Contabilidad para el comercio electrónico: una guía para la gestión de las finanzas de las pequeñas empresas

Es el comienzo de un nuevo año. Lo que significa que si no ha comenzado a evaluar las finanzas de su empresa a fines de 2022, lo está haciendo ahora.

La gestión adecuada del flujo de caja es fundamental para el éxito de cualquier negocio. Sin embargo, para las nuevas empresas de comercio electrónico y las pequeñas empresas, un flujo de efectivo saludable puede significar la diferencia entre la supervivencia y la bancarrota.

Si usted es uno del 41% de los propietarios de pequeñas empresas de comercio electrónico que hacen sus propias cuentas, este artículo es para usted.

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¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?

En su nivel más básico, la contabilidad se refiere a tareas de teneduría de libros como el registro de transacciones o el manejo de la nómina. Pero la contabilidad va más allá de la teneduría de libros y si tiene una pequeña empresa, también deberá manejar estas responsabilidades:

• Elaboración y análisis de balances
• Declaración de ingresos a efectos fiscales y cálculo de las obligaciones fiscales
• Preparación de estados financieros e informes de partes interesadas
• Mantener registros de acuerdo con los requisitos de auditoría.
• Análisis de datos financieros para el análisis y la previsión de riesgos

Una buena gestión del flujo de efectivo comienza con una buena contabilidad. El primer paso es registrar con precisión el flujo de efectivo que entra y sale de su negocio. Hay dos métodos contables principales que las empresas de comercio electrónico utilizan para realizar un seguimiento del flujo de caja.

Contabilidad de caja

El método basado en efectivo es el punto de partida para la mayoría de las pequeñas empresas de comercio electrónico. Esto es cuando registra los movimientos de efectivo que entran y salen de su cuenta bancaria a medida que ocurren. Por lo tanto, registra los gastos cuando deja su negocio y los ingresos cuando se liquida.

Esto significa que para sus impuestos de fin de año, no necesita reportar ingresos esperados o pagos pendientes. Las empresas tienden a comenzar aquí debido a la simplicidad del sistema. Sin embargo, es difícil escalar cuando las empresas crecen y comienzan a trabajar con varias cuentas.

Este método es adecuado para un pequeño minorista de comercio electrónico o una empresa que vende a través de un sitio más grande como Amazon . La contabilidad en efectivo le dará una imagen clara de cuánto efectivo tiene disponible día a día o mes a mes.

Contabilidad de precisión

Las empresas más grandes necesitan una solución que pueda contabilizar las cuentas por pagar y por cobrar donde el dinero no ha cambiado de manos. Esto se conoce como contabilidad de acumulación. En este método, registra las transacciones tal como se acuerdan, independientemente del dinero recibido o pagado.

Esto significa que puede incluir cosas como contratos a largo plazo con pagos escalonados. Los datos del método de acumulación pueden ayudarlo a hacer pronósticos financieros. Obtiene una imagen de su flujo de efectivo en los próximos meses o años, lo que le permite ajustar sus planes presupuestarios en consecuencia.

Muchas instituciones más grandes pensarían en esto como el método de contabilidad predeterminado. Sin embargo, las pequeñas empresas deben tener cuidado de comenzar aquí. Centrarse en los ingresos y gastos futuros puede oscurecer su visión del efectivo disponible en su negocio.

Áreas de Énfasis en Contabilidad de Comercio Electrónico

Como mencionamos anteriormente, la contabilidad tiene una variedad de propósitos diferentes. Puede ser difícil saber por dónde empezar si es nuevo en la gestión financiera. Estas son las cuatro áreas principales en las que debe concentrarse para mantener un flujo de efectivo saludable mientras prepara las cuentas adecuadas.

Gestión Tributaria

A medida que se acerca el final del año fiscal, los impuestos son una alta prioridad para las pequeñas empresas. Los informes inadecuados pueden dar lugar a sanciones y gastos que una startup no puede permitirse. Sin embargo, los impuestos son un tema complicado. Existen firmas contables enteras para manejar los informes de impuestos corporativos.

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente esté acostumbrado a interpretar el código fiscal, mantener registros adecuados y asegurarse de que las declaraciones de fin de año sean correctas. Aun así, una solución de software de autoevaluación accesible puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus finanzas y organizar sus registros de manera más eficiente.

Para obtener el mayor beneficio, encuentre uno que venga con atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, para que la ayuda esté siempre a mano. De esa manera, usted no tiene que manejar todos los problemas usted mismo.

presupuesto

Hacer un seguimiento de su flujo de efectivo en tiempo real lo ayudará a crear pronósticos de flujo de efectivo. Puede usar sus datos pronosticados para ayudar a planificar sus presupuestos. Esto puede ser especialmente útil para los nuevos negocios, ya que puede planificar sus gastos en torno a su efectivo líquido disponible.

Teneduría de libros

Llevar buenos registros no solo es útil a efectos fiscales. Los datos de transacciones se pueden utilizar para registros de auditoría, análisis y pronósticos. También lo necesitará para ayudar con problemas de atención al cliente como devoluciones. Además de eso, los inversionistas y los acreedores querrán ver las cuentas detalladas antes de poner dinero en su negocio.

Escalada

Una vez que inicia su pequeño negocio de comercio electrónico , el objetivo después de la supervivencia es siempre el crecimiento. Un buen sistema de contabilidad lo ayudará a detectar las fortalezas de sus productos y servicios. También lo ayudará a identificar sus mayores gastos y señalar oportunidades para reducir costos.

5 consejos para la contabilidad de comercio electrónico Ace

Ahora ya sabe lo que significa la contabilidad para un negocio de comercio electrónico . Eso significa que está listo para nuestros cinco mejores consejos para controlar las cuentas de su pequeña empresa.

Comprender el costo de los bienes vendidos (COGS)

Si eres nuevo en contabilidad, el costo de los bienes vendidos (COGS) es un concepto importante que debes comprender. Esto es lo que le cuesta vender artículos, y necesita esta cifra para calcular su margen de beneficio.

Aquí hay un ejemplo rápido. Supongamos que vende todas sus existencias de un artículo por $5,000. Le cuesta $ 1000 comprar los productos, $ 1000 almacenarlos, $ 1000 entregarlos y $ 1000 pagar los costos de personal. Su COGS total es de $ 4000, por lo que su margen de beneficio es de $ 1000.

Lleve un registro de todos los gastos

Mantuvimos el ejemplo anterior simple, pero sabes que los gastos comerciales reales son más complejos. Hacer un seguimiento de todos sus gastos le ayudará a monitorear cómo los cambios afectan sus ingresos. Así es como identifica qué gastos son críticos para la generación de ingresos .

Ejecutar informes regulares de conciliación

Estos informes le permiten identificar y explicar cualquier discrepancia entre las partidas presupuestarias y las cuentas. Esencialmente, estos informes lo ayudan a rastrear si sus pronósticos y presupuestos coinciden con sus gastos reales, así como a mantener registros de inventario y nómina.

Realice un seguimiento de sus ganancias antes de impuestos

Las obligaciones tributarias pueden cambiar según la ubicación física o la ubicación comercial. Eso significa que hacer un seguimiento de las ganancias antes de impuestos es una buena idea. De esa manera, si descubre requisitos adicionales o ahorros en impuestos, puede consultar con precisión las cifras originales.

Utilice el software de contabilidad en la nube

El software de contabilidad basado en la nube puede ayudar a las pequeñas empresas de comercio electrónico a mantener cuentas profesionales listas para auditorías. Es relativamente asequible en comparación con la contratación de contadores y ahorra tiempo al automatizar los procesos y hacer los cálculos por usted.

Muchas opciones de software de contabilidad también vienen con funciones avanzadas como previsión de ventas, informes avanzados y gestión de inventario para ayudar a hacer crecer su negocio. Tómese el tiempo para elegir el que mejor satisfaga las necesidades de su negocio y le proporcione funciones adicionales cuando las necesite.

Recapitulemos: comience con una buena contabilidad, controle su flujo de efectivo y use la ayuda de un software de contabilidad. Cumplir con estos consejos lo ayudará a comenzar a administrar las finanzas de su pequeña empresa.