，首先要製定策略。 你不能只是希望有更好的溝通。

您需要自上而下的舉措來發揮領導作用，並提供讓各個層級的員工參與的機會。

1. 建立明確的溝通目標

與其他專案一樣，第一步是使用有意義的指標來定義您的目標，以便您可以看到您的進度。

考慮一下您在工作中使用的不同溝通管道，從面對面聊天到電子郵件、內部網路、電話和 Slack 等訊息應用程式。 您需要為每個管道創建溝通最佳實踐。

澄清哪些管道最適合不同類型的消息也是一個好主意。 例如，快速的一對一簽入將涵蓋一些任務，而最好以書面形式分享專案詳細資訊和要求。

2. 培養開放溝通的企業文化

為了有效溝通，人們需要有自信地說出來。 從企業領導者到顧客服務第一線的員工，每個人都應該有辦法表達自己的聲音。

創建這種環境需要多種工具和態度的結合。

例如，匿名調查可能是收集員工回饋的有用方法。 但管理者也需要積極培養一種不報復的建設性批判文化，以便人們也能一對一地提出意見。

商業領袖的透明度也大有幫助。 全公司範圍內的更新、全體會議和全體會議為每個人提供資訊和參與創造了機會。

3. 有效傳達領導訊息

高階員工的訊息可以傳達公司的願景、目標和策略。 有了這些知識，員工就可以在各自的角色中更有效率、更積極主動。

您需要考慮在您的特定業務中分享這些訊息的最佳方式。 例如，定期電子郵件會起到作用，還是有關公司策略的網路研討會會產生更大的影響？

重要的是，每個人都能識別來自高階領導的資訊並信任這些資訊。 一種方法是使用品牌連結。

例如，如果執行長希望每個人都閱讀特定的白皮書，他們可以使用自訂的短連結將其發送出去，以明確該訊息直接來自執行長的辦公桌。

4. 增強團隊協作機會

如果你想讓你的團隊更好地溝通，那麼你需要給他們溝通的機會。

• 組織團隊建立活動，讓每個人都能互相了解並能夠自信地互動。
  
  
• 將協作工具新增至您的技術堆疊中，以便員工習慣在整個工作過程中進行溝通。
  
  
• 定期舉行會議或更新會議，讓每個人都能了解公司的策略，而不是專注於自己的任務。

5. 維持內部通訊資源庫的一致性

內部通訊資源是指導每個人實現最佳實踐的材料：品牌指南、員工手冊、新員工培訓材料、電子郵件範本等。

定期檢討和更新通訊資源。 您需要一種方法來確保每個人都使用最新版本。 考慮使用連結管理工具，例如 Bitly，它可以讓您共享自訂鏈接，即時更新其內容，並衡量員工如何使用資源。

6. 簡化資訊共享方式

溝通不僅僅是發布訊息。 良好的內部溝通意味著在正確的地方與正確的人分享訊息，並確保他們可以在需要時隨時參考。

想一想：

• 哪些溝通管道和格式最適合不同類型的信息。
  
  
• 您將如何更新資訊並發送有關新資源的通知。
  
  
• 如何確保資訊在需要時保持有效。
  
  
• 如何標記資訊以便合適的人存取它。

自訂連結只是可用於內部知識共享的工具之一。 您可以自訂每個鏈接，以便清楚地了解內容是什麼以及來自哪裡。

7. 透過有針對性的職缺來加強招聘

招募是當今企業面臨的最大挑戰之一。 令人驚訝的是，內部溝通可能是解決招募問題的關鍵。

有針對性的內部職位發布可以幫助找到員工隊伍中已經隱藏的人才。 當員工有動力分享職位資訊時，他們可以幫助您與更多的人建立聯繫，並成為公司的積極倡導者。

您可以使用可追蹤連結等工具來確定職缺的位置最有效以及參與度最高。 您還可以向員工發送用於共享招聘廣告的自定義鏈接，以便您可以了解誰是您最有效的擁護者。

8. 提高公司內部網路的使用率和參與度

如果您有公司內部網，那麼顯然這是從內部通訊開始的地方。 然而，要讓您的員工始終如一地使用公司內部網路可能很困難。

對於人力資源和領導團隊來說，在內部通訊中盡可能使用內部網路是一種很好的做法。 透過可追蹤的 Bitly 鏈接，團隊可以了解有多少員工點擊以及哪些資源最受歡迎。

鼓勵採用的另一種方法是使內部網路易於使用，並定期更新，以便用戶有理由回來。

9. 解決任何明顯的溝通差距

如果本文開頭的任何問題聽起來很熟悉，那麼您可能已經知道您的業務中存在溝通差距。 也許不同的部門不善於相互溝通。 也許高階領導很難與第一線員工分享最新情況。

找出溝通差距就成功了一半。 一旦您知道他們在哪裡，您就可以建立跨職能團隊或組織活動來讓人們交談。

10. 培訓和發展以實現更好的溝通

我們都不是完美的溝通者。 總是有一些地方需要改進——從內部溝通到包容性語言、可訪問性，或掌握新的品牌指導方針。 隨著人們職業生涯的進步，他們的培訓需求也會改變。

為公司各個層級的員工提供溝通訓練。 尋找適合他們的工作風格（面對面、混合或遠距）和不同學習風格（例如研討會、網路研討會或線上課程）的形式。

11. 與所有必要的團隊成員分享內部事件訊息

讓每個人都了解內在事件可以讓人們更有可能出現並參與。 這對於大型企業或遠端公司來說更為重要，因為人們需要時間做好準備。

工作場所體驗團隊可以使用 Bitly 通知員工即將發生的事件和活動。 使用 Bitly，您可以輕鬆新增 UTM 參數，以向不同團隊發送獨特的連結。 這使他們能夠按團隊追蹤點擊次數並跟進參與度較低的團隊。

立即採取行動改善內部溝通

如果您的團隊組織混亂、缺乏敬業度或難以實現目標，這可能是內部溝通不良的跡象。 好消息是一些溝通策略和工具可以提供幫助。

建立內部溝通策略需要時間。 但有了企業各層面的正確支持與支持，您將會看到巨大的成果。

借助 Bitly 的連結管理工具，可以輕鬆創建一致的通信以在整個公司共享訊息，並查看員工如何與您的通信進行互動！

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