完美的温柔提醒电子邮件的秘密和模板

已发表: 2022-11-21

温和的提醒电子邮件是销售中必不可少的电子邮件类型,尤其是在涉及放弃购物车时。 事实上,根据Baymard Institute的一份报告,每年有 69% 的在线购物者放弃购物车。

这些购物者已经表现出对购买您的产品或服务的兴趣。 他们是接收温和提醒的主要候选人,这些提醒会促使他们重新完成购买并转变为付费客户。

有几种方法可以提醒您的潜在客户,这样您温和的提醒电子邮件就不会显得烦人或咄咄逼人。

每天发送 3000 亿封电子邮件,电子邮件是世界上的交易货币,而且大多数电子邮件都未读。 有时,在这些未读的电子邮件中,甚至会遗漏重要的通信。 一封错过的电子邮件可以转化为未读收入。

在本文中,我们将与您分享一个分步指南,涵盖有效的温和提醒电子邮件的所有方面。

它包括在您的电子邮件中包含和排除的内容、如何设置格式以及发送电子邮件的最佳时间。

目录

什么是“温和提醒”电子邮件?

吉普赛

“温和提醒”电子邮件是精心制作的亲自撰写的提醒消息,在客户与贵公司最后一次联系后已经过去了很长一段时间后,您将其发送给客户。

你需要仔细设计你的提醒,这样你就不会被认为是急躁或绝望的,而是被认为是乐于助人和关心他人的。

可以发送两种类型的温和提醒电子邮件

  1. 如果电子邮件已经发送出去,则可能意味着事件尚未发生,例如在本周晚些时候的会议上向我们这些人发送电子邮件通知的情况。
  2. 提醒那些在截止日期前没有完成他们应该做的事情的人的行为——比如当发票没有按时支付时。

电子邮件提醒可用于多种目的,无论是希望他们通过电子邮件给您回电、给您回电、发送作业,还是只是支付账单。

电子邮件比电话更容易被忽略; 如果没有与之相关的电话,很难轻易走开。

因此,为了吸引读者的注意力,您需要发送不同类型的电子邮件。 粗鲁、咄咄逼人或矛盾的电子邮件很可能会被忽略。

为什么温和的提醒电子邮件很重要?

这些温和的提醒邮件之所以重要,是因为它们鼓励公司养成更好的工作习惯,并促进生产力的提高。

以下是为什么温和的提醒电子邮件对伟大的企业如此重要的几个很好的理由。

#1。 提高销量

尽管我们都不愿意这么说,但有些客户会忘记我们,或者可能会延迟付款,甚至更糟的是,在服务完成之前取消服务。

这就是为什么发送提醒至关重要,而温和的提醒电子邮件是做到这一点的最佳方式,并让您有更好的机会以高盈利能力恢复他们的业务。

#2。 提高参与度

众所周知,如今人们很忙,很难掌握手头的所有任务。 这通常会导致忘记或干脆不做最初打算做的事情,例如回复电子邮件。

温和的电子邮件提醒可以帮助确保收件人更有可能在收件人可能忘记或过于分心而无法这样做时通过提供温和的推动来实现他们的初衷。

#3。 转化更多用户

您可以使用温和的提醒作为提供折扣或其他奖励的机会,以鼓励有一段时间没有使用您的应用程序的人回来再试一次。

#4。 提高保留率

您可以使用提醒作为重新吸引已停止使用您的应用程序的用户的机会。

让他们了解新功能和开发的最新信息,或向他们发送有关如何改善他们使用您的应用程序的体验的提示。

#5。 提高客户满意度

如果有人对您的产品留下了负面评论,您可以通过向他们发送友好提醒,说明他们最初喜欢它的原因,从而扭转局面。

这也是快速解决客户服务问题的好方法,这样您就不会永久失去客户。

#6。 减少废弃的手推车

当有人在没有购买的情况下放弃了他们的购物车时,向他们发送一个温和的提醒可以帮助增加销售额并减少购物车放弃。

另请阅读:10 个面向 CRM 新用户的客户服务电子邮件模板

写出完美温馨提醒的 5 个步骤

一封完美的温馨提醒邮件应该是什么样子的

如果您不知道如何正确使用,电子邮件的精美艺术可能会很困难。 有这么多不同的方法来写电子邮件,肯定有一些技术会比其他技术产生更好的结果。

请按照以下五个步骤充分利用您的下一封电子邮件,无论您是写给家人、朋友还是同事。

#1。 写一个有吸引力的主题行

您的读者首先会看到您电子邮件的主题行。 如果你不让它流行起来,他们就永远不会打开它。

主题行是 47% 的电子邮件收件人打开电子邮件的决定因素。 此外,69% 的电子邮件收件人仅根据主题行将电子邮件报告为垃圾邮件。

  • 你的主题行应该是
  • 清脆
  • 简短而集中
  • 使用个性化令牌。
  • 一定要告诉他们里面是什么
  • 相对的
  • 让人们感到特别
  • 营造紧迫感

#2。 使用正确的问候语

问候语定下了任何电子邮件的基调,虽然这些电子邮件包含提醒,但并不那么刺耳。 通常,销售代表会等到第二封或第三封电子邮件之后才联系他们的客户。 您应该尊重并从头到尾阅读发件人的信息。

电子邮件中的问候取决于情况或电子邮件。 你可以用“亲爱的”和“嗨”或“你好”或“嘿”来开始一封电子邮件。

例如,

  • 如果你想与客户建立融洽的关系,你可以用“嗨”开始写一封电子邮件。
  • 您的业​​务通常会正式交谈,因此请尝试以您好,名字开头。
  • 在友好提醒的开头说“亲爱的”有点正式,但如果它是您公司的默认消息开场白,请使用它。

#3。 不要忘记电子邮件正文中的任何细节

在您的电子邮件正文中,您希望向收件人提供有关您向他们发送电子邮件的情况的更多详细信息,即您发送电子邮件的原因、您希望从他们那里得到什么以及回复的时间范围。

以下是撰写完美信息的一些技巧

  1. 您的主要信息应该清晰、简洁且有针对性。
  2. 向电子邮件的收件人解释如果他们接受你的提议,他们将得到什么回报。
  3. 在起草主要信息时,请始终注意保持尊重的语气。
  4. 根据需要提供姓名和日期。

#4。 制作完美的 CTA

接下来,始终在电子邮件底部包含您的联系信息,以便日后通信。 你的提醒应该小心,不要喋喋不休太久而失去读者的注意力。

延迟付款的原因很可能取决于特定的个案。 因此,您可能想说,例如,付款应在此日期到期或及时回复或招致以下处罚。

此外,在另一种情况下,您可以将他们的面试机会提供给其他人,或者正式收回损失的收入。

例如,请访问我们的网站以获取有关 ________ 的更多信息。 此外,您可以通过电子邮件 _______@gmail 或 98765xxxx 与我们联系。 我们的团队为您提供 24/7 全天候支持。

#5。 保持签到友好

解释完你的观点后,以友好的语气结束电子邮件:

  • 希望这篇博文对您有所帮助。
  • 祝你有美好的一天!
  • 我期待着您的回音。
  • 我正在等待您的积极回应。
  • 感谢您阅读电子邮件

之后,您可以添加结束签收:

  • 问候
  • 真挚地
  • 一切顺利
  • 谢谢

您还可以添加您的职位、雇主、公司名称、城市和联系信息,具体取决于此类详细信息的用途。

另请阅读:为什么您应该尝试电子邮件线程(+ 最佳实践)

14 个用于电子邮件的温柔提醒模板

以下是一些您可能会觉得有用的电子邮件提醒示例。

它们遵循我们之前在本文中讨论的六点结构。 无论您是否使用这些示例作为灵感,请记住在起草电子邮件提醒消息时包含所有基本元素!

#1。 给老板的温馨提醒邮件

无论向您的老板发送电子邮件提醒有多困难,一般规则仍然是保持专业、礼貌和令人信服。 这也可能是提醒经理、教授或同事注意某事的好方法。

标题:11 月请假申请

你好大卫,

我希望你一切都好!

根据我之前的电子邮件,我已经提交了 2022 年 8 月 1 日至 8 月 5 日这一周的休假申请。我期待着和家人一起度假。

您可以在什么时间范围内审核我的请求? 一旦获得批准,我就可以预订假期了。 如果您想讨论我的请求,请尽快告诉我。

一切顺利,

托尼史塔克

#2。 给客户的提醒邮件

有时,由于客户或承包商的不作为,项目可能会停滞不前。 给客户一封温和的提醒邮件可能会使项目重回正轨。

标题:成为第一个签署项目的人

嗨,乔,

我只是想确认您已收到我们上周发送的项目计划。

项目计划是我们为您制定的战略的重要组成部分,在我们开始工作之前需要您的签字。

您能否审阅文档并让我知道您是否满意? 您与我们讨论该主题并提供所需的任何其他信息。

我等着你的消息。

谢谢,

史密斯

#3。 活动提醒邮件

您可能会发送相当多的此类提醒电子邮件,因此此提醒电子邮件示例简短、贴切且切中要害,令人安心。

标题:确保你的位置:危机时期的管理变革

亲爱的罗伯特,

我写信是为了确认您参加我们的活动:在危机时期管理变革。

到目前为止,该活动反响很好,我们希望确保您能利用这个机会。

有关活动的详细信息,请在8 月 1 日之前回复此电子邮件以确认您的出席

如果没有,我们可能会将您的位置提供给其他人。

谢谢,

娜塔莎

#4。 在线会议提醒邮件

人们可能会忘记他们的在线会议,因此发送这样一个温和的提醒会有所帮助:

标题: 5月16日合同评审会提示

嗨,彼得,

我希望你过得很好。 我们正在就您当前的合同以及我们计划讨论其续签的电子会议与您联系。

你能否确认你将能够参加这次会议?

时间定于2022年5月16日上午10:00-11:30。

我们要求如果时间或日期不方便,请尽快告诉我,我们将看看是否可以更改。

非常感谢,

莎莉

#5。 逾期付款提醒邮件

人们经常不准时,这真的很烦人。 但是,它有助于保持冷静,并写一封专业、温和的提醒电子邮件。

标题:未付发票:PR00989

亲爱的安德里亚,

我写的是我们 2 月 14 日寄出的未付发票 ______。

如您所知,我们的标准付款期限为 28 天。

现在已经超过 30 天了,因此您可能会失去服务。

请在 4 个工作日内付款,我们的服务不会中断。

如果您遇到付款困难,请通过电子邮件或直接通过电话与我联系。

真挚地,

艾玛

#6。 功能启动电子邮件模板

此模板可用作有关新功能发布的提醒。

标题:通过我们的新功能实现您的目标

嗨,迈克尔,

我是来自 Yext 的 Jennifer Clarke。 我希望你今天过得愉快。

为了帮助您简化业务流程,我们在本季度重新推出了强大的新功能。

我想与您联系并确保您了解我们刚刚推出的一些最新功能,以帮助您开展业务。

  • 营销自动化下的新工作流程
  • 一种智能网络表单,可直接从您的网站捕获潜在客户
  • 实时聊天支持使您的互动自动化
  • 一个新的会议安排程序来在线组织你的日历

谢谢,

詹妮弗·克拉克

#7。 没有回复时的后续提醒电子邮件

如果您有一些行动要点,这里有一个电子邮件模板。

嗨莱昂内尔,

很高兴在上{周/月}见到您和您的团队,并了解到很多关于{XYZ}和您在这个项目中的目标。

我已经根据我们的会议整理了一份行动要点清单。

对于我们的团队:

· 行动要点一

· 行动要点二

对于{XYZ}团队:

· 行动要点一

· 行动要点二

请给我回信并确认我是否在正确的轨道上。

亲切的问候,

马丁

#8。 闪购提醒电子邮件模板

有闪购吗? 使用此模板进行温和提醒:

标题:在为时已晚之前抓住折扣!

你好沙龙,

您知道冬末打折的乐趣吗?

您可以获得我们产品高达 80% 的折扣!

你在等什么? 立即购物,节省更多!

此致,

欢乐团队

#9。 错过截止日期提醒邮件

谁不喜欢错过最后期限? 只需使用此模板,不要发脾气

标题:您已错过提交截止日期!

嗨,乔纳森,

我的上一封电子邮件说我会在 4 月 12 日之前收到客座文章。但是,我还没有收到。

我想跟进那个; 你什么时候可以发送客座文章? 我们的日程安排很紧,所以我真的很感激能尽快得到答复。

谢谢!

梅丽莎

#10。 求职面试前来自 HR 的提醒邮件

如果提前几周安排面试,最好提前一天打电话或发电子邮件,以确保面试对被面试者仍然有效。

标题:采访确认请求

嗨,琳达,

我叫 [SENDER],今天下午 2 点我将通过 Skype 采访你。

我将回顾您的背景并讨论您可能对该职位有任何疑问。

在我们开始之前你有什么问题吗?

最好的,

[发件人]

#11。 销售提醒邮件

如果可以通过稍微修改提案来完成销售,请使用此模板:

标题:我们已更新您的报价!

嗨,凯文,

根据您的要求,我们的销售团队更改了最初的报价。

如果您本周完成这笔交易,您可以以 {$XYZ} 的价格完成交易。

如果您还需要什么,请告诉我。

温馨问候,

卢克

#12。 会议后的温和跟进提醒

如果您遇到了潜在买家并提出了建议,发送提醒电子邮件会有所帮助。

标题:跟进我们上次的讨论

嗨横幅,

这只是关于我们上次见面的友好提醒。

如果您需要更多帮助或信息,请联系我们的团队。

如果您有兴趣,我们还可以为您安排演示。

最好的,

萨拉

#13。 约会提醒模板

当有约会即将到来并且您不希望您的客户让它溜走时......

标题:来自娜塔莎的按摩预约提醒

你好西蒙妮,

我写信是想提醒您,您的按摩预约时间定在 5 月 20 日星期四下午 4:15。

如果您需要更改时间或取消预约,只需回复此电子邮件或致电我们即可。

再见

娜塔莎

通过这几个电子邮件提醒模板示例,您将能够更好地与客户联系。

此外,您应确保提醒电子邮件包含吸引人的主题行,以提高其打开率。

向您的客户发送温和的提醒电子邮件的最佳部分是什么? 付款快捷方便。 好吧,如果您在制作电子邮件发票时遇到困难,我们可以为您提供帮助

12 个自定义电子邮件发票模板并点击发送

提高提醒邮件质量的 8 个技巧

吉普赛

提醒客户您提供的产品及其价值而不打扰他们可能很难做到。

这里有一些提示可以提供帮助。

#1。 避免听起来咄咄逼人

确保你要求的东西是合理的。 如果您要求太多,收件人可能不想这样做,您的电子邮件将产生与您希望的相反的效果。

如果您要求对某事进行解释,而不是对您网站上或一般情况下的所有内容进行解释,那会更好。

对于电子邮件,您不希望您的读者变得疲劳,因此电子邮件应该以一些吸引读者注意力的有趣花絮开头。 接下来,电子邮件可以有其重点,在这种情况下,本质上很可能是促销性的。

#2。 保持清爽

在提醒某人某事时,不要发送太长的电子邮件,这一点很重要。 以下是您需要在提醒电子邮件中包含的主要内容:

  • 他们需要做什么。
  • 他们应该在什么时候完成。
  • 为什么他们应该在这个日期而不是另一个日期之前完成?
  • 为正在发生的与他们的任务相关的事情提供一些背景信息。
  • 包括可能对他们有帮助的链接或参考。

#3。 请明确点

你最不想看到的就是你的信息被误解,所以要确保你想说的很清楚。 您需要照顾好读者的时间。 您不想用太多的电子邮件或消息让他们不知所措。

企业需要发送多种类型的电子邮件。 这些电子邮件的范围从订单确认到通知、时事通讯和产品更新。

#4。 永远不要道歉

道歉表明你对你的产品或服务没有信心,这是你最不希望潜在客户看到的。 永远不要为让别人知道下一件最好的事情而道歉。

例如,如果即将举行活动,并且订阅期接近尾声,不要让他们错过他们可能感兴趣的内容!

#5。 明确您的 CTA

提供指向您的网站和社交媒体页面的链接,他们可以在其中找到有关您公司的更多信息。

如果可能,请提及您与收件人的共同点。

#6。 避免尴尬

他们可能已经收到您的第一封电子邮件。 不要向他们指出并因此让他们难堪。 当你需要拐弯抹角时,就这样做吧,因为那会给你一个回应。 简单地写“你还没有回复我的邮件”是不合适的。

将电子邮件直接发送给您的收件人,使电子邮件个性化。 保持礼貌和简洁,并尽可能使用要点。

#7。 使用友好的语气

发送温和的提醒电子邮件时,您的声音要友好而权威,这一点很重要; 表明您关心他们在公司的成功。 感谢他们抽出时间,让他们知道您仍然有兴趣与他们交谈。

#8。 鼓励更多的交流

在其他时候,此人出于某种原因不想回复您或您的消息。 为这些人提供多种回应的机会。

电子邮件自动化可以帮助简化您的外展活动,尤其是针对客户的关注者列表,以引起他们的兴趣。

另请阅读:电子邮件自动化基础知识、技巧和示例

发送温和提醒电子邮件的正确时间

提醒图像的正确时间

什么时候发送提醒邮件比较合适? 工作面试后多久,或者如果你错过了截止日期,你应该提前多久发送?

答案因您等待的内容而异。 例如,如果您正在等待某人追回逾期付款或提交逾期付款或发票,则到期日后的第一个工作日是发送提醒的理想时间。

等待更长时间不仅会延长流程,还会增加此人忘记协议细节的可能性。

同样,面试和工作申请后的跟进电子邮件可能会给您带来压力。 申请工作所需的时间比预期的要长。 雇主也参与了一个复杂的过程,当你拖延而不是急于跟进时,你就证明你尊重他们的时间和权威。

我们发现,温和的电子邮件提醒通常有助于转化更多用户。 提醒的频率取决于用户对您的产品或服务的参与程度,可能每周一次到每月一次。

如果您在活动前一个工作日发送它们,您的与会者将更容易记住。 在这种情况下,提前两天为宜。 如果您使用 Calendly,您可以轻松安排提醒在活动开始前一小时完成。

另请阅读:发送电子邮件的最佳时间(和最坏的时间)

结论

如果您的潜在客户没有回应您,请不要气馁。 礼貌友好的提醒电子邮件可能正是他们需要的。 这需要一点时间和精力——但这是值得的! 如果一开始您没有成功,请再试一次!

如果他们在一两封提醒邮件后仍未回复 - 请再次提醒他们! 使用此方法,您最终一定会取得成功。

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