完璧な優しいリマインダー メールの秘密とテンプレート

公開: 2022-11-21

穏やかなリマインダー メールは、特にショッピング カートの放棄に関しては、セールスに不可欠なメール タイプです。 実際、 Baymard Instituteのレポートによると、オンライン ショッパーの 69% が毎年カートを放棄しています。

これらの買い物客は、あなたの製品やサービスの購入にすでにある程度の関心を示しています。 彼らは、購入を完了して有料の顧客になるように後押しする優しいリマインダーを受け取る最有力候補です。

控えめなリマインダー メールが煩わしい、または押し付けがましいと思われないように、見込み客にリマインダーを通知する方法はいくつかあります。

毎日 3,000 億通の電子メールが送信されており、電子メールは世界の取引通貨であり、ほとんどの電子メールは未読です。 時々、これらの未読メールでは、重要な通信さえ見逃されています。 また、1 通のメールを逃すと、未読収入につながる可能性があります。

この記事では、効果的な穏やかなリマインダー メールのすべての側面をカバーする段階的なガイドを紹介します。

メールに含めるものと除外するもの、メールの書式設定方法、メールを送信する最適なタイミングについて説明します。

目次

「優しいリマインダー」メールとは何ですか?

ジフィー

「穏やかなリマインダー」メールは、よく練られた個人的に書かれたリマインダー メッセージで、顧客が最後に会社に連絡してからかなりの時間が経過した後に送信します。

リマインダーを慎重に設計して、押し付けがましく必死だと思われるのではなく、役に立ち、思いやりがあると認識されるようにする必要があります。

穏やかなリマインダー メールは、次の 2 種類で送信できます

  1. 電子メールが既に送信されている場合は、今週後半に会議で私たちに電子メール通知が送信された場合のように、イベントがまだ発生していないことを意味する可能性があります.
  2. 請求書が期限内に支払われていない場合など、締め切りまでにすべきことをしていない人に注意を促す行為。

電子メール リマインダーは、電子メールの返信、折り返しの電話、作業の送付、請求書の支払いなど、さまざまな目的で使用できます。

電子メールは、電話よりも無視する方がはるかに簡単です。 それに関連付けられた電話がなければ、簡単に立ち去るのは難しい.

したがって、読者の注意を引くには、さまざまな種類のメールを送信する必要があります。 失礼、攻撃的、またはあいまいな電子メールは、無視される可能性があります。

優しいリマインダー メールが重要な理由

これらの穏やかなリマインダー メールが重要である理由は、会社のより良い作業習慣を促進し、生産性の向上を促進するためです。

穏やかなリマインダー メールが素晴らしいビジネスにとって非常に重要である理由をいくつかご紹介します。

#1。 売上の向上

言いたくないことですが、一部のお客様は私たちのことを忘れたり、支払いが遅れたり、さらに悪いことに、完了前にサービスをキャンセルしたりする可能性があります.

そのため、リマインダーを送信することが不可欠であり、穏やかなリマインダー メールはそれを行うための最良の方法であり、高い収益性でビジネスを取り戻すためのより良いチャンスを提供します。

#2。 エンゲージメントを高める

最近、人々が忙しく、目の前のすべてのタスクを把握するのが難しいことはよく知られている事実です。 多くの場合、これにより、メールへの返信など、最初に意図したことを忘れたり、単に実行しなかったりする.

穏やかな電子メールのリマインダーは、受信者が忘れていたり、気が散ってそうすることができなかった場合に穏やかなナッジを提供することで、受信者が最初の意図を実行する可能性を高めるのに役立ちます.

#3。 より多くのユーザーを変換

穏やかなリマインダーを使用して、割引やその他のインセンティブを提供し、しばらくアプリを使用していなかったユーザーにもう一度アプリを試してもらうよう促すことができます。

#4。 定着率の向上

リマインダーは、アプリの使用をやめたユーザーに再度アプローチする機会として使用できます。

新しい機能や開発に関する最新情報を提供したり、アプリのエクスペリエンスを向上させるためのヒントを送信したりできます。

#5。 顧客満足度の向上

誰かがあなたの製品について否定的なレビューを残した場合、最初にその製品を気に入った理由をフレンドリーにリマインダーを送ることで、事態を好転させることができるかもしれません.

これは、顧客を永久に失うことがないように、顧客サービスの問題を迅速に解決するための良い方法でもあります.

#6。 放置カートを減らす

誰かが購入せずにショッピング カートを放棄した場合、穏やかなリマインダーを送信することで、売上を増やし、ショッピング カートの放棄を減らすことができます。

また読む: 新しい CRM ユーザー向けの 10 のカスタマー サービス メール テンプレート

完璧な優しいリマインダーを書くための 5 つのステップ

完璧な優しいリマインダー メールの例

正しく行う方法を知らなければ、電子メールの芸術は難しい場合があります。 メールの書き方にはさまざまな方法があるため、他の方法よりも優れた結果が得られる方法がいくつかあることは確かです。

次の 5 つの手順に従って、家族、友人、同僚にメールを送信する場合でも、次のメールを最大限に活用してください。

#1。 魅力的な件名を書く

読者が最初に目にするのは、メールの件名です。 ポップにしないと、決して開けません。

件名は、電子メール受信者の 47% が電子メールを開く決定要因です。 さらに、電子メール受信者の 69% が、件名のみに基づいて電子メールをスパムとして報告しています。

  • あなたの件名は
  • クリアで鮮明
  • 短くて集中
  • パーソナライゼーション トークンを使用します。
  • 中身を教えてください
  • 相対的
  • 人々を特別な気分にさせる
  • 緊急性を感じさせる

#2。 正しい挨拶を使う

挨拶はあらゆるメールのトーンを設定します。これらのメールにはリマインダーが含まれていますが、それほど厳しいものではありません。 通常、営業担当者は 2 通目または 3 通目のメールが届くまで待ってから顧客に連絡します。 送信者のメッセージを尊重し、最初から最後まで読む必要があります。

メールでの挨拶は状況やメールによって異なります。 「Dear」と「Hi」または「Hello」または「Hey」でメールを開始できます。

例えば、

  • クライアントとの信頼関係を築きたい場合は、「こんにちは」でメールを書き始めることができます。
  • あなたのビジネスは通常正式に話すので、Hello, Name で始めてみてください。
  • フレンドリーなリマインダーの冒頭で「親愛なる」と言うのは少しフォーマルですが、それが会社のデフォルトのメッセージ オープナーである場合に使用します。

#3。 メールの本文の詳細を忘れないでください

電子メールの本文では、電子メールを送信している状況、つまり、電子メールを送信する理由、受信者に何を求めているか、および応答の時間枠について、受信者に詳細を提供したいと考えています。

完璧なメッセージを書くためのヒントをいくつか紹介します

  1. 主なメッセージは、明確、簡潔、的を絞ったものにする必要があります。
  2. メールの受信者に、あなたのオファーを受け取った場合の見返りについて説明します。
  3. メインメッセージの下書きを作成する際は、常に丁寧な口調を保つように注意してください。
  4. 必要に応じて名前と日付を指定します。

#4。 完璧な CTA を作成する

次に、今後の対応のために、必ずメールの下部に連絡先情報を含めてください。 リマインダーは、長々と話し続けて読者の注意をそらさないように注意する必要があります。

支払い遅延の原因は、特定のケースバイケースに依存する可能性が高いです。 そのため、たとえば、この日に支払いを行うか、迅速に対応するか、次のペナルティが発生するかなどを伝えたい場合があります。

また、別のケースでは、インタビューの枠を他の誰かに提供するか、失われた収益を正式に取り戻すことができます。

たとえば、__________ に関する詳細については、当社の Web サイトをご覧ください。 また、メール [email protected] または 98765xxxx でお問い合わせいただくこともできます。 私たちのチームは、24 時間年中無休のサポートを提供します。

#5。 サインオフをフレンドリーに保つ

あなたの主張を説明した後、友好的な口調でメールを締めくくります。

  • このブログ記事がお役に立てば幸いです。
  • すてきな一日を!
  • あなたからの便りを楽しみにしています。
  • あなたの肯定的な反応を待っています。
  • メールを読んでいただきありがとうございます

その後、終了サインオフを追加できます。

  • よろしく
  • 心から
  • ではごきげんよう
  • ありがとうございました

また、必要に応じて、役職、雇用主、会社名、都市、連絡先情報を追加することもできます。

また読む: メール スレッドを試す必要がある理由 (+ ベスト プラクティス)

メール用の14の優しいリマインダーテンプレート

以下は、役に立つと思われる電子メールのリマインダーのサンプルです。

それらは、この投稿で以前に説明した 6 点構造に従います。 これらの例をインスピレーションとして使用するかどうかに関係なく、電子メール リマインダー メッセージの下書きを作成する際には、必須要素をすべて含めることを忘れないでください。

#1。 上司への優しいリマインダー メール

上司にメールでリマインダーを送るのは難しいかもしれませんが、一般的なルールは、プロフェッショナルで、礼儀正しく、説得力のあるものにすることです。 これは、マネージャー、教授、または同僚に何かを思い出させる良い方法かもしれません.

Title: 11月の休暇申請

こんにちはデイビッド、

あなたが元気でありますように!

前回のメールのとおり、2022 年 8 月 1 日から 8 月 5 日の週の休暇申請を提出しました。家族と一緒に休暇を予約するのを楽しみにしています。

リクエストを確認できるのはどのくらいの時間枠ですか? 承認されたら、休暇を予約できるようになります。 私のリクエストについて話し合いたい場合は、できるだけ早くお知らせください。

ではごきげんよう、

トニースターク

#2。 クライアントへのリマインダー メール

クライアントや請負業者の不作為が原因で、プロジェクトが行き詰まることがあります。 クライアントへの穏やかなリマインダー メールは、プロジェクトを軌道に戻す可能性があります。

タイトル: プロジェクトに最初にサインオフする

こんにちはジョー、

先週お送りしたプロジェクト計画をあなたが受け取ったことを確認したかっただけです。

プロジェクト計画は、私たちがあなたのために作成した戦略の重要な部分であり、作業を開始する前にあなたの承認が必要です.

ドキュメントを確認して、問題がないかどうかお知らせください。 トピックについて話し合い、必要な追加情報を提供します。

ご連絡をお待ちしております。

ありがとうございました、

スミス

#3。 イベントリマインダーメール

これらのリマインダー メールをかなりの数送信する可能性が高いため、このリマインダー メールのサンプルは安心できるほど短く、適切で、的を射ています。

タイトル: 自分の居場所を確保する: 危機の時代における変化の管理

ロバート様

私たちのイベント「危機の時代における変化の管理」へのあなたの出席を確認するために手紙を書いています。

このイベントはこれまでのところ非常に好評であり、この機会を確実に活用したいと考えています。

イベントの詳細については、8 月 1 日までにこのメールに返信して、出席を確認してください

そうでない場合は、他の誰かにあなたの場所を提供することがあります。

ありがとうございました、

ナターシャ

#4。 オンライン会議リマインダー メール

人々はオンライン会議を忘れる可能性があるため、次のような穏やかなリマインダーを送信すると役立ちます。

タイトル: 5 月 16 日の契約レビュー ミーティングのリマインダー

ピーターさん、こんにちは。

あなたが元気だと嬉しいです。 現在の契約と、その更新について話し合うために予定されていた電子会議についてご連絡いたします。

この会議に出席できることを確認していただけますか?

2022 年 5 月 16 日午前 10 時~午前 11 時 30 分を予定しています。

時間や日付が都合が悪い場合は、できるだけ早くお知らせください。変更できるかどうかを確認いたします。

どうもありがとうございました、

サリー

#5。 支払い期限を過ぎたリマインダー メール

人々は時間通りに起きないことが多く、それは本当に迷惑です。 ただし、冷静さを保ち、プロフェッショナルで優しいリマインダー メールを書くことは役に立ちます。

タイトル: 未払いの請求書: PR00989

アンドレア様

2 月 14 日に送信した未払いの請求書 ______ について書いています。

ご存じのとおり、標準の支払い条件は 28 日です。

30 日以上経過しているため、サービスを失うリスクがあります。

4 営業日以内にお支払いください。サービスに支障はありません。

お支払いに問題がある場合は、メールまたは直接お電話でご連絡ください。

心から、

エマ

#6。 機能起動メール テンプレート

このテンプレートは、新機能のリリースに関するリマインダーとして使用できます。

タイトル: 新機能で目標を達成

こんにちはマイケル、

Yextのジェニファー・クラークです。 良い一日をお過ごしください。

ビジネス プロセスの合理化を支援するために、今四半期には強力な新機能が追加されました。

お客様のビジネスを支援するためにリリースしたばかりの最新機能のいくつかについてお知らせしたいと思います。

  • マーケティング オートメーションの新しいワークフロー
  • Web サイトから直接リードを獲得するためのスマートな Web フォーム
  • インタラクションを自動化するライブチャットサポート
  • カレンダーをオンラインで整理するための新しいミーティング スケジューラ

ありがとうございました、

ジェニファー・クラーク

#7。 返信がない場合のフォローアップ リマインダー メール

いくつかのアクション ポイントがある場合のメール テンプレートを次に示します。

ライオネルさん、こんにちは。

先週 {週/月}にあなたとチームに会えて、{XYZ} とこのプロジェクトの目標について多くのことを学べて、とてもうれしく思いました。

私たちの会議に基づいて、アクション ポイントのリストをまとめました。

私たちのチームの場合:

· アクション ポイント 1

· アクションポイント2

{XYZ} チームの場合:

· アクション ポイント 1

· アクションポイント2

私に返信して、私が正しい方向に進んでいるかどうかを確認してください。

敬具、

マーティン

#8。 フラッシュ セール リマインダー メール テンプレート

フラッシュセールが近づいていますか? 穏やかなリマインダーとしてこのテンプレートを使用してください。

タイトル: 手遅れになる前に割引を手に入れよう!

シャロンさん、こんにちは。

喜びが冬の終わりの割引を実行していることをご存知ですか?

当社の製品を最大 80% 割引で購入できます。

何を待っていますか? 今すぐショッピングして、さらにお得に!

よろしくお願いします、

チームジョイフル

#9。 締め切り通知メールの不在

締め切りに間に合わなかったのが嫌いな人はいますか? このテンプレートを使用するだけで、気性を失うことはありません

タイトル: 提出期限を過ぎました!

こんにちはジョナサン、

前回のメールでは、4 月 12 日までにゲスト投稿記事を受け取ると記載されていましたが、まだ受け取っていません。

それについてフォローアップしたかったのです。 ゲスト投稿の記事はいつ送っていただけますか? タイトなスケジュールで動いているので、できるだけ早く回答をいただければ幸いです。

ありがとうございました!

メリッサ

#10。 採用面接前の人事部からのリマインダー メール

面接が数週間前に予定されている場合は、前日に電話または電子メールを送信して、面接を受ける人に引き続き有効であることを確認することをお勧めします.

タイトル: 面接確認依頼

こんにちはリンダ、

私の名前は [SENDER] です。今日の午後 2 時に Skype であなたにインタビューします。

私はあなたの経歴を調べ、そのポジションについてあなたが持つかもしれない質問について話し合うつもりです.

始める前に質問はありますか?

一番、

[送信者]

#11。 販売リマインダー メール

提案を少し変更することで販売が成立する場合は、次のテンプレートを使用します。

タイトル: オファーを更新しました!

こんにちはケビン、

お客様のご要望に応じて、当社の営業チームは最初に提示されたオファーを変更しました。

この取引を今週中に行うと、{$XYZ} で成約できます。

他に必要なものがあれば教えてください。

からだに気をつけてね、

ルーク

#12。 会議後の穏やかなフォローアップリマインダー

潜在的な購入者に会って提案を行った場合は、リマインダー メールを送信すると役立ちます。

タイトル: 前回のディスカッションのフォローアップ

バナーさん、こんにちは。

これは、私たちが最後に会ったときの友好的なリマインダーです。

さらにヘルプや情報が必要な場合は、当社のチームにお問い合わせください。

興味のある方は、デモのスケジュールを組むこともできます。

一番、

サラ

#13。 予定リマインダー テンプレート

約束が迫っていて、クライアントにそれをさせたくないとき…

タイトル: ナターシャからのマッサージ予約リマインダー

こんにちは。

マッサージの予約が 5 月 20 日木曜日の午後 4 時 15 分に設定されていることをお知らせします。

時間の変更や予約のキャンセルが必要な場合は、このメールに返信するか、電話でご連絡ください。

また近いうちにお会いしましょう

ナターシャ

メール リマインダー テンプレートのいくつかの例を使用して、顧客とのつながりを深めることができます。

さらに、開封率を上げるために、リマインダー メールには魅力的な件名が含まれていることを確認する必要があります。

優しいリマインダー メールをクライアントに送信する最良の部分は? 迅速で簡単な支払い。 メールの請求書を作成するのが困難な場合は、当社がお手伝いします

カスタマイズして送信をクリックする12の電子メール請求書テンプレート

リマインダー メールの品質を向上させる 8 つのヒント

ジフィー

提供する製品とその価値を、顧客に迷惑をかけずに思い出させるのは難しい場合があります。

役立つヒントをいくつか紹介します。

#1。 強引に聞こえるのを避ける

合理的なものを求めていることを確認してください。 要求が多すぎると、受信者がそれをやりたがらない可能性があり、電子メールはあなたが望んでいたものとは逆の効果をもたらします.

サイトのすべてまたは一般的な説明ではなく、何かについての説明を求めた方がよいでしょう。

電子メールの場合、読者を疲れさせたくないので、電子メールは読者の注意を引く興味深い情報から始める必要があります。 次に、電子メールに焦点を当てることができます。この場合は、本質的にプロモーションである可能性があります。

#2。 ぱりっとしたまま

誰かに何かを思い出させるときは、長すぎるメールを送信しないことが重要です。 リマインダー メールに含める必要がある主な内容は次のとおりです。

  • 彼らがする必要があること。
  • 彼らがそれをするべき時。
  • 別の日ではなく、なぜこの日までにそれをしなければならないのでしょうか?
  • 彼らの仕事に関連して何が起こっているかについて、いくつかの文脈を与えてください。
  • それらに役立つ可能性のあるリンクまたは参照を含めます。

#3。 具体的に

メッセージが誤解されることは最も避けたいことです。そのため、何を言おうとしているのかが明確であることを確認してください。 読者の時間を大切にする必要があります。 あまりにも多くのメールやメッセージで彼らを圧倒したくありません。

企業には、送信する必要があるいくつかの種類の電子メールがあります。 これらの電子メールは、注文確認から通知、ニュースレター、製品の更新に至るまで多岐にわたります。

#4。 決して謝らない

謝罪は、製品やサービスに自信がないことを示します。これは、潜在的な顧客に見られたくないものです. 次善の策を誰かに気づかせたことについて決して謝らないでください。

たとえば、イベントが近づいていて、サブスクリプション期間の終了が近づいている場合、興味のあるものを見逃さないようにしてください!

#5。 CTAを明確にする

あなたの会社に関する詳細情報を見つけられるように、あなたの Web サイトやソーシャル メディア ページへのリンクを提供します。

可能であれば、手紙を書いている相手との共通点に言及してください。

#6。 恥ずかしさを避ける

彼らはあなたの最初のメールをすでに受け取っている可能性があります。 それを彼らに指摘して、彼らを当惑させないでください。 茂みの周りを叩く必要がある場合は、そうすることで反応が得られます。 「あなたはまだ私のメールに返信していません」と単純に書くのは適切ではありません。

あなたが書いている人に直接宛てて、電子メールをパーソナライズしてください。 礼儀正しく簡潔に、できれば箇条書きを使用してください。

#7。 親しみやすい口調を使う

穏やかなリマインダー メールを送信するときは、友好的でありながら威厳のある印象を与えることが重要です。 会社での彼らの成功を気にかけていることを示してください。 時間を割いてくれたことに感謝し、まだ話したいと思っていることを伝えましょう。

#8。 より多くのコミュニケーションを奨励する

また、何らかの理由で、その人があなたやあなたのメッセージに返信したくない場合もあります。 これらの人々に応答する複数の機会を提供します。

電子メールの自動化は、特に顧客のフォロワーのリストへのアウトリーチを合理化し、関心を引くのに役立ちます。

また読む: メール自動化の基本、ヒント、および例

穏やかなリマインダー メールを送信する適切な時間

リマインダー画像の正しい時刻

リマインダー メールを送信する適切なタイミングはいつですか。 就職面接のどのくらい後に、または締め切りに間に合わなかった場合は、どのくらい前に送信する必要がありますか?

答えは、何を待っているかによって異なります。 たとえば、誰かが延滞した支払いに追いつくか、延滞した支払いまたは請求書を提出するのを待っている場合は、期日の後の最初の営業日がリマインダーを送信するのに理想的な時期です.

長く待つことで、プロセスが長くなるだけでなく、その人が契約の詳細を忘れる可能性が高くなります.

同様に、面接や求人応募後のフォローアップ メールもストレスになる可能性があります。 求人への応募に予想以上に時間がかかる。 雇用主も複雑なプロセスに関与しており、急いでフォローアップするのではなく先延ばしにすることで、雇用主の時間と権限を尊重していることを証明できます。

穏やかなメール リマインダーは、多くの場合、より多くのユーザーを変換するのに役立つことがわかりました。 リマインダーの頻度は、ユーザーが製品やサービスにどれだけ関与しているかによって異なり、毎週から毎月までさまざまです。

イベントの 1 営業日前に送信すると、出席者が覚えやすくなります。 この場合、2日前が適切です。 Calendly を使用すると、イベントの 1 時間前にリマインダーが届くように簡単にスケジュールできます。

また読む: 電子メールを送信するのに最適な時間 (および最悪の時間)

結論

見込み客があなたに反応しなくても落胆しないでください。 礼儀正しく親しみやすいリマインダー メールは、彼らが必要としているものかもしれません。 少し時間と労力がかかりますが、それだけの価値があります。 最初はうまくいかない場合は、もう一度やり直してください。

1 つか 2 つのリマインダー メールを送信しても返信がない場合は、もう一度リマインドしてください。 この方法を使えば必ず成功します。

物事を簡単にするために、自動化された電子メール システムを設定できます。

EngageBay のようなハイエンドの CRM ソフトウェアを使用すると、見込み客に自動的に送信される一連のリマインダーとメッセージを作成して、見込み客が次に何をすべきかについてできるだけ多くの最新情報を提供できます。

ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを使用して、美しいテンプレートを作成します。 テキスト エディターとデザイン要素を組み合わせることで、画像とソーシャル共有ボタンをシームレスに統合できます。

自動化機能は、連絡先にメールやテキストを手動で送信する必要がある回数を減らすことで、効率を高めるのに役立ちます. この機能を使用して、完了する必要があるタスクまたはプロジェクトの自動リマインダーを設定することもできます。

Engagebay システムを使用すると、あらゆる規模の企業が販売パイプラインを最初から最後まで管理できるようになります。 また、アクティビティと顧客とのやり取りをすべて 1 か所で追跡できます。

これは、より魅力的なコンテンツを大量生産するための主要業績評価指標 (KPI) として機能し、クリックスルー率の向上につながります。

私たちが言いたいように、EngageBay でクライアントと顧客を引き付けましょう!