Rahasia Dan Template Untuk Email Pengingat Lembut Yang Sempurna

Email pengingat yang lembut adalah jenis email yang penting dalam penjualan, terutama terkait pengabaian keranjang belanja. Faktanya, menurut laporan dari Baymard Institute , 69% pembeli online meninggalkan keranjang mereka setiap tahun.

Pembeli ini telah menunjukkan minat untuk membeli produk atau layanan Anda. Mereka adalah kandidat utama untuk menerima pengingat lembut yang mendorong mereka kembali untuk menyelesaikan pembelian dan berubah menjadi pelanggan yang membayar.

Ada beberapa cara untuk mengingatkan prospek Anda sehingga email pengingat Anda yang lembut tidak dianggap mengganggu atau memaksa.

Dengan 300 miliar email terkirim setiap hari, email adalah mata uang perdagangan dunia, dan sebagian besar email belum dibaca. Terkadang, dalam email yang belum dibaca ini, bahkan korespondensi penting pun terlewatkan. Dan satu email yang terlewat dapat diterjemahkan menjadi pendapatan yang belum dibaca.

Pada artikel ini, kami akan membagikan kepada Anda panduan langkah demi langkah yang mencakup semua aspek email pengingat lembut yang efektif.

Ini mencakup apa yang harus disertakan dan dikecualikan dalam email Anda, cara memformatnya, dan waktu yang tepat untuk mengirim email.

Apa itu Email 'Pengingat Lembut'?

Email 'pengingat lembut' adalah pesan pengingat yang dibuat dengan baik dan ditulis secara pribadi yang Anda kirim ke pelanggan setelah periode waktu yang signifikan berlalu sejak kontak terakhir mereka dengan perusahaan Anda.

Anda perlu merancang pengingat Anda dengan hati-hati sehingga Anda tidak dianggap memaksa atau putus asa, melainkan membantu dan peduli.

Email pengingat yang lembut dapat dikirim dalam dua jenis :

1. Jika email telah dikirim, itu mungkin berarti bahwa suatu acara belum terjadi, seperti dalam kasus pemberitahuan email kepada kita dalam rapat akhir pekan ini.
2. Tindakan mengingatkan orang yang belum melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan pada tenggat waktu – seperti ketika tagihan tidak dibayar tepat waktu.

Pengingat email dapat digunakan untuk berbagai tujuan, apakah mereka diharapkan untuk membalas email Anda, menelepon Anda kembali, mengirim pekerjaan, atau hanya membayar tagihan.

Email jauh lebih mudah diabaikan daripada panggilan telepon; sulit untuk pergi dengan mudah tanpa panggilan telepon yang terkait dengannya.

Jadi, untuk menarik perhatian pembaca Anda, Anda perlu mengirim berbagai jenis email. Email yang terkesan kasar, agresif, atau ambivalen cenderung diabaikan.

Mengapa Email Pengingat Lembut Penting?

Alasan mengapa email pengingat yang lembut ini adalah kuncinya adalah karena mereka mendorong kebiasaan kerja yang lebih baik di perusahaan dan mendorong peningkatan produktivitas.

Berikut adalah beberapa alasan bagus mengapa email pengingat yang lembut sangat penting untuk bisnis yang hebat.

#1. Meningkatkan penjualan

Seperti yang kita semua benci untuk mengatakannya, beberapa pelanggan akan melupakan kita atau mungkin terlambat melakukan pembayaran atau bahkan lebih buruk lagi, membatalkan layanan sebelum selesai.

Itulah mengapa penting untuk mengirim pengingat dan email pengingat yang lembut adalah cara terbaik untuk melakukannya dan memberi Anda peluang lebih baik untuk mendapatkan kembali bisnis mereka dengan profitabilitas tinggi.

#2. Tingkatkan keterlibatan

Sudah menjadi fakta umum bahwa orang-orang sibuk akhir-akhir ini dan mungkin sulit untuk tetap menguasai semua tugas yang ada. Seringkali hal ini menyebabkan lupa atau tidak melakukan sesuatu yang dimaksudkan sejak awal, seperti membalas email.

Pengingat email yang lembut dapat membantu memastikan bahwa penerima lebih cenderung menindaklanjuti dengan niat awal mereka dengan memberikan dorongan lembut ketika mereka mungkin lupa atau terlalu terganggu untuk melakukannya.

#3. Mengkonversi lebih banyak pengguna

Anda dapat menggunakan pengingat lembut sebagai peluang untuk menawarkan diskon atau insentif lain yang mendorong orang yang sudah lama tidak menggunakan aplikasi Anda untuk kembali dan mencobanya lagi.

#4. Meningkatkan tingkat retensi

Anda dapat menggunakan pengingat sebagai kesempatan untuk melibatkan kembali pengguna yang telah berhenti menggunakan aplikasi Anda.

Selalu perbarui mereka dengan fitur dan pengembangan baru, atau kirimi mereka kiat tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan pengalaman mereka dengan aplikasi Anda.

#5. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Jika seseorang meninggalkan ulasan negatif tentang produk Anda, Anda mungkin dapat membalikkan keadaan dengan mengirimkan pengingat ramah tentang mengapa mereka menyukainya.

Ini juga merupakan cara yang baik untuk menyelesaikan masalah layanan pelanggan dengan cepat sehingga Anda tidak kehilangan pelanggan secara permanen.

#6. Kurangi gerobak yang ditinggalkan

Saat seseorang meninggalkan keranjang belanjanya tanpa melakukan pembelian, mengirimkan pengingat lembut kepada mereka dapat membantu meningkatkan penjualan dan mengurangi pengabaian keranjang belanja.

Baca juga: 10 Template Email Layanan Pelanggan untuk Pengguna CRM Baru

5 Langkah Menulis Pengingat Lembut yang Sempurna

Seni email yang bagus bisa jadi sulit jika Anda tidak tahu cara melakukannya dengan benar. Dengan begitu banyak cara berbeda untuk menulis email, pasti ada beberapa teknik yang akan memberikan hasil yang lebih baik daripada yang lain.

Ikuti lima langkah ini untuk mendapatkan hasil maksimal dari email Anda berikutnya, apakah Anda menulis surat kepada keluarga, teman, atau rekan kerja.

#1. Tulis baris subjek yang menarik

Hal pertama yang akan dilihat pembaca Anda adalah baris subjek email Anda. Jika Anda tidak membuatnya muncul, mereka tidak akan pernah membukanya.

Baris subjek adalah faktor penentu bagi 47% penerima email untuk membuka email. Selain itu, 69% penerima email melaporkan email sebagai spam hanya berdasarkan baris subjek.

• Baris subjek Anda seharusnya
• Bening dan Renyah
• Singkat dan fokus
• Gunakan token personalisasi.
• Beri tahu mereka apa yang ada di dalamnya
• Relatif
• Membuat orang merasa spesial
• Ciptakan rasa urgensi

#2. Gunakan sapaan yang tepat

Salam mengatur nada email apa pun, dan meskipun email ini berisi pengingat, namun tidak sekeras itu. Biasanya, perwakilan penjualan menunggu hingga setelah email kedua atau ketiga untuk menghubungi pelanggan mereka. Anda harus menghormati dan membaca pesan pengirim dari depan ke belakang.

Salam di email tergantung situasi atau email. Anda dapat memulai email dengan "Yang Terhormat" dan "Hai" atau "Halo" atau "Hai".

Sebagai contoh,

• Jika Anda ingin mengembangkan hubungan dengan klien, Anda dapat mulai menulis email dengan "Hai".
• Bisnis Anda biasanya berbicara secara formal, jadi coba buka dengan Halo, Nama.
• Mengucapkan "Yang Terhormat" di awal pengingat ramah memang sedikit formal, tetapi gunakan jika itu adalah pembuka pesan default perusahaan Anda.

#3. Jangan lupakan detail apa pun di badan email

Di badan email Anda, Anda ingin memberikan rincian lebih lanjut kepada penerima tentang situasi yang Anda kirimi email, yaitu mengapa Anda mengirim email, apa yang Anda inginkan dari mereka, dan jangka waktu tanggapan.

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis pesan yang sempurna :

1. Pesan utama Anda harus jelas, ringkas, dan tepat sasaran.
2. Berikan penjelasan kepada penerima email tentang apa yang akan mereka dapatkan sebagai imbalan jika mereka menerima tawaran Anda.
3. Selalu berhati-hati untuk menjaga nada Anda sopan saat menyusun pesan utama.
4. Beri nama dan tanggal sesuai kebutuhan.

#4. Buat CTA yang sempurna

Selanjutnya, selalu sertakan informasi kontak Anda di bagian bawah email untuk korespondensi di masa mendatang. Pengingat Anda harus berhati-hati untuk tidak mengoceh terlalu lama dan kehilangan perhatian pembaca.

Penyebab keterlambatan pembayaran kemungkinan besar akan bergantung pada kasus per kasus tertentu. Jadi, Anda mungkin ingin mengatakan, misalnya, pembayaran jatuh tempo pada tanggal ini atau segera merespons atau dikenakan penalti berikut.

Juga, dalam kasus lain, Anda dapat menawarkan slot wawancara mereka kepada orang lain atau secara resmi memulihkan pendapatan yang hilang.

Misalnya, silakan kunjungi situs web kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang _________. Juga, Anda dapat menghubungi kami di Email ________@gmail atau 98765xxxx. Tim kami memberi Anda dukungan 24/7.

#5. Jaga agar tanda tangan tetap ramah

Setelah menjelaskan poin Anda, akhiri email dengan nada ramah:

• Saya harap Anda menemukan posting blog ini bermanfaat.
• Semoga hari mu menyenangkan!
• Saya menantikan balasan anda.
• Saya menunggu tanggapan positif Anda.
• Terima kasih telah membaca emailnya

Setelah itu, Anda dapat menambahkan tanda penutup:

• Salam
• Sungguh-sungguh
• Semua yang terbaik
• Terima kasih

Anda juga dapat menambahkan jabatan, pemberi kerja, nama perusahaan, kota, dan informasi kontak Anda, bergantung pada kegunaan detail tersebut.

Baca juga: Mengapa Anda Harus Mencoba Utas Email (+ Praktik Terbaik)

14 Template Pengingat Lembut Untuk Email

Berikut beberapa contoh pengingat untuk email yang mungkin berguna bagi Anda.

Mereka mengikuti struktur enam poin yang telah kita bahas sebelumnya di postingan ini. Apakah Anda menggunakan contoh-contoh ini sebagai inspirasi atau tidak, ingatlah untuk menyertakan semua elemen penting saat menyusun pesan pengingat email!

#1. Email pengingat yang lembut kepada bos

Betapapun sulitnya mengirim pengingat email ke atasan Anda, aturan umumnya adalah tetap membuatnya profesional, sopan, dan meyakinkan. Ini mungkin cara yang baik untuk mengingatkan manajer, profesor, atau kolega tentang sesuatu juga.

#2. Email pengingat ke klien

Dari waktu ke waktu, sebuah proyek mungkin terhenti karena kelambanan dari pihak klien atau kontraktor. Email pengingat yang lembut kepada klien dapat membawa proyek kembali ke jalurnya.

#3. Email pengingat acara

Anda mungkin akan mengirimkan beberapa email pengingat ini, jadi contoh email pengingat ini cukup singkat, manis, dan to the point.

Judul: Amankan tempat Anda: Mengelola Perubahan di Masa Krisis Robert sayang, Saya menulis untuk mengonfirmasi kehadiran Anda di acara kami: Mengelola Perubahan di Masa Krisis. Acara ini telah diterima dengan sangat baik sejauh ini, dan kami ingin memastikan Anda memanfaatkan kesempatan ini. Untuk detail acara, harap konfirmasikan kehadiran Anda dengan membalas email ini paling lambat 1 Agustus. Jika tidak, kami dapat menawarkan tempat Anda kepada orang lain. Terima kasih, Natasha

#4. Email pengingat pertemuan online

Orang-orang dapat melupakan rapat online mereka, jadi mengirimkan pengingat lembut seperti ini akan membantu:

#5. Email pengingat pembayaran yang telah jatuh tempo

Orang sering tidak bangun tepat waktu, dan itu sangat mengganggu. Namun, ada baiknya Anda tetap tenang, dan menulis email pengingat yang profesional dan lembut.

#6. Fitur peluncuran template email

Template ini dapat digunakan sebagai pengingat tentang peluncuran fitur baru.

#7. Email pengingat tindak lanjut saat tidak ada tanggapan

Ini adalah template email jika Anda memiliki beberapa poin tindakan.

#8. Templat email pengingat penjualan kilat

Ada flash sale yang akan datang? Gunakan templat ini sebagai pengingat lembut:

#9. Email pengingat tenggat waktu terlewat

Siapa yang tidak suka tenggat waktu yang terlewat? Cukup gunakan template ini dan jangan marah

#10. Email pengingat dari HR sebelum wawancara kerja

Jika wawancara dijadwalkan beberapa minggu sebelumnya, sebaiknya telepon atau email sehari sebelumnya untuk memastikannya masih berfungsi untuk orang yang diwawancarai.

#11. Email pengingat penjualan

Jika penjualan dapat dilakukan dengan sedikit memodifikasi proposal, gunakan templat ini:

#12. Pengingat tindak lanjut yang lembut setelah rapat

Jika Anda sudah bertemu calon pembeli dan membuat proposal, ada baiknya mengirimkan email pengingat.

#13. Templat pengingat janji temu

Ketika ada janji temu yang akan datang dan Anda tidak ingin klien Anda melewatkannya …

Anda akan dapat lebih terhubung dengan pelanggan Anda dengan beberapa contoh template pengingat email ini.

Selain itu, Anda harus memastikan bahwa email pengingat berisi baris subjek yang menawan untuk meningkatkan tingkat pembukaannya.

Bagian terbaik dari mengirim email pengingat yang lembut ke klien Anda? Pembayaran cepat dan mudah. Nah, jika Anda menghadapi kesulitan membuat faktur email, kami siap membantu Anda

12 Templat Faktur Email untuk Menyesuaikan dan Klik Kirim

8 Tips Meningkatkan Kualitas Email Pengingat Anda

Mengingatkan pelanggan tentang produk yang Anda tawarkan dan nilainya tanpa mengganggu mereka bisa jadi sulit dilakukan.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu.

#1. Hindari terdengar memaksa

Pastikan Anda meminta sesuatu yang masuk akal. Jika Anda meminta terlalu banyak, penerima mungkin tidak mau melakukannya, dan email Anda akan memiliki efek sebaliknya dari yang Anda harapkan.

Lebih baik jika Anda meminta penjelasan tentang sesuatu daripada penjelasan tentang semua yang ada di situs Anda atau secara umum.

Untuk email, Anda tidak ingin pembaca menjadi lelah, jadi email harus dimulai dengan beberapa informasi menarik yang menarik perhatian pembaca. Selanjutnya, email dapat memiliki fokusnya yang dalam hal ini cenderung bersifat promosi.

#2. Tetap renyah

Penting untuk tidak mengirim email terlalu lama saat mengingatkan seseorang tentang sesuatu. Berikut adalah hal-hal utama yang perlu Anda sertakan dalam email pengingat Anda:

• Apa yang perlu mereka lakukan.
• Kapan mereka harus melakukannya dengan.
• Mengapa mereka harus melakukannya pada tanggal ini dan bukan yang lain?
• Berikan beberapa konteks untuk apa yang terjadi yang berhubungan dengan tugas mereka.
• Sertakan tautan atau referensi yang mungkin berguna bagi mereka.

#3. Jadilah spesifik

Hal terakhir yang Anda inginkan adalah pesan Anda disalahtafsirkan, jadi pastikan jelas apa yang ingin Anda katakan. Anda perlu menjaga waktu pembaca Anda. Anda tidak ingin membebani mereka dengan terlalu banyak email atau pesan.

Bisnis memiliki beberapa jenis email yang perlu mereka kirim. Email ini dapat berkisar dari konfirmasi pesanan hingga pemberitahuan, buletin, dan pembaruan produk.

#4. Jangan pernah meminta maaf

Meminta maaf menunjukkan bahwa Anda tidak percaya diri dengan produk atau layanan Anda, yang merupakan hal terakhir yang Anda ingin calon pelanggan lihat. Jangan pernah meminta maaf karena membuat seseorang menyadari hal terbaik berikutnya.

Misalnya, jika ada acara yang akan datang, dan ini mendekati akhir periode langganan mereka, jangan biarkan mereka melewatkan acara yang mungkin mereka minati!

#5. Jelas dengan CTA Anda

Berikan tautan ke situs web dan halaman media sosial Anda di mana mereka dapat menemukan lebih banyak informasi tentang perusahaan Anda.

Jika memungkinkan, sebutkan kesamaan Anda dengan orang yang Anda tuju.

#6. Hindari rasa malu

Mungkin saja mereka telah menerima email pertama Anda. Jangan menunjukkannya kepada mereka dan mempermalukan mereka karenanya. Saat Anda perlu meronta-ronta, lakukanlah karena itu akan memberi Anda respons. Tidak tepat hanya menulis, "Kamu masih belum membalas email saya."

Personalisasi email dengan mengalamatkannya langsung ke orang yang Anda tuju. Bersikap sopan dan ringkas, dan gunakan poin-poin jika memungkinkan.

#7. Gunakan nada bersahabat

Penting agar Anda terdengar ramah namun berwibawa saat mengirim email pengingat yang lembut; tunjukkan bahwa Anda peduli dengan kesuksesan mereka di perusahaan. Ucapkan terima kasih atas waktu mereka dan beri tahu mereka bahwa Anda masih tertarik untuk berbicara dengan mereka.

#8. Dorong lebih banyak komunikasi

Di lain waktu, orang tersebut tidak ingin menanggapi Anda atau pesan Anda karena satu dan lain alasan. Berikan orang-orang ini banyak kesempatan untuk merespons.

Otomatisasi email dapat membantu merampingkan jangkauan Anda, terutama ke daftar pengikut pelanggan, untuk menarik minat mereka.

Baca juga: Dasar-Dasar Otomasi Email, Tip, dan Contoh

Waktu yang Tepat untuk Mengirim Email Pengingat Lembut

Kapan waktu yang tepat untuk mengirim email pengingat? Seberapa cepat setelah wawancara kerja, atau jika Anda melewatkan tenggat waktu, seberapa jauh Anda harus mengirimkannya?

Jawabannya bervariasi tergantung pada apa yang Anda tunggu. Misalnya, jika Anda sedang menunggu seseorang untuk mengejar pembayaran yang jatuh tempo atau mengirimkan pembayaran atau tagihan yang jatuh tempo, hari kerja pertama setelah tanggal jatuh tempo adalah waktu yang ideal untuk mengirimkan pengingat.

Dengan menunggu lebih lama, prosesnya tidak hanya diperpanjang tetapi juga meningkatkan kemungkinan orang tersebut melupakan detail perjanjian.

Demikian pula, email tindak lanjut setelah wawancara dan lamaran kerja bisa membuat stres. Butuh waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk melamar pekerjaan. Pengusaha juga terlibat dalam proses yang rumit, dan ketika Anda menunda alih-alih terburu-buru menindaklanjuti, Anda membuktikan bahwa Anda menghargai waktu dan otoritas mereka.

Kami telah menemukan bahwa pengingat email yang lembut sering kali membantu mengonversi lebih banyak pengguna. Frekuensi pengingat bergantung pada seberapa terlibatnya pengguna dengan produk atau layanan Anda dan dapat bervariasi dari mingguan hingga bulanan.

Jika Anda mengirimkannya satu hari kerja sebelum acara, akan lebih mudah diingat oleh peserta Anda. Dalam hal ini, dua hari sebelumnya sudah tepat. Jika Anda menggunakan Calendly, Anda dapat dengan mudah menjadwalkan pengingat untuk datang satu jam sebelum acara.

Baca juga: Waktu Terbaik Mengirim Email (dan Terburuk)

Kesimpulan

Jangan berkecil hati jika prospek Anda tidak menanggapi Anda. Email pengingat yang sopan dan ramah bisa menjadi apa yang mereka butuhkan. Dibutuhkan sedikit waktu dan usaha – tetapi itu sepadan! Jika pada awalnya Anda tidak berhasil, coba lagi!

Jika mereka masih belum menanggapi setelah satu atau dua email pengingat – ingatkan mereka sekali lagi! Anda pasti akan menemukan kesuksesan pada akhirnya dengan metode ini.

Untuk mempermudah diri Anda sendiri, Anda dapat menyiapkan sistem email otomatis.

Dengan perangkat lunak CRM kelas atas seperti EngageBay, Anda dapat membuat urutan pengingat dan pesan yang akan dikirim secara otomatis ke prospek – memberi mereka pembaruan sebanyak mungkin tentang apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

Gunakan antarmuka drag-and-drop untuk membuat template yang menyenangkan secara estetika. Editor teks kami, dikombinasikan dengan elemen desain, memungkinkan integrasi gambar dan tombol berbagi sosial yang mulus.

Fitur otomasi akan membantu meningkatkan efisiensi Anda dengan mengurangi berapa kali Anda perlu mengirim email atau teks secara manual ke kontak Anda. Anda juga dapat menggunakan fitur ini untuk menyiapkan pengingat otomatis untuk tugas atau proyek yang perlu diselesaikan.

Anda dapat mengaktifkan bisnis dari semua ukuran untuk mengelola jalur penjualan mereka dari awal hingga akhir dengan sistem Engagebay. Selain itu, Anda dapat melacak aktivitas dan interaksi pelanggan mereka di satu lokasi terpusat.

Ini bertindak sebagai indikator kinerja utama (KPI) untuk menghasilkan konten yang lebih menarik, yang pada gilirannya akan meningkatkan rasio klik-tayang.

Seperti yang ingin kami katakan, libatkan klien dan pelanggan Anda dengan EngageBay!