Secrets et modèles pour le parfait e-mail de rappel doux

L'e-mail de rappel doux est un type d'e-mail essentiel dans les ventes, en particulier lorsqu'il s'agit d'abandon de panier. En effet, selon un rapport de l' Institut Baymard , 69 % des acheteurs en ligne abandonnent leur panier chaque année.

Ces acheteurs ont déjà manifesté un certain intérêt à acheter votre produit ou service. Ils sont les meilleurs candidats pour recevoir de gentils rappels qui les poussent à finaliser leur achat et à devenir des clients payants.

Il existe plusieurs façons de rappeler à votre prospect afin que votre e-mail de rappel doux ne soit pas ennuyeux ou insistant.

Avec 300 milliards d'e-mails envoyés chaque jour, l'e-mail est la monnaie d'échange mondiale et la plupart des e-mails ne sont pas lus. Parfois, dans ces e-mails non lus, même une correspondance essentielle est manquée. Et un e-mail manqué peut se traduire par des revenus non lus.

Dans cet article, nous allons partager avec vous un guide étape par étape qui couvre tous les aspects d'un e-mail de rappel doux et efficace.

Il comprend ce qu'il faut inclure et exclure dans votre e-mail, comment le formater et quel est le meilleur moment pour envoyer des e-mails.

Qu'est-ce qu'un e-mail de « rappel doux » ?

Un e-mail de « rappel en douceur » est un message de rappel bien conçu et écrit personnellement que vous envoyez aux clients après qu'une période de temps significative s'est écoulée depuis leur dernier contact avec votre entreprise.

Vous devrez concevoir vos rappels avec soin afin que vous ne soyez pas perçu comme insistant ou désespéré, mais plutôt comme utile et attentionné.

Un e-mail de rappel doux peut être envoyé en deux types :

1. Si un e-mail a déjà été envoyé, cela peut signifier qu'un événement n'a pas encore eu lieu, comme dans le cas d'une notification par e-mail à ceux d'entre nous lors d'une réunion plus tard cette semaine.
2. Le fait de rappeler aux personnes qui n'ont pas fait ce qu'elles étaient censées faire avant la date limite - comme lorsqu'une facture n'est pas payée à temps.

Un rappel par e-mail peut être utilisé à plusieurs fins, qu'il s'agisse de vous envoyer un e-mail, de vous rappeler, d'envoyer le travail ou simplement de payer la facture.

Le courrier électronique est beaucoup plus facile à ignorer qu'un appel téléphonique ; il est difficile de s'éloigner facilement sans un appel téléphonique associé.

Ainsi, afin de capter l'attention de vos lecteurs, vous devez envoyer différents types d'e-mails. Les e-mails qui semblent grossiers, agressifs ou ambivalents seront probablement ignorés.

Pourquoi un e-mail de rappel doux est-il important ?

La raison pour laquelle ces e-mails de rappel doux sont essentiels est qu'ils encouragent de meilleures habitudes de travail dans une entreprise et favorisent une productivité accrue.

Voici quelques bonnes raisons pour lesquelles les e-mails de rappel doux sont si cruciaux pour de bonnes affaires.

#1. Améliorer les ventes

Même si nous détestons tous le dire, certains clients nous oublieront ou pourraient être en retard dans leur paiement ou pire encore, annuler le service avant son achèvement.

C'est pourquoi il est essentiel d'envoyer des rappels et des e-mails de rappel doux sont le meilleur moyen de le faire et vous donnent de meilleures chances de récupérer leur entreprise avec une rentabilité élevée.

#2. Stimulez l'engagement

C'est un fait bien connu que les gens sont occupés ces jours-ci et il peut être difficile de rester au courant de toutes les tâches à accomplir. Cela conduit souvent à oublier ou simplement à ne pas faire quelque chose qui était prévu au départ, comme répondre à un e-mail.

Un simple rappel par e-mail peut aider à garantir que les destinataires sont plus susceptibles de donner suite à leur intention initiale en donnant un léger coup de pouce lorsqu'ils ont oublié ou ont été trop distraits pour le faire.

#3. Convertir plus d'utilisateurs

Vous pouvez utiliser des rappels doux comme une opportunité d'offrir des remises ou d'autres incitations qui encouragent les personnes qui n'ont pas utilisé votre application depuis un certain temps à revenir et à l'essayer à nouveau.

#4. Améliorer les taux de rétention

Vous pouvez utiliser les rappels comme une opportunité pour réengager les utilisateurs qui ont cessé d'utiliser votre application.

Tenez-les au courant des nouvelles fonctionnalités et des développements, ou envoyez-leur des conseils sur la façon dont ils peuvent améliorer leur expérience avec votre application.

#5. Augmenter la satisfaction client

Si quelqu'un a laissé un avis négatif sur votre produit, vous pourrez peut-être renverser la vapeur en lui envoyant un rappel amical de la raison pour laquelle il l'a aimé en premier lieu.

C'est également un bon moyen de résoudre rapidement les problèmes de service client afin de ne pas perdre de clients de manière permanente.

#6. Réduire les paniers abandonnés

Lorsqu'une personne abandonne son panier sans effectuer d'achat, l'envoi d'un rappel en douceur peut aider à augmenter les ventes et à réduire l'abandon du panier.

Lisez aussi : 10 modèles d'e-mails de service client pour les nouveaux utilisateurs de CRM

5 étapes pour rédiger le parfait rappel doux

L'art du courrier électronique peut être difficile si vous ne savez pas comment le faire correctement. Avec autant de façons différentes d'écrire un e-mail, il existe certainement certaines techniques qui donneront de meilleurs résultats que d'autres.

Suivez ces cinq étapes pour tirer le meilleur parti de votre prochain e-mail, que vous écriviez à votre famille, à vos amis ou à vos collègues.

#1. Rédigez une ligne d'objet attrayante

La première chose que vos lecteurs verront est la ligne d'objet de votre e-mail. Si vous ne le faites pas éclater, ils ne l'ouvriront jamais.

La ligne d'objet est le facteur déterminant pour que 47% des destinataires d'e-mails ouvrent un e-mail. De plus, 69 % des destinataires d'e-mails signalent les e-mails comme spam uniquement en fonction de la ligne d'objet.

• Votre ligne d'objet doit être
• Clair et net
• Court et ciblé
• Utilisez des jetons de personnalisation.
• Dis-leur ce qu'il y a à l'intérieur
• Relatif
• Faire en sorte que les gens se sentent spéciaux
• Donner un sens à l'urgence

#2. Utilisez la bonne salutation

Une salutation donne le ton à tout e-mail, et bien que ces e-mails contiennent un rappel, ils ne sont pas aussi durs. En règle générale, les commerciaux attendent le deuxième ou le troisième e-mail pour contacter leur client. Vous devez respecter et lire le message de l'expéditeur d'un bout à l'autre.

L'accueil par e-mail dépend de la situation ou de l'e-mail. Vous pouvez commencer un e-mail avec "Cher" et "Salut" ou "Bonjour" ou "Hey".

Par exemple,

• Si vous souhaitez développer une relation avec le client, vous pouvez commencer à écrire un e-mail avec "Salut".
• Votre entreprise parle généralement de manière formelle, alors essayez d'ouvrir avec Hello, Name.
• Dire "Cher" au début d'un rappel amical est un peu formel, mais utilisez-le s'il s'agit de l'ouvre-message par défaut de votre entreprise.

#3. N'oubliez aucun détail dans le corps de l'e-mail

Dans le corps de votre e-mail, vous souhaitez fournir au destinataire plus de détails sur la situation pour laquelle vous lui envoyez un e-mail, à savoir pourquoi vous envoyez un e-mail, ce que vous attendez de lui et le délai de réponse.

Voici quelques conseils pour rédiger un message parfait :

1. Votre message principal doit être clair, concis et ciblé.
2. Donnez au destinataire de l'e-mail une explication de ce qu'il obtiendra en retour s'il accepte votre offre.
3. Veillez toujours à garder un ton respectueux lors de la rédaction du message principal.
4. Donnez des noms et des dates au besoin.

#4. Créez le CTA parfait

Ensuite, incluez toujours vos coordonnées au bas de l'e-mail pour toute correspondance future. Votre rappel doit veiller à ne pas bourdonner trop longtemps et à ne pas perdre l'attention du lecteur.

La cause des retards de paiement dépendra très probablement d'un cas particulier au cas par cas. Ainsi, vous voudrez peut-être dire, par exemple, que le paiement est dû à cette date ou répondre rapidement ou encourir les pénalités suivantes.

De plus, dans un autre cas, vous pouvez soit proposer leur créneau d'entretien à quelqu'un d'autre, soit récupérer formellement les revenus perdus.

Par exemple, veuillez visiter notre site Web pour obtenir plus d'informations sur _________. Vous pouvez également nous contacter par e-mail _______@gmail ou 98765xxxx. Notre équipe vous assure une assistance 24h/24 et 7j/7.

#5. Gardez la signature conviviale

Après avoir expliqué votre point, terminez l'e-mail sur un ton amical :

• J'espère que vous avez trouvé cet article de blog utile.
• Passe une bonne journée!
• Je suis dans l'attente de votre réponse.
• J'attends votre réponse positive.
• Merci d'avoir lu le courriel

Après cela, vous pouvez ajouter une approbation de clôture :

• Salutations
• Sincèrement
• Tous mes vœux
• Merci

Vous pouvez également ajouter votre intitulé de poste, votre employeur, le nom de votre entreprise, votre ville et vos coordonnées, en fonction de l'utilité de ces détails.

Lisez aussi : Pourquoi vous devriez essayer les fils de discussion par e-mail (+ meilleures pratiques)

14 modèles de rappel doux pour les e-mails

Voici quelques exemples de rappels pour les e-mails qui pourraient vous être utiles.

Ils suivent la structure en six points dont nous avons discuté précédemment dans cet article. Que vous vous inspiriez ou non de ces exemples, n'oubliez pas d'inclure tous les éléments essentiels lors de la rédaction d'un message de rappel par e-mail !

#1. Courriel de rappel doux au patron

Aussi difficile qu'il puisse être d'envoyer un rappel par e-mail à votre patron, la règle générale est toujours de rester professionnel, poli et convaincant. Cela peut également être un bon moyen de rappeler quelque chose à un responsable, un professeur ou un collègue.

#2. Courriel de rappel à un client

De temps à autre, un projet peut s'arrêter en raison de l'inaction du client ou de l'entrepreneur. Un simple e-mail de rappel au client peut remettre le projet sur les rails.

#3. Courriel de rappel d'événement

Vous enverrez probablement un certain nombre de ces e-mails de rappel, donc cet exemple d'e-mail de rappel est rassurant, court, doux et précis.

Titre : Sécurisez votre place : Gérer le changement en temps de crise Cher Robert, Je vous écris pour confirmer votre présence à notre événement : Gérer le changement en temps de crise. Cet événement a été très bien accueilli jusqu'à présent, et nous voulons nous assurer que vous profitez de cette opportunité. Pour plus de détails sur l'événement, veuillez confirmer votre présence en répondant à cet e-mail avant le 1er août. Sinon, nous pouvons offrir votre place à quelqu'un d'autre. Merci, Natasha

#4. Courriel de rappel de réunion en ligne

Les gens peuvent oublier leurs réunions en ligne, il est donc utile d'envoyer un petit rappel comme celui-ci :

#5. Un e-mail de rappel de paiement en retard

Les gens ne se lèvent pas souvent à l'heure, et c'est vraiment ennuyeux. Cependant, cela aide à garder votre sang-froid et à écrire un e-mail de rappel professionnel et doux.

#6. Modèle d'e-mail de lancement des fonctionnalités

Ce modèle peut être utilisé comme rappel sur les lancements de nouvelles fonctionnalités.

#sept. Courriel de rappel de suivi lorsqu'il n'y a pas de réponse

Voici un modèle d'e-mail si vous avez des points d'action.

#8. Modèle d'e-mail de rappel de vente flash

Une vente flash en vue ? Utilisez ce modèle pour un rappel doux :

#9. E-mail de rappel de date limite manquée

Qui n'aime pas un délai manqué? Utilisez simplement ce modèle et ne perdez pas votre sang-froid

#dix. E-mail de rappel des RH avant un entretien d'embauche

Dans le cas où un entretien est programmé des semaines à l'avance, il serait sage d'appeler ou d'envoyer un e-mail un jour avant pour s'assurer que cela fonctionne toujours pour la ou les personnes interrogées.

#11. E-mail de rappel de vente

Si une vente peut se concrétiser en modifiant légèrement la proposition, utilisez ce modèle :

#12. Petit rappel de suivi après une réunion

Si vous avez rencontré un acheteur potentiel et fait une proposition, il est utile d'envoyer un e-mail de rappel.

#13. Modèle de rappel de rendez-vous

Quand un rendez-vous approche et que vous ne voulez pas que votre client le laisse échapper…

Vous pourrez mieux communiquer avec vos clients grâce à ces quelques exemples de modèles de rappel par e-mail.

De plus, vous devez vous assurer que les e-mails de rappel contiennent des lignes d'objet captivantes afin d'augmenter leurs taux d'ouverture.

La meilleure partie de l'envoi d'un e-mail de rappel doux à votre client ? Paiements rapides et faciles. Eh bien, si vous rencontrez des difficultés pour créer une facture par e-mail, nous sommes là pour vous

12 modèles de facture par e-mail à personnaliser et cliquez sur Envoyer

8 conseils pour améliorer la qualité de votre e-mail de rappel

Rappeler aux clients les produits que vous proposez et leur valeur sans les ennuyer peut être difficile à faire.

Voici quelques astuces pour aider.

#1. Évitez de paraître insistant

Assurez-vous de demander quelque chose de raisonnable. Si vous en demandez trop, le destinataire ne voudra peut-être pas le faire et votre e-mail aura l'effet inverse de ce que vous espériez.

C'est mieux si vous demandez une explication sur quelque chose au lieu d'une explication sur tout ce qui se trouve sur votre site ou en général.

Pour les e-mails, vous ne voulez pas que vos lecteurs se fatiguent, c'est pourquoi l'e-mail doit commencer par quelques informations intrigantes qui attirent l'attention du lecteur. Ensuite, l'e-mail peut avoir son objectif qui, dans ce cas, est susceptible d'être de nature promotionnelle.

#2. Gardez-le croustillant

Il est important de ne pas envoyer un e-mail trop long lorsque vous rappelez quelque chose à quelqu'un. Voici les principaux éléments que vous devez inclure dans votre e-mail de rappel :

• Ce qu'ils doivent faire.
• Quand ils devraient le faire.
• Pourquoi devraient-ils le faire à cette date et pas à une autre ?
• Donnez un contexte pour ce qui se passe qui se rapporte à leur tâche.
• Incluez des liens ou des références qui pourraient leur être utiles.

#3. Être spécifique

La dernière chose que vous voulez, c'est que votre message soit mal interprété, alors assurez-vous que ce que vous essayez de dire est clair. Vous devez prendre soin du temps de votre lecteur. Vous ne voulez pas les submerger avec trop d'e-mails ou de messages.

Les entreprises ont plusieurs types d'e-mails qu'elles doivent envoyer. Ces e-mails peuvent aller des confirmations de commande aux notifications, newsletters et mises à jour de produits.

#4. Ne jamais s'excuser

S'excuser montre que vous n'avez pas confiance en votre produit ou service, ce qui est la dernière chose que vous voulez que vos clients potentiels voient. Ne vous excusez jamais d'avoir mis quelqu'un au courant de la meilleure chose à faire.

Par exemple, s'il y a un événement à venir et qu'il approche de la fin de leur période d'abonnement, ne les laissez pas manquer ce qui pourrait les intéresser !

#5. Soyez clair avec votre CTA

Fournissez un lien vers votre site Web et vos pages de médias sociaux où ils peuvent trouver plus d'informations sur votre entreprise.

Si possible, mentionnez ce que vous avez en commun avec la personne à qui vous écrivez.

#6. Évitez l'embarras

Il est possible qu'ils aient déjà reçu votre premier e-mail. Ne le leur signalez pas et ne les embarrassez pas pour cela. Lorsque vous avez besoin de tourner autour du pot, faites-le car cela vous donnera une réponse. Il n'est pas approprié d'écrire simplement : "Vous n'avez toujours pas répondu à mon e-mail".

Personnalisez l'e-mail en l'adressant directement à la personne pour qui vous l'écrivez. Soyez poli et concis, et utilisez des puces si possible.

#sept. Utilisez un ton amical

Il est important que vous ayez l'air amical mais autoritaire lorsque vous envoyez un e-mail de rappel doux ; montrez que vous vous souciez de leur réussite dans l'entreprise. Remerciez-les pour leur temps et faites-leur savoir que vous êtes toujours intéressé à parler avec eux.

#8. Encouragez plus de communication

À d'autres moments, la personne ne souhaite pas vous répondre ou votre message pour une raison ou une autre. Offrez à ces personnes de multiples occasions de répondre.

L'automatisation des e-mails peut vous aider à rationaliser votre diffusion, en particulier auprès de la liste d'abonnés d'un client, afin de capter son intérêt.

Lisez aussi : Principes de base, astuces et exemples de l'automatisation des e-mails

Heure correcte pour envoyer un e-mail de rappel doux

Quel est le bon moment pour envoyer un e-mail de rappel ? Combien de temps après l'entretien d'embauche, ou si vous avez manqué la date limite, combien de temps à l'avance devez-vous l'envoyer ?

La réponse varie selon ce que vous attendez. Par exemple, si vous attendez que quelqu'un rattrape un retard de paiement ou soumette un paiement ou une facture en retard, le premier jour ouvrable après la date d'échéance est le moment idéal pour envoyer un rappel.

En attendant plus longtemps, le processus est non seulement allongé, mais augmente également le risque que la personne oublie les détails de l'accord.

De même, les e-mails de suivi après les entretiens et les candidatures peuvent être stressants. Il faut plus de temps que prévu pour postuler à un emploi. Les employeurs sont également impliqués dans un processus complexe, et lorsque vous tardez au lieu de vous précipiter pour donner suite, vous prouvez que vous respectez leur temps et leur autorité.

Nous avons constaté qu'un simple rappel par e-mail aide souvent à convertir davantage d'utilisateurs. La fréquence du rappel dépend de l'engagement de l'utilisateur avec votre produit ou service et peut varier d'une semaine à une fois par mois.

Si vous les envoyez un jour ouvrable avant l'événement, vos participants s'en souviendront plus facilement. Dans ce cas, deux jours avant est approprié. Si vous utilisez Calendly, vous pouvez facilement programmer des rappels une heure avant l'événement.

Lire aussi : Le meilleur moment pour envoyer un e-mail (et le pire)

Conclusion

Ne vous découragez pas si votre prospect ne vous répond pas. Un e-mail de rappel poli et amical pourrait être exactement ce dont ils ont besoin. Cela demande un peu de temps et d'efforts, mais cela en vaut la peine ! Si au début, vous ne réussissez pas, réessayez !

S'ils n'ont toujours pas répondu après un ou deux e-mails de rappel, rappelez-leur une fois de plus ! Vous êtes lié pour trouver le succès par la suite avec cette méthode.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez mettre en place un système de messagerie automatisé.

Avec un logiciel CRM haut de gamme comme EngageBay, il est possible de créer une séquence de rappels et de messages qui seront envoyés automatiquement aux prospects, leur donnant autant de mises à jour que possible sur ce qu'ils sont censés faire ensuite.

Utilisez l'interface glisser-déposer pour créer un modèle esthétiquement agréable. Notre éditeur de texte, combiné à des éléments de conception, permet une intégration transparente des images et des boutons de partage social.

Les fonctionnalités d'automatisation vous aideront à augmenter votre efficacité en réduisant le nombre de fois que vous devez envoyer manuellement des e-mails ou des SMS à vos contacts. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour configurer des rappels automatisés pour les tâches ou les projets qui doivent être terminés.

Vous pouvez permettre aux entreprises de toutes tailles de gérer leur pipeline de ventes du début à la fin avec le système Engagebay. De plus, vous pouvez suivre leur activité et leurs interactions avec les clients depuis un emplacement central.

Cela agit comme un indicateur de performance clé (KPI) pour produire un contenu plus attrayant, ce qui entraînera à son tour une augmentation des taux de clics.

Comme nous aimons le dire, engagez vos clients et clients avec EngageBay !