Contabilidade para comércio eletrônico: um guia para pequenas empresas para gerenciar finanças

É o começo de um novo ano. O que significa que, se você ainda não começou a avaliar as finanças de seus negócios no final de 2022, está fazendo isso agora.

A gestão adequada do fluxo de caixa é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Para startups de comércio eletrônico e pequenas empresas, no entanto, um fluxo de caixa saudável pode significar a diferença entre a sobrevivência e a falência.

Se você é um dos 41% dos proprietários de pequenas empresas de comércio eletrônico que fazem suas próprias contas, este artigo é para você.

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O que é Contabilidade de comércio eletrônico?

Em seu nível mais básico, a contabilidade refere-se a tarefas de contabilidade, como registrar transações ou lidar com a folha de pagamento. Mas a contabilidade vai além da contabilidade e, se você estiver administrando uma pequena empresa, também precisará lidar com essas responsabilidades:

• Elaboração e análise de balancetes
• Declaração de receita para fins fiscais e cálculo de passivos fiscais
• Preparar demonstrações financeiras e relatórios das partes interessadas
• Manter registros de acordo com os requisitos de auditoria
• Analisar dados financeiros para análise e previsão de riscos

Uma boa gestão do fluxo de caixa começa com uma boa contabilidade. O primeiro passo é registrar com precisão o fluxo de caixa que entra e sai do seu negócio. Existem dois métodos contábeis principais que as empresas de comércio eletrônico usam para acompanhar o fluxo de caixa.

Contabilidade em regime de caixa

O método baseado em dinheiro é o ponto de partida para a maioria das pequenas empresas de comércio eletrônico. É quando você registra as movimentações de dinheiro dentro e fora de sua conta bancária à medida que elas acontecem. Assim, você registra as despesas quando elas saem do seu negócio e as receitas quando são compensadas.

Isso significa que, para seus impostos de final de ano, você não precisa informar a receita esperada ou os pagamentos pendentes. As empresas tendem a começar aqui por causa da simplicidade do sistema. É difícil escalar quando as empresas crescem e começam a trabalhar com várias contas.

Este método é adequado para um pequeno varejista de comércio eletrônico ou uma empresa que vende por meio de um site maior como a Amazon . A contabilidade em regime de caixa lhe dará uma imagem clara de quanto dinheiro você tem disponível no dia a dia ou mês a mês.

Contabilidade de competência

Grandes empresas precisam de uma solução que possa contabilizar contas a pagar e a receber onde o dinheiro não mudou de mãos. Isso é conhecido como contabilidade de competência. Nesse método, você registra as transações conforme são acordadas, independentemente do dinheiro recebido/pago.

Isso significa que você pode incluir itens como contratos de longo prazo com pagamentos escalonados. Os dados do método de competência podem ajudá-lo a fazer previsões financeiras. Você obtém uma imagem de seu fluxo de caixa nos próximos meses ou anos, permitindo que você ajuste seus planos de orçamento de acordo.

Muitas instituições maiores pensariam nisso como o método padrão de contabilidade. As pequenas empresas devem ter cuidado ao começar aqui, no entanto. Concentrar-se em receitas e despesas futuras pode obscurecer sua visão do dinheiro disponível em seu negócio.

Áreas de ênfase em contabilidade de comércio eletrônico

Como mencionamos acima, a contabilidade tem uma variedade de propósitos diferentes. Pode ser difícil saber por onde começar se você for novo em gerenciamento financeiro. Estas são as quatro áreas principais nas quais focar para manter o fluxo de caixa saudável enquanto prepara as contas apropriadas.

Gestão Fiscal

À medida que o final do ano financeiro se aproxima, os impostos são uma alta prioridade para as pequenas empresas. Relatórios impróprios podem levar a penalidades e despesas que uma startup não pode pagar. No entanto, o imposto é um assunto complicado. Empresas de contabilidade inteiras existem para lidar com relatórios de impostos corporativos.

Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente está acostumado a interpretar o código tributário, manter registros adequados e garantir que os arquivamentos de final de ano estejam corretos. Mesmo assim, uma solução de software de autoavaliação acessível pode ajudá-lo a controlar suas finanças e organizar seus registros com mais eficiência.

Para obter o maior benefício, encontre um que ofereça suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que a ajuda esteja sempre à mão. Dessa forma, você não precisa lidar com todos os problemas sozinho.

Orçamento

Acompanhar seu fluxo de caixa em tempo real ajudará você a criar previsões de fluxo de caixa. Você pode usar seus dados previstos para ajudar a planejar seus orçamentos. Isso pode ser especialmente útil para novos negócios, pois você pode planejar seus gastos com base no caixa líquido disponível.

Escrituração

Manter bons registros não é útil apenas para fins fiscais. Os dados da transação podem ser usados ​​para trilhas de auditoria, análise e previsão. Você também precisará dele para ajudar com problemas de suporte ao cliente, como devoluções. Além disso, investidores e credores vão querer ver contas detalhadas antes de colocar dinheiro em seu negócio.

Dimensionamento

Depois de iniciar seu pequeno negócio de comércio eletrônico , o objetivo após a sobrevivência é sempre o crescimento. Um bom sistema de contabilidade ajudará você a identificar pontos fortes em seus produtos e serviços. Também ajudará você a identificar seus maiores gastos e identificar oportunidades para reduzir custos.

5 dicas para uma boa contabilidade de comércio eletrônico

Agora você sabe o que significa contabilidade para um negócio de comércio eletrônico . Isso significa que você está pronto para nossas cinco melhores dicas para controlar suas contas de pequenas empresas.

Compreender o custo das mercadorias vendidas (COGS)

Se você é novo em contabilidade, o custo das mercadorias vendidas (COGS) é um conceito importante a ser compreendido. É quanto custa vender itens e você precisa desse valor para calcular sua margem de lucro.

Aqui está um exemplo rápido. Digamos que você venda todo o seu estoque de um item por $ 5.000. Custa $ 1.000 para comprar as mercadorias, $ 1.000 para armazená-las, $ 1.000 para entregá-las e $ 1.000 para pagar seus custos de pessoal. Seu CPV total é de $ 4.000, portanto, sua margem de lucro é de $ 1.000.

Acompanhe todas as despesas

Mantivemos o exemplo acima simples, mas você sabe que as despesas comerciais reais são mais complexas. Manter o controle de todas as suas despesas ajudará você a monitorar como as mudanças afetam sua receita. É assim que você identifica quais despesas são críticas para a geração de receita .

Executar relatórios regulares de reconciliação

Esses relatórios permitem identificar e explicar quaisquer discrepâncias entre itens orçamentários e contas. Essencialmente, esses relatórios ajudam você a rastrear se suas previsões e orçamentos correspondem aos seus gastos reais, além de ajudar a manter os registros de estoque e folha de pagamento.

Acompanhe seus lucros antes dos impostos

As obrigações fiscais podem mudar com base na localização física ou no local de negociação. Isso significa que acompanhar o lucro antes dos impostos é uma boa ideia. Dessa forma, se você descobrir requisitos adicionais ou economia de impostos, poderá consultar com precisão os valores originais.

Utilize o software de contabilidade em nuvem

O software de contabilidade baseado em nuvem pode ajudar pequenas empresas de comércio eletrônico a manter contas profissionais prontas para auditoria. É relativamente acessível em comparação com a contratação de contadores e economiza tempo automatizando processos e fazendo cálculos para você.

Muitas opções de software de contabilidade também vêm com funções avançadas, como previsão de vendas, relatórios avançados e gerenciamento de estoque para ajudar a expandir seus negócios. Reserve um tempo para escolher aquele que melhor atenderá às suas necessidades de negócios e fornecerá recursos adicionais conforme e quando você precisar deles.

Vamos recapitular: comece com uma boa contabilidade, monitore seu fluxo de caixa e use a ajuda de um software de contabilidade. Seguir essas dicas ajudará você a começar a gerenciar as finanças de sua pequena empresa.