Jak napisać najlepszy e-mail z przypomnieniem o spotkaniu [szablony i przykłady]

Odkąd mamy o czym pamiętać, przypomnienia stały się nieodzownymi narzędziami. Niezależnie od tego, czy jest to sygnał dźwiękowy aplikacji, czy sznurek owinięty wokół palca, każdy potrzebuje przypomnienia, które pomoże odciążyć potrzebę ciągłego pamiętania o wszystkim i, co najważniejsze, upewnienia się, że pojawią się w razie potrzeby.

W przypadku spotkań biznesowych jest to podwójna prawda.

Dlatego, aby uniknąć strat czasu i produktywności w wyniku niestawienia się i anulowania spotkania, przygotowaliśmy wskazówki, szablony i przykłady, jak napisać najlepsze e-maile z przypomnieniem o spotkaniu.

Co to jest przypomnienie o spotkaniu?

Przypomnienie o spotkaniu to powiadomienie o spotkaniu wysyłane do zarejestrowanych uczestników lub uczestników zaplanowanego spotkania, podkreślające najważniejsze szczegóły spotkania, takie jak data, godzina, miejsce i program spotkania, w celu zwiększenia frekwencji i zapewnienia sprawnego przebiegu spotkania.

Zwykle ma na celu upewnienie się, że wszyscy uczestnicy spotkania są świadomi szczegółów spotkania i przygotowani do udziału. Przypomnienia o spotkaniach są zazwyczaj wysyłane SMS-em lub e-mailem.

Przypomnienia e-mail dzielą się na dwie kategorie:

1. E-maile wysłane przed wydarzeniem. Na przykład serdeczne przypomnienie o zaplanowanym spotkaniu.
2. Kolejny e-mail po tym, jak coś się nie udało. Na przykład zawiadomienie, że pracodawca nie zapłacił rachunku w terminie.

Dlaczego e-maile z przypomnieniami są ważne?

E-maile z przypomnieniami są niezbędne z kilku powodów.

1. Służą one jako środek do zwiększenia uczestnictwa. Na przykład wysłanie wiadomości z przypomnieniem pomaga osobom zapamiętać okazję, aby pamiętać o pojawieniu się.
2. Są one kluczowe dla aktualizacji informacji o spotkaniach. Szczegóły spotkania, takie jak miejsce lub godzina, mogą ulec zmianie. Zawsze możesz powiadomić uczestników i przypomnieć im o istotnych zmianach za pomocą wiadomości e-mail z przypomnieniem.
3. Pomagają utrzymać otwarte linie komunikacyjne. Pozostawanie w kontakcie pomaga zwiększyć zainteresowanie wydarzeniem. Ponadto przy każdej okazji ważne jest, aby mieć otwarte kanały komunikacji, aby zainteresowane strony mogły zadawać pytania i dowiedzieć się więcej o planowanym spotkaniu.

Przyjrzyjmy się wskazówkom, jak pisać niesamowite e-maile z przypomnieniami na każde spotkanie.

12 szablonów faktur e-mail do dostosowania i kliknięcia Wyślij

Jak napisać e-mail z przypomnieniem o spotkaniu „Bestseller”.

W przypadku e-maili przypominających o spotkaniach jakość ma pierwszeństwo przed ilością. Oto kilka wskazówek, jak napisać najlepsze e-maile przypominające o każdym spotkaniu.

1. Bądź kreatywny w swoim temacie

Podobnie jak okładki książek, e-maile są oceniane na podstawie ich tematów. Niestety, wiele e-maili jest ignorowanych z samego tematu. Powodem tego nie są naciągane „mdłe tematy”.

Ponadto 64% odbiorców wiadomości e-mail otwiera wiadomość e-mail na podstawie jakości wierszy tematu. Więc będziesz chciał użyć tematu, który przyciągnie ich uwagę od pierwszego wejrzenia i jednocześnie przekazuje wartość.

Temat wiadomości e-mail z przypomnieniem powinien być krótki i konkretny, wskazując cel wiadomości e-mail. Pomoże to odbiorcom szybko zidentyfikować wiadomość e-mail i odpowiednio nadać jej priorytet.

Załóżmy, że jesteś marką SaaS; Oto kilka pomysłów na tematy, od których możesz zacząć.

1. Dzisiejsze spotkanie marki SaaS: Oto, co musisz wiedzieć
2. Przygotuj się [First Name]: SaaS Brand Meeting za [X] godzin
3. Prezentacja [podpis produktu/usługi]: czego możesz się spodziewać jutro
4. [First Name], gotowy na jutrzejszy pokaz sprzedaży?

15 Wprowadzenie Szablony wiadomości e-mail, które działają jak urok

2. Spersonalizuj swoje e-maile z przypomnieniami tak bardzo, jak to możliwe

Spersonalizowanie e-maila z przypomnieniem to doskonały sposób na zrobienie dobrego wrażenia.

Wskazówki dotyczące personalizacji przypomnienia e-mail obejmują:

1. Użyj imienia i nazwiska odbiorcy: Zamiast używać ogólnych zwrotów grzecznościowych, takich jak „Szanowny Kliencie” lub „Szanowny Panie/Szanowna Pani”, zwracaj się do odbiorcy wiadomości po imieniu.
2. Wykorzystaj ich język i ton: aby wiadomość e-mail była bardziej naturalna i znajoma, używaj tego samego języka i tonu, co odbiorca.
3. Uznaj ich wyjątkową sytuację: Stwórz wiadomość e-mail dostosowaną do sytuacji odbiorcy. Na przykład, jeśli odbiorca miał pytanie lub wspomniał o swoim osobistym problemie, upewnij się, że odniesiesz się do niego w wiadomościach e-mail.
4. Odwołaj się do wcześniejszych spotkań: aby dodać osobisty akcent do swojego e-maila, odwołaj się do wcześniejszych interakcji, które mogłeś mieć z odbiorcą, aby skonsolidować e-mail.

Możesz łatwo spersonalizować i zautomatyzować e-maile z przypomnieniami za pomocą zintegrowanego oprogramowania CRM i poczty e-mail, takiego jak EngageBay, które śledzi dane Twoich klientów.

Podstawy automatyzacji poczty e-mail, wskazówki i przykłady

3. Przyjmij ciepły, ale profesjonalny ton

Utrzymanie ciepłego tonu e-maila z przypomnieniem tworzy pozytywną atmosferę, która motywuje odbiorcę do działania.

Bezosobowy i nieprzystępny ton może sprawić, że wiadomość e-mail z przypomnieniem będzie wyglądać na formalną lub surową, co uniemożliwi odbiorcy wykonanie wymaganej czynności.

Odbiorca jest bardziej skłonny do uważnego przeczytania wiadomości e-mail i interakcji z nią, jeśli ton jest ciepły i konwersacyjny.

Jednak zachowaj równowagę między ciepłem a profesjonalizmem.

Oto świetny przykład od Jobbera.

4. Zacznij od najważniejszych informacji

Rozpoczęcie wiadomości e-mail z przypomnieniem od szczegółów, które nie są ważne, byłoby nieskuteczne; spowodowałoby to, że odbiorca szybko straciłby orientację w celu wiadomości e-mail lub stracił zainteresowanie czytaniem wiadomości e-mail.

Rozpoczęcie wysyłania wiadomości e-mail z przypomnieniem z najważniejszymi szczegółami jest kluczowe, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy i dostarczyć najważniejsze informacje. Zapewnia również, że odbiorca od samego początku jest świadomy celu wiadomości e-mail, zwiększając prawdopodobieństwo, że podejmie niezbędne działania.

20 szablonów marketingu e-mailowego dotyczącego nieruchomości [gotowe do wysłania]

5. Staraj się, aby był ostry i zwięzły

Rozpiętość uwagi człowieka wynosi średnio 8,25 sekundy . Odbiorca może mieć trudności ze zrozumieniem działania, które należy podjąć, jeśli wiadomość e-mail jest długa lub niejednoznaczna.

W e-mailu z przypomnieniem bycie zwięzłym i jednoznacznym pomoże odbiorcy zrozumieć, jakie działania należy podjąć, kiedy i dlaczego.

Ponadto zwięzły, łatwy do odczytania e-mail z przypomnieniem jest bardziej skłonny do przeczytania i odpowiedzi na nie, nawet jeśli odbiorca jest zaabsorbowany lub wcześniej rozproszony. Oto doskonały przykład wyraźnego i zwięzłego e-maila z przypomnieniem od Web Summit.

Najlepszy czas na wysłanie wiadomości e-mail (i najgorszy)

6. Nie zapomnij dołączyć szczegółów spotkania  

Oprócz przypomnienia uczestnikom samego spotkania, istotne jest podanie szczegółów spotkania, takich jak godzina, data i miejsce spotkania osobistego oraz procedura dołączenia do wirtualnego spotkania, które są odpowiednimi szczegółami spotkania.

Podając dokładne informacje o spotkaniu, pomagasz uczestnikom spotkania odpowiednio się przygotować.

Na przykład, jeśli podasz prawidłowy czas spotkania, uczestnicy mogą przybyć na czas, nie tracąc w ten sposób kluczowych aspektów spotkania.

Podobnie, jeśli podasz uczestnikom odpowiedni link do wirtualnego spotkania, mogą oni łatwo wejść na spotkanie i uzyskać wszystkie niezbędne informacje. Oto świetny przykład Mailcon.

Tworzenie transmisji e-mailowych w EngageBay

Skopiuj to: szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Na początek przygotowaliśmy kilka szablonów wiadomości e-mail z przypomnieniami o spotkaniach.

1. E-mail z przypomnieniem „Zapisz datę”.

Wiadomość e-mail z przypomnieniem o zapisaniu daty jest zwykle wysyłana do gości lub uczestników, aby przypomnieć im o zarezerwowaniu określonej daty na nadchodzące wydarzenie. E-mail zazwyczaj zawiera datę, godzinę i miejsce wydarzenia, a także wszelkie inne istotne szczegóły.

Ludzie są zasypywani wiadomościami i zadaniami; często nie pamiętają niektórych spotkań. Aby zapewnić pełną frekwencję i ostatecznie powodzenie spotkania, wyślij przypomnienie o zapisaniu daty.

Oto szablon wiadomości e-mail z przypomnieniem „zapisz datę”, z którego możesz czerpać inspirację.

14 inspirujących przykładów subskrypcji newslettera najlepszych marek

2. E-mail z przypomnieniem o spotkaniu demonstracyjnym sprzedaży

Masz nowy produkt, który zapewnia doskonałe korzyści. Znalezienie sposobu, aby potencjalni klienci dostrzegli zalety Twojego produktu i patronowali Twojej firmie, może być kłopotliwe.

Moreso, w porównaniu do organizatorów biznesowych, przedstawiciele handlowi są bardziej narażeni na niestawienie się. Ale wiadomość e-mail z przypomnieniem o demonstracji sprzedaży przypomni potencjalnym klientom o zaplanowanej demonstracji lub prezentacji sprzedaży. Powinien być profesjonalny, wciągający i przekonujący.

Oto szablon na początek.

10 szablonów wiadomości e-mail dotyczących obsługi klienta dla nowych użytkowników CRM

3. Dzień przed przypomnieniem o spotkaniu

W typowym życiu codziennym wszystko może się zmienić w mniej niż 24 godziny.

Jako organizator na pewno chcesz zapewnić dostępność wszystkich uczestników spotkania.

W tym celu konieczne jest wysłanie e-maila z przypomnieniem na dzień przed spotkaniem, aby przypomnieć uczestnikom o spotkaniu.

Ten e-mail służy jako przypomnienie, aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy mają niezbędne informacje, aby przygotować się do dyskusji i potwierdzić, że wezmą udział zgodnie z planem.

Oto szablon, z którego można czerpać inspirację.

Sekrety i szablony idealnego e-maila z delikatnym przypomnieniem

4. Przypomnienie o spotkaniu „Tego samego dnia”.

E-mail z przypomnieniem o spotkaniu online tego samego dnia jest wysyłany, aby przypomnieć uczestnikom spotkania o spotkaniu zaplanowanym na ten sam dzień.

Wysyłany jest po to, aby odbiorca pamiętał o umówionym spotkaniu i był w pełni przygotowany do punktualnego przybycia na spotkanie.

Tego rodzaju spotkania zazwyczaj odbywają się wirtualnie za pośrednictwem internetowej platformy spotkań. Jest to ostatni krok w zapobieganiu anulowaniu spotkań w przypadku nie pojawienia się lub anulowania spotkania w ostatniej chwili.

Oto szablon przypomnienia o spotkaniu tego samego dnia.

7 szablonów przypomnień o płatności, które zawsze działają

5. E-mail z przypomnieniem o potwierdzeniu RSVP

Wiadomości e-mail z przypomnieniem RSVP mają na celu przypomnienie zaproszonym na spotkanie, aby przesłali swój status obecności przed upływem terminu podanego w pierwotnym zaproszeniu. Są to zazwyczaj e-maile z potwierdzeniem spotkania.

Na przykład, jeśli chcesz wysłać potwierdzenie RSVP na spotkanie crowdfundingowe, oto szablon dla Ciebie.

Sekrety i szablony idealnego e-maila z delikatnym przypomnieniem

Wniosek

Wiadomości e-mail z przypomnieniami są skuteczne, jeśli chodzi o unikanie niepojawiania się i wpływu anulowania spotkań na produktywność i stracony czas.

Kontynuuj tworzenie przypomnień e-mail, które wyróżniają się w skrzynce odbiorczej odbiorcy, korzystając ze wskazówek i szablonów wymienionych w tym artykule, aby zapobiegać anulowaniu spotkań lub potwierdzać terminy spotkań.

Zarejestruj się tutaj, aby uzyskać dostęp do szerokiej gamy konfigurowalnych szablonów wiadomości e-mail i zautomatyzować wysyłanie przypomnień w EngageBay. Chcesz sprawdzić recenzję? Spójrz na ten film .