Comment rédiger le meilleur e-mail de rappel de réunion [Modèles et exemples]

Depuis que nous avons des choses à retenir, les rappels sont devenus des outils indispensables. Qu'il s'agisse du bip d'une application ou d'une ficelle enroulée autour du doigt, tout le monde a besoin d'un rappel pour aider à se décharger du besoin de se souvenir de tout tout le temps et, surtout, pour s'assurer qu'ils apparaissent en cas de besoin.

Pour les réunions d'affaires, c'est doublement vrai.

Ainsi, pour éviter les pertes de temps et de productivité dues aux absences et aux annulations de réunions, nous avons rassemblé des conseils, des modèles et des exemples sur la manière de rédiger les meilleurs e-mails de rappel de réunion.

Qu'est-ce qu'un rappel de réunion ?

Un rappel de réunion est une notification de rendez-vous envoyée aux participants inscrits ou aux participants d'une réunion planifiée, mettant en évidence les détails cruciaux de la réunion, tels que la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la réunion, pour augmenter la participation et garantir le bon déroulement de la réunion.

En règle générale, il vise à s'assurer que tous les participants à la réunion sont au courant des détails de la réunion et prêts à y participer. Les rappels de réunion sont généralement envoyés par SMS ou par e-mail.

Les rappels par e-mail se divisent en deux catégories :

1. E-mails envoyés avant un événement. Par exemple, un rappel cordial pour une réunion planifiée.
2. Un e-mail de suivi après que quelque chose ne se soit pas produit. Par exemple, une notification indiquant qu'un employeur n'a pas payé une facture avant la date limite.

Pourquoi les e-mails de rappel sont-ils importants ?

Les e-mails de rappel sont essentiels pour plusieurs raisons.

1. Ils servent de moyen pour accroître la participation. Par exemple, l'envoi d'un message de rappel aide les individus à se souvenir de l'occasion afin qu'ils se souviennent de se présenter.
2. Ils sont cruciaux pour les mises à jour des informations sur les réunions. Les détails de la réunion tels que le lieu ou l'heure sont susceptibles d'être modifiés. Vous pouvez toujours notifier et rappeler aux participants les changements pertinents avec des e-mails de rappel.
3. Ils aident à garder les lignes de communication ouvertes. Rester en contact contribue à augmenter le buzz de l'événement. De plus, pour chaque occasion, il est essentiel d'avoir des canaux de communication ouverts afin que les parties concernées puissent poser des questions et en savoir plus sur la réunion prévue.

Explorons des astuces pour rédiger des e-mails de rappel impressionnants pour toute réunion.

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Comment écrire un e-mail de rappel de réunion "Best-seller"

Pour les e-mails de rappel de rendez-vous, la qualité prime sur la quantité. Voici quelques conseils sur la façon d'écrire les meilleurs e-mails de rappel pour n'importe quelle réunion.

1. Soyez créatif avec votre sujet

Comme les couvertures d'un livre, les e-mails sont jugés par leurs lignes d'objet. Malheureusement, de nombreux e-mails sont ignorés à partir de la seule ligne d'objet. La raison à cela n'est pas des "lignes d'objet fades".

De plus, 64 % des destinataires d'e-mails ouvrent un e-mail en fonction de la qualité des lignes d'objet. Donc, vous voudrez utiliser une ligne d'objet qui attire leur attention à première vue et transmet de la valeur en même temps.

La ligne d'objet de l'e-mail de rappel doit être courte et précise, indiquant l'objet de l'e-mail. Cela aidera les destinataires à identifier rapidement l'e-mail et à le hiérarchiser en conséquence.

Supposons que vous soyez une marque SaaS ; voici quelques idées de ligne d'objet avec lesquelles vous pouvez commencer.

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2. Personnalisez au maximum vos emails de rappel

Personnaliser votre e-mail de rappel est un excellent moyen de faire bonne impression.

Voici quelques conseils pour personnaliser votre rappel par e-mail :

1. Utilisez le nom du destinataire : Au lieu d'utiliser une salutation générique comme « Cher client » ou « Cher Monsieur/Madame », adressez-vous au destinataire du message par son nom.
2. Utilisez leur langage et leur ton : Pour rendre l'e-mail plus naturel et familier, utilisez le même langage et le même ton que le destinataire.
3. Reconnaissez leur situation unique : créez un e-mail adapté à la situation du destinataire. Par exemple, si un destinataire a posé une question ou cité une préoccupation personnelle, assurez-vous de l'aborder dans les e-mails.
4. Reportez-vous aux rencontres précédentes : pour ajouter une touche personnelle à votre e-mail, faites référence aux interactions antérieures que vous avez pu avoir avec le destinataire pour consolider l'e-mail.

Vous pouvez facilement personnaliser et automatiser vos e-mails de rappel avec un CRM intégré et un logiciel de messagerie comme EngageBay qui assure le suivi de vos données clients.

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3. Adoptez un ton chaleureux mais professionnel

Le maintien d'un ton chaleureux dans un e-mail de rappel crée une atmosphère positive qui motive le destinataire à agir.

Un ton impersonnel et inaccessible peut donner à un e-mail de rappel un aspect formel ou sévère, empêchant le destinataire d'effectuer l'action requise.

Le destinataire est plus susceptible de lire attentivement l'e-mail et d'interagir avec le message si le ton est chaleureux et conversationnel.

Cependant, trouvez un équilibre entre chaleur et professionnalisme.

Voici un excellent exemple de Jobber.

4. Commencez par les informations vitales

Il serait inefficace de commencer un e-mail de rappel avec des détails qui ne sont pas importants ; cela ferait rapidement perdre au destinataire le but de l'e-mail ou perdrait tout intérêt à lire l'e-mail.

Commencer un e-mail de rappel avec des détails essentiels est crucial pour attirer l'attention du destinataire et fournir les informations les plus vitales. Cela garantit également que le destinataire est conscient de l'objectif de l'e-mail dès le départ, ce qui augmente la probabilité qu'il prenne les mesures nécessaires.

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5. Gardez-le clair et concis

La durée d'attention humaine est de 8,25 secondes en moyenne . Le destinataire peut avoir des difficultés à comprendre l'action à entreprendre si l'e-mail est long ou ambigu.

Dans un e-mail de rappel, être concis et sans ambiguïté aidera le destinataire à comprendre quelle action entreprendre, quand et pourquoi.

En outre, un e-mail de rappel concis et facile à lire est plus susceptible d'être lu et d'y répondre, même si le destinataire est préoccupé ou distrait auparavant. Voici un excellent exemple d'un rappel par e-mail clair et concis de Web Summit.

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6. N'oubliez pas d'inclure les détails de la réunion  

En plus de rappeler aux participants la réunion elle-même, il est essentiel de fournir les détails de la réunion, tels que l'heure, la date et le lieu d'une réunion en personne et la procédure pour rejoindre une réunion virtuelle sont tous des détails de réunion appropriés.

En donnant des informations précises sur la réunion, vous aidez les participants à la réunion à se préparer adéquatement.

Par exemple, si vous indiquez l'heure exacte de la réunion, les participants peuvent arriver à l'heure, ne manquant ainsi aucun aspect crucial de la réunion.

De même, si vous donnez aux participants le lien de réunion virtuelle approprié, ils peuvent facilement accéder à la réunion et obtenir toutes les informations essentielles. Voici un excellent exemple de Mailcon.

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Copiez ça : Modèles d'e-mail de rappel de réunion

Nous avons sélectionné quelques modèles d'e-mails de rappel de réunion pour vous aider à démarrer.

1. E-mail de rappel "Save the date"

Un e-mail de rappel de date de sauvegarde est généralement envoyé aux invités ou aux participants pour leur rappeler de réserver une date particulière pour un événement à venir. L'e-mail comprend généralement la date, l'heure et le lieu de l'événement, ainsi que tout autre détail pertinent.

Les gens sont inondés de nouvelles et de tâches ; ils oublient souvent certaines réunions. Pour assurer une pleine participation et, en fin de compte, le succès de votre réunion, envoyez un rappel de date.

Voici un modèle d'e-mail de rappel "réservez la date" pour vous inspirer.

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2. E-mail de rappel pour une réunion de démonstration commerciale

Vous avez un nouveau produit qui offre d'excellents avantages. Trouver un moyen de s'assurer que les clients potentiels voient les avantages de votre produit et fréquentent votre entreprise peut être un problème.

De plus, par rapport aux organisateurs commerciaux, les représentants commerciaux sont plus susceptibles de subir des absences. Mais un e-mail de rappel de démonstration de vente rappellera aux clients potentiels une démonstration ou une présentation de vente prévue. Il doit être professionnel, engageant et persuasif.

Voici un modèle pour vous aider à démarrer.

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3. La veille du rappel de rendez-vous

Dans la vie de tous les jours, tout peut changer en moins de 24 heures.

En tant qu'organisateur, vous souhaitez absolument vous assurer de la disponibilité de tous vos participants pour votre réunion.

À cette fin, il est impératif d'envoyer un rappel par e-mail un jour avant la réunion pour rappeler aux participants la réunion.

Cet e-mail sert de rappel pour s'assurer que tous les participants disposent des informations nécessaires pour se préparer à la discussion et confirmer qu'ils participeront comme prévu.

Voici un modèle pour vous inspirer.

Secrets et modèles pour un e-mail de rappel doux parfait

4. Le rappel de rendez-vous "le jour même"

Un e-mail de rappel de rendez-vous en ligne le jour même est envoyé pour rappeler aux participants à la réunion un rendez-vous prévu pour le même jour.

Il est envoyé pour s'assurer que le destinataire se souvient du rendez-vous prévu et qu'il est parfaitement prêt à assister à la réunion à temps.

Ces types de réunions se déroulent généralement virtuellement via une plateforme de réunion en ligne. C'est la dernière étape pour empêcher une non-présentation ou des annulations de rendez-vous de dernière minute.

Voici un modèle de rappel de réunion "le jour même".

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5. E-mail de rappel de confirmation de RSVP

Les e-mails de rappel RSVP visent à rappeler aux invités à la réunion de répondre avec leur statut de présence avant la date limite indiquée dans l'invitation initiale. Ce sont généralement des e-mails de confirmation de rendez-vous.

Par exemple, si vous souhaitez envoyer une confirmation RSVP pour une réunion de financement participatif, voici un modèle pour vous.

Secrets et modèles pour le parfait e-mail de rappel doux

Conclusion

Les e-mails de rappel sont puissants pour éviter les non-présentations et l'impact des annulations de réunion en termes de productivité et de temps perdu.

Continuez à créer des rappels par e-mail qui se démarquent dans la boîte de réception de votre destinataire en utilisant les conseils et les modèles répertoriés dans cet article pour empêcher les annulations de réunion ou confirmer les rendez-vous de réunion.

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