与工作场所的生产力杀手作斗争的有效方法

已发表: 2023-02-18

指数

  • 1 1. 工作场所常见的生产力杀手有哪些?
  • 2 2. 打击劳动力生产力杀手的有效方法
    • 2.1 2.1 明确定义关键职责以避免角色歧义
    • 2.2 2.2 建立沟通协议以尽量减少非生产性会议
    • 2.3 2.3 确保均匀的工作分配以实现最佳利用
    • 2.4 2.4 创造一个包容的环境以消除偏见和冲突
    • 2.5 2.5 开展职业发展的技能提升和培训计划
    • 2.6 2.6 实施奖励和认可计划以提高员工士气
    • 2.7 2.7 授权员工选择他们感兴趣的项目
  • 3 3. 先进的资源管理软件如何帮助提高工作场所的生产力?
  • 4 种提高办公室工作效率的工具
    • 4.1 1. timeTracko
    • 4.2 2.证明中心
    • 4.3 3.最后通行证
    • 4.4 4.松弛
    • 4.5 5.语法
    • 4.6 6.口袋
    • 4.7 7. 谷歌套件
    • 4.8 8.画布
    • 4.9 9.印象笔记
    • 4.10 10.体式
    • 4.11 11. 投递箱
  • 5结论

“生产力是对你的时间、才能、智慧、精力、资源和机会的深思熟虑的战略投资,其方式是经过计算,使你更接近有意义的目标。”

丹·肯尼迪

这同样适用于工作场所。 组织必须采取经过深思熟虑的措施来打造高效的工作场所。 这将有助于提高项目质量,确保及时交付,丰富客户体验,获得最大的利润空间。

但是,一些内在和外在因素,例如缺乏动力、个人问题、角色不明确、不利的工作环境等,可能会破坏工作场所的生产力。 因此,组织需要实施措施来减轻这些生产力杀手。

该博客讨论了如何有效地对抗工作场所的生产力杀手,以及 SAVIOM 的高级资源管理软件如何提供帮助。

但首先,让我们找出工作场所的生产力杀手。

在线工具和软件支持我们平衡我们在家的工作,包括提高生产力的技术及其设计和定制机制。

根据您的选择,市场上有多种工具。 但是,您只需要一个用于特定目的的特定对象。

所以,是下面创建的列表。

这同样适用于工作场所。 组织必须采取经过深思熟虑的措施来打造高效的工作场所。 这将有助于提高项目质量,确保及时交付,丰富客户体验,获得最大的利润空间。

但是,一些内在和外在因素,例如缺乏动力、个人问题、角色不明确、不利的工作环境等,可能会破坏工作场所的生产力。 因此,组织需要实施措施来减轻这些生产力杀手。

该博客讨论了如何有效地对抗工作场所的生产力杀手,以及 SAVIOM 的高级资源管理软件如何提供帮助。

但首先,让我们找出工作场所的生产力杀手。

1. 职场常见的生产力杀手有哪些?

生产力杀手可能会对项目质量产生不利影响,导致交付延迟并降低利润率。 工作场所的一些重要生产力杀手是:

  • 角色和责任不明确
  • 不必要的 BAU 任务,例如低效的会议和电子邮件
  • 资源的次优利用
  • 不利的工作文化
  • 没有国内流离失所者和提高技能的机会
  • 无效的奖励和认可计划
  • 微观管理和缺乏自主权

现在我们了解了生产力杀手,让我们看看如何对付它们。

2. 打击劳动力生产力杀手的有效方法

数据显示, “普通员工每天的工作时间为 2 小时 53 分钟。 这只是平均 8 小时工作日的 31%。” 因此,采取正确的措施对于保持生产力至关重要。

本节将讨论解决工作场所生产力杀手的方法。

2.1 明确定义关键职责,避免角色模糊

角色模糊使得员工很难将他们的努力与期望保持一致,从而导致不断的修改和变化。 这也可能导致团队成员之间的重复工作和冲突。 所有这些累积起来阻碍了工作场所的生产力。

例如,一家 IT 公司正在推出一款新应用,需要大量开发人员和测试人员。 如果开发人员和测试人员清楚地知道他们的任务、子任务以及完成这些活动的时间表,他们就可以成功地交付项目。 这样,管理人员可以提高工作效率并保持简化的工作流程。

2.2 建立沟通协议以尽量减少非生产性会议

根据波士顿咨询集团的一项研究,会议和其他非生产性活动浪费了人们 40% 到 80% 的办公室时间。

该数据表明,没有预先确定议程的不必要的会议会浪费员工的生产时间。 此外,当不需要的资源被添加到会议中时,它会浪费本可以用于其他关键任务的时间。 此外,如果资源不断被来自不必要的电子邮件或文本线程的通知打断,则会影响他们的工作效率。

因此,有必要为异步和同步通信模式开发一个标准协议。 例如,管理人员可以为需要关键更新的重要问题安排会议,并且只向会议添加关键资源。 对于异步通信,管理人员可以将会议纪要分发给团队,并在电子邮件或文本线程中仅添加所需人员。 它将最大化员工的生产性工作时间。

2.3 确保均匀的工作分配以实现最佳利用

降低生产力的重要因素之一是工作分配不均。 有时,管理人员会超载关键资源并分配给技能不足的员工较少的工作。 这些导致员工压力大、倦怠、脱离和士气低落。 如果这种情况持续下去,这些资源就会失去工作的动力,使它们变得没有生产力。

为了缓解这个问题,管理人员应该在分配之前考虑资源的可用性和他们的技能。 此外,他们必须监控利用率水平以防止过度利用/利用不足。 最后,如果出现倦怠问题,管理人员可以实施适当的优化技术,如资源均衡或平滑以减轻工作量。 这将有助于维持资源健康指数、提高员工敬业度并提高生产率。

2.4 创造一个包容的环境以消除偏见和冲突

基于性别、民族或种族对员工的区别对待可能会在团队中造成偏见和偏袒。 结果,员工感到自己被低估了,并且与团队脱节了。 这会降低他们的士气,进而影响工作场所的生产力。

因此,组织需要培养多元化和包容性的工作环境,为每一种资源提供平等的机会,并允许从多个角度自由交流想法。 此外,他们还必须鼓励 360 度反馈机制,以营造积极的工作环境并提高生产力。

2.5 开展职业发展的技能提升和培训计划

缺乏适当的技能提升机会会阻碍资源的专业成长和发展,并使他们对工作感到不满。 此外,当资源没有得到多方面的机会时,他们会觉得工作单调乏味,从长远来看会导致脱离和生产力下降。

为了克服这个问题,组织应该为资源提供适当的技能提升机会,并为资源的职业发展制定个人发展计划 (IDP)。 这将创建一个多技能资源库,员工将有机会从事不同的项目并探索新的途径。 所有这些累积起来将提高工作满意度并增强员工积极性,从而使工作场所更有效率。

2.6 实施奖励和表彰举措以提高员工士气

据德勤称, “认可可将员工敬业度、生产力和绩效提高 14%” 。 该数据显示了认可对于提高员工生产力的重要性。 然而,如果员工的辛勤工作和投入得不到认可和奖励,他们就会失去兴趣和脱离工作,从而影响生产力。

为了解决这个问题,管理层应该有透明的访问参数,并根据员工绩效制定奖励计划。 奖励可以是正式的,如加薪、奖金和额​​外的假期,也可以是非正式的,如社交媒体宣传、礼品卡等。这样,其他员工也会被激励提高他们的生产力,从而创造一种高绩效的工作文化.

2.7 授权员工选择他们感兴趣的项目

工作场所的微观管理和缺乏自主权是降低员工生产力的其他障碍。 当员工处于不断的监督之下,管理者干预每一个细节时,员工就会失去归属感和信任感。 这反过来会影响团队的创造力,导致生产力低下。

因此,必须允许员工选择他们感兴趣的项目。 这将促进一种自主文化,员工可以对个人任务承担全部责任。 它将提高任务所有权,使他们能够充分发挥潜力,并提高工作场所的生产力。

现在让我们看看资源管理软件如何帮助高效且有效地实施这些解决方案。

3. 先进的资源管理软件如何帮助提高工作场所的生产力?

SAVIOM 的下一代资源管理软件具有先进的功能,可以帮助优化您的劳动力并确保最大的生产力。

  • 该软件提供企业范围内的资源可见性。 它还具有高级过滤器,可帮助管理人员将最合适的资源分配给项目,从而提高生产力。
  • 该工具提供实时商业智能,例如利用率报告和颜色编码的热图。 它可用于“HYPERLINK”https://www.saviom.com/blog/track-resource-utilization/”跟踪利用率水平并缓解过度利用和利用不足的问题。 还可以通过预测与实际时间来跟踪工作状态和实际花费的时间,并缓解过度利用和利用不足的问题。 还可以通过预测与实际时间报告跟踪工作状态和实际花费的时间。 In case of deviation, managers can interfered with appropriate guidance and course correction.In case of deviation, managers can interference with appropriate guidance and course correction. 在出现偏差的情况下,经理可以进行干预并提供适当的指导和课程纠正。
  • 接下来,SAVIOM 的 ERM 工具提供了 Open Seat 的独特功能,员工可以在其中表达他们的兴趣。 这提高了员工的承诺和参与度,创造了一个高效的工作场所。

提高办公室生产力的工具

2022 年提高办公效率的工具

每个工具在现实生活和应用程序世界中都有其用途。 集成方法可能会使我们与工具的目标混淆,但您可以在使用时弄明白。

S. 没有工具名称简短的介绍
1个时间跟踪timeTracko 提供了在雇主和雇员之间建立更好信任的氛围。
2个证明中心所有项目和团队协作的一个地方
3个最后通行证LastPass 是解决您在业务中与密码相关的健忘和恐慌的解决方案。
4个松弛Slack 是用于组织团队成员和其他员工,甚至来自其他组织的员工之间的沟通方式。
5个文法业务文档中的形式和标准是对您的业务级别的描述。
6个口袋Pocket 是一款用于整理来自其他出版物、应用程序和网站的文章、视频和故事以供将来参考的应用程序。
7 谷歌套件Google 提供了用于正确项目管理的完整工具包。
8个画布Canva 是一个免费的设计平台,在浏览器中运行,具有适当的可用性。
9 印象笔记Evernote 是最好的笔记应用程序,可提高工作效率和组织有序的生活方式。
10 体式团队合作在办公室是必不可少的,因为成员之间的协作决定了生产力。
11 投递箱Dropbox 以最简单的用户界面为我们的数据提供安全的云存储解决方案。

1.时间追踪

时间管理意识在商业中至关重要。 无论是雇员还是雇主,都必须注意自己的时间。

timeTracko 提供了在雇主和雇员之间建立更好信任的氛围。 它具有时间跟踪和出勤管理功能,任何机构都可以将其作为数据访问。

timeTracko 跟踪闲置和活动时间并截取员工的屏幕截图,以验证他们的工作。

当有可用的跟踪系统时,所有员工都会意识到监控实体,这会提高生产率,而且不会浪费任何人的时间。

软件对每个员工的分析有助于组织更好的团队并提高工作效率。

它有 14 天的免费试用期。

2.证明中心

ProofHub 是一款集多种工作于一身的一体化项目管理软件
应用程序整合到一个方便的包中。
它着重于职场沟通、项目管理、团队合作三个方面,
项目规划和利益相关者参与。 ProofHub 允许您计划、管理和
从头到尾组织您的项目。 它是您所有项目、任务的集中枢纽,
团队和客户互动。

大多数项目活动都由 ProofHub 管理,无论是根据
日历事件和里程碑或与您的团队讨论基本想法。
ProofHub 提供非常实惠的定价选项以及两个主要的用户定价计划:
● Essential 计划的价格为每月 45 美元,按年计费
● Ultimate Control 计划的价格为每月 89 美元,按年计费

3. 最后通行证

提高生产力的技巧

LastPass 是解决您在业务中与密码相关的健忘和恐慌的解决方案。 它是终极密码管理软件。

您可以向浏览器添加扩展程序并开始使用它。 您将必须创建一个配置文件,并为其保险库设置一个主密码。 保管库存储有关您在工作中使用的所有应用程序的身份验证信息。

您可以访问所有重要密码以防忘记。

在密码方面,安全性是主要问题。 多重身份验证具有强大的身份验证算法,可确保您的信息安全。

对于 1 台设备,成本为零,最昂贵的报价为 4 美元,面向整个家庭。 它几乎是免费的。

4.松弛

Slack 是用于组织团队成员和其他员工,甚至来自其他组织的员工之间的沟通方式。

Slack 的最佳功能是它允许我们创建自己的频道并将目标用户添加到频道中。 会议和消息交易非常容易。

Slack 消除了企业员工过度使用电子邮件的必要性。 您可以立即顺利地通过消息共享所有内容。

Slack 的用户体验是一种舒适且易于理解的格式。 新手与团队合作不会有问题。

在商业中,沟通和成本效益具有首要价值。

Slack 提供了这两者。 免费版本有一些限制,但可以满足您的需求。

5.语法

业务文档中的形式和标准是对您的业务级别的描述。

恐怕这是真的,虽然很难消化,但人们确实会以貌取人。 可能是出于道德操守,也可能是为了投资安全,但商业上需要约定俗成。

我们在文档中的文本质量令读者满意,我们的成功概率也会增加。 Grammarly 帮助我们完成这些任务。

Grammarly 是一款出色的草稿修正工具。 您可以将扩展程序添加到您的浏览器,它会实时建议和帮助更改文本。 您将学习并完成您的任务。

更正窗口中嵌入了不同的表情符号,可让您快速联想到建议。

免费版可以检测简单的拼写和标点符号,但剽窃、非正式和其他错误检测仅在高级包中可用。

如果按年支付,则每月 12 美元。

6.口袋

提高生产力的技巧pdf

Pocket 是一款用于整理来自其他出版物、应用程序和网站的文章、视频和故事以供将来参考的应用程序。 我们可以自定义我们自己的空间来获取每日网络更新。

您可以将扩展程序添加到浏览器,只需单击应用程序图标即可添加选项卡中打开的页面。 而且,现在可以从登录到您帐户的任何设备访问它们。

它使用起来非常简单且有效,因为网上冲浪会浪费大量时间,这对业务不利。

对于个人使用,免费版就足够了,甚至可以离线使用。

7.谷歌套件

Google 提供了用于正确项目管理的完整工具包。 您只需拥有一个 Gmail 帐户即可使用 Google Suite 的服务。

使用 Google 项目管理服务是免费的,因此如果您考虑在线协作,它可能是您的首选。 您可以使用 Google 做很多不同的事情。

Google 日历具有在团队中相互提供时间和日期信息的功能。 Docs 具有用于设计、编写文本、准备数据 Excel 工作表和类似 Microsoft Office 服务的功能。 您在 Google Drive 上有 15 GB 的存储空间,您可以随时访问您的文件。

它具有通信和聊天服务,可以在项目工作中帮助协调。

Google 的每一项服务都是为了让业务变得更好。

8.画布

Canva 是一个免费的设计平台,在浏览器中运行,具有适当的可用性。 您可以使用它进行任何设计。

它有助于制作视频演示、Instagram 帖子、海报、徽标、信息图表、传单和许多其他广告媒体。 有许多功能可以补充您的日常设计工作。

免费模板将通过想法激发您的创造力,免费图像可帮助您阐明您的想法,而简单的拖放功能可帮助您提高效率。 当您使用 Canva 时,您将节省大量时间并完成工作。

它有印刷和送货服务。 如果您想在家门口准备好 T 恤、陶瓷之类的东西,上面刻有图案,您可以与那里的官员进行安排。 大多数时候,当事件临近,而你没有足够的时间做每件事时,你可以下这样的命令。 显然,在 Canva 的分支机构所在的区域。

付费版的 Canva 可以更多地访问照片和库存。

9.印象笔记

Evernote 是最好的笔记应用程序,可提高工作效率和组织有序的生活方式。 在工作和生活的白天和黑夜中,我们肩负着许多责任。 我们需要帮助来记住我们的计划,Evernote 为我们提供了这个助手。

您可以在应用程序中制定任务计划、提醒、日期和截止日期。 通过将 Google 日历与您的应用程序同步,您可以立即开始时间管理。

它可以扫描您的纸质文档并立即将其数字化。 当您可以像这样处理文档时,可以节省大量办公时间。

您可以剪辑网页并以自定义方式保存内容,没有广告,以供将来在您的项目中参考。 它节省了上网的时间。

Evernote 用于个人日程安排和工作生活效率。 有免费计划以及个人和专业付费计划,与其他软件的集成需要付费计划。

在员工的应用列表中使用 Evernote 办公高效。

10.体式

团队合作在办公室是必不可少的,因为成员之间的协作决定了生产力。 团队成员可以在 Asana 中远程协作。

Asana 有助于组织团队中的任务分配。 不仅组织和分配任务,而且还通知截止日期和优先级。

可以跟踪某个团队成员的进度,专注于特定的任务,单独进行。 计划任务分配时考虑到每个限制。

由于共享工作空间,团队成员之间可以更好地交换数据和信息。 可以快速完成自定义和设置工作流程。

基本功能是免费的。 据新闻报道,可以使用高级和商业付费计划。

11.投递箱

当我们有可能将我们的重要文件和文档存储在云中时,时不时地带着闪存驱动器从这里走到那里是不合时宜且效率低下的。 我们可以从任何地方使用任何设备访问每份与工作相关的文档。

Dropbox 以最简单的用户界面为我们的数据提供安全的云存储解决方案。 任何人都可以在没有任何特定培训的情况下使用它。

当我们必须在项目上进行协作时,我们可以与我们的团队成员共享文档。

您可以将它与您的其他在线项目管理工具和通信应用程序集成。 您甚至可以与客户共享信息,同时对任何其他第三方保密官方记录。

Dropbox 是您的工作文件或重要个人文件的数据库,因此您不应该背负数据传输的物理介质。

办公生产力在于效率和更少的麻烦,而 Dropbox 就是解决方案。

这是一个基于服务的专用应用程序,因此仅提供从 15 美元起的付费计划。

结论

加拿大作家 Robin Sharma 说: 不要将活动与生产力混为一谈。 许多人只是忙于忙碌。”

因此,增加更多的工作只会让您的员工更加忙碌,但生产力会降低。 当与先进的资源管理工具相结合时,上述策略可以帮助您最大限度地发挥劳动力潜力并带来更大的组织成功。

您可以选择如何开展工作。 工具选择选项、成本选择选项以及是否使用它的选项。

鉴于目前的时间和需求,习惯现代在线工具是明智的。

谁知道呢,我们正在塑造未来以远程开展业务,并逐渐适应它们。 而且,无论您在哪里开展工作,办公室生产力都应该与生俱来。

让我们习惯它。