最適な会議リマインダー メールの書き方 [テンプレートと例]

覚えておくべきことがあったので、リマインダーは不可欠なツールになりました。 それがアプリのビープ音であろうと、指に巻かれたひもであろうと、常にすべてを覚えておく必要性を軽減し、最も重要なこととして、必要なときに確実に表示されるようにするために、誰もがリマインダーを必要としています.

ビジネスミーティングの場合、これは二重に当てはまります。

そのため、欠席や会議のキャンセルによって失われる時間と生産性のコストを回避するために、最適な会議リマインダー メールの書き方に関するヒント、テンプレート、および例をまとめました。

会議リマインダーとは何ですか?

会議リマインダーは、登録済みの出席者またはスケジュールされた会議の参加者に送信される予定通知であり、会議の日付、時間、場所、議題などの重要な会議の詳細を強調して、出席を増やし、会議が円滑に進行するようにします。

通常、会議のすべての参加者が会議の詳細を認識し、参加する準備ができていることを確認することを目的としています。 会議のリマインダーは通常、テキスト メッセージまたは電子メールで送信されます。

電子メール リマインダーは、次の 2 つのカテゴリに分類されます。

1. イベントの前に送信された電子メール。 たとえば、スケジュールされた会議の心のこもったリマインダーです。
2. 何かが起こらなかった後のフォローアップ メール。 たとえば、雇用主が期限までに請求書を支払わなかったという通知。

リマインダー メールが重要な理由

リマインダー メールは、いくつかの理由で不可欠です。

1. それらは、参加を増やす手段として機能します。 たとえば、リマインダー メッセージを送信すると、個人がその機会を思い出すのに役立ち、忘れずに出席できるようになります。
2. これらは、会議情報の更新に不可欠です。 場所や時間などの会議の詳細は変更される場合があります。 リマインダー メールを使用して、参加者に関連する変更をいつでも通知して思い出させることができます。
3. 通信回線を開いたままにしておくのに役立ちます。 連絡を取り合うことは、イベントの話題を増やすのに役立ちます。 さらに、関係者が質問をしたり、予定されている会議について詳しく知ることができるように、あらゆる機会にオープンなコミュニケーション チャネルを用意することが不可欠です。

どんな会議でも素晴らしいリマインダー メールを作成するためのヒントを探ってみましょう。

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「ベストセラー」会議リマインダー メールの書き方

会議のリマインダー メールでは、品質が量に優先します。 ここでは、あらゆる会議に最適なリマインダー メールを作成する方法に関するいくつかのヒントを紹介します。

1. 件名を工夫する

本の表紙のように、メールは件名で判断されます。 残念ながら、多くのメールは件名だけで無視されます。 その理由は、大げさな「当たり障りのない件名」ではありません。

さらに、電子メール受信者の64%が、件名の質に基づいて電子メールを開きます。 そのため、一目で注目を集め、同時に価値を伝える件名を使用する必要があります。

リマインダーメールの件名は、メールの目的を示す、短く具体的なものにする必要があります。 これにより、受信者はメールをすばやく識別し、それに応じて優先順位を付けることができます。

あなたが SaaS ブランドであるとします。 ここでは、開始できる件名のアイデアをいくつか紹介します。

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2. リマインダー メールをできる限りパーソナライズする

リマインダー メールを個人的なものにすることは、優れた印象を与える優れた方法です。

メール リマインダーをパーソナライズするためのヒントは次のとおりです。

1. 受信者の名前を使用する: 「親愛なるお客様」や「親愛なるサー/マダム」などの一般的な挨拶を使用する代わりに、メッセージの受信者に名前を付けます。
2. 相手の言葉遣いや口調を取り入れる: メールをより自然で親しみやすいものにするには、受信者と同じ言葉遣いや口調を使用します。
3. 受信者固有の状況を認識する: 受信者の状況に合わせたメールを作成します。 たとえば、受信者が質問をしたり、個人的な懸念を述べたりした場合は、メールで必ず対処してください。
4. 以前の出会いを参照する: 電子メールに個人的なタッチを追加するには、受信者との以前のやり取りを参照して、電子メールを統合します。

顧客データを追跡する EngageBay などの統合されたCRMおよび電子メール ソフトウェアを使用して、リマインダー メールを簡単にパーソナライズおよび自動化できます。

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3. 温かみのあるプロフェッショナルなトーンを採用する

リマインダー メールで温かみのあるトーンを維持することで、受信者の行動を促す前向きな雰囲気が生まれます。

非人間的で近寄りがたい口調は、リマインダー メールをフォーマルまたは厳しいものに見せ、受信者が必要なアクションを実行できないようにする可能性があります。

温かみのある会話的なトーンであれば、受信者はメールを注意深く読み、メッセージに反応する可能性が高くなります。

ただし、暖かさとプロフェッショナリズムのバランスをとってください。

Jobber の素晴らしい例を次に示します。

4.重要な情報から始める

重要でない詳細でリマインダー メールを開始するのは効果的ではありません。 これにより、受信者は電子メールの目的をすぐに見失ったり、電子メールを読むことに興味を失ったりします。

受信者の注意を引き、最も重要な情報を伝えるには、リマインダー メールの最初に重要な詳細を記載することが重要です。 また、受信者が最初からメールの目的を認識していることを確認し、必要なアクションを実行する可能性を高めます。

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5. くっきりと簡潔に

人間の注意持続時間は平均8.25秒。 メールが長かったり、あいまいだったりすると、受信者は取るべきアクションを理解するのが難しい場合があります。

リマインダー メールでは、簡潔で曖昧さがないようにすることで、受信者が、いつ、どのような理由で、どのような行動を取るべきかを理解するのに役立ちます。

また、簡潔で読みやすいリマインダー メールは、受信者が何かに気を取られていたり、気が散っていたりしても、読まれて返信される可能性が高くなります。 これは、Web Summit からの鮮明で簡潔な電子メール リマインダーの好例です。

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6. 会議の詳細を含めることを忘れないでください 

参加者に会議自体を思い出させることは別として、対面会議の時間、日付、場所などの会議の詳細を提供することが重要であり、仮想会議に参加する手順はすべて適切な会議の詳細です.

正確な会議情報を提供することで、会議の参加者が適切に準備できるようになります。

たとえば、会議の時間を正確に指定すれば、出席者は時間通りに到着できるため、会議の重要な側面を見逃すことはありません。

同様に、出席者に適切な仮想会議リンクを提供すると、出席者は簡単に会議に参加し、重要な情報をすべて入手できます。 これは Mailcon による素晴らしい例です。

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コピー: 会議リマインダー メール テンプレート

すぐに始められるように、会議のリマインダー メール テンプレートをいくつか用意しました。

1.「日付を保存」リマインダー メール

日付を保存するリマインダー メールは通常、ゲストまたは参加者に送信され、次のイベントの特定の日付を予約するように促します。 電子メールには通常、イベントの日付、時刻、場所、およびその他の関連する詳細が含まれます。

人々はニュースやタスクであふれています。 彼らはしばしばいくつかの会議を覚えていません。 全員が出席し、最終的に会議を成功させるために、日付を保存するリマインダーを送信します。

これは、インスピレーションを得る「日付を保存する」リマインダー メール テンプレートです。

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2.販売デモ ミーティングのリマインダー メール

優れたメリットを提供する新製品を手に入れました。 見込み客があなたの製品の利点を理解し、あなたのビジネスをひいきにする方法を見つけることは、面倒な場合があります.

さらに、ビジネスオーガナイザーと比較して、営業担当者はノーショーに苦しむ傾向があります。 しかし、セールス デモのリマインダー メールは、予定されているセールス デモンストレーションやプレゼンテーションを見込み顧客に思い出させます。 プロフェッショナルで、魅力的で、説得力のあるものでなければなりません。

開始するためのテンプレートを次に示します。

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3. 会議リマインダーの前日

通常の日常生活では、24 時間以内にすべてが変化する可能性があります。

主催者として、すべての出席者が会議に参加できるようにしたいことは間違いありません。

そのためには、会議の前日に電子メールでリマインダーを送信して、出席者に会議のことを​​思い出させることが不可欠です。

この電子メールは、すべての出席者がディスカッションの準備に必要な情報を入手し、予定どおりに出席することを確認するためのリマインダーとして機能します。

インスピレーションを得るためのテンプレートを次に示します。

完璧な優しいリマインダー メールの秘密とテンプレート

4.「同日」ミーティングのリマインダー

同日のオンライン アポイント リマインダー メールが送信され、会議の参加者に同じ日にスケジュールされたアポイントを思い出させることができます。

受信者がスケジュールされた予定を覚えており、時間通りに会議に出席する準備が整っていることを確認するために送信されます。

この種の会議は通常、オンライン会議プラットフォームを介して仮想的に行われます。 これは、ノーショーや土壇場での会議予約のキャンセルを防ぐための最後のステップです。

これは、「同日」会議リマインダー テンプレートです。

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5. RSVP 確認リマインダー メール

RSVP リマインダー メールは、会議の招待者に、最初の招待状で指定された期限までに出席状況を返信するように通知することを目的としています。 これらは通常、予約確認メールです。

たとえば、クラウドファンディング ミーティングの RSVP 確認を送信する場合は、次のテンプレートを使用できます。

完璧な優しいリマインダー メールの秘密とテンプレート

結論

リマインダー メールは、生産性と時間の損失という点で、欠席や会議のキャンセルによる影響を回避するのに強力です。

この記事に記載されているヒントとテンプレートを使用して、受信者の受信トレイで目立つメール リマインダーを作成して、会議のキャンセルを防止したり、会議の予定を確認したりしてください。

ここにサインアップして、幅広いカスタマイズ可能なメール テンプレートにアクセスし、EngageBay でリマインダー メールを自動化してください。 レビューをチェックしたいですか？ このビデオを見てください。