Maneiras eficazes de combater assassinos de produtividade em seu local de trabalho

“Produtividade é o investimento deliberado e estratégico de seu tempo, talento, inteligência, energia, recursos e oportunidades de maneira calculada para aproximá-lo de metas significativas.”

Dan S. Kennedy

O mesmo vale para o local de trabalho. As organizações devem tomar medidas calculadas para construir um local de trabalho produtivo. Isso ajudará a melhorar a qualidade do projeto, garantir a entrega pontual, enriquecer a experiência do cliente e obter margens de lucro máximas.

Porém, vários fatores intrínsecos e extrínsecos, como falta de motivação, problemas pessoais, papéis pouco claros, ambiente de trabalho inadequado etc., podem prejudicar a produtividade no local de trabalho. Portanto, as organizações precisam implementar medidas para mitigar esses assassinos de produtividade.

Este blog discute como combater os assassinos de produtividade no local de trabalho de forma eficaz e como o software de gerenciamento de recursos avançados da SAVIOM pode ajudar com isso.

Mas primeiro, vamos identificar os assassinos de produtividade no local de trabalho.

As ferramentas e software online nos ajudam a equilibrar nosso trabalho em casa e consistem em técnicas de incremento de produtividade com seus mecanismos de design e personalização.

Existem muitas variações das ferramentas no mercado, de acordo com a sua escolha. Mas, você só precisa de um específico para fins específicos.

Então, é a lista criada abaixo.

O mesmo vale para o local de trabalho. As organizações devem tomar medidas calculadas para construir um local de trabalho produtivo. Isso ajudará a melhorar a qualidade do projeto, garantir a entrega pontual, enriquecer a experiência do cliente e obter margens de lucro máximas.

Porém, vários fatores intrínsecos e extrínsecos, como falta de motivação, problemas pessoais, papéis pouco claros, ambiente de trabalho inadequado etc., podem prejudicar a produtividade no local de trabalho. Portanto, as organizações precisam implementar medidas para mitigar esses assassinos de produtividade.

Este blog discute como combater os assassinos de produtividade no local de trabalho de forma eficaz e como o software de gerenciamento de recursos avançados da SAVIOM pode ajudar com isso.

Mas primeiro, vamos identificar os assassinos de produtividade no local de trabalho.

1. Quais são os assassinos de produtividade comuns no local de trabalho?

Assassinos de produtividade podem afetar negativamente a qualidade do projeto, causar atrasos na entrega e diminuir as margens de lucro. Alguns dos assassinos de produtividade significativos no local de trabalho são:

• Ambigüidades em funções e responsabilidades

• Tarefas BAU desnecessárias, como reuniões e e-mails improdutivos
• Utilização subótima de recursos
• Cultura de trabalho não propícia
• Ausência de um IDP e oportunidades de qualificação
• Programa ineficaz de recompensas e reconhecimento

• Microgestão e falta de autonomia

Agora que sabemos sobre os assassinos da produtividade, vamos ver como combatê-los.

2. Maneiras eficazes de combater os assassinos da produtividade da força de trabalho

Dados mostram, “O funcionário médio é produtivo por 2 horas e 53 minutos diariamente. Isso é apenas 31% do dia de trabalho médio de 8 horas.” Por isso, tomar as medidas corretas é essencial para manter a produtividade.

Esta seção discutirá as maneiras de lidar com os assassinos de produtividade no local de trabalho.

2.1 Defina claramente as principais responsabilidades para evitar ambiguidades de função

As ambiguidades de função tornam desafiador para os funcionários alinhar seus esforços com as expectativas, resultando em revisões e mudanças constantes. Isso também pode levar à duplicação de esforços e conflitos entre os membros da equipe. Tudo isso dificulta cumulativamente a produtividade no local de trabalho.

Por exemplo, uma empresa de TI está lançando um novo aplicativo e requer vários desenvolvedores e testadores. Se os desenvolvedores e testadores conhecerem claramente suas tarefas, subtarefas e o cronograma para concluir essas atividades, eles poderão entregar o projeto com sucesso. Dessa forma, os gerentes podem aumentar a produtividade e manter um fluxo de trabalho simplificado.

2.2 Estabelecer protocolo de comunicação para minimizar reuniões improdutivas

De acordo com um estudo do Boston Consulting Group, reuniões e outras atividades improdutivas desperdiçam de 40 a 80% do tempo das pessoas no escritório.

Esses dados mostram que reuniões desnecessárias sem agendas pré-definidas podem desperdiçar o tempo produtivo dos funcionários. Além disso, quando recursos desnecessários são adicionados às reuniões, consome-se um tempo que poderia ser gasto em outras tarefas críticas. Além disso, se um recurso for constantemente interrompido por notificações de e-mails ou mensagens de texto desnecessárias, isso interromperá sua produtividade.

Portanto, é essencial desenvolver um protocolo padrão para modos de comunicação assíncronos e síncronos. Por exemplo, os gerentes podem agendar reuniões para questões vitais que requerem atualizações críticas e apenas adicionar recursos críticos às mesmas. Para comunicação assíncrona, os gerentes podem circular as atas da reunião para a equipe e adicionar apenas as pessoas necessárias em um e-mail ou thread de texto. Isso maximizará o tempo de trabalho produtivo dos funcionários.

2.3 Garanta uma distribuição uniforme do trabalho para uma utilização ideal

Um dos fatores significativos que reduzem a produtividade é a distribuição desigual do trabalho. Às vezes, os gerentes sobrecarregam recursos críticos e atribuem menos trabalho a funcionários pouco qualificados. Isso resulta em estresse, esgotamento, desengajamento e baixa moral na força de trabalho. Se isso for prolongado, esses recursos perdem a motivação para o trabalho, tornando-os improdutivos.

Para mitigar esse problema, os gerentes devem considerar a disponibilidade de recursos e suas habilidades antes da alocação. Além disso, eles devem monitorar os níveis de utilização para evitar a super/subutilização. Por fim, em caso de problemas de esgotamento, os gerentes podem implementar técnicas de otimização adequadas, como nivelamento ou suavização de recursos para aliviar a carga de trabalho. Isso ajudará a manter o índice de saúde dos recursos, aumentar o engajamento da força de trabalho e aumentar a produtividade.

2.4 Crie um ambiente inclusivo para eliminar preconceitos e conflitos

O tratamento diferenciado de funcionários com base em gênero, etnia ou raça pode criar preconceitos e favoritismo dentro de uma equipe. Como resultado, os funcionários se sentem desvalorizados e desconectados do grupo. Isso diminuirá sua moral e, por sua vez, afetará a produtividade no local de trabalho.

Assim, as organizações precisam promover um ambiente de trabalho diverso e inclusivo que forneça oportunidades iguais para todos os recursos e permita uma livre troca de ideias de múltiplas perspectivas. Além disso, eles também devem incentivar um mecanismo de feedback de 360 ​​graus para criar um ambiente de trabalho positivo e melhorar a produtividade.

2.5 Conduzir programas de qualificação e treinamento para desenvolvimento de carreira

A ausência de oportunidades adequadas de atualização profissional dificulta o crescimento e desenvolvimento profissional dos recursos e faz com que se sintam insatisfeitos no trabalho. Além disso, quando os recursos não recebem oportunidades multifacetadas, o trabalho parecerá monótono e enfadonho para eles, resultando em desengajamento e perda de produtividade a longo prazo.

Para superar esse problema, as organizações devem fornecer recursos com oportunidades adequadas de qualificação e criar um plano de desenvolvimento individual (IDP) para o desenvolvimento de carreira dos recursos. Isso criará um pool de recursos multiqualificados e os funcionários terão a chance de trabalhar em diversos projetos e explorar novos caminhos. Tudo isso cumulativamente aumentará a satisfação no trabalho e aumentará a motivação dos funcionários, tornando o local de trabalho mais produtivo.

2.6 Implementar iniciativas de recompensa e reconhecimento para aumentar o moral dos funcionários

Segundo a Deloitte, “o reconhecimento aumenta o engajamento, a produtividade e o desempenho dos funcionários em 14%” . Esses dados mostram a importância do reconhecimento para aumentar a produtividade dos funcionários. No entanto, se o trabalho árduo e a contribuição dos funcionários não forem reconhecidos e recompensados, eles perderão o interesse e se desengajarão, afetando a produtividade.

Para combater isso, a gestão deve ter parâmetros de acesso transparentes e estabelecer programas de recompensa com base no desempenho dos funcionários. As recompensas podem ser formais, como aumento, bônus e licenças extras, ou informais, como mensagens de mídia social, cartões-presente etc. Dessa forma, outros funcionários também serão motivados a melhorar sua produtividade, criando assim uma cultura de trabalho de alto desempenho .

2.7 Capacitar os funcionários a escolher projetos de seu interesse

A microgestão e a falta de autonomia no ambiente de trabalho são outros obstáculos que diminuem a produtividade dos funcionários. Quando os funcionários estão sob supervisão constante e os gerentes intervêm em cada pequeno detalhe, os funcionários perdem o senso de pertencimento e confiança. Isso, por sua vez, afeta a criatividade da equipe, levando à baixa produtividade.

Portanto, os funcionários devem poder escolher projetos de seu interesse. Isso promoverá uma cultura de autonomia em que os funcionários podem assumir total responsabilidade por tarefas individuais. Isso aumentará a propriedade da tarefa, capacitará-os a realizar todo o seu potencial e aumentará a produtividade no local de trabalho.

Agora vamos ver como o software de gerenciamento de recursos pode ajudar a implementar essas soluções de forma eficiente e eficaz.

3. Como o software avançado de gerenciamento de recursos ajuda a melhorar a produtividade no local de trabalho?

O software de gerenciamento de recursos de última geração da SAVIOM, com suas funções avançadas, pode ajudar a otimizar sua força de trabalho e garantir a máxima produtividade.

• O software fornece visibilidade dos recursos em toda a empresa. Ele também possui filtros avançados que ajudam os gerentes a alocar os recursos mais adequados para um projeto, aumentando assim a produtividade.
• A ferramenta oferece Business Intelligence em tempo real, como relatórios de utilização e mapas de calor codificados por cores. Ele pode ser usado para �HIPERLINK "https://www.saviom.com/blog/track-resource-utilization/" rastrear os níveis de utilização e mitigar problemas de subutilização e superutilização. Também é possível rastrear o status do trabalho e o tempo real gasto por meio do tempo previsto versus real e mitigar problemas de sobre e subutilização. Também é possível acompanhar o status do trabalho e o tempo real gasto por meio do relatório de previsão versus tempo real. Em caso de desvio, os gerentes podem intervir com orientação adequada e correção de rumo. Em caso de desvio, os gerentes podem intervir com orientação adequada e correção de rumo.
• Em seguida, a ferramenta ERM da SAVIOM oferece o recurso exclusivo de Open Seat, onde os funcionários podem expressar seu interesse. Isso aumenta o comprometimento e o envolvimento dos funcionários, criando um local de trabalho produtivo.

Ferramentas para aumentar a produtividade no escritório

Cada ferramenta tem seu propósito na vida real e no mundo dos aplicativos. Os métodos de integração podem nos confundir com o objetivo da ferramenta, mas você pode descobrir quando usado.

1. timeTracko

A consciência sobre a gestão do tempo é crucial nos negócios. Seja empregado ou empregador, todos têm que ter cuidado com o seu tempo.

timeTracko fornece a atmosfera para construir uma melhor confiança entre empregadores e empregados. Possui recursos de controle de tempo e gerenciamento de atendimento que podem ser acessados ​​como dados por qualquer autoridade.

O timeTracko rastreia o tempo ocioso e ativo e faz uma captura de tela da tela dos funcionários, validando seu trabalho.

Quando houver um sistema de rastreamento disponível, todos os funcionários estarão cientes da entidade de monitoramento, o que aumenta a produtividade, e ninguém perderá tempo.

As análises disponíveis no software de cada funcionário ajudam a organizar melhor a equipe e aumentar a eficiência do trabalho.

Tem uma oferta de avaliação gratuita de 14 dias.

2. ProofHub

O ProofHub é um software de gerenciamento de projetos tudo-em-um que combina uma variedade de
aplicativos consolidados em um pacote conveniente.
Ele se concentra em três aspectos da comunicação no local de trabalho, gerenciamento de projetos, trabalho em equipe,
planejamento do projeto e participação das partes interessadas. O ProofHub permite que você planeje, gerencie e
organize seus projetos do começo ao fim. É um hub centralizado para todos os seus projetos, tarefas,
equipes e interações com clientes.

A maioria das atividades do projeto é gerenciada pelo ProofHub, seja organizando projetos de acordo com
eventos de calendário e marcos ou debater ideias essenciais com sua equipe.
O ProofHub oferece opções de preços altamente acessíveis, bem como dois planos de preços principais para os usuários:
● O plano Essential custa US$ 45/mês, cobrado anualmente
● O plano Ultimate Control custa US$ 89/mês, cobrado anualmente

3. LastPass

O LastPass é a solução para o seu esquecimento e pânico relacionado a senhas nos negócios. É o melhor software de gerenciamento de senhas.

Você pode adicionar uma extensão ao seu navegador e começar a usá-lo. Você terá que criar um perfil com uma senha mestra para seu cofre. O cofre armazena informações sobre autenticação para todos os aplicativos que você usa no trabalho.

Você pode acessar todas as suas senhas importantes caso se esqueça.

A segurança é a principal preocupação quando se trata de senhas. Há autenticação multifator com um forte algoritmo de autenticação em ação que mantém suas informações seguras.

Para 1 dispositivo o custo é nulo e a oferta mais cara é de $ 4, direcionada para toda a família. É quase gratuito.

4. Folga

O Slack é para a organização dos métodos de comunicação, entre os membros da equipe e outros funcionários, mesmo de outras organizações.

A melhor característica do Slack é que ele nos permite criar nosso próprio canal e adicionar pessoas pretendidas ao canal. A transação de reuniões e mensagens é muito fácil.

O Slack eliminou a necessidade de uso excessivo de e-mails entre os funcionários do negócio. Você pode compartilhar tudo com mensagens instantaneamente e sem problemas.

A experiência do usuário do Slack é um formato confortável e facilmente compreensível. Os novatos não terão problemas em colaborar com a equipe.

Nos negócios, a comunicação e a relação custo-benefício têm valor primordial.

O Slack oferece ambos. A versão gratuita tem algumas limitações, mas oferece muito para suas necessidades.

5. Gramática

Formalidade e padrões na documentação comercial são as descrições de sua classe empresarial.

Receio que seja verdade, embora seja difícil de digerir, pessoal, julgue os livros pela capa nos negócios. Pode ser por ética moral ou por segurança de investimento, mas a convenção é exigida nos negócios.

A qualidade de nossos textos no documento agrada ao leitor, e nossa probabilidade de sucesso aumenta. Grammarly nos ajuda com essas tarefas.

Grammarly é uma excelente ferramenta para sua correção de rascunho. Você pode adicionar a extensão ao seu navegador e ela aconselhará e ajudará a alterar o texto em tempo real. Você estará aprendendo e completando sua tarefa.

Emojis diferentes são incorporados na janela de correção, o que permitirá que você se relacione rapidamente com o conselho.

Ortografia simples e pontuação podem ser detectadas na versão gratuita, mas detecção de plágio, informalidade e outros erros estão disponíveis apenas no pacote premium.

É por US $ 12 por mês, se pago anualmente.

6. Bolso

Pocket é um aplicativo para organizar artigos, vídeos e histórias de outras publicações, aplicativos e sites para referências futuras. Podemos personalizar nosso próprio espaço para obter atualizações diárias da web.

Você pode adicionar a extensão ao seu navegador e adicionar as páginas que estão abertas na sua aba com apenas um clique no ícone do app. E agora eles podem ser acessados ​​de qualquer um dos seus dispositivos conectados à sua conta.

É realmente simples de usar e eficaz, pois a navegação na web desperdiça muito tempo, o que é ruim para os negócios.

Para uso pessoal, a versão gratuita é suficiente, e funciona até offline.

7. Suíte Google

O Google fornece um kit de ferramentas completo para o gerenciamento adequado de projetos. Você só precisa ter uma conta do Gmail para usar os serviços do Google Suite.

Não custa nada usar os serviços de gerenciamento de projetos do Google, então pode ser sua primeira escolha se você estiver pensando em colaboração online. É provável que haja coisas diferentes que você pode fazer com o Google.

O calendário do Google possui recursos para fornecer informações de data e hora uns aos outros em uma equipe. Os documentos têm recursos para projetar, escrever textos, preparar planilhas de dados do Excel e serviços semelhantes do Microsoft Office. Você tem 15 GB de espaço de armazenamento no Google Drive e pode acessar seus arquivos quando quiser.

Possui serviços de comunicação e bate-papo que podem ser úteis na coordenação durante o trabalho do projeto.

Todos os serviços do Google são para melhorar os negócios.

8. Canva

O Canva é uma plataforma de design gratuita que roda no navegador e tem usabilidade adequada. Você pode trabalhar em qualquer design usando-o.

Ajuda a fazer apresentações de vídeo, postagens no Instagram, pôsteres, logotipos, infográficos, folhetos e muitos outros meios de publicidade. Existem muitos recursos que complementam seu trabalho diário de design.

Modelos gratuitos aumentarão sua criatividade com ideias, imagens gratuitas ajudam você a ilustrar suas ideias e recursos fáceis de arrastar e soltar ajudam na eficiência. Você economizará muito tempo e fará o trabalho quando estiver usando o Canva.

Possui serviços de impressão e delivery. Se você quiser algo como camisetas, cerâmica pronta à sua porta com o desenho gravado, pode combinar com os funcionários de lá. Na maioria das vezes, quando os eventos estão próximos e você não tem tempo para fazer tudo, pode fazer esse pedido. Obviamente, na área onde há uma filial do Canva.

A versão paga do Canva tem mais acesso às fotos e inventário.

9. Evernote

O Evernote é o melhor aplicativo de anotações que existe para produtividade e um estilo de vida organizado. Temos muitas responsabilidades ao longo do dia e das noites da vida profissional. Precisamos de ajuda para lembrar nossos planos, e o Evernote nos fornece esse assistente.

Você pode fazer agendamentos de tarefas, lembretes, datas e prazos no aplicativo. Ao sincronizar o Google Agenda com seu aplicativo, você pode iniciar o gerenciamento de tempo imediatamente.

Ele pode digitalizar seu documento em papel e digitalizá-lo instantaneamente. Muito tempo de escritório é economizado quando você pode brincar com sua documentação assim.

Você pode recortar as páginas da web e salvar o conteúdo de forma personalizada, sem anúncios, para referência futura em seu projeto. Economiza tempo navegando na internet.

O Evernote é usado para agendas pessoais e produtividade no trabalho. Existem planos gratuitos e planos pessoais e profissionais pagos, e a integração com outros softwares requer um plano pago.

O trabalho de escritório é eficiente com o Evernote na lista de aplicativos de funcionários.

10. Ásana

O trabalho em equipe é essencial no escritório porque a colaboração entre os membros determina a produtividade. Os membros da equipe podem trabalhar juntos na Asana remotamente.

Asana ajuda a organizar a distribuição de tarefas em uma equipe. Não só a organização e atribuição de tarefas, mas também avisa sobre prazos e prioridades.

Você pode acompanhar o progresso de um determinado membro da equipe, focar em tarefas específicas e progredir separadamente. A distribuição de tarefas é planejada considerando todas as limitações.

Por conta do espaço de trabalho compartilhado, há uma melhor movimentação de dados e informações entre os membros da equipe. Personalizar e configurar o fluxo de trabalho pode ser feito rapidamente.

Os recursos básicos são gratuitos. Planos pagos Premium e Business estão disponíveis, de acordo com a notícia.

11. Dropbox

Andar com pendrives daqui para lá, de vez em quando está fora de moda e menos eficiente quando temos a possibilidade de armazenar na nuvem nossos arquivos e documentos importantes. Podemos acessar todos os documentos relacionados ao trabalho de qualquer lugar e de qualquer dispositivo.

O Dropbox fornece as soluções para armazenamento seguro em nuvem de nossos dados com a interface de usuário mais simples. Qualquer pessoa pode trabalhar com ela sem nenhum treinamento específico.

Podemos compartilhar os documentos com os membros de nossa equipe quando precisamos colaborar em um projeto.

Você pode integrá-lo com suas outras ferramentas de gerenciamento de projetos online e aplicativos de comunicação. Você pode até mesmo compartilhar as informações com os clientes, mantendo os registros oficiais confidenciais para terceiros.

O Dropbox é um banco de dados para seus arquivos de trabalho ou arquivos pessoais importantes, para que você não deva carregar um meio físico de transferência de dados.

A produtividade do escritório está na eficiência e menos complicações, e o Dropbox é a solução.

É um aplicativo baseado em serviço dedicado, portanto, apenas planos pagos estão disponíveis a partir de $ 15.

Conclusão

O escritor canadense Robin Sharma diz: “ Não confunda atividade com produtividade. Muitas pessoas estão simplesmente ocupadas sendo ocupadas.”

Portanto, adicionar mais trabalho apenas tornará sua força de trabalho mais ocupada, mas menos produtiva. Quando combinadas com uma ferramenta avançada de gerenciamento de recursos, as estratégias acima podem ajudá-lo a maximizar o potencial da força de trabalho e levar a um maior sucesso organizacional.

Existem opções de como você vai conduzir seu trabalho. Opções de seleção de ferramentas, opções de custos e opções de uso ou não.

Vendo o tempo e a demanda da situação atual, é aconselhável se acostumar com as modernas ferramentas online.

Quem sabe estamos moldando o futuro para fazer negócios remotamente, nos acostumando com eles. E a produtividade do escritório deve estar inerente a você onde quer que esteja realizando seu trabalho.

Vamos nos acostumar.