如何與專業服務公司的客戶互動與聯繫

無論您經營一家會計師事務所、代理商還是顧問公司，您的客戶僱用您不僅僅是因為您的專業知識。 他們需要可靠性、信任和個人化指導——這些特質可以帶來持久的工作關係，這對您的企業的保留、收入和聲譽來說意味著好消息。

作為專業服務企業，為了提高客戶參與度，您需要工具和技術來在關係的每個階段為客戶提供支援。 短連結和二維碼可簡化溝通、簡化工作流程，並為您的客戶提供與您的團隊聯繫的簡單方法。 此外，它們還為您提供有意義的數據和分析，以了解客戶並改善您的服務。

請繼續閱讀，了解如何在客戶旅程的這四個階段使用這些工具來提高參與度並讓客戶再次光顧。

1.充分利用你的行銷

客戶參與實際上在有人與您的公司簽訂合作合約之前就開始了——在行銷和銷售過程中。 第一印象可以發揮重要作用，因此請嘗試這些策略，為每位潛在客戶提供更便利的體驗。

建立連接的接觸點

無論您的潛在客戶是透過您的行銷資料首次見到您、您的團隊成員或滿意的現有客戶，科技都可以讓他們快速、輕鬆地了解更多資訊：

• 廣告看板或直效郵件廣告上的二維碼可讓他們掃描以存取您的網站，而即時分析會向您顯示即時發生的掃描次數。

• 短連結是推動推薦的好方法。 為您的客戶提供指向您的「聯絡我們」表單的個人化推薦連結 - 當他們推薦某人成為新客戶時，以折扣或禮物獎勵他們。

• 在現場活動期間，在演示結束時分享二維碼以了解有關您公司的更多信息，或者在您的展位上提供一個簡短鏈接，以便與會者在活動結束後與您的團隊聯繫。

最重要的是，您可以快速輕鬆地在現有材料中添加二維碼或短連結。 這些策略可讓您以便利性和聯繫主導，消除潛在客戶的摩擦，並使他們輕鬆接受您的服務。

展示你的作品

短連結和二維碼是向潛在客戶展示您的能力的完美互動管道，特別是對於擁有生動工作範例的創意機構或公司。 例如，諾斯羅普·格魯曼公司是一家與世界各地的客戶簽訂合約的航空公司。 2021 年，他們在印刷品和社交廣告上使用二維碼來推動「太空入口網站」微型網站的參與度和擴增實境 (AR) 啟動。 該活動在第 36 屆太空研討會活動期間提高了消費者和潛在客戶對其工作的認識。

面對面和數位地使用二維碼，人們可以掃描它們來查看您的服務的獨特、令人難忘的範例。 會計師事務所可能會連結到展示其團隊個性和成就的視頻，而社交媒體工作室可以分享引人入勝、效果出色的活動，立即吸引潛在客戶。 這些接觸點甚至在客戶僱用您之前就向他們灌輸了信心、興奮和信任。

確定潛在客戶資格

科技還可以幫助您篩選潛在客戶。 在廣告看板或直郵行銷活動等管道上提供指向您網站的短連結或二維碼，連結到潛在客戶資格表格或測驗，並詢問有關潛在客戶的預算、目標和公司規模的詳細資訊。

結果可以讓您的團隊在發現電話之前確認潛在客戶是否合適，並幫助您為初次會議做好準備。 此外，潛在客戶資格表可以讓潛在客戶放心，他們來對地方了，並從第一次互動中建立了對您公司的信心。

2. 入職時吸引客戶

一旦某人成為客戶，您就可以透過引人入勝的入職和啟動流程開始正確的步伐。 此時，您將向客戶展示他們期望從您的團隊中獲得的服務質量，並定下基調以安撫和支持他們。

在入職期間建立信任（並消除摩擦）

參與式客戶體驗的標誌是消除客戶互動中的摩擦。 在 Unbilable Hours 播客的一集中，Florian Heinrichs 分享了一個例子來說明這種情況。 專業服務公司注意到他們的入職調查不起作用——客戶會做出回應，但他們不會完成每個問題或提供深入的細節。

他們意識到，新客戶沒有足夠的關係或信任，無法在啟動電話會議之前透過表格分享敏感、詳細的資訊。 相反，他們在開始前為每個新客戶錄製並發送個人化影片的連結——該影片分享了議程，在名字上加上了面孔，並邀請客戶提問。 這種方法建立了更大的信任並帶來了更成功的啟動體驗。

這是科技如何成為滿足客戶需求和消除摩擦的重要工具的完美例子。 嘗試在入職前錄製短影片或建立自訂專案資料，並使用透過文字或電子郵件發送的短連結進行分享。 審查分析以確保客戶已存取資料，並根據需要對您的流程進行資料驅動的變更。

了解客戶的公司文化和需求

PeopleMetrics 進行了一項最敬業度客戶研究，以便更好地了解客戶在會計師事務所的體驗，而敬業度的首要驅動因素是「額外的努力」。 受訪者定義這種品質的一種方式是公司員工了解他們作為客戶的獨特文化：他們的工作和流程。 這些知識使公司能夠在任何條件下提供一流的服務。

透過進行訪談或透過短連結向客戶發送調查，在關係的早期（入職之前或之後）建立融洽的關係。 利用這項研究來了解他們的公司文化、團隊的工作規範和溝通偏好。 您還可以尋求協助，每年更新一次或兩次這些詳細信息，重新發送短連結以確認任何團隊變更或不斷變化的專案需求，以便您的團隊隨時了解情況。

3. 增強您的專案工作流程

當您完成專案並為客戶交付結果時，您可以在每個步驟中使用短連結和二維碼等技術來提高效率並簡化流程。

分享測量和結果

預測客戶會在您這裡待多久的最佳方法是什麼？ 在 Professional Services Pursuit 播客的一集中，ChurnRX 執行長 Greg Daines 表示，可衡量的結果是保留率的最佳預測指標，實現這些結果的客戶停留時間將延長六倍。 格雷格繼續說道：“如果你得到零結果，但你仍然衡量[並分享]它們，它仍然會使客戶壽命加倍。”

顯然，衡量並向專業服務客戶展示您的結果是吸引和留住客戶的兩個最重要的活動。 透過定期分享您公司交付的成果，與您的客戶建立透明、開放的溝通管道：

• 行銷機構可以分享他們帶來的參與度和流量

• 會計師可以顯示他們為客戶節省了多少錢或時間

• IT 公司可以指出他們阻止的任何資料外洩或攻擊

在每月或每季的電話檢查中，提供圖表和指標，顯示您的團隊所取得的成就以及為客戶帶來的變化。 共用一個二維碼，客戶可以掃描該二維碼來存取幻燈片，以便自己放大、更仔細地查看結果或稍後重新訪問。

除了這些電話之外，每週或每月向您的客戶發送更多定期儀表板和更新信息 - 通過短信或電子郵件發送簡短鏈接，以便他們定期可以親自查看更新的數字。

便利付款

如果您的公司提供卓越的服務和清晰、可衡量的結果，那麼您的客戶所獲得的將超出他們的金錢價值，因此請確保付款流程不會分散您對客戶體驗的注意力或增加他們的工作量壓力。

當有新發票可用時，透過文字共享獨特的個人化短鏈接，以便客戶可以在幾秒鐘內立即審核並批准下一筆付款。 您還可以透過電子郵件發送發票並附上二維碼，將其帶到付款​​入口網站或讓他們透過行動裝置快速提交付款。

對於面對面會議，前台的二維碼還可以讓他們登入帳戶、查看發票並立即付款，或者更好的是，讓他們「設定並忘記」自動保留的定期付款。每個月或每季更新一次。

4. 加深和維持關係

除了您的公司為客戶提供高品質的工作之外，您的客戶還希望您的團隊提供深層的關懷和承諾。 您可以透過在客戶委託您完成的專案之外為客戶提供服務來與他們建立信任和聯繫，而科技可以提供幫助。

請求客戶回饋

透過持續邀請正面和負面的回饋，幫助您的客戶感受到被傾聽。 透過簡訊或電子郵件發送短連結並邀請他們填寫滿意度調查、分享描述他們與您合作的經歷的視頻，甚至進行推薦，創建定期接觸點。

當客戶互動效果不佳時，讓客戶分享他們對問題所在以及問題應該做得更好的想法。 在發生任何不太積極的事件後，發送反饋表或簡短連結與您的團隊會面。 您將展示您的團隊致力於把事情做好的承諾，並在過程中重建與客戶的商譽。

認識里程碑

在關鍵時刻（從客戶與您公司的合作週年紀念日到團隊生日和假期）向您的客戶伸出援手，向他們展示您的關心。 您甚至可以透過直接郵寄的方式向他們發送卡片——如今這種個人化的舉動已經不太常見，因此花時間發送卡片的公司會脫穎而出。 更進一步，在您的紙條上列印二維碼，客戶可以掃描該二維碼來兌換禮品卡或小禮物。

分享持續的知識

支持客戶並繼續與他們建立信任的最佳方法之一是在整個關係中分享行業最新動態和最佳實踐。 您可以透過社群媒體、透過電子郵件分享有用的內容或透過與客戶的現場或虛擬活動來做到這一點。

以 Jason Blumer 為例，他是 Blumer CPA和註冊會計師事務所 Thriveal 社群的創辦人。 他在 X 上建立了一個擁有 10,000 名追蹤者的平台和受眾，分享技巧和見解以幫助其他公司成長，並使用短連結在社交上分享他的有用內容：

當您不斷與受眾分享有用的信息以幫助他們增長知識時，他們會認為您不僅僅是一家提供服務的公司：您是幫助他們成長的可靠專家和資源。

保持聯繫

流失確實會發生——尤其是當公司內的主要聯絡人調到另一個角色時。 不過，這種轉變並不一定意味著業務損失；而是意味著業務的流失。 它甚至可能意味著增長。

希望您的原始客戶仍然是客戶，但無論哪種方式，您都可以在他們轉換期間或之後聯繫您的聯絡人，並向他們發送簡短的連結以保持聯繫。 提供一個快速、簡單的表格來收集有關他們的新角色和聯絡資訊的詳細信息，以開始對話，看看您是否適合支持他們的新公司。

吸引您的客戶來發展您的業務

客戶關係是提高保留率、建立聲譽以及透過推薦推動成長的關鍵。 您的公司不僅提供服務，您還要確保您的客戶擁有運作和發展自己的業務所需的工具、見解和支援。

二維碼和短連結等技術可協助您使客戶溝通和指導更有效率、可用和數據驅動。 因此，您的團隊將獲得更多時間專注於提供更好的服務、周到的客戶互動以及超越的支援。 透過將技術置於最前沿來實現公司轉型。