Como usar o software CMMS para rastrear e gerenciar custos de manutenção

Como proprietário de uma empresa, você deseja manter seu equipamento funcionando sem problemas sem gastar muito. Mas, convenhamos, a manutenção pode ser uma tarefa assustadora. Desde acompanhar as diferentes peças até garantir que os cronogramas sejam seguidos, tudo isso pode resultar em altos custos de manutenção. É aqui que entra o software CMMS para ajudar a otimizar o processo de manutenção e economizar dinheiro.

No entanto, a implementação do software CMMS nem sempre é um passeio no parque. Muitas empresas acham desafiador usar o software de maneira eficaz para rastrear e gerenciar seus custos de manutenção, bem como os custos ocultos.

De acordo com uma pesquisa da Plant Engineering, 60% dos entrevistados nunca usaram o CMMS ou o usaram apenas esporadicamente. Mas não se preocupe, você não precisa fazer parte dessa estatística.

O uso do software CMMS pode trazer benefícios significativos para o seu negócio. Em um estudo do Aberdeen Group, as empresas que usam o software CMMS observaram uma redução de 16% no tempo de inatividade e um aumento de 20% na produtividade da manutenção. Além disso, o software CMMS ajudou as empresas a reduzir seus custos de manutenção em até 25%.

Mas como você usa o software CMMS a seu favor? Vamos explorar cinco maneiras simples de reduzir os custos de manutenção com o CMMS. Mas primeiro vamos entender o que está lhe custando dinheiro.

Razões pelas quais a manutenção reativa está custando dinheiro

A manutenção reativa é uma abordagem comum em que o equipamento só recebe manutenção depois de quebrar. No entanto, essa abordagem pode ser dispendiosa a longo prazo, resultando em despesas desnecessárias e tempo de inatividade. Abaixo estão as principais causas para o tempo de inatividade não planejado do equipamento:

Fonte: Engenharia de Plantas

Aqui estão quatro razões pelas quais a manutenção reativa pode acabar custando dinheiro:

• Custos de reparação mais elevados devido a atrasos na manutenção.
• Aumento do tempo de inatividade dos equipamentos, levando à perda de produção.
• Aumento dos riscos de segurança para pessoas e equipamentos.
• Menor vida útil do equipamento devido à falta de manutenção preventiva.

Para evitar esses problemas, a implementação de um plano proativo de manutenção do CMMS pode ser uma solução econômica. Essa abordagem inclui inspeções regulares, manutenção preventiva e manutenção preditiva, que podem economizar tempo e dinheiro a longo prazo. Vamos entender mais profundamente na seção abaixo.

Maneiras de utilizar o software CMMS para rastrear e gerenciar com eficiência os custos de manutenção

No mundo do gerenciamento de manutenção, manter os custos sob controle é a principal prioridade de qualquer empresa. Com as ferramentas certas, como um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS), as empresas podem rastrear e gerenciar com eficiência seus custos de manutenção. Aqui estão 5 maneiras de usar o software CMMS para rastrear e gerenciar custos de manutenção:

1. Estabeleça orçamentos de manutenção para rastreamento preciso de custos

Uma das etapas mais importantes no gerenciamento de custos de manutenção é estabelecer um orçamento de manutenção. Um CMMS pode ajudá-lo a estabelecer e rastrear seu orçamento de manutenção, fornecendo visibilidade de suas despesas de manutenção. Para fazer isso, siga estas etapas:

• Determine suas despesas de manutenção atuais coletando dados de anos anteriores e observando as despesas atuais.
• Categorize as despesas em diferentes áreas de manutenção, como manutenção corretiva, preventiva e preditiva.
• Identifique as áreas onde você pode reduzir custos, como reduzir a manutenção corretiva por meio de medidas de manutenção preventiva.
• Defina um orçamento de manutenção realista para o ano e aloque fundos para cada área.

Ao estabelecer um orçamento de manutenção, você pode controlar melhor suas despesas e identificar áreas onde pode reduzir custos.

2. Acompanhe os custos de manutenção em tempo real

Acompanhar os custos de manutenção em tempo real é essencial para uma gestão de custos eficaz. Com um CMMS, você pode acompanhar os custos de manutenção em tempo real seguindo estas etapas:

• Crie uma ordem de serviço para cada tarefa de manutenção.
• Inclua todas as despesas relacionadas à tarefa na ordem de serviço, como custos de mão de obra, peças e materiais.
• Atribua cada despesa à categoria de manutenção apropriada, como manutenção corretiva, preventiva ou preditiva.
• Atualize a ordem de serviço em tempo real à medida que novas despesas são incorridas.

Ao rastrear os custos de manutenção em tempo real, você pode identificar rapidamente as áreas onde os custos estão aumentando e tomar medidas para reduzi-los.

3. Monitore os principais indicadores de desempenho (KPIs) para custos de manutenção

O monitoramento de KPIs é uma parte essencial do gerenciamento de custos de manutenção. Um CMMS pode ajudá-lo a monitorar os KPIs relacionados aos custos de manutenção, fornecendo dados em tempo real sobre as principais métricas. Alguns indicadores-chave de desempenho (KPIs) a serem considerados no rastreamento incluem:

• Tempo médio entre falhas (MTBF)
• Tempo médio de reparo (MTTR)
• Custo de manutenção por ativo
• Custo de manutenção como porcentagem da receita

Ao monitorar esses KPIs, você pode identificar áreas onde os custos estão aumentando e tomar medidas para reduzi-los.

4. Use a manutenção preventiva para reduzir os custos de manutenção corretiva

A manutenção preventiva é uma abordagem proativa de manutenção que pode ajudar a reduzir os custos de manutenção corretiva. Um estudo da Plant Engineering constatou que a manutenção preventiva pode reduzir os custos de manutenção corretiva em até 50%. Com um CMMS, você pode configurar cronogramas de manutenção preventiva para cada ativo, o que o ajudará a identificar possíveis problemas antes que se tornem grandes problemas. Para implementar um programa de manutenção preventiva, siga estas etapas:

• Identifique os ativos que requerem manutenção preventiva com base em sua criticidade e uso.
• Configure um cronograma de manutenção preventiva para cada ativo com base nas recomendações do fabricante e em sua própria experiência.
• Use o CMMS para agendar e rastrear tarefas de manutenção preventiva.
• Monitore a eficácia do programa de manutenção preventiva rastreando os principais KPIs, como MTBF e MTTR.

Ao implementar um programa de manutenção preventiva, você pode reduzir os custos de manutenção corretiva e aumentar a vida útil de seus ativos.

Qual é o resultado final no gerenciamento de custos de manutenção?

O software CMMS eficiente é uma ferramenta essencial para rastrear e gerenciar custos de manutenção. Com a abordagem certa e o sistema certo instalado, você pode reduzir significativamente suas despesas de manutenção enquanto melhora suas operações gerais.

Aproveitando os muitos benefícios do software CMMS, como ordens de serviço automatizadas, gerenciamento de estoque simplificado e agendamento de manutenção preventiva, você pode manter seu equipamento funcionando sem problemas e, ao mesmo tempo, manter os custos sob controle. Quer você esteja administrando uma pequena empresa ou uma grande operação industrial, a implementação de um sistema CMMS eficaz pode ajudá-lo a controlar os custos de manutenção, reduzir o tempo de inatividade e maximizar a vida útil de seus ativos. Então, por que esperar? Comece a explorar o mundo do CMMS hoje e veja a diferença que isso pode fazer para o seu negócio.

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