Cómo interactuar y conectarse con los clientes de su empresa de servicios profesionales

Ya sea que dirija una empresa de contabilidad, una agencia o una consultoría, sus clientes no lo contratan sólo por su experiencia. Quieren confiabilidad, confianza y orientación personalizada; esos rasgos conducen a relaciones laborales duraderas, lo que significa buenas noticias para la retención, los ingresos y la reputación de su empresa.

Para impulsar la participación del cliente como empresa de servicios profesionales, necesita herramientas y tecnología para apoyar a los clientes en cada etapa de su relación. Los enlaces cortos y los códigos QR facilitan la comunicación, agilizan los flujos de trabajo y brindan a sus clientes formas simples y fáciles de conectarse con su equipo. Además, le brindan datos y análisis significativos para comprender a los clientes y mejorar sus servicios.

Continúe leyendo para saber cómo puede utilizar estas herramientas durante estas cuatro etapas del recorrido del cliente para impulsar el compromiso y hacer que los clientes regresen por más.

1. Aprovecha al máximo tu marketing

En realidad, la participación del cliente comienza antes de que alguien firme un contrato para trabajar con su empresa, durante el proceso de marketing y ventas. Una primera impresión puede marcar la diferencia, así que pruebe estas tácticas para ofrecer una experiencia más conveniente a cada cliente potencial.

Crear puntos de contacto conectados

Ya sea que sus clientes potenciales lo encuentren por primera vez a través de sus materiales de marketing, un miembro de su equipo o un cliente actual satisfecho, la tecnología les brinda una manera rápida y fácil de aprender más:

• Un código QR en una valla publicitaria o publicidad por correo directo les permite escanear para visitar su sitio web, mientras que el análisis en tiempo real le muestra cuántos escaneos se están realizando en tiempo real.

• Los enlaces cortos son una excelente manera de generar referencias. Proporcione a sus clientes un enlace de referencia personalizado a su formulario "contáctenos". Cuando recomienden a alguien que se convierta en un nuevo cliente, recompénselo con un descuento o un regalo.

• Durante los eventos en vivo, comparta un código QR al final de una presentación para obtener más información sobre su empresa u ofrezca un enlace breve en su stand para que los asistentes se comuniquen con su equipo después del evento.

Lo mejor de todo es que puedes agregar códigos QR o enlaces cortos a tus materiales existentes de forma rápida y sencilla. Estas tácticas le permiten liderar con comodidad y conexión, eliminando fricciones para los clientes potenciales y facilitándoles decir sí a sus servicios.

Muestra tu trabajo

Los enlaces cortos y los códigos QR son el canal interactivo perfecto para mostrar a los clientes potenciales lo que usted puede hacer, especialmente para agencias o empresas creativas con ejemplos vívidos de su trabajo. Por ejemplo, Northrop Grumman es una empresa aeronáutica que tiene contratos con clientes en todo el mundo. En 2021, utilizaron códigos QR en anuncios impresos y sociales para impulsar la interacción con su micrositio “Portales al espacio” y la activación de la realidad aumentada (AR). La campaña generó conciencia sobre su trabajo entre los consumidores y clientes potenciales durante el 36º Simposio Espacial.

Utilice códigos QR en persona y digitalmente que las personas puedan escanear para revisar ejemplos únicos y memorables de sus servicios. Las empresas de contabilidad pueden vincular un video que muestra la personalidad y los logros de su equipo, y los estudios de redes sociales pueden compartir campañas atractivas y de alto rendimiento que atraigan instantáneamente a clientes potenciales. Estos puntos de contacto infunden confianza, entusiasmo y confianza en los clientes incluso antes de que lo contraten.

Calificar clientes potenciales

La tecnología también puede ayudarle a calificar a clientes potenciales. Proporcione un enlace corto a su sitio web o un código QR en canales como una valla publicitaria o una campaña de correo directo que enlace a un formulario o cuestionario de calificación de clientes potenciales, y solicite detalles sobre el presupuesto, los objetivos y el tamaño de la empresa de sus clientes potenciales.

Los resultados le permiten a su equipo confirmar que los clientes potenciales encajan bien antes de una llamada de descubrimiento y lo ayudan a prepararse para una reunión inicial. Además, un formulario de calificación de clientes potenciales puede asegurarles a los clientes potenciales que están en el lugar correcto y generar confianza en su empresa desde la primera interacción.

2. Involucre a los clientes durante la incorporación

Una vez que alguien se convierte en cliente, puede comenzar con el pie derecho a través de un atractivo proceso de incorporación e inicio. Aquí es cuando mostrarás a los clientes la calidad de los servicios que pueden esperar de tu equipo y establecerás el tono para tranquilizarlos y apoyarlos.

Genere confianza (y elimine la fricción) durante la incorporación

El sello distintivo de una experiencia de cliente comprometida es eliminar la fricción en las interacciones con el cliente. En un episodio del podcast Unbillable Hours, Florian Heinrichs compartió un ejemplo de cómo puede verse esto. Una empresa de servicios profesionales notó que su encuesta de incorporación no funcionaba: los clientes respondían, pero no completaban todas las preguntas ni proporcionaban detalles detallados.

Se dieron cuenta de que los nuevos clientes no tenían la relación profunda o la confianza para compartir información confidencial y detallada a través de un formulario antes de una llamada inicial. En lugar de eso, pasaron a grabar y enviar el enlace a un video personalizado para cada nuevo cliente antes del inicio: el video compartía una agenda, ponía cara a un nombre e invitaba a los clientes a hacer preguntas. Este enfoque generó una mayor confianza e impulsó una experiencia inicial más exitosa.

Este es un ejemplo perfecto de cómo la tecnología es una herramienta esencial para satisfacer las necesidades de los clientes y eliminar fricciones. Intente grabar un vídeo corto o crear materiales de proyecto personalizados antes de incorporarlos y compártalos mediante un enlace breve enviado por mensaje de texto o correo electrónico. Revise los análisis para asegurarse de que los clientes hayan accedido a los materiales y realice cambios basados ​​en datos en su proceso según sea necesario.

Conozca la cultura y las necesidades de la empresa de los clientes.

PeopleMetrics llevó a cabo un estudio sobre los clientes más comprometidos para comprender mejor las experiencias de los clientes con las empresas de contabilidad, y el principal impulsor del compromiso fue el "esfuerzo adicional". Una forma en que los encuestados definieron esta cualidad fue cuando los empleados de la empresa entendieron su cultura única como cliente: lo que hacen y sus procesos. Ese conocimiento equipa a la empresa para brindar un servicio de primer nivel bajo cualquier condición.

Establezca una buena relación al principio de la relación (antes o después de la incorporación) realizando una entrevista o enviando a los clientes una encuesta a través de un enlace corto. Utilice esta investigación para comprender la cultura de su empresa, las normas de trabajo de su equipo y sus preferencias de comunicación. También puede solicitar ayuda para actualizar esos detalles una o dos veces al año, reenviando el enlace breve para confirmar cualquier cambio en el equipo o las necesidades cambiantes del proyecto para que su equipo se mantenga informado.

3. Mejore los flujos de trabajo de su proyecto

A medida que completa proyectos y ofrece resultados a sus clientes, puede impulsar la eficiencia y optimizar los procesos mediante el uso de tecnología como enlaces cortos y códigos QR en cada paso.

Compartir mediciones y resultados

¿Cuál es la mejor manera de predecir cuánto tiempo permanecerá un cliente con usted? En un episodio del podcast Professional Services Pursuit, Greg Daines, director ejecutivo de ChurnRX, comparte que los resultados mensurables son el mejor predictor de la retención: los clientes que los logran permanecen seis veces más tiempo. Greg continúa: "Si no obtienes resultados, pero aun así los mides [y compartes], aún así se duplica la vida útil del cliente".

Claramente, medir y presentar sus resultados a los clientes de servicios profesionales son dos de las actividades más importantes para atraer y retener a sus clientes. Cree una línea de comunicación abierta y transparente con sus clientes compartiendo periódicamente los resultados que ofrece su empresa:

• Las agencias de marketing pueden compartir la participación y el tráfico que han generado.

• Los contadores pueden mostrar cuánto dinero o tiempo ahorraron para los clientes.

• Las empresas de TI pueden señalar cualquier filtración de datos o ataques que hayan evitado

Durante las llamadas de control mensuales o trimestrales, proporcione gráficos y métricas que muestren lo que su equipo ha logrado y la diferencia que supone para el cliente. Comparta un código QR que los clientes puedan escanear para visitar las diapositivas y ampliarlas, revisar los resultados más de cerca o volver a visitarlos más tarde.

Más allá de esas llamadas, envíe a sus clientes paneles de control y actualizaciones más regulares semanal o mensualmente: envíe un mensaje de texto o correo electrónico con un enlace corto para que puedan ver los números actualizados por sí mismos.

Facilitar pagos

Si su empresa ofrece un servicio superior y resultados claros y mensurables, sus clientes están obteniendo más de lo que vale su dinero, así que asegúrese de que el proceso de pago no desvíe la atención de la experiencia de su cliente ni agregue estrés a su carga de trabajo.

Cuando haya una nueva factura disponible, comparta un enlace corto único y personalizado por mensaje de texto para que los clientes puedan revisar y aprobar instantáneamente su próximo pago en segundos. También puede enviar facturas por correo electrónico e incluir un código QR que las lleve a un portal de pago o les permita enviar el pago rápidamente desde su dispositivo móvil.

Para reuniones en persona, un código QR en su recepción también puede llevarlos a iniciar sesión en su cuenta, revisar facturas y pagar de inmediato o, mejor aún, permitirles "configurar y olvidar" pagos recurrentes para anticipos que se pagan automáticamente. renovar cada mes o trimestre.

4. Profundizar y mantener las relaciones

Además del trabajo de alta calidad que su empresa ofrece a los clientes, sus clientes esperan que su equipo les brinde un profundo nivel de atención y compromiso. Puede generar confianza y conexión con sus clientes presentándose ante ellos más allá de los proyectos para los que lo contratan, y la tecnología puede ayudar.

Solicitar comentarios de los clientes

Ayude a sus clientes a sentirse escuchados invitándoles a recibir comentarios continuos, tanto positivos como negativos. Cree puntos de contacto regulares enviando un enlace corto por mensaje de texto o correo electrónico e invitándolos a completar una encuesta de satisfacción, compartir un video que describa su experiencia trabajando con usted o incluso hacer una recomendación.

Cuando la interacción con un cliente no funciona bien, permita que los clientes compartan sus opiniones sobre lo que salió mal y lo que debería haber salido mejor. Envíe un formulario de comentarios o un enlace breve para reunirse con su equipo después de cualquier incidente no tan positivo. Mostrará el compromiso de su equipo para hacer las cosas bien y reconstruirá la buena voluntad con sus clientes en el proceso.

Reconocer hitos

Demuestre a sus clientes que se preocupa por comunicarse en momentos clave, desde su aniversario de trabajo con su empresa hasta cumpleaños y días festivos del equipo. Incluso podría enviarles una tarjeta por correo directo; estos gestos personales son menos comunes hoy en día, por lo que las empresas que se toman el tiempo para enviarlos se destacan. Haga un esfuerzo adicional imprimiendo un código QR en su nota que los clientes pueden escanear para canjear una tarjeta de regalo o un pequeño obsequio.

Compartir conocimientos continuos

Una de las mejores maneras de apoyar a sus clientes y continuar generando confianza con ellos es compartiendo actualizaciones y mejores prácticas de la industria a lo largo de su relación. Puede hacerlo a través de su presencia en las redes sociales, compartiendo contenido útil por correo electrónico o mediante eventos virtuales o en vivo con sus clientes.

Tomemos como ejemplo a Jason Blumer: es el fundador de Blumer CPA y de la comunidad Thriveal para firmas de contadores públicos. Ha creado una plataforma y una audiencia de 10.000 seguidores en X, compartiendo consejos e ideas para ayudar a otras empresas a crecer y utilizando enlaces cortos para compartir su contenido útil en las redes sociales:

Cuando comparte continuamente información útil con su audiencia para ayudarles a aumentar sus conocimientos, ellos lo ven como algo más que una empresa que brinda un servicio: usted es un experto confiable y un recurso que los ayuda a crecer.

Mantente en contacto

La deserción ocurre , especialmente cuando un punto de contacto principal dentro de una empresa pasa a otra función. Sin embargo, esa transición no tiene por qué significar una pérdida de negocio; incluso puede significar crecimiento.

Con suerte, su cliente original seguirá siendo cliente, pero de cualquier manera, puede comunicarse con su conexión durante o después de su transición y enviarle un breve enlace para mantenerse en contacto. Proporcione un formulario rápido y sencillo para recopilar detalles sobre su nuevo rol e información de contacto para iniciar la conversación y ver si es la persona adecuada para apoyar su nueva empresa.

Involucre a sus clientes para construir su negocio

Las relaciones con los clientes son la clave para desbloquear la retención, construir su reputación e impulsar el crecimiento a través de referencias. Su empresa no solo brinda un servicio: usted se asegura de que sus clientes tengan las herramientas, los conocimientos y el apoyo que necesitan para operar y hacer crecer sus propios negocios.

La tecnología, como los códigos QR y los enlaces cortos, le ayuda a hacer que la comunicación y la orientación con el cliente sean más eficientes, disponibles y basadas en datos. Como resultado, su equipo gana más tiempo para concentrarse en brindar un mejor servicio, interacciones reflexivas con los clientes y un soporte superior. Transforme su empresa poniendo la tecnología a la vanguardia.