Contabilità per l'e-commerce: una guida per le piccole imprese alla gestione delle finanze

È l'inizio di un nuovo anno. Il che significa che se non hai iniziato a valutare le finanze della tua azienda alla fine del 2022, lo stai facendo ora.

Una corretta gestione del flusso di cassa è essenziale per il successo di qualsiasi attività commerciale. Per le startup di e-commerce e le piccole imprese, tuttavia, un flusso di cassa sano può fare la differenza tra la sopravvivenza e il fallimento.

Se sei uno del 41% dei proprietari di piccole attività di e-commerce che gestiscono i propri account, questo articolo è per te.

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Che cos'è la contabilità e-commerce?

Al suo livello più elementare, la contabilità si riferisce alle attività di contabilità come la registrazione delle transazioni o la gestione delle buste paga. Ma la contabilità va oltre la contabilità e se gestisci una piccola impresa, dovrai gestire anche queste responsabilità:

• Preparazione e analisi dei bilanci
• Dichiarazione dei redditi ai fini fiscali e calcolo delle passività fiscali
• Stesura di bilanci e rapporti con gli stakeholder
• Mantenere i registri in linea con i requisiti di auditing
• Analisi dei dati finanziari per l'analisi e la previsione del rischio

Una buona gestione del flusso di cassa inizia con una buona contabilità. Il primo passo è registrare con precisione il flusso di cassa in entrata e in uscita dalla tua attività. Esistono due metodi contabili principali che le aziende di e-commerce utilizzano per tenere traccia del flusso di cassa.

Contabilità di cassa

Il metodo basato sul contante è il punto di partenza per la maggior parte delle piccole imprese di e-commerce. Questo è quando registri i movimenti di denaro in entrata e in uscita dal tuo conto bancario mentre si verificano. Quindi, registri le spese quando lascia la tua attività e le entrate quando si cancellano.

Ciò significa che per le tasse di fine anno non è necessario segnalare entrate previste o pagamenti in sospeso. Le aziende tendono ad iniziare qui a causa della semplicità del sistema. Tuttavia, è difficile scalare quando le aziende crescono e iniziano a lavorare con più account.

Questo metodo è adatto a un piccolo rivenditore di e-commerce o a un'azienda che vende tramite un sito più grande come Amazon . La contabilità di cassa ti darà un quadro chiaro di quanto denaro hai a disposizione giorno per giorno o mese per mese.

Contabilità per competenza

Le aziende più grandi hanno bisogno di una soluzione in grado di tenere conto di debiti e crediti in cui il denaro non è passato di mano. Questo è noto come contabilità per competenza. In questo metodo, registri le transazioni come concordate, indipendentemente dal denaro ricevuto/pagato.

Ciò significa che puoi includere cose come contratti a lungo termine con pagamenti scaglionati. I dati del metodo di competenza possono aiutarti a fare previsioni finanziarie. Ottieni un'immagine del tuo flusso di cassa nei prossimi mesi o anni, permettendoti di adeguare i tuoi piani di budget di conseguenza.

Molte istituzioni più grandi lo considererebbero il metodo di contabilità predefinito. Tuttavia, le piccole imprese dovrebbero fare attenzione a iniziare da qui. Concentrarsi su entrate e spese future può oscurare la tua visione della liquidità disponibile nella tua attività.

Aree di enfasi nella contabilità e-commerce

Come accennato in precedenza, la contabilità ha una varietà di scopi diversi. Può essere difficile sapere da dove iniziare se sei nuovo nella gestione finanziaria. Queste sono le quattro aree principali su cui concentrarsi per mantenere un flusso di cassa sano mentre si preparano conti adeguati.

Gestione fiscale

Con l'avvicinarsi della fine dell'esercizio finanziario, le tasse sono una priorità assoluta per le piccole imprese. Segnalazioni improprie possono portare a sanzioni e spese che una startup non può permettersi. Tuttavia, le tasse sono un argomento complicato. Esistono intere società di contabilità per gestire la dichiarazione dei redditi delle società.

In qualità di piccolo imprenditore, probabilmente sei abituato a interpretare il codice fiscale, tenere registri adeguati e assicurarti che i documenti di fine anno siano corretti. Anche così, una soluzione software di autovalutazione accessibile può aiutarti a tenere traccia delle tue finanze e organizzare i tuoi record in modo più efficiente.

Per il massimo vantaggio, trovane uno dotato di assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in modo che l'aiuto sia sempre a portata di mano. In questo modo, non devi gestire tu stesso ogni problema.

Bilancio

Tenere traccia del tuo flusso di cassa in tempo reale ti aiuterà a creare previsioni del flusso di cassa. Puoi utilizzare i dati previsti per aiutarti a pianificare i tuoi budget. Questo può essere particolarmente utile per le nuove imprese in quanto puoi pianificare le tue spese in base alla liquidità disponibile.

Contabilità

Tenere buoni registri non è utile solo a fini fiscali. I dati delle transazioni possono essere utilizzati per audit trail, analisi e previsioni. Ti servirà anche per aiutare con problemi di assistenza clienti come i resi. Inoltre, investitori e creditori vorranno vedere conti dettagliati prima di investire denaro nella tua attività.

Ridimensionamento

Una volta avviata la tua piccola attività di e-commerce , l'obiettivo dopo la sopravvivenza è sempre la crescita. Un buon sistema di contabilità ti aiuterà a individuare i punti di forza dei tuoi prodotti e servizi. Ti aiuterà anche a identificare le tue maggiori spese e individuare le opportunità per ridurre i costi.

5 Suggerimenti per la contabilità eCommerce Ace

Ora sai cosa significa contabilità per un'attività di e- commerce . Ciò significa che sei pronto per i nostri cinque migliori consigli per ottenere il massimo dai tuoi account per piccole imprese.

Comprendere il costo delle merci vendute (COGS)

Se sei nuovo nella contabilità, il costo delle merci vendute (COGS) è un concetto importante da comprendere. Questo è quanto ti costa vendere oggetti e hai bisogno di questa cifra per calcolare il tuo margine di profitto.

Ecco un rapido esempio. Supponiamo che tu venda tutto il tuo stock di un articolo per $ 5.000. Ti costa $ 1000 per acquistare la merce, $ 1000 per immagazzinarla, $ 1000 per consegnarla e $ 1000 per pagare i costi del personale. Il tuo COGS totale è di $ 4000, quindi il tuo margine di profitto è di $ 1000.

Tieni traccia di tutte le spese

Abbiamo mantenuto l'esempio sopra semplice, ma sai che le spese aziendali reali sono più complesse. Tenere traccia di tutte le tue spese ti aiuterà a monitorare come i cambiamenti influiscono sul tuo reddito. Questo è il modo in cui identifichi quali spese sono fondamentali per la generazione di entrate .

Esegui rapporti di riconciliazione regolari

Questi rapporti consentono di identificare e spiegare eventuali discrepanze tra voci di bilancio e conti. In sostanza, questi rapporti ti aiutano a monitorare se le tue previsioni e i tuoi budget corrispondono alla tua spesa effettiva, oltre a aiutarti a mantenere l'inventario e i registri delle buste paga.

Tieni traccia dei tuoi profitti al lordo delle imposte

Le passività fiscali possono variare in base all'ubicazione fisica o alla sede commerciale. Ciò significa che tenere traccia dell'utile al lordo delle imposte è una buona idea. In questo modo, se scopri requisiti aggiuntivi o risparmi fiscali, puoi fare riferimento con precisione alle cifre originali.

Utilizza il software di contabilità cloud

Il software di contabilità basato su cloud può aiutare le piccole imprese di e-commerce a mantenere account professionali e pronti per l'audit. È relativamente conveniente rispetto ai contabili a contratto e fa risparmiare tempo automatizzando i processi ed eseguendo calcoli per te.

Molte opzioni di software di contabilità sono inoltre dotate di funzioni avanzate come previsioni di vendita, report avanzati e gestione dell'inventario per aiutarti a far crescere la tua attività. Prenditi il ​​tempo per sceglierne uno che soddisfi al meglio le tue esigenze aziendali e fornisca funzionalità aggiuntive quando e quando ne avrai bisogno.

Ricapitoliamo: inizia con una buona contabilità, monitora il flusso di cassa e utilizza l'aiuto del software di contabilità. Attenersi a questi suggerimenti ti aiuterà a iniziare a gestire le finanze della tua piccola impresa.