Cara Menggunakan Perangkat Lunak CMMS untuk Melacak dan Mengelola Biaya Pemeliharaan

Sebagai pemilik bisnis, Anda ingin agar peralatan Anda tetap berjalan lancar tanpa merusak bank. Tapi mari kita hadapi itu, pemeliharaan bisa menjadi tugas yang menakutkan. Dari melacak bagian yang berbeda hingga memastikan bahwa jadwal diikuti, semuanya dapat menambah biaya perawatan yang tinggi. Di sinilah perangkat lunak CMMS masuk untuk membantu merampingkan proses pemeliharaan dan menghemat uang Anda.

Namun, mengimplementasikan perangkat lunak CMMS tidak selalu mudah. Banyak bisnis merasa kesulitan untuk menggunakan perangkat lunak secara efektif untuk melacak dan mengelola biaya pemeliharaan mereka, serta yang tersembunyi.

Menurut survei Plant Engineering, 60% responden tidak pernah menggunakan CMMS atau hanya menggunakannya secara sporadis. Tapi jangan khawatir, Anda tidak harus menjadi bagian dari statistik ini.

Menggunakan perangkat lunak CMMS dapat membawa manfaat yang signifikan bagi bisnis Anda. Dalam sebuah studi oleh Grup Aberdeen, bisnis yang menggunakan perangkat lunak CMMS mengalami penurunan waktu henti sebesar 16% dan peningkatan produktivitas pemeliharaan sebesar 20%. Terlebih lagi, perangkat lunak CMMS membantu bisnis mengurangi biaya pemeliharaan hingga 25%.

Tetapi bagaimana Anda menggunakan perangkat lunak CMMS untuk keuntungan Anda? Mari jelajahi lima cara sederhana untuk mengurangi biaya pemeliharaan dengan CMMS. Tapi pertama-tama mari kita pahami apa yang menghabiskan uang Anda.

Alasan Mengapa Pemeliharaan Reaktif Menghabiskan Uang Anda

Perawatan reaktif adalah pendekatan umum di mana peralatan hanya diservis setelah rusak. Namun, pendekatan ini bisa mahal dalam jangka panjang, mengakibatkan biaya dan downtime yang tidak perlu. Di bawah ini adalah penyebab utama downtime peralatan yang tidak direncanakan:

Sumber: Rekayasa Pabrik

Berikut adalah empat alasan mengapa pemeliharaan reaktif dapat menghabiskan uang Anda:

• Biaya perbaikan lebih tinggi karena perawatan tertunda.
• Peningkatan downtime peralatan, yang menyebabkan hilangnya produksi.
• Peningkatan risiko keselamatan bagi personel dan peralatan.
• Umur peralatan yang lebih rendah karena kurangnya pemeliharaan preventif.

Untuk menghindari masalah ini, menerapkan rencana pemeliharaan CMMS yang proaktif dapat menjadi solusi hemat biaya. Pendekatan ini mencakup inspeksi rutin, pemeliharaan preventif, dan pemeliharaan prediktif, yang semuanya dapat menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang. Mari kita pahami lebih dalam di bagian bawah.

Cara Menggunakan Software Cmms untuk Efektif Melacak dan Mengelola Biaya Pemeliharaan

Dalam dunia manajemen pemeliharaan, mengendalikan biaya adalah prioritas utama untuk bisnis apa pun. Dengan alat yang tepat, seperti sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), perusahaan dapat melacak dan mengelola biaya pemeliharaan secara efektif. Berikut adalah 5 cara menggunakan perangkat lunak CMMS untuk melacak dan mengelola biaya pemeliharaan:

1. Tetapkan Anggaran Pemeliharaan untuk Pelacakan Biaya yang Akurat

Salah satu langkah terpenting dalam mengelola biaya pemeliharaan adalah menetapkan anggaran pemeliharaan. CMMS dapat membantu Anda menetapkan dan melacak anggaran pemeliharaan dengan memberikan visibilitas ke dalam biaya pemeliharaan Anda. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

• Tentukan biaya pemeliharaan Anda saat ini dengan mengumpulkan data dari tahun-tahun sebelumnya dan melihat biaya saat ini.
• Mengkategorikan biaya ke dalam area pemeliharaan yang berbeda, seperti pemeliharaan korektif, preventif, dan prediktif.
• Identifikasi area di mana Anda dapat mengurangi biaya, seperti mengurangi pemeliharaan korektif melalui tindakan pemeliharaan preventif.
• Tetapkan anggaran pemeliharaan yang realistis untuk tahun tersebut, dan alokasikan dana untuk setiap area.

Dengan menetapkan anggaran pemeliharaan, Anda dapat melacak pengeluaran Anda dengan lebih baik dan mengidentifikasi area di mana Anda dapat mengurangi biaya.

2. Lacak Biaya Pemeliharaan secara Real-Time

Melacak biaya perawatan secara real-time sangat penting untuk manajemen biaya yang efektif. Dengan CMMS, Anda dapat melacak biaya perawatan secara waktu nyata dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

• Buat perintah kerja untuk setiap tugas pemeliharaan.
• Sertakan semua biaya yang terkait dengan tugas dalam urutan kerja, seperti biaya tenaga kerja, suku cadang, dan bahan.
• Tetapkan setiap biaya ke kategori pemeliharaan yang sesuai, seperti pemeliharaan korektif, preventif, atau prediktif.
• Perbarui perintah kerja secara real-time saat biaya baru dikeluarkan.

Dengan melacak biaya pemeliharaan secara waktu nyata, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi area di mana biaya meningkat dan mengambil tindakan untuk menguranginya.

3. Pantau Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk Biaya Pemeliharaan

Pemantauan KPI adalah bagian penting dari pengelolaan biaya pemeliharaan. CMMS dapat membantu Anda memantau KPI terkait biaya pemeliharaan dengan menyediakan data real-time pada metrik utama. Beberapa indikator kinerja utama (KPI) yang perlu dipertimbangkan pelacakan meliputi:

• Waktu rata-rata antar kegagalan (MTBF)
• Waktu rata-rata untuk memperbaiki (MTTR)
• Biaya pemeliharaan per aset
• Biaya pemeliharaan sebagai persentase dari pendapatan

Dengan memantau KPI ini, Anda dapat mengidentifikasi area di mana biaya meningkat dan mengambil langkah untuk menguranginya.

4. Gunakan Perawatan Preventif untuk Mengurangi Biaya Perawatan Korektif

Pemeliharaan preventif adalah pendekatan pemeliharaan proaktif yang dapat membantu mengurangi biaya pemeliharaan korektif. Sebuah studi oleh Plant Engineering menemukan bahwa pemeliharaan preventif dapat mengurangi biaya pemeliharaan korektif hingga 50%. Dengan CMMS, Anda dapat mengatur jadwal pemeliharaan preventif untuk setiap aset, yang akan membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi masalah besar. Untuk menerapkan program pemeliharaan preventif, ikuti langkah-langkah berikut:

• Identifikasi aset yang memerlukan pemeliharaan preventif berdasarkan kekritisan dan penggunaannya.
• Siapkan jadwal pemeliharaan preventif untuk setiap aset berdasarkan rekomendasi pabrikan dan pengalaman Anda sendiri.
• Gunakan CMMS untuk menjadwalkan dan melacak tugas pemeliharaan preventif.
• Pantau keefektifan program pemeliharaan preventif dengan melacak KPI utama, seperti MTBF dan MTTR.

Dengan menerapkan program pemeliharaan preventif, Anda dapat mengurangi biaya pemeliharaan korektif dan meningkatkan masa pakai aset Anda.

Apa Intinya dalam Mengelola Biaya Pemeliharaan?

Perangkat lunak CMMS yang efisien adalah alat penting untuk melacak dan mengelola biaya pemeliharaan. Dengan pendekatan yang tepat dan sistem yang tepat, Anda dapat mengurangi biaya pemeliharaan secara signifikan sambil meningkatkan keseluruhan operasi Anda.

Dengan memanfaatkan banyak manfaat perangkat lunak CMMS, seperti perintah kerja otomatis, manajemen inventaris yang disederhanakan, dan penjadwalan pemeliharaan preventif, Anda dapat menjaga agar peralatan tetap berjalan dengan lancar sekaligus menjaga biaya tetap terkendali. Apakah Anda menjalankan bisnis kecil atau operasi industri besar, menerapkan sistem CMMS yang efektif dapat membantu Anda tetap di atas biaya pemeliharaan, mengurangi waktu henti, dan memaksimalkan masa pakai aset Anda. Jadi mengapa menunggu? Mulai jelajahi dunia CMMS hari ini dan lihat perbedaan yang dapat dibuatnya untuk bisnis Anda.

FieldCircle adalah penyedia terkemuka CMMS dan solusi perangkat lunak CRM layanan lapangan. Perangkat lunak inovatif kami dirancang untuk merampingkan operasi bisnis Anda, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan meningkatkan efisiensi Anda secara keseluruhan. Rangkaian fitur kami yang lengkap mencakup penjadwalan dan pengiriman, pelacakan pekerjaan, pembuatan faktur, dan pelaporan, sehingga lebih mudah untuk mengelola operasi layanan lapangan Anda. Di FieldCircle, kami berkomitmen untuk memberikan perangkat lunak dan dukungan dengan kualitas terbaik untuk membantu klien kami mencapai tujuan bisnis mereka. Hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut dan memulai uji coba gratis Anda.