Как написать лучшее электронное письмо с напоминанием о встрече [Шаблоны и примеры]
Опубликовано: 2023-03-07Поскольку нам есть что вспомнить, напоминания стали незаменимыми инструментами. Будь то звуковой сигнал приложения или бечевка, обмотанная вокруг пальца, каждому нужно напоминание, чтобы избавиться от необходимости постоянно все помнить и, что наиболее важно, гарантировать, что они появляются, когда это необходимо.
Для деловых встреч это верно вдвойне.
Итак, чтобы избежать потерь времени и производительности из-за неявки и отмены встреч, мы собрали советы, шаблоны и примеры того, как написать лучшие электронные письма с напоминанием о встрече.
Оглавление
Что такое напоминание о встрече?
Напоминание о собрании — это уведомление о встрече, отправляемое зарегистрированным посетителям или участникам запланированного собрания, в котором выделяются важные детали собрания, такие как дата, время, место и повестка дня, чтобы повысить посещаемость и обеспечить бесперебойную работу собрания.
Как правило, она направлена на то, чтобы все участники собрания были осведомлены о деталях собрания и были готовы к участию. Напоминания о собраниях обычно отправляются в текстовом сообщении или по электронной почте.
Напоминания по электронной почте делятся на две категории:
- Письма, отправленные перед мероприятием. Например, сердечное напоминание о запланированной встрече.
- Последующее электронное письмо после того, как что-то не произошло. Например, уведомление о том, что работодатель не оплатил счет до установленного срока.
Почему письма-напоминания важны?
Напоминания по электронной почте необходимы по нескольким причинам.
- Они служат средством расширения участия. Например, отправка сообщения-напоминания помогает людям запомнить событие, чтобы они не забыли прийти.
- Они имеют решающее значение для обновления информации. Детали встречи, такие как место или время, могут быть изменены. Вы всегда можете уведомить и напомнить участникам о соответствующих изменениях с помощью напоминаний по электронной почте.
- Они помогают держать линии связи открытыми. Поддержание связи помогает повысить шумиху вокруг мероприятия. Кроме того, для каждого случая жизненно важно иметь открытые каналы связи, чтобы соответствующие стороны могли задавать вопросы и узнавать больше о запланированной встрече.
Давайте рассмотрим советы по написанию потрясающих писем-напоминаний для любой встречи.
12 шаблонов счетов-фактур по электронной почте для настройки и нажатия кнопки «Отправить»
Как написать электронное письмо с напоминанием о встрече «Бестселлер»
Для писем-напоминаний о встречах качество важнее количества. Вот несколько советов о том, как написать лучшие электронные письма-напоминания для любой встречи.
1. Подойдите творчески к теме письма
Как и обложки книг, электронные письма оцениваются по их темам. К сожалению, многие электронные письма игнорируются только из-за темы. Причина этого не в надуманных «мягких сюжетных линиях».
Кроме того, 64% получателей электронной почты открывают электронное письмо в зависимости от качества строк темы. Итак, вы захотите использовать строку темы, которая привлекает их внимание с первого взгляда и в то же время передает ценность.
Тема электронного письма с напоминанием должна быть короткой и конкретной, указывающей на цель электронного письма. Это поможет получателям быстро идентифицировать электронное письмо и соответствующим образом расставить приоритеты.
Предположим, вы представляете бренд SaaS; Вот несколько идей для темы, с которых вы можете начать.
- Встреча брендов SaaS сегодня: вот что вам нужно знать
- Получите набор [Имя]: встреча бренда SaaS через [X] часов
- Демонстрация [Подпись продукта/услуги]: чего ожидать завтра
- [Имя], готовы к завтрашней демонстрации продаж?
15 вводных шаблонов электронной почты, которые работают как шарм
2. Максимально персонализируйте электронные письма с напоминаниями
Персональное напоминание по электронной почте — отличный способ произвести хорошее впечатление.
Советы по персонализации напоминаний по электронной почте включают в себя:
- Используйте имя получателя: вместо общего приветствия, такого как «Уважаемый клиент» или «Уважаемый господин/госпожа», обращайтесь к получателю сообщения по имени.
- Используйте их язык и тон: чтобы электронное письмо выглядело более естественным и знакомым, используйте тот же язык и тон, что и получатель.
- Признайте их уникальные обстоятельства: создайте электронное письмо с учетом ситуации получателя. Например, если у получателя возник вопрос или он сослался на личную озабоченность, убедитесь, что вы ответили на него в электронном письме.
- Обратитесь к предыдущим встречам: чтобы добавить индивидуальности вашему электронному письму, сошлитесь на предыдущие взаимодействия, которые вы, возможно, имели с получателем, чтобы консолидировать электронное письмо.
Вы можете легко персонализировать и автоматизировать свои электронные письма с напоминаниями с помощью интегрированного программного обеспечения CRM и электронной почты, такого как EngageBay, которое отслеживает данные ваших клиентов.
Основы автоматизации электронной почты, советы и примеры
3. Используйте теплый, но профессиональный тон
Поддержание теплого тона в электронном письме-напоминании создает позитивную атмосферу, которая мотивирует получателя к действию.
Безличный и неприступный тон может сделать письмо с напоминанием формальным или строгим, не позволяя получателю выполнить требуемое действие.
Получатель, скорее всего, внимательно прочтет письмо и отреагирует на него, если тон будет теплым и разговорчивым.
Однако соблюдайте баланс между теплотой и профессионализмом.
Вот отличный пример от Jobber.
4. Начните с важной информации
Было бы неэффективно начинать электронное письмо с напоминанием с деталей, которые не важны; это приведет к тому, что получатель быстро потеряет цель письма или потеряет интерес к его чтению.
Начать электронное письмо с напоминанием с важными деталями очень важно, чтобы привлечь внимание получателя и предоставить наиболее важную информацию. Это также гарантирует, что получатель с самого начала знает о цели электронного письма, что увеличивает вероятность того, что он предпримет необходимые действия.
20 шаблонов электронного маркетинга по недвижимости [готовы к отправке]
5. Будьте четкими и лаконичными
Средняя продолжительность концентрации внимания человека составляет 8,25 секунды . Получателю может быть трудно понять действие, которое необходимо предпринять, если электронное письмо длинное или двусмысленное.
В письме с напоминанием краткость и недвусмысленность помогут получателю понять, какие действия нужно предпринять, когда и почему.
Кроме того, краткое, легко читаемое электронное письмо с напоминанием с большей вероятностью будет прочитано и на него ответят, даже если получатель занят или ранее отвлечен. Вот отличный пример четкого и краткого напоминания по электронной почте от Web Summit.
Лучшее время для отправки электронного письма (и худшее)
6. Не забудьте указать детали встречи
Помимо напоминания участникам о самой встрече, крайне важно указать особенности встречи, такие как время, дата и место личной встречи, а также процедура присоединения к виртуальной встрече.
Предоставляя точную информацию о встрече, вы помогаете ее участникам должным образом подготовиться.
Например, если вы укажете правильное время встречи, участники смогут прибыть вовремя, тем самым не упустив важные аспекты встречи.
Точно так же, если вы дадите участникам правильную ссылку на виртуальную встречу, они смогут легко попасть на встречу и получить всю необходимую информацию. Вот отличный пример от Mailcon.
Создание рассылок по электронной почте в EngageBay
Скопируйте это: шаблоны электронных писем с напоминанием о встрече
Мы подготовили несколько шаблонов электронных писем с напоминанием о встрече, чтобы вы могли начать.
1. Электронное письмо с напоминанием «Сохранить дату»
Электронное письмо с напоминанием о сохранении даты обычно отправляется гостям или участникам, чтобы напомнить им о необходимости зарезервировать определенную дату для предстоящего мероприятия. Электронное письмо обычно включает дату, время и место проведения мероприятия, а также любые другие соответствующие детали.
Люди завалены новостями и заданиями; они часто не помнят некоторые встречи. Чтобы обеспечить полное присутствие и, в конечном счете, успех вашей встречи, отправьте напоминание о сохранении даты.
Вот шаблон электронного письма-напоминания «сохрани дату», из которого можно черпать вдохновение.
| Тема сообщения: Уже отметили в своем календаре [название мероприятия]? |
| Уважаемый [Имя участника встречи], Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Вы уже сохранили дату нашего предстоящего [название мероприятия], которое состоится [дата] в [время] в [местоположение]? Мы рады сообщить, что мероприятие этого года обещает стать нашим самым захватывающим и интересным событием! Наша команда неустанно работала над тем, чтобы спланировать незабываемые впечатления для наших гостей, в том числе [основные события или специальные функции]. По мере приближения мероприятия мы будем предоставлять больше информации о программе, приглашенных спикерах и других деталях. А пока, пожалуйста, отметьте свой календарь и следите за дальнейшими обновлениями. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую с вашими проблемами или вопросами. Мы с нетерпением ждем встречи с вами на [название мероприятия] и сделаем это незабываемым. Ваше здоровье, [Ваше имя и электронная подпись] |
14 вдохновляющих примеров подписки на рассылку новостей от ведущих брендов
2. Электронное письмо с напоминанием о демонстрационной встрече по продажам
У вас есть новый продукт, который обеспечивает отличные преимущества. Поиск способа убедиться, что потенциальные клиенты видят преимущества вашего продукта и покровительствуют вашему бизнесу, может оказаться непростой задачей.
Кроме того, по сравнению с организаторами бизнеса, торговые представители более склонны к неявкам. Но электронное письмо с напоминанием о демонстрации продаж напомнит потенциальным клиентам о запланированной демонстрации продаж или презентации. Оно должно быть профессиональным, привлекательным и убедительным.
Вот шаблон для начала.
| Строка темы: Get Set [Имя]: Демонстрационная встреча через [X] часов |
| Уважаемый [Имя ведущего], Наша запланированная демонстрация продаж [название продукта], инновационного решения SaaS для [отрасли/области], состоится [дата] в [время]. Эта демонстрация станет отличной возможностью узнать больше о нашем продукте и о том, какую пользу он может принести вашей организации. Во время демонстрации мы расскажем об основных функциях [название продукта] и покажем, как наше решение может помочь оптимизировать ваши бизнес-операции, повысить производительность и стимулировать рост доходов. Чтобы подготовить вас к демонстрационной презентации, я приложил несколько материалов, в которых представлен обзор нашего продукта и его преимуществ. Пожалуйста, найдите время, чтобы просмотреть эти материалы перед демонстрацией. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время и показать вам, как [название продукта] может изменить ваш бизнес. С наилучшими пожеланиями, [Ваше имя и подпись бренда] |
10 шаблонов электронной почты службы поддержки для новых пользователей CRM
3. Напоминание за день до встречи
В обычной повседневной жизни все может измениться менее чем за 24 часа.
Как организатор, вы определенно хотите обеспечить доступность всех ваших участников для вашей встречи.
С этой целью необходимо отправить напоминание по электронной почте за день до собрания, чтобы напомнить участникам о собрании.
Это электронное письмо служит напоминанием о том, что все участники имеют необходимую информацию для подготовки к обсуждению и подтверждают, что они будут присутствовать в соответствии с графиком.
Вот шаблон для вдохновения.
| Строка темы: [Имя участника] Назначено на завтра [Имя встречи]? |
| Уважаемый [имя получателя], Мы рады встретиться с вами завтра в [время встречи] [указать дату для ясности]. Встреча состоится в [место или платформа для онлайн-встреч], и я хочу еще раз подтвердить вашу доступность в назначенное время. Повестка дня встречи включает [краткое описание повестки дня встречи], и мы с нетерпением ждем возможности обсудить эти темы с вами. Я буду рад ответить на все ваши вопросы. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если таковые имеются. Кроме того, если по какой-либо причине вы не сможете присутствовать на собрании, сообщите мне об этом как можно скорее, чтобы мы могли перенести его на другое время. Я ценю ваше время и приверженность этой встрече и с нетерпением жду возможности поговорить с вами завтра. Искренне, [Подпись электронной почты] |
Секреты и шаблоны для идеального нежного письма-напоминания
4. Напоминание о встрече в тот же день
Электронное письмо с напоминанием о онлайн-встрече в тот же день отправляется, чтобы напомнить участникам встречи о встрече, запланированной на тот же день.
Оно отправляется, чтобы убедиться, что получатель помнит запланированную встречу и полностью готов посетить встречу вовремя.
Такие встречи обычно проходят виртуально через онлайн-платформу для встреч. Это последний шаг в предотвращении неявки или отмены встречи в последнюю минуту.
Вот шаблон напоминания о встрече в тот же день.
| Тема сообщения: Готово, готово, вперед! |
| Привет [имя получателя], Это последний звонок для нашей сегодняшней встречи, чтобы обсудить предстоящую церемонию вручения премий в области моды. Напоминаем, что цель этой встречи — окончательно согласовать детали мероприятия, включая [темы повестки дня]. Мы также обсудим логистику мероприятия, в том числе сроки, дресс-код и другую важную информацию. Встреча запланирована на сегодня в [время] на [онлайн-платформе для собраний\ссылка на встречу]. Спасибо за ваше время и внимание. Надеемся на продуктивную и интересную встречу. Говори скорее, [Подпись электронной почты] |
7 шаблонов напоминаний об оплате, которые всегда работают
5. Электронное письмо с напоминанием о подтверждении ответа на запрос
Письма с напоминанием об ответе на приглашение призваны напомнить приглашенным на встречу ответить о своем статусе присутствия до истечения срока, указанного в первоначальном приглашении. Как правило, это электронные письма с подтверждением встречи.
Например, если вы хотите отправить подтверждение RSVP для краудфандинговой встречи, вот шаблон для вас.
| Строка темы: [Количество дней до] подтвердите свое место сейчас! |
| Привет [Имя получателя], Мы рады запуску этой новой инициативы и надеемся, что вы сможете присоединиться к нам на этом особом мероприятии [название проекта] [дата] в [время] в [место]. Ваше присутствие на этом мероприятии связано с успехом нашей краудфандинговой кампании. Ваша поддержка поможет нам достичь нашей цели по сбору средств и воплотить в жизнь наш инновационный проект. Постарайтесь сообщить нам, сможете ли вы посетить мероприятие, ответив на это письмо, заполнив форму RSVP, приведенную по ссылке ниже: [Вставьте ссылку на форму ответа] Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения, я буду рад ответить на них. Мы с нетерпением ждем встречи с вами на мероприятии и сделаем это событие поистине незабываемым. С наилучшими пожеланиями, [Подпись электронной почты] |
Секреты и шаблоны для идеального нежного письма-напоминания
Заключение
Электронные письма-напоминания помогают избежать неявок и последствий отмены встреч с точки зрения производительности и потери времени.
Продолжайте создавать напоминания по электронной почте, которые выделяются в папке «Входящие» вашего получателя, используя советы и шаблоны, перечисленные в этой статье, чтобы предотвратить отмену встречи или подтвердить встречи.
Зарегистрируйтесь здесь, чтобы получить доступ к широкому спектру настраиваемых шаблонов электронной почты и автоматизировать свои электронные письма с напоминаниями на EngageBay. Хотите проверить обзор? Взгляните на это видео .