Modi efficaci per combattere i killer della produttività sul posto di lavoro

"La produttività è l'investimento deliberato e strategico del tuo tempo, talento, intelligenza, energia, risorse e opportunità in un modo calcolato per avvicinarti in modo misurabile a obiettivi significativi."

Dan S. Kennedy

Lo stesso vale per il posto di lavoro. Le organizzazioni devono adottare misure calcolate per creare un luogo di lavoro produttivo. Ciò contribuirà a migliorare la qualità del progetto, garantire consegne puntuali, arricchire l'esperienza del cliente e ottenere i massimi margini di profitto.

Tuttavia, diversi fattori intrinseci ed estrinseci, come la mancanza di motivazione, problemi personali, ruoli poco chiari, un ambiente di lavoro poco favorevole, ecc., possono interrompere la produttività sul posto di lavoro. Pertanto, le organizzazioni devono implementare misure per mitigare questi killer della produttività.

Questo blog discute come combattere efficacemente i killer della produttività sul posto di lavoro e come il software avanzato di gestione delle risorse di SAVIOM può aiutare in questo.

Ma prima, identifichiamo i killer della produttività sul posto di lavoro.

Gli strumenti e il software online ci aiutano a bilanciare il nostro lavoro da casa e consistono in tecniche di incremento della produttività con i loro meccanismi di progettazione e personalizzazione.

Esistono molte varianti degli strumenti sul mercato, a seconda della tua scelta. Ma ne hai bisogno solo uno specifico per scopi specifici.

Quindi, è l'elenco creato di seguito.

Lo stesso vale per il posto di lavoro. Le organizzazioni devono adottare misure calcolate per creare un luogo di lavoro produttivo. Ciò contribuirà a migliorare la qualità del progetto, garantire consegne puntuali, arricchire l'esperienza del cliente e ottenere i massimi margini di profitto.

Tuttavia, diversi fattori intrinseci ed estrinseci, come la mancanza di motivazione, problemi personali, ruoli poco chiari, un ambiente di lavoro poco favorevole, ecc., possono interrompere la produttività sul posto di lavoro. Pertanto, le organizzazioni devono implementare misure per mitigare questi killer della produttività.

Questo blog discute come combattere efficacemente i killer della produttività sul posto di lavoro e come il software avanzato di gestione delle risorse di SAVIOM può aiutare in questo.

Ma prima, identifichiamo i killer della produttività sul posto di lavoro.

1. Quali sono i comuni killer della produttività sul posto di lavoro?

I killer della produttività possono avere un impatto negativo sulla qualità del progetto, causare ritardi nella consegna e ridurre i margini di profitto. Alcuni dei principali killer della produttività sul posto di lavoro sono:

• Ambiguità nei ruoli e nelle responsabilità

• Attività BAU non necessarie come riunioni ed e-mail improduttive
• Utilizzo non ottimale delle risorse
• Cultura del lavoro non favorevole
• Assenza di un IDP e opportunità di miglioramento delle competenze
• Premi inefficaci e programma di riconoscimento

• Microgestione e mancanza di autonomia

Ora che conosciamo i killer della produttività, diamo un'occhiata a come combatterli.

2. Modi efficaci per combattere i killer della produttività della forza lavoro

I dati mostrano, “Il dipendente medio è produttivo per 2 ore e 53 minuti al giorno. Questo è solo il 31% della giornata lavorativa media di 8 ore. Pertanto, adottare le misure corrette è essenziale per mantenere la produttività.

Questa sezione discuterà i modi per affrontare i killer della produttività sul posto di lavoro.

2.1 Definire chiaramente le responsabilità chiave per evitare ambiguità di ruolo

Le ambiguità di ruolo rendono difficile per i dipendenti allineare i propri sforzi con le aspettative, con conseguenti revisioni e cambiamenti costanti. Ciò può anche portare alla duplicazione degli sforzi e ai conflitti tra i membri del team. Tutti questi ostacolano cumulativamente la produttività sul posto di lavoro.

Ad esempio, un'azienda IT sta lanciando una nuova app e richiede numerosi sviluppatori e tester. Se gli sviluppatori e i tester conoscono chiaramente le loro attività, attività secondarie e la tempistica per il completamento di queste attività, possono consegnare con successo il progetto. In questo modo, i manager possono aumentare la produttività e mantenere un flusso di lavoro semplificato.

2.2 Stabilire un protocollo di comunicazione per ridurre al minimo le riunioni improduttive

Secondo uno studio del Boston Consulting Group, riunioni e altre attività improduttive fanno perdere dal 40 all'80% del tempo delle persone in ufficio.

Questi dati mostrano che le riunioni non necessarie senza ordini del giorno prestabiliti possono far perdere tempo produttivo ai dipendenti. Inoltre, l'aggiunta di risorse non necessarie alle riunioni consuma tempo che avrebbe potuto essere speso per altre attività critiche. Inoltre, se una risorsa viene costantemente interrotta da notifiche provenienti da e-mail o thread di testo non necessari, ne interrompe la produttività.

Pertanto, è essenziale sviluppare un protocollo standard per le modalità di comunicazione asincrone e sincrone. Ad esempio, i manager possono pianificare riunioni per problemi vitali che richiedono aggiornamenti critici e aggiungere solo risorse critiche allo stesso. Per la comunicazione asincrona, i manager possono far circolare i verbali della riunione al team e aggiungere solo le persone richieste in un thread di posta elettronica o di testo. Massimizzerà il tempo di lavoro produttivo dei dipendenti.

2.3 Garantire una distribuzione uniforme del lavoro per un utilizzo ottimale

Uno dei fattori significativi che riducono la produttività è la distribuzione irregolare del lavoro. A volte, i manager sovraccaricano le risorse critiche e assegnano meno lavoro a dipendenti poco qualificati. Ciò si traduce in stress, esaurimento, disimpegno e morale basso nella forza lavoro. Se questo si prolunga, queste risorse perdono la motivazione al lavoro, rendendole improduttive.

Per mitigare questo problema, i manager dovrebbero considerare la disponibilità delle risorse e le loro competenze prima dell'allocazione. Inoltre, devono monitorare i livelli di utilizzo per evitare un utilizzo eccessivo/sottoutilizzato. Infine, in caso di problemi di burnout, i manager possono implementare tecniche di ottimizzazione adeguate come il livellamento o il livellamento delle risorse per alleggerire il carico di lavoro. Ciò contribuirà a mantenere l'indice di salute delle risorse, migliorare il coinvolgimento della forza lavoro e aumentare la produttività.

2.4 Creare un ambiente inclusivo per eliminare pregiudizi e conflitti

Il trattamento differenziato dei dipendenti in base al sesso, all'etnia o alla razza può creare pregiudizi e favoritismi all'interno di un team. Di conseguenza, i dipendenti si sentono sottovalutati e disconnessi dal gruppo. Abbasserà il loro morale e, a sua volta, influenzerà la produttività sul posto di lavoro.

Pertanto, le organizzazioni devono promuovere un ambiente di lavoro diversificato e inclusivo che offra pari opportunità per ogni risorsa e consenta un libero scambio di idee da molteplici prospettive. Inoltre, devono anche incoraggiare un meccanismo di feedback a 360 gradi per creare un ambiente di lavoro positivo e migliorare la produttività.

2.5 Condurre programmi di miglioramento delle competenze e di formazione per lo sviluppo della carriera

L'assenza di opportune opportunità di riqualificazione ostacola la crescita e lo sviluppo professionale delle risorse e le fa sentire insoddisfatte sul lavoro. Inoltre, quando alle risorse non vengono offerte opportunità multiformi, il lavoro sembrerà monotono e noioso per loro, con conseguente disimpegno e perdita di produttività a lungo termine.

Per superare questo problema, le organizzazioni dovrebbero fornire alle risorse adeguate opportunità di miglioramento delle competenze e creare un piano di sviluppo individuale (IDP) per lo sviluppo della carriera delle risorse. Ciò creerà un pool di risorse con più competenze e i dipendenti avranno la possibilità di lavorare su diversi progetti ed esplorare nuove strade. Tutti questi cumulativamente aumenteranno la soddisfazione sul lavoro e miglioreranno la motivazione dei dipendenti, rendendo così il posto di lavoro più produttivo.

2.6 Implementare iniziative di ricompensa e riconoscimento per aumentare il morale dei dipendenti

Secondo Deloitte, "Il riconoscimento aumenta il coinvolgimento, la produttività e le prestazioni dei dipendenti del 14%" . Questi dati mostrano l'importanza del riconoscimento nel migliorare la produttività dei dipendenti. Tuttavia, se il duro lavoro e l'input dei dipendenti non vengono riconosciuti e premiati, perderanno interesse e si disimpegneranno, con un conseguente impatto sulla produttività.

Per combattere questo, la direzione dovrebbe avere parametri di accesso trasparenti e stabilire programmi di ricompensa basati sulle prestazioni dei dipendenti. I premi possono essere formali come un aumento, bonus e permessi extra, o informali, come ringraziamenti sui social media, buoni regalo, ecc. In questo modo, anche altri dipendenti saranno motivati ​​a migliorare la loro produttività, creando così una cultura del lavoro ad alte prestazioni .

2.7 Consentire ai dipendenti di scegliere i progetti di loro interesse

La microgestione e la mancanza di autonomia sul posto di lavoro sono altri ostacoli che riducono la produttività dei dipendenti. Quando i dipendenti sono sotto costante supervisione e i manager intervengono in ogni minimo dettaglio, i dipendenti perdono il senso di appartenenza e fiducia. Questo, a sua volta, influisce sulla creatività del team, portando a una bassa produttività.

Pertanto, i dipendenti devono poter scegliere i progetti di loro interesse. Ciò promuoverà una cultura dell'autonomia in cui i dipendenti possono assumersi la completa responsabilità delle singole attività. Aumenterà la proprietà delle attività, consentirà loro di svolgere al massimo il loro potenziale e migliorerà la produttività sul posto di lavoro.

Ora vediamo come il software di gestione delle risorse può aiutare a implementare queste soluzioni in modo efficiente ed efficace.

3. In che modo un software avanzato di gestione delle risorse aiuta a migliorare la produttività sul posto di lavoro?

Il software di gestione delle risorse di nuova generazione di SAVIOM, con le sue funzioni avanzate, può aiutarti a ottimizzare la tua forza lavoro e garantire la massima produttività.

• Il software offre visibilità delle risorse a livello aziendale. Dispone inoltre di filtri avanzati che aiutano i manager ad allocare le risorse più adatte a un progetto, aumentando così la produttività.
• Lo strumento offre Business Intelligence in tempo reale, come report sull'utilizzo e mappe di calore codificate a colori. Può essere utilizzato per �HYPERLINK "https://www.saviom.com/blog/track-resource-utilization/"tenere traccia dei livelli di utilizzo e mitigare i problemi di utilizzo eccessivo e insufficiente. È inoltre possibile tenere traccia dello stato del lavoro e del tempo effettivo trascorso attraverso il tempo previsto rispetto a quello effettivo e mitigare i problemi di utilizzo eccessivo e insufficiente. È inoltre possibile tenere traccia dello stato del lavoro e del tempo effettivo trascorso attraverso il rapporto sul tempo previsto rispetto al tempo effettivo. In caso di deviazione, i gestori possono intervenire con opportuna guida e correzione della rotta.In caso di deviazione, i gestori possono intervenire con opportuna guida e correzione della rotta.
• Successivamente, lo strumento ERM di SAVIOM offre la caratteristica unica di Open Seat, dove i dipendenti possono esprimere il loro interesse. Ciò aumenta l'impegno e il coinvolgimento dei dipendenti, creando un ambiente di lavoro produttivo.

Strumenti per aumentare la produttività in ufficio

Ogni strumento ha il suo scopo nella vita reale e nel mondo delle app. I metodi di integrazione possono confonderci con l'obiettivo dello strumento, ma puoi capirlo quando viene utilizzato.

1. tempoTracko

La consapevolezza della gestione del tempo è fondamentale nel mondo degli affari. Dipendente o datore di lavoro, tutti devono stare attenti al proprio tempo.

timeTracko fornisce l'atmosfera per costruire una migliore fiducia tra datori di lavoro e dipendenti. Dispone di funzionalità di monitoraggio del tempo e di gestione delle presenze a cui è possibile accedere come dati da qualsiasi autorità.

timeTracko tiene traccia del tempo inattivo e attivo e acquisisce uno screenshot dello schermo dei dipendenti, convalidando il loro lavoro.

Quando è disponibile un sistema di tracciamento, tutti i dipendenti saranno consapevoli dell'entità di monitoraggio, che aumenta la produttività e nessuno perderà tempo.

L'analisi disponibile dal software su ogni dipendente aiuta a organizzare un team migliore e ad aumentare l'efficienza del lavoro.

Ha un'offerta di prova gratuita di 14 giorni.

2. Hub di prova

ProofHub è un software di gestione dei progetti all-in-one che combina una varietà di lavoro
applicazioni consolidate in un unico pacchetto conveniente.
Si concentra su tre aspetti della comunicazione sul posto di lavoro, la gestione del progetto, il lavoro di squadra,
pianificazione del progetto e partecipazione delle parti interessate. ProofHub ti consente di pianificare, gestire e
organizza i tuoi progetti dall'inizio alla fine. È un hub centralizzato per tutti i tuoi progetti, attività,
team e interazioni con i clienti.

La maggior parte delle attività del progetto sono gestite da ProofHub, sia che si tratti di organizzare i progetti in base a
eventi del calendario e pietre miliari o discussione di idee essenziali con il tuo team.
ProofHub offre anche opzioni di prezzo altamente convenienti con due piani tariffari principali per gli utenti:
● Il piano Essential ha un prezzo di $ 45 al mese, fatturato annualmente
● Il piano Ultimate Control ha un prezzo di $89/mese, fatturato annualmente

3. Ultimo passaggio

LastPass è la soluzione alla tua dimenticanza e al panico legati alle password nel mondo degli affari. È l'ultimo software di gestione delle password.

Puoi aggiungere un'estensione al tuo browser e iniziare a usarlo. Dovrai creare un profilo con una password principale nel suo caveau. Il vault memorizza le informazioni sull'autenticazione per tutte le applicazioni che utilizzi al lavoro.

Puoi accedere a tutte le tue password importanti nel caso in cui le dimentichi.

La sicurezza è la principale preoccupazione quando si tratta di password. Esiste un'autenticazione a più fattori con un forte algoritmo di autenticazione in azione che mantiene le tue informazioni al sicuro.

Per 1 dispositivo il costo è nullo e l'offerta più costosa è di $ 4, destinata a tutta la famiglia. È quasi gratuito.

4. Allentamento

Slack è per l'organizzazione dei metodi di comunicazione, tra i membri del team e altri dipendenti, anche di altre organizzazioni.

La migliore caratteristica di Slack è che ci consente di creare il nostro canale e di aggiungere le persone desiderate al canale. La transazione di riunioni e messaggi è molto semplice.

Slack ha rimosso la necessità di un uso eccessivo delle e-mail tra i lavoratori dell'azienda. Puoi condividere tutto con i messaggi istantaneamente e senza intoppi.

L'esperienza utente di Slack è un formato comodo e facilmente comprensibile. I neofiti non avranno problemi a collaborare con il team.

Nel mondo degli affari, la comunicazione e l'economicità hanno un valore primario.

Slack li fornisce entrambi. La versione gratuita ha alcune limitazioni ma offre molto per le tue esigenze.

5. Grammaticale

La formalità e gli standard nella documentazione aziendale sono le descrizioni della tua classe aziendale.

Temo sia vero, anche se è difficile da digerire, gente, giudicare i libri dalla copertina negli affari. Può essere a causa dell'etica morale o per la sicurezza degli investimenti, ma la convenzione è richiesta negli affari.

La qualità dei nostri testi nel documento soddisfa il lettore e la nostra probabilità di successo aumenta. Grammarly ci aiuta con tali compiti.

Grammarly è uno strumento eccezionale per la correzione delle bozze. Puoi aggiungere l'estensione al tuo browser e ti consiglierà e ti aiuterà a cambiare il testo in tempo reale. Imparerai e completerai il tuo compito.

Diversi emoji sono incorporati nella finestra di correzione, che ti consentirà di metterti rapidamente in relazione con il consiglio.

Semplici ortografie e punteggiatura possono essere rilevate nella versione gratuita, ma il plagio, l'informalità e il rilevamento di altri errori sono disponibili solo nel pacchetto premium.

È per $ 12 al mese se pagato annualmente.

6. Tasca

Pocket è un'applicazione per organizzare articoli, video e storie da altre pubblicazioni, app e siti Web per riferimenti futuri. Possiamo personalizzare il nostro spazio per ricevere aggiornamenti web giornalieri.

Puoi aggiungere l'estensione al tuo browser e aggiungere le pagine aperte nella tua scheda con un solo clic sull'icona dell'app. E ora sono accessibili da tutti i tuoi dispositivi che hanno effettuato l'accesso al tuo account.

È davvero semplice da usare ed efficace, poiché la navigazione sul Web fa perdere molto tempo, il che è dannoso per il business.

Per uso personale è sufficiente la versione gratuita e funziona anche offline.

7. Suite Google

Google fornisce un intero toolkit per una corretta gestione dei progetti. Devi solo avere un account Gmail per utilizzare i servizi di Google Suite.

Non costa nulla utilizzare i servizi di gestione dei progetti di Google, quindi potrebbe essere la tua prima scelta se stai pensando alla collaborazione online. Probabilmente ci sono diverse cose che puoi fare con Google.

Il calendario di Google ha funzioni per fornire reciprocamente informazioni su data e ora in un team. I documenti hanno funzionalità per la progettazione, la scrittura di testi, la preparazione di fogli Excel di dati e servizi Microsoft Office simili. Hai 15 GB di spazio di archiviazione su Google Drive e puoi accedere ai tuoi file quando vuoi.

Dispone di servizi di comunicazione e chat che possono essere utili nel coordinamento durante il lavoro di progetto.

Ogni servizio di Google serve a migliorare il business.

8. Canva

Canva è una piattaforma di progettazione gratuita che viene eseguita nel browser e ha un'usabilità adeguata. Puoi lavorare su qualsiasi progetto usandolo.

Aiuta a realizzare presentazioni video, post su Instagram, poster, loghi, infografiche, volantini e molti altri mezzi pubblicitari. Ci sono molte funzionalità che completano il tuo lavoro quotidiano con la progettazione.

I modelli gratuiti aumenteranno la tua creatività con idee, le immagini gratuite ti aiuteranno a illustrare le tue idee e le semplici funzionalità di trascinamento della selezione ti aiuteranno con efficienza. Risparmierai molto tempo e porterai a termine il lavoro quando utilizzi Canva.

Dispone di servizi di stampa e consegna. Se vuoi qualcosa come magliette, ceramiche pronte a casa tua con il disegno inciso, puoi prendere accordi con i funzionari lì. Il più delle volte, quando gli eventi sono vicini e non hai abbastanza tempo per fare tutto, puoi fare un tale ordine. Ovviamente nella zona dove c'è una filiale di Canva.

La versione a pagamento di Canva ha più accesso alle foto e all'inventario.

9. Evernote

Evernote è la migliore app per prendere appunti disponibile per la produttività e uno stile di vita organizzato. Abbiamo molte responsabilità durante il giorno e le notti della vita lavorativa. Abbiamo bisogno di assistenza per ricordare i nostri piani e Evernote ci fornisce quell'assistente.

Puoi creare programmi di attività, promemoria, date e scadenze nell'app. Sincronizzando Google Calendar con la tua app, puoi iniziare subito la gestione del tempo.

Può scansionare il tuo documento cartaceo e digitalizzarlo all'istante. Un sacco di tempo in ufficio viene risparmiato quando puoi giocare con la tua documentazione in questo modo.

Puoi ritagliare le pagine web e salvare il contenuto in modo personalizzato, senza pubblicità, per riferimento futuro nel tuo progetto. Risparmia tempo navigando in Internet.

Evernote viene utilizzato per i programmi personali e la produttività della vita lavorativa. Esistono piani gratuiti e piani a pagamento personali e professionali e l'integrazione con altri software richiede un piano a pagamento.

Il lavoro d'ufficio è efficiente con Evernote nell'elenco delle app dei dipendenti.

10. Asana

Il lavoro di squadra è fondamentale in ufficio perché la collaborazione tra i membri determina la produttività. I membri del team possono lavorare insieme in Asana da remoto.

Asana aiuta a organizzare la distribuzione dei compiti in una squadra. Non solo l'organizzazione e l'assegnazione dei compiti, ma anche notifiche su scadenze e priorità.

Puoi tenere traccia dei progressi di un determinato membro del team, concentrarti su attività specifiche e progredire separatamente. La distribuzione dei compiti è pianificata tenendo conto di ogni limitazione.

A causa dello spazio di lavoro condiviso, c'è una migliore transazione di dati e informazioni tra i membri del team. La personalizzazione e l'impostazione del flusso di lavoro possono essere eseguite rapidamente.

Le funzionalità di base sono gratuite. Sono disponibili piani a pagamento premium e aziendali, secondo le notizie.

11. Casella personale

Camminare con le unità flash da qui a lì, ogni tanto è fuori moda e meno efficiente quando abbiamo la possibilità di archiviare in cloud i nostri file e documenti importanti. Possiamo accedere a tutti i documenti relativi al lavoro da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

Dropbox fornisce le soluzioni per l'archiviazione cloud sicura dei nostri dati con l'interfaccia utente più semplice. Chiunque può lavorarci senza alcuna formazione specifica.

Possiamo condividere i documenti con i membri del nostro team quando dobbiamo collaborare a un progetto.

Puoi integrarlo con gli altri strumenti di gestione dei progetti online e le applicazioni di comunicazione. Puoi persino condividere le informazioni con i clienti mantenendo riservati i registri ufficiali a qualsiasi altra terza parte.

Dropbox è un database per i tuoi file di lavoro o file personali importanti in modo che tu non debba bagaglio con un supporto fisico di trasferimento dei dati.

La produttività dell'ufficio risiede nell'efficienza e nella riduzione dei problemi e Dropbox è la soluzione.

È un'applicazione basata su un servizio dedicato, quindi sono disponibili solo piani a pagamento a partire da $ 15.

Conclusione

Lo scrittore canadese Robin Sharma afferma: “ Non confondere l'attività con la produttività. Molte persone sono semplicemente impegnate ad essere occupate.

Quindi, aggiungere più lavoro non farà che rendere la tua forza lavoro più occupata ma meno produttiva. Se abbinate a uno strumento avanzato di gestione delle risorse, le strategie di cui sopra possono aiutarti a massimizzare il potenziale della forza lavoro e portare a un maggiore successo organizzativo.

Ci sono opzioni su come condurre il tuo lavoro. Opzioni per la selezione dello strumento, opzioni per la scelta dei costi e opzioni per utilizzarlo o meno.

Visto il tempo e la domanda della situazione attuale, è saggio abituarsi ai moderni strumenti online.

Chissà, stiamo plasmando il futuro per condurre affari da remoto, abituandoci. E la produttività dell'ufficio dovrebbe essere innata in te ovunque tu stia svolgendo il tuo lavoro.

Abituiamoci.