محاسبة التجارة الإلكترونية: دليل الأعمال الصغيرة لإدارة الشؤون المالية

إنها بداية عام جديد. مما يعني أنك إذا لم تكن قد بدأت في تقييم الشؤون المالية لشركتك في نهاية عام 2022 ، فأنت تفعل ذلك الآن.

تعتبر الإدارة المناسبة للتدفق النقدي ضرورية لنجاح أي عمل تجاري. بالنسبة للشركات الناشئة في مجال التجارة الإلكترونية والشركات الصغيرة ، فإن التدفق النقدي الصحي يمكن أن يعني الفرق بين البقاء على قيد الحياة والإفلاس.

إذا كنت واحدًا من 41٪ من أصحاب الأعمال التجارية الإلكترونية الصغيرة الذين يقومون بحساباتهم الخاصة ، فهذه المقالة مناسبة لك.

مصدر الصورة

ما هي محاسبة التجارة الإلكترونية؟

في أبسط مستوياتها ، تشير المحاسبة إلى مهام مسك الدفاتر مثل تسجيل المعاملات أو التعامل مع كشوف المرتبات. لكن المحاسبة تذهب إلى أبعد من مسك الدفاتر وإذا كنت تدير شركة صغيرة ، فستحتاج إلى التعامل مع هذه المسؤوليات أيضًا:

• اعداد وتحليل الميزانيات
• الإبلاغ عن الدخل للأغراض الضريبية واحتساب الالتزامات الضريبية
• إعداد القوائم المالية وتقارير أصحاب المصلحة
• حفظ السجلات بما يتماشى مع متطلبات التدقيق
• تحليل البيانات المالية لتحليل المخاطر والتنبؤ بها

تبدأ الإدارة الجيدة للتدفق النقدي بمسك الدفاتر الجيدة. الخطوة الأولى هي التسجيل الدقيق للتدفقات النقدية داخل وخارج عملك. هناك طريقتان رئيسيتان للمحاسبة تستخدمهما شركات التجارة الإلكترونية لتتبع التدفق النقدي.

أساس المحاسبة النقدية

الطريقة القائمة على النقد هي نقطة البداية لمعظم شركات التجارة الإلكترونية الصغيرة. يحدث هذا عندما تسجل الحركات النقدية داخل وخارج حسابك المصرفي فور حدوثها. لذلك ، تقوم بتسجيل النفقات عندما تترك عملك والدخل عندما يتم مسحها.

هذا يعني أنه بالنسبة لضرائب نهاية العام ، لا تحتاج إلى الإبلاغ عن الدخل المتوقع أو المدفوعات المعلقة. تميل الشركات إلى البدء هنا بسبب بساطة النظام. من الصعب التوسع عندما تنمو الشركات وتبدأ العمل مع حسابات متعددة.

هذه الطريقة مناسبة لمتاجر التجزئة الصغيرة للتجارة الإلكترونية أو الأعمال التجارية التي تبيع من خلال موقع أكبر مثل أمازون . ستمنحك المحاسبة على أساس النقد صورة واضحة لمقدار النقد المتوفر لديك يوميًا أو شهريًا.

المحاسبة على أساس الاستحقاق

تحتاج الشركات الأكبر حجمًا إلى حل يمكنه حساب الذمم الدائنة والمدينين حيث لم يتم تغيير الأموال. يُعرف هذا باسم المحاسبة على أساس الاستحقاق. في هذه الطريقة ، تقوم بتسجيل المعاملات كما تم الاتفاق عليها ، بغض النظر عن الأموال المستلمة / المدفوعة.

هذا يعني أنه يمكنك تضمين أشياء مثل العقود طويلة الأجل مع المدفوعات المرحلية. يمكن أن تساعدك البيانات من طريقة الاستحقاق في عمل تنبؤات مالية. يمكنك الحصول على صورة للتدفق النقدي الخاص بك في الأشهر أو السنوات القادمة ، مما يسمح لك بتعديل خطط ميزانيتك وفقًا لذلك.

قد تعتقد العديد من المؤسسات الكبيرة أن هذا هو الأسلوب الافتراضي للمحاسبة. يجب أن تكون الشركات الصغيرة حذرة من البدء هنا ، على الرغم من ذلك. التركيز على الدخل والنفقات المستقبلية يمكن أن يحجب وجهة نظرك عن النقد الجاهز في عملك.

مجالات التركيز في محاسبة التجارة الإلكترونية

كما ذكرنا أعلاه ، المحاسبة لها أغراض مختلفة. قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ إذا كنت جديدًا في الإدارة المالية. هذه هي المجالات الأربعة الرئيسية التي يجب التركيز عليها للحفاظ على التدفق النقدي سليمًا أثناء إعداد الحسابات المناسبة.

إدارة الضرائب

مع اقتراب نهاية السنة المالية ، تشكل الضرائب أولوية قصوى للشركات الصغيرة. يمكن أن يؤدي الإبلاغ غير السليم إلى عقوبات ونفقات لا تستطيع الشركة الناشئة تحملها. ومع ذلك ، فإن الضرائب موضوع معقد. توجد شركات محاسبة كاملة للتعامل مع تقارير ضريبة الشركات.

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، ربما تكون معتادًا على تفسير قانون الضرائب ، والاحتفاظ بالسجلات المناسبة ، والتأكد من صحة إيداعات نهاية العام. ومع ذلك ، يمكن أن يساعدك حل برنامج التقييم الذاتي الذي يمكن الوصول إليه على تتبع أموالك وتنظيم سجلاتك بشكل أكثر كفاءة.

لتحقيق أقصى استفادة ، ابحث عن واحد يأتي مع دعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، لذلك تكون المساعدة دائمًا في متناول اليد. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى التعامل مع كل مشكلة بنفسك.

الميزانية

سيساعدك تتبع التدفق النقدي الخاص بك في الوقت الفعلي على إنشاء توقعات التدفق النقدي. يمكنك استخدام بياناتك المتوقعة للمساعدة في تخطيط ميزانياتك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص للشركات الجديدة حيث يمكنك تخطيط نفقاتك حول السيولة النقدية المتاحة لديك.

إمساك الدفاتر

لا يعد الاحتفاظ بسجلات جيدة مفيدًا للأغراض الضريبية فقط. يمكن استخدام بيانات المعاملات في مسارات التدقيق والتحليل والتنبؤ. ستحتاج أيضًا إلى المساعدة في مشكلات دعم العملاء مثل عمليات الإرجاع. علاوة على ذلك ، سيرغب المستثمرون والدائنون في الاطلاع على حسابات مفصلة قبل استثمار الأموال في عملك.

تحجيم

بمجرد أن تبدأ عملك التجاري الإلكتروني الصغير ، فإن الهدف بعد البقاء هو دائمًا النمو. سيساعدك نظام المحاسبة الجيد على تحديد نقاط القوة في منتجاتك وخدماتك. سيساعدك أيضًا على تحديد أكبر نفقاتك وتحديد الفرص لخفض التكاليف.

5 نصائح لمحاسبة التجارة الإلكترونية

أنت الآن تعرف ما تعنيه المحاسبة بالنسبة إلى أعمال التجارة الإلكترونية . هذا يعني أنك مستعد للحصول على أفضل خمس نصائح لدينا لتتصدر حسابات الأعمال الصغيرة الخاصة بك.

فهم تكلفة البضائع المباعة (COGS)

إذا كنت جديدًا في مجال المحاسبة ، فإن تكلفة البضائع المباعة (COGS) هي مفهوم مهم يجب فهمه. هذا هو مقدار تكلفة بيع العناصر ، وتحتاج إلى هذا الرقم لحساب هامش الربح الخاص بك.

هنا مثال سريع. لنفترض أنك تبيع كل مخزونك من عنصر واحد مقابل 5000 دولار. يكلفك 1000 دولار لشراء البضائع ، و 1000 دولار لتخزينها ، و 1000 دولار لتسليمها ، و 1000 دولار لدفع تكاليف التوظيف. يبلغ إجمالي تكلفة البضائع المباعة لديك 4000 دولار ، لذا فإن هامش ربحك هو 1000 دولار.

تتبع جميع النفقات

أبقينا المثال أعلاه بسيطًا ، لكنك تعلم أن نفقات العمل الحقيقية أكثر تعقيدًا. سيساعدك تتبع جميع نفقاتك على مراقبة مدى تأثير التغييرات على دخلك. هذه هي الطريقة التي تحدد بها النفقات الهامة لتوليد الإيرادات .

قم بتشغيل تقارير التسوية المنتظمة

تتيح لك هذه التقارير تحديد وشرح أي اختلافات بين بنود الميزانية والحسابات. بشكل أساسي ، تساعدك هذه التقارير على تتبع ما إذا كانت توقعاتك وميزانياتك تتطابق مع إنفاقك الفعلي ، بالإضافة إلى المساعدة في الحفاظ على سجلات الجرد والرواتب.

تتبع أرباحك قبل خصم الضرائب

يمكن أن تتغير الالتزامات الضريبية بناءً على الموقع الفعلي أو موقع التداول. هذا يعني أن تتبع الأرباح قبل الضرائب فكرة جيدة. بهذه الطريقة ، إذا اكتشفت متطلبات إضافية أو وفورات ضريبية ، يمكنك الرجوع بدقة إلى الأرقام الأصلية.

استخدام برامج المحاسبة السحابية

يمكن أن تساعد برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة شركات التجارة الإلكترونية الصغيرة في الاحتفاظ بحسابات احترافية وجاهزة للتدقيق. إنها ميسورة التكلفة نسبيًا مقارنة بالمحاسبين المتعاقدين وتوفر الوقت عن طريق أتمتة العمليات وإجراء الحسابات نيابة عنك.

تأتي العديد من خيارات برامج المحاسبة أيضًا مع وظائف متقدمة مثل التنبؤ بالبيع والتقارير المتقدمة وإدارة المخزون للمساعدة في تنمية أعمالك. خذ الوقت الكافي لاختيار واحد يلبي احتياجات عملك على أفضل وجه وسيوفر ميزات إضافية عندما تحتاج إليها.

دعنا نلخص: ابدأ بمسك الدفاتر الجيد ، وراقب التدفق النقدي الخاص بك ، واستخدم مساعدة برامج المحاسبة. سيساعدك الالتزام بهذه النصائح على البدء في إدارة الشؤون المالية لشركتك الصغيرة.