كيف تكتب أفضل بريد إلكتروني للتذكير بالاجتماع [قوالب وأمثلة]

منذ أن كان لدينا أشياء لنتذكرها ، أصبحت التذكيرات أدوات لا غنى عنها. سواء أكان صوت تطبيق أو خيط ملفوف حول الإصبع ، يحتاج الجميع إلى تذكير للمساعدة في التخلص من الحاجة إلى تذكر كل شيء طوال الوقت ، والأهم من ذلك ، ضمان ظهوره عند الحاجة.

بالنسبة لاجتماعات العمل ، هذا صحيح مزدوج.

لذلك ، لتجنب تكاليف الوقت والإنتاجية المفقودة من عدم الحضور وإلغاء الاجتماعات ، قمنا بتجميع النصائح والقوالب والأمثلة حول كيفية كتابة أفضل رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماعات.

ما هو تذكير الاجتماع؟

تذكير الاجتماع هو إشعار موعد يتم إرساله إلى الحاضرين المسجلين أو المشاركين في اجتماع مجدول ، لإبراز تفاصيل الاجتماع المهمة ، مثل تاريخ الاجتماع ووقته وموقعه وجدول أعماله ، لزيادة الحضور والتأكد من سير الاجتماع بسلاسة.

عادةً ما تهدف إلى التأكد من أن جميع المشاركين في الاجتماع على دراية بتفاصيل الاجتماع واستعدادهم للمشاركة. عادةً ما يتم إرسال تذكيرات الاجتماع عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني.

تنقسم تذكيرات البريد الإلكتروني إلى فئتين:

1. تم إرسال رسائل البريد الإلكتروني قبل الحدث. على سبيل المثال ، تذكير ودي لاجتماع مجدول.
2. بريد إلكتروني للمتابعة بعد فشل حدوث شيء ما. على سبيل المثال ، إشعار بأن صاحب العمل لم يدفع فاتورة قبل الموعد النهائي.

لماذا رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مهمة؟

رسائل البريد الإلكتروني للتذكير ضرورية لعدة أسباب.

1. إنها بمثابة وسيلة لزيادة المشاركة. على سبيل المثال ، يساعد إرسال رسالة تذكير الأفراد على تذكر المناسبة حتى يتذكروا الحضور.
2. هم حاسمة للاجتماع تحديثات المعلومات. تفاصيل الاجتماع مثل الموقع أو الوقت عرضة للتغيير. يمكنك دائمًا إخطار المشاركين وتذكيرهم بالتغييرات ذات الصلة من خلال رسائل البريد الإلكتروني للتذكير.
3. أنها تساعد في إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة. يساعد البقاء على اتصال في زيادة ضجة الحدث. بالإضافة إلى ذلك ، في كل مناسبة ، من الضروري أن يكون لديك قنوات اتصال مفتوحة حتى تتمكن الأطراف المعنية من طرح الأسئلة ومعرفة المزيد عن الاجتماع المخطط له.

دعنا نستكشف النصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني رائعة للتذكير لأي اجتماع.

12 نموذجًا لفواتير البريد الإلكتروني للتخصيص والنقر فوق إرسال

كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالاجتماع "الأفضل مبيعًا"

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماعات ، فإن الجودة تحل محل الكمية. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية كتابة أفضل رسائل البريد الإلكتروني للتذكير لأي اجتماع.

1. كن مبدعًا في سطر الموضوع

مثل أغلفة الكتاب ، يتم الحكم على رسائل البريد الإلكتروني من خلال سطور موضوعاتها. لسوء الحظ ، يتم تجاهل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني من سطر الموضوع وحده. والسبب في ذلك ليس بعيد المنال "سطور الموضوع اللطيفة".

علاوة على ذلك ، يفتح 64٪ من مستلمي البريد الإلكتروني بريدًا إلكترونيًا بناءً على جودة سطور الموضوع. لذلك ، سترغب في استخدام سطر موضوع يجذب انتباههم من النظرة الأولى وينقل القيمة في نفس الوقت.

يجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني للتذكير قصيرًا ومحددًا ، بحيث يشير إلى الغرض من البريد الإلكتروني. سيساعد هذا المستلمين في التعرف على البريد الإلكتروني بسرعة وتحديد أولوياته وفقًا لذلك.

لنفترض أنك علامة تجارية SaaS ؛ إليك بعض أفكار سطر الموضوع التي يمكنك البدء بها.

1. اجتماع العلامة التجارية SaaS اليوم: إليك ما تحتاج إلى معرفته
2. احصل على تعيين [الاسم الأول]: اجتماع العلامة التجارية SaaS في [X] ساعات
3. عرض [توقيع المنتج / الخدمة]: ما يمكن أن تتوقعه غدًا
4. [الاسم الأول] ، هل أنت جاهز لعرض مبيعاتك غدًا؟

15 مقدمة من قوالب البريد الإلكتروني التي تعمل مثل السحر

2. إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني للتذكير قدر الإمكان

يعد جعل البريد الإلكتروني للتذكير شخصيًا طريقة ممتازة لإحداث انطباع رائع.

تتضمن نصائح تخصيص تذكير البريد الإلكتروني ما يلي:

1. استخدم اسم المستلم: بدلاً من استخدام تحية عامة مثل "عزيزي العميل" أو "عزيزي سيدي / سيدتي" ، خاطب مستلم الرسالة بالاسم.
2. استخدم لغتهم ونبرتهم: لجعل البريد الإلكتروني يبدو طبيعيًا ومألوفًا أكثر ، استخدم نفس اللغة والنبرة التي يستخدمها المتلقي.
3. اعترف بظروفهم الفريدة: أنشئ بريدًا إلكترونيًا مخصصًا لحالة المستلم. على سبيل المثال ، إذا كان لدى المستلم سؤال أو ذكر مشكلة شخصية ، فتأكد من معالجته في رسائل البريد الإلكتروني.
4. الرجوع إلى اللقاءات السابقة: لإضافة لمسة شخصية إلى بريدك الإلكتروني ، قم بالإشارة إلى التفاعلات السابقة التي قد تكون لديك مع المتلقي لدمج البريد الإلكتروني.

يمكنك بسهولة تخصيص رسائل البريد الإلكتروني للتذكير وتشغيلها تلقائيًا باستخدام برنامج CRM والبريد الإلكتروني المدمج مثل EngageBay الذي يتتبع بيانات العملاء الخاصة بك.

أساسيات ونصائح وأمثلة أتمتة البريد الإلكتروني

3. احتضان لهجة دافئة ولكن احترافية

يؤدي الحفاظ على نغمة دافئة في رسالة البريد الإلكتروني للتذكير إلى خلق جو إيجابي يحفز المتلقي على التصرف.

قد تؤدي النغمة غير الشخصية وغير المقبولة إلى جعل رسالة التذكير الإلكترونية تبدو رسمية أو صارمة ، مما يمنع المتلقي من تنفيذ الإجراء المطلوب.

من المرجح أن يقرأ المستلم البريد الإلكتروني بعناية ويتفاعل مع الرسالة إذا كانت النغمة دافئة ومحادثة.

ومع ذلك ، حقق التوازن بين الدفء والاحتراف.

هذا مثال رائع من Jobber.

4. ابدأ بالمعلومات الحيوية

سيكون من غير الفعال أن تبدأ رسالة بريد إلكتروني للتذكير بتفاصيل غير مهمة ؛ هذا من شأنه أن يجعل المستلم يفقد بسرعة الغرض من البريد الإلكتروني أو يفقد الاهتمام بقراءة البريد الإلكتروني.

يعد بدء رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالتفاصيل الأساسية أمرًا بالغ الأهمية لجذب انتباه المستلم وتقديم المعلومات الأكثر أهمية. كما يضمن أيضًا أن يكون المستلم على دراية بهدف البريد الإلكتروني منذ البداية ، مما يزيد من احتمالية اتخاذ الإجراء اللازم.

20 نموذجًا للتسويق العقاري عبر البريد الإلكتروني [جاهز للإرسال]

5. اجعلها واضحة وموجزة

يبلغ مدى انتباه الإنسان 8.25 ثانية في المتوسط . قد يواجه المستلم صعوبة في فهم الإجراء الذي يجب اتخاذه إذا كان البريد الإلكتروني طويلًا أو غامضًا.

في رسالة البريد الإلكتروني للتذكير ، فإن الإيجاز وعدم الغموض سيساعد المتلقي على فهم الإجراء الذي يجب اتخاذه ومتى ولماذا.

أيضًا ، من المرجح أن تتم قراءة رسالة بريد إلكتروني تذكير موجزة وسهلة القراءة والرد عليها ، حتى لو كان المستلم مشغولاً أو مشتتًا في السابق. إليك مثال رائع لتذكير بريد إلكتروني واضح وموجز من Web Summit.

أفضل وقت لإرسال بريد إلكتروني (والأسوأ)

6. لا تنس تضمين تفاصيل الاجتماع  

بصرف النظر عن تذكير المشاركين بالاجتماع نفسه ، من الأهمية بمكان تقديم تفاصيل الاجتماع ، مثل وقت وتاريخ ومكان الاجتماع الشخصي وإجراءات الانضمام إلى اجتماع افتراضي كلها تفاصيل مناسبة للاجتماع.

من خلال تقديم معلومات دقيقة عن الاجتماع ، فإنك تساعد المشاركين في الاجتماع على الاستعداد بشكل كافٍ.

على سبيل المثال ، إذا قمت بتوفير وقت الاجتماع الصحيح ، يمكن للحاضرين الوصول في الوقت المحدد ، وبالتالي عدم فقدان الجوانب الحاسمة للاجتماع.

وبالمثل ، إذا أعطيت الحاضرين رابط الاجتماع الافتراضي المناسب ، فيمكنهم بسهولة الدخول إلى الاجتماع والحصول على جميع المعلومات الأساسية. إليك مثال رائع بواسطة Mailcon.

إنشاء عمليات بث البريد الإلكتروني في EngageBay

انسخ ذلك: قوالب البريد الإلكتروني لتذكير الاجتماع

لقد قمنا برعاية بعض قوالب البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماعات لتبدأ.

1. البريد الإلكتروني للتذكير "احفظ التاريخ"

عادةً ما يتم إرسال بريد إلكتروني تذكير بحفظ التاريخ إلى الضيوف أو المشاركين لتذكيرهم بحجز تاريخ معين لحدث قادم. يتضمن البريد الإلكتروني عادةً تاريخ الحدث ووقته وموقعه ، بالإضافة إلى أي تفاصيل أخرى ذات صلة.

الناس غارقون في الأخبار والمهام ؛ غالبًا ما يفشلون في تذكر بعض الاجتماعات. لضمان الحضور الكامل ونجاح الاجتماع في النهاية ، أرسل تذكيرًا بحفظ التاريخ.

إليك نموذج بريد إلكتروني للتذكير "حفظ التاريخ" للاستلهام منه.

14 أمثلة ملهمة على الاشتراك في النشرة الإخبارية من أفضل العلامات التجارية

2. بريد إلكتروني للتذكير باجتماع تجريبي للمبيعات

لديك منتج جديد يوفر فوائد ممتازة. يمكن أن يكون العثور على طريقة لضمان رؤية العملاء المحتملين لفوائد منتجك ورعاية أعمالك أمرًا شاقًا.

Moreso ، مقارنة بمنظمي الأعمال ، فإن مندوبي المبيعات أكثر عرضة لعدم الحضور. لكن البريد الإلكتروني للتذكير التجريبي للمبيعات سيذكر العملاء المحتملين بعرض أو عرض مبيعات مجدول. يجب أن تكون مهنية وجذابة ومقنعة.

هذا نموذج لتبدأ.

10 قوالب بريد إلكتروني لخدمة العملاء لمستخدمي CRM الجدد

3. اليوم السابق للاجتماع التذكير

في الحياة اليومية المعتادة ، يمكن أن يتغير أي شيء في أقل من 24 ساعة.

بصفتك منظمًا ، فأنت بالتأكيد تريد التأكد من توفر جميع الحاضرين لاجتماعك.

تحقيقا لهذه الغاية ، من الضروري إرسال بريد إلكتروني تذكير قبل الاجتماع بيوم لتذكير الحضور بالاجتماع.

يعمل هذا البريد الإلكتروني كتذكير لضمان حصول جميع الحاضرين على المعلومات اللازمة للتحضير للمناقشة والتأكيد على أنهم سيحضرون في الموعد المحدد.

إليك نموذج للاستلهام منه.

أسرار وقوالب لرسالة تذكير لطيفة ولطيفة

4. تذكير الاجتماع "نفس اليوم"

يتم إرسال بريد إلكتروني للتذكير بالمواعيد عبر الإنترنت في نفس اليوم لتذكير المشاركين في الاجتماع بموعد مجدول في نفس اليوم.

يتم إرسالها للتأكد من أن المستلم يتذكر الموعد المحدد وأنه مستعد تمامًا لحضور الاجتماع في الوقت المحدد.

عادة ما يتم عقد هذه الأنواع من الاجتماعات افتراضيًا عبر منصة اجتماعات عبر الإنترنت. إنها الخطوة الأخيرة في منع عدم الحضور أو إلغاء موعد الاجتماع في اللحظة الأخيرة.

إليك نموذج تذكير بالاجتماع "نفس اليوم".

7 قوالب تذكير بالدفع تعمل دائمًا

5. رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالرد على دعوة الحضور

تهدف رسائل البريد الإلكتروني للتذكير RSVP إلى تذكير المدعوين إلى الاجتماع بالرد مع حالة حضورهم قبل الموعد النهائي المنصوص عليه في الدعوة الأولية. عادة ما تكون رسائل بريد إلكتروني لتأكيد الموعد.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إرسال تأكيد RSVP لاجتماع تمويل جماعي ، فإليك نموذجًا لك.

الأسرار والقوالب للبريد الإلكتروني المثالي للتذكير اللطيف

خاتمة

رسائل البريد الإلكتروني للتذكير قوية لتجنب عدم الحضور وتأثير إلغاء الاجتماعات من حيث الإنتاجية والوقت الضائع.

استمر في إنشاء تذكيرات بالبريد الإلكتروني تبرز في صندوق الوارد الخاص بالمستلم باستخدام النصائح والقوالب المدرجة في هذه المقالة لمنع إلغاء الاجتماعات أو تأكيد مواعيد الاجتماع.

اشترك هنا للوصول إلى مجموعة واسعة من قوالب البريد الإلكتروني القابلة للتخصيص وأتمتة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير على EngageBay. تريد أن تحقق من الاستعراض؟ الق نظرة على هذا الفيديو .