Cómo usar el software CMMS para rastrear y administrar los costos de mantenimiento

Como propietario de un negocio, desea mantener su equipo funcionando sin problemas sin arruinarse. Pero seamos realistas, el mantenimiento puede ser una tarea abrumadora. Desde hacer un seguimiento de las diferentes partes hasta garantizar que se sigan los cronogramas, todo puede sumar altos costos de mantenimiento. Aquí es donde entra en juego el software CMMS para ayudar a agilizar el proceso de mantenimiento y ahorrarle dinero.

Sin embargo, implementar un software CMMS no siempre es pan comido. A muchas empresas les resulta difícil usar el software de manera efectiva para rastrear y administrar sus costos de mantenimiento, así como los ocultos.

Según una encuesta de Plant Engineering, el 60% de los encuestados nunca había usado CMMS o solo lo usaba esporádicamente. Pero no te preocupes, no tienes que ser parte de esta estadística.

El uso del software CMMS puede traer beneficios significativos para su negocio. En un estudio realizado por Aberdeen Group, las empresas que utilizan el software CMMS observaron una reducción del 16 % en el tiempo de inactividad y un aumento del 20 % en la productividad del mantenimiento. Además, el software CMMS ayudó a las empresas a reducir sus costos de mantenimiento hasta en un 25 %.

Pero, ¿cómo utiliza el software CMMS para su ventaja? Exploremos cinco formas simples de reducir los costos de mantenimiento con CMMS. Pero primero entendamos lo que le está costando dinero.

Razones por las que el mantenimiento reactivo le cuesta dinero

El mantenimiento reactivo es un enfoque común en el que el equipo solo recibe servicio después de que se descompone. Sin embargo, este enfoque puede ser costoso a largo plazo, lo que genera gastos innecesarios y tiempo de inactividad. A continuación se muestran las principales causas del tiempo de inactividad no planificado del equipo:

Fuente: Ingeniería de Planta

Aquí hay cuatro razones por las que el mantenimiento reactivo puede terminar costándole dinero:

• Mayores costos de reparación debido al retraso en el mantenimiento.
• Mayor tiempo de inactividad de los equipos, lo que lleva a la pérdida de producción.
• Aumento de los riesgos de seguridad para el personal y los equipos.
• Menor vida útil de los equipos por falta de mantenimiento preventivo.

Para evitar estos problemas, implementar un plan de mantenimiento proactivo de CMMS puede ser una solución rentable. Este enfoque incluye inspecciones periódicas, mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo, todo lo cual puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Vamos a entender más profundamente en la siguiente sección.

Formas de utilizar el software Cmms para realizar un seguimiento y administrar de manera efectiva los costos de mantenimiento

En el mundo de la gestión del mantenimiento, mantener los costos bajo control es una prioridad para cualquier negocio. Con las herramientas adecuadas, como un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), las empresas pueden realizar un seguimiento y administrar de manera efectiva sus costos de mantenimiento. Aquí hay 5 formas de usar el software CMMS para rastrear y administrar los costos de mantenimiento:

1. Establezca presupuestos de mantenimiento para un seguimiento de costos preciso

Uno de los pasos más importantes en la gestión de los costos de mantenimiento es establecer un presupuesto de mantenimiento. Un CMMS puede ayudarlo a establecer y realizar un seguimiento de su presupuesto de mantenimiento al proporcionar visibilidad de sus gastos de mantenimiento. Para hacer esto, siga estos pasos:

• Determine sus gastos de mantenimiento actuales recopilando datos de años anteriores y observando los gastos actuales.
• Clasifique los gastos en diferentes áreas de mantenimiento, como mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo.
• Identifique áreas en las que puede reducir costos, como reducir el mantenimiento correctivo a través de medidas de mantenimiento preventivo.
• Establezca un presupuesto de mantenimiento realista para el año y asigne fondos a cada área.

Al establecer un presupuesto de mantenimiento, puede realizar un mejor seguimiento de sus gastos e identificar las áreas en las que puede reducir los costos.

2. Seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real

El seguimiento de los costes de mantenimiento en tiempo real es esencial para una gestión de costes eficaz. Con un CMMS, puede realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real siguiendo estos pasos:

• Cree una orden de trabajo para cada tarea de mantenimiento.
• Incluya todos los gastos relacionados con la tarea en la orden de trabajo, como costos de mano de obra, piezas y materiales.
• Asigne cada gasto a la categoría de mantenimiento adecuada, como mantenimiento correctivo, preventivo o predictivo.
• Actualice la orden de trabajo en tiempo real a medida que se incurra en nuevos gastos.

Al realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real, puede identificar rápidamente las áreas en las que los costos aumentan y tomar medidas para reducirlos.

3. Supervise los indicadores clave de rendimiento (KPI) para los costos de mantenimiento

El seguimiento de los KPI es una parte esencial de la gestión de los costes de mantenimiento. Un CMMS puede ayudarlo a monitorear los KPI relacionados con los costos de mantenimiento al proporcionar datos en tiempo real sobre métricas clave. Algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) para considerar el seguimiento incluyen:

• Tiempo medio entre fallos (MTBF)
• Tiempo medio de reparación (MTTR)
• Costo de mantenimiento por activo
• Costo de mantenimiento como porcentaje de los ingresos

Al monitorear estos KPI, puede identificar áreas donde los costos están aumentando y tomar medidas para reducirlos.

4. Utilice el mantenimiento preventivo para reducir los costos de mantenimiento correctivo

El mantenimiento preventivo es un enfoque proactivo del mantenimiento que puede ayudar a reducir los costos de mantenimiento correctivo. Un estudio de Plant Engineering encontró que el mantenimiento preventivo puede reducir los costos de mantenimiento correctivo hasta en un 50%. Con un CMMS, puede configurar programas de mantenimiento preventivo para cada activo, lo que lo ayudará a identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores. Para implementar un programa de mantenimiento preventivo, siga estos pasos:

• Identifique los activos que requieren mantenimiento preventivo en función de su criticidad y uso.
• Configure un programa de mantenimiento preventivo para cada activo según las recomendaciones del fabricante y su propia experiencia.
• Utilice el CMMS para programar y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento preventivo.
• Supervise la eficacia del programa de mantenimiento preventivo mediante el seguimiento de KPI clave, como MTBF y MTTR.

Al implementar un programa de mantenimiento preventivo, puede reducir los costos de mantenimiento correctivo y aumentar la vida útil de sus activos.

¿Cuál es el resultado final en la gestión de los costos de mantenimiento?

El software CMMS eficiente es una herramienta esencial para rastrear y administrar los costos de mantenimiento. Con el enfoque correcto y el sistema adecuado, puede reducir significativamente sus gastos de mantenimiento mientras mejora sus operaciones generales.

Al aprovechar los muchos beneficios del software CMMS, como las órdenes de trabajo automatizadas, la gestión de inventario optimizada y la programación de mantenimiento preventivo, puede mantener su equipo funcionando sin problemas mientras mantiene los costos bajo control. Ya sea que esté administrando una pequeña empresa o una gran operación industrial, la implementación de un sistema CMMS efectivo puede ayudarlo a mantenerse al tanto de los costos de mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad y maximizar la vida útil de sus activos. Entonces, ¿por qué esperar? Comience a explorar el mundo de CMMS hoy y vea la diferencia que puede hacer para su negocio.

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