如何编写最佳会议提醒电子邮件 [模板和示例]

自从我们有了要记住的东西，提醒就成了不可或缺的工具。 无论是应用程序的哔哔声还是缠绕在手指上的麻绳，每个人都需要提醒，以帮助减轻一直记住一切的需要，最重要的是，确保它们在需要时出现。

对于商务会议，这是双重事实。

因此，为了避免因未出席和会议取消而造成的时间和生产力损失，我们整理了有关如何编写最佳会议提醒电子邮件的技巧、模板和示例。

什么是会议提醒？

会议提醒是发送给已注册与会者或预定会议参与者的约会通知，突出显示重要的会议详细信息，例如会议日期、时间、地点和议程，以增加出席率并确保会议顺利进行。

通常，它旨在确保所有会议参与者都了解会议细节并准备好参加。 会议提醒通常通过短信或电子邮件发送。

电子邮件提醒分为两类：

1. 活动前发送的电子邮件。 例如，对预定会议的亲切提醒。
2. 某事未能发生后的后续电子邮件。 例如，雇主未在截止日期前支付账单的通知。

为什么提醒邮件很重要？

出于多种原因，提醒电子邮件必不可少。

1. 它们是增加参与的一种手段。 例如，发送提醒消息可以帮助个人记住这个场合，这样他们就会记得出现。
2. 它们对于满足信息更新至关重要。 地点或时间等会议细节可能会发生变化。 您可以随时通过提醒邮件通知和提醒参与者相关更改。
3. 它们有助于保持通信线路畅通。 保持联系有助于增加活动的影响力。 此外，对于任何场合，都必须有开放的沟通渠道，以便相关各方可以提出问题并了解更多有关计划会议的信息。

让我们探索为任何会议编写精彩提醒电子邮件的技巧。

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如何撰写“畅销书”会议提醒电子邮件

对于会议提醒电子邮件，质量高于数量。 以下是有关如何为任何会议编写最佳提醒电子邮件的一些提示。

1. 主题行要有创意

就像一本书的封面一样，电子邮件是根据其主题行来判断的。 不幸的是，许多电子邮件仅从主题行就被忽略了。 其原因并非牵强附会的“乏味主题行”。

此外， 64%的电子邮件收件人根据主题行的质量打开电子邮件。 因此，您需要使用能够第一眼抓住他们注意力并同时传达价值的主题行。

提醒邮件的主题行应该简短而具体，表明邮件的目的。 这将帮助收件人快速识别电子邮件并相应地确定其优先级。

假设你是一个 SaaS 品牌； 这里有一些主题行的想法，您可以从中着手。

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2.尽可能个性化您的提醒邮件

使您的提醒电子邮件个性化是给人留下深刻印象的绝佳方式。

个性化电子邮件提醒的提示包括：

1. 使用收件人姓名：不要使用诸如“尊敬的客户”或“尊敬的先生/女士”之类的通用称呼，而是用姓名称呼邮件收件人。
2. 使用他们的语言和语气：为了使电子邮件感觉更自然和熟悉，请使用与收件人相同的语言和语气。
3. 承认他们的独特情况：创建一封适合收件人情况的电子邮件。 例如，如果收件人有问题或提出个人问题，请确保在电子邮件中解决。
4. 参考之前的接触：要为您的电子邮件添加个人风格，请参考您之前可能与收件人进行的互动以整合电子邮件。

您可以使用集成的CRM和电子邮件软件（如 EngageBay，跟踪您的客户数据）轻松个性化和自动化您的提醒电子邮件。

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3. 拥抱温暖但专业的语气

在提醒邮件中保持温暖的语气会营造一种积极的氛围，激励收件人采取行动。

冷漠和难以接近的语气可能会使提醒电子邮件显得正式或严厉，从而阻止收件人执行所需的操作。

如果语气温暖而健谈，收件人更有可能仔细阅读电子邮件并与邮件互动。

然而，在温暖和专业之间取得平衡。

这是来自 Jobber 的一个很好的例子。

4. 从重要信息开始

以不重要的细节作为提醒邮件的开头是无效的； 这会使收件人很快忘记电子邮件的目的或失去阅读电子邮件的兴趣。

以基本细节作为提醒邮件的开头对于吸引收件人的注意力并传递最重要的信息至关重要。 它还确保收件人从一开始就知道电子邮件的目的，从而增加他们采取必要行动的可能性。

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5. 保持简洁明了

人类的平均注意力跨度为 8.25 秒。 如果电子邮件冗长或含糊不清，收件人可能难以理解要采取的行动。

在提醒邮件中，简洁明了将有助于收件人了解采取什么行动、何时采取行动以及为什么采取行动。

此外，即使收件人全神贯注或之前分心，简洁、易于阅读的提醒电子邮件也更有可能被阅读和回复。 这是来自 Web Summit 的简洁明了的电子邮件提醒的一个很好的例子。

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6. 不要忘记包括会议细节 

除了提醒与会者注意会议本身外，提供会议的具体细节也很重要，例如面对面会议的时间、日期和地点以及加入虚拟会议的程序都是适当的会议细节。

通过提供准确的会议信息，您可以帮助与会者做好充分的准备。

例如，如果您提供正确的会议时间，与会者就可以准时到达，从而不会错过会议的关键环节。

同样，如果您为与会者提供适当的虚拟会议链接，他们可以轻松进入会议并获取所有重要信息。 这是 Mailcon 的一个很好的例子。

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复制：会议提醒电子邮件模板

我们精选了一些会议提醒电子邮件模板来帮助您入门。

1. '保存日期'提醒邮件

保存日期提醒电子邮件通常会发送给客人或参与者，以提醒他们为即将到来的活动保留特定日期。 电子邮件通常包括活动的日期、时间和地点，以及任何其他相关详细信息。

人们被新闻和任务淹没； 他们经常不记得一些会议。 为确保全员出席并最终确保会议成功，请发送保存日期提醒。

这是一个“保存日期”提醒电子邮件模板，可以从中汲取灵感。

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2.销售演示会议的提醒邮件

您已经获得了一种具有卓越优势的新产品。 找到一种方法来确保潜在客户看到您的产品的好处并光顾您的业务可能会很麻烦。

此外，与业务组织者相比，销售代表更容易出现未出现的情况。 但是销售演示提醒电子邮件会提醒潜在客户预定的销售演示或演示。 它应该是专业的、引人入胜的和有说服力的。

这是一个帮助您入门的模板。

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3.会议前一天提醒

在典型的日常生活中，任何事情都可能在不到 24 小时内发生变化。

作为组织者，您肯定希望确保所有与会者都可以参加会议。

为此，在会议前一天发送电子邮件提醒以提醒与会者会议势在必行。

此电子邮件用作提醒，以确保所有与会者都获得必要的信息来准备讨论并确认他们将如期参加。

这是一个可以从中汲取灵感的模板。

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4.“当日”会议提醒

发送当天在线预约提醒电子邮件，提醒与会者当天有预约。

发送它是为了确保收件人记得预定的约会并做好充分准备准时参加会议。

这些类型的会议通常通过在线会议平台虚拟举行。 这是防止未出现或最后一刻会议预约取消的最后一步。

这是一个“同一天”会议提醒模板。

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5. RSVP确认提醒邮件

RSVP 提醒邮件旨在提醒会议受邀者在初始邀请中规定的截止日期前回复他们的出席状态。 它们通常是约会确认电子邮件。

例如，如果您想为众筹会议发送 RSVP 确认，这里有一个适合您的模板。

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结论

提醒电子邮件功能强大，可以避免未出现以及会议取消对生产力和时间损失的影响。

使用本文中列出的提示和模板继续创建在收件人收件箱中脱颖而出的电子邮件提醒，以防止会议取消或确认会议约会。

在此处注册以访问各种可自定义的电子邮件模板，并在 EngageBay 上自动发送提醒电子邮件。 想查看评论？ 看看这个视频。