So schreiben Sie die beste Meeting-Erinnerungs-E-Mail [Vorlagen und Beispiele]

Seit wir Dinge haben, an die wir uns erinnern müssen, sind Erinnerungen zu unverzichtbaren Werkzeugen geworden. Ob es der Piepton einer App oder eine Schnur um den Finger ist, jeder braucht eine Erinnerung, um sich nicht ständig an alles erinnern zu müssen, und vor allem, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf angezeigt werden.

Für Geschäftstreffen gilt dies doppelt.

Um also Zeit- und Produktivitätsverluste durch Nichterscheinen und Terminabsagen zu vermeiden, haben wir Tipps, Vorlagen und Beispiele zusammengestellt, wie Sie die besten E-Mails zur Erinnerung an Meetings schreiben.

Was ist eine Besprechungserinnerung?

Eine Besprechungserinnerung ist eine Terminbenachrichtigung, die an registrierte Teilnehmer oder Teilnehmer einer geplanten Besprechung gesendet wird und wichtige Besprechungsdetails wie Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung der Besprechung hervorhebt, um die Teilnahme zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Besprechung reibungslos abläuft.

In der Regel soll sichergestellt werden, dass alle Besprechungsteilnehmer die Besprechungsdetails kennen und auf die Teilnahme vorbereitet sind. Besprechungserinnerungen werden normalerweise per SMS oder E-Mail gesendet.

E-Mail-Erinnerungen fallen in zwei Kategorien:

1. E-Mails, die vor einem Ereignis gesendet werden. Zum Beispiel eine herzliche Erinnerung an ein geplantes Meeting.
2. Eine Follow-up-E-Mail, nachdem etwas fehlgeschlagen ist. Zum Beispiel eine Benachrichtigung, dass ein Arbeitgeber eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt hat.

Warum sind Erinnerungs-E-Mails wichtig?

Erinnerungs-E-Mails sind aus mehreren Gründen unerlässlich.

1. Sie dienen als Mittel zur Erhöhung der Beteiligung. Beispielsweise hilft das Senden einer Erinnerungsnachricht Einzelpersonen, sich an den Anlass zu erinnern, damit sie daran denken, zu erscheinen.
2. Sie sind entscheidend für die Aktualisierung von Besprechungsinformationen. Einzelheiten zu Besprechungen wie Ort oder Zeit können sich ändern. Sie können die Teilnehmer jederzeit mit Erinnerungs-E-Mails über relevante Änderungen informieren und daran erinnern.
3. Sie helfen, die Kommunikationswege offen zu halten. In Kontakt zu bleiben hilft, das Interesse an der Veranstaltung zu steigern. Darüber hinaus ist es für jeden Anlass wichtig, offene Kommunikationskanäle zu haben, damit die relevanten Parteien Fragen stellen und mehr über das geplante Treffen erfahren können.

Sehen wir uns Tipps an, um tolle Erinnerungs-E-Mails für jedes Meeting zu schreiben.

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So schreiben Sie eine „Bestseller“-Meeting-Erinnerungs-E-Mail

Bei Meeting-Erinnerungs-E-Mails gilt Qualität vor Quantität. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie die besten Erinnerungs-E-Mails für jedes Meeting schreiben.

1. Seien Sie kreativ mit Ihrer Betreffzeile

Wie die Umschläge eines Buches werden E-Mails nach ihren Betreffzeilen beurteilt. Leider werden viele E-Mails allein aufgrund der Betreffzeile ignoriert. Der Grund dafür sind nicht weit hergeholte „fade Betreffzeilen“.

Darüber hinaus öffnen 64 % der E-Mail-Empfänger eine E-Mail aufgrund der Qualität der Betreffzeilen. Sie sollten also eine Betreffzeile verwenden, die ihre Aufmerksamkeit auf den ersten Blick erregt und gleichzeitig Wert vermittelt.

Die Betreffzeile der Erinnerungs-E-Mail sollte kurz und spezifisch sein und den Zweck der E-Mail angeben. Dies hilft den Empfängern, die E-Mail schnell zu identifizieren und entsprechend zu priorisieren.

Angenommen, Sie sind eine SaaS-Marke; Hier sind ein paar Ideen für Betreffzeilen, mit denen Sie beginnen können.

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2. Personalisieren Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails so weit wie möglich

Gestalten Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail persönlich, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Zu den Tipps zum Personalisieren Ihrer E-Mail-Erinnerung gehören:

1. Verwenden Sie den Namen des Empfängers: Anstatt eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrter Kunde“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden, sprechen Sie den Empfänger der Nachricht mit Namen an.
2. Verwenden Sie ihre Sprache und ihren Ton: Damit sich die E-Mail natürlicher und vertrauter anfühlt, verwenden Sie dieselbe Sprache und denselben Ton wie der Empfänger.
3. Erkennen Sie ihre besonderen Umstände an: Erstellen Sie eine E-Mail, die auf die Situation des Empfängers zugeschnitten ist. Wenn ein Empfänger zum Beispiel eine Frage hat oder ein persönliches Anliegen geäußert hat, stellen Sie sicher, dass Sie dies in den E-Mails ansprechen.
4. Verweisen Sie auf frühere Begegnungen: Um Ihrer E-Mail eine persönliche Note zu verleihen, beziehen Sie sich auf frühere Interaktionen, die Sie möglicherweise mit dem Empfänger hatten, um die E-Mail zu konsolidieren.

Sie können Ihre Erinnerungs-E-Mails mit einer integrierten CRM- und E-Mail-Software wie EngageBay, die Ihre Kundendaten verfolgt, ganz einfach personalisieren und automatisieren .

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3. Umfassen Sie einen warmen, aber professionellen Ton

Ein warmer Ton in einer Erinnerungs-E-Mail schafft eine positive Atmosphäre, die den Empfänger zum Handeln motiviert.

Ein unpersönlicher und unnahbarer Ton kann eine Erinnerungs-E-Mail förmlich oder streng erscheinen lassen und den Empfänger daran hindern, die erforderliche Aktion auszuführen.

Es ist wahrscheinlicher, dass der Empfänger die E-Mail sorgfältig liest und mit der Nachricht interagiert, wenn der Ton warm und gesprächig ist.

Achten Sie jedoch auf ein Gleichgewicht zwischen Herzlichkeit und Professionalität.

Hier ist ein großartiges Beispiel von Jobber.

4. Beginnen Sie mit den wesentlichen Informationen

Es wäre unwirksam, eine Erinnerungs-E-Mail mit Details zu beginnen, die nicht wichtig sind; dadurch würde der Empfänger schnell den Zweck der E-Mail aus den Augen verlieren oder das Interesse am Lesen der E-Mail verlieren.

Eine Erinnerungs-E-Mail mit wichtigen Details zu beginnen, ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen und die wichtigsten Informationen zu liefern. Es stellt auch sicher, dass der Empfänger von Anfang an das Ziel der E-Mail kennt, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er die erforderlichen Maßnahmen ergreift.

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5. Halten Sie es knackig und prägnant

Die menschliche Aufmerksamkeitsspanne beträgt durchschnittlich 8,25 Sekunden . Der Empfänger kann Schwierigkeiten haben, die zu ergreifende Aktion zu verstehen, wenn die E-Mail lang oder mehrdeutig ist.

In einer Erinnerungs-E-Mail hilft eine prägnante und eindeutige Form dem Empfänger zu verstehen, welche Maßnahmen wann und warum zu ergreifen sind.

Außerdem wird eine prägnante, leicht lesbare Erinnerungs-E-Mail mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen und beantwortet, selbst wenn der Empfänger beschäftigt oder zuvor abgelenkt ist. Hier ist ein großartiges Beispiel für eine klare und prägnante E-Mail-Erinnerung von Web Summit.

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6. Vergessen Sie nicht, die Besprechungsdetails anzugeben  

Abgesehen davon, dass die Teilnehmer an das Meeting selbst erinnert werden, ist es wichtig, die Einzelheiten des Meetings anzugeben, z. B. Zeit, Datum und Ort eines persönlichen Meetings und das Verfahren zur Teilnahme an einem virtuellen Meeting sind allesamt angemessene Meeting-Besonderheiten.

Indem Sie genaue Meeting-Informationen angeben, helfen Sie den Meeting-Teilnehmern, sich angemessen vorzubereiten.

Wenn Sie beispielsweise die richtige Besprechungszeit angeben, können die Teilnehmer pünktlich eintreffen und wichtige Aspekte der Besprechung nicht verpassen.

Wenn Sie den Teilnehmern den richtigen Link zum virtuellen Meeting geben, können sie auf ähnliche Weise problemlos in das Meeting einsteigen und alle wichtigen Informationen erhalten. Hier ist ein großartiges Beispiel von Mailcon.

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Kopieren Sie das: E-Mail-Vorlagen für Besprechungserinnerungen

Wir haben einige E-Mail-Vorlagen für Besprechungserinnerungen kuratiert, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

1. Erinnerungs-E-Mail „Save the date“.

Eine Save-the-Date-Erinnerungs-E-Mail wird normalerweise an Gäste oder Teilnehmer gesendet, um sie daran zu erinnern, einen bestimmten Termin für eine bevorstehende Veranstaltung zu reservieren. Die E-Mail enthält normalerweise das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung sowie alle anderen relevanten Details.

Die Leute werden mit Neuigkeiten und Aufgaben überschwemmt; Sie erinnern sich oft nicht an einige Treffen. Um die volle Teilnahme und letztendlich den Erfolg Ihres Meetings sicherzustellen, senden Sie eine Save-the-Date-Erinnerung.

Hier ist eine „Save-the-Date“-Erinnerungs-E-Mail-Vorlage, von der Sie sich inspirieren lassen können.

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2. Erinnerungs-E-Mail für ein Verkaufsdemo-Meeting

Sie haben ein neues Produkt, das hervorragende Vorteile bietet. Es kann mühsam sein, einen Weg zu finden, um sicherzustellen, dass potenzielle Kunden die Vorteile Ihres Produkts sehen und Ihr Unternehmen bevormunden.

Außerdem sind Handelsvertreter im Vergleich zu Geschäftsorganisatoren anfälliger für Nichterscheinen. Aber eine Verkaufsdemo-Erinnerungs-E-Mail erinnert potenzielle Kunden an eine geplante Verkaufsdemonstration oder -präsentation. Es sollte professionell, ansprechend und überzeugend sein.

Hier ist eine Vorlage, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

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3. Am Tag vor der Besprechungserinnerung

Im typischen Alltag kann sich in weniger als 24 Stunden alles ändern.

Als Organisator möchten Sie auf jeden Fall die Verfügbarkeit aller Ihrer Teilnehmer für Ihr Meeting sicherstellen.

Zu diesem Zweck ist es unerlässlich, einen Tag vor dem Meeting eine E-Mail-Erinnerung zu versenden, um die Teilnehmer an das Meeting zu erinnern.

Diese E-Mail dient als Erinnerung, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer über die notwendigen Informationen verfügen, um sich auf die Diskussion vorzubereiten, und um zu bestätigen, dass sie wie geplant teilnehmen werden.

Hier ist eine Vorlage, von der Sie sich inspirieren lassen können.

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4. Die Besprechungserinnerung „am selben Tag“.

Eine Online-Terminerinnerungs-E-Mail für denselben Tag wird gesendet, um die Besprechungsteilnehmer an einen für denselben Tag geplanten Termin zu erinnern.

Es wird gesendet, um sicherzustellen, dass sich der Empfänger an den geplanten Termin erinnert und vollständig darauf vorbereitet ist, pünktlich an der Besprechung teilzunehmen.

Solche Meetings finden in der Regel virtuell über eine Online-Meeting-Plattform statt. Dies ist der letzte Schritt, um ein Nichterscheinen oder Terminabsagen in letzter Minute zu verhindern.

Hier ist eine Vorlage für eine Besprechungserinnerung am selben Tag.

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5. Erinnerungs-E-Mail zur RSVP-Bestätigung

RSVP-Erinnerungs-E-Mails zielen darauf ab, die Meeting-Eingeladenen daran zu erinnern, vor Ablauf der in der ursprünglichen Einladung angegebenen Frist mit ihrem Anwesenheitsstatus zu antworten. Dies sind in der Regel Terminbestätigungs-E-Mails.

Wenn Sie beispielsweise eine RSVP-Bestätigung für ein Crowdfunding-Meeting senden möchten, finden Sie hier eine Vorlage.

Geheimnisse und Vorlagen für die perfekte sanfte Erinnerungs-E-Mail

Abschluss

Erinnerungs-E-Mails sind wirkungsvoll, um Nichterscheinen und die Auswirkungen von Meeting-Absagen in Bezug auf Produktivität und Zeitverlust zu vermeiden.

Fahren Sie mit der Erstellung von E-Mail-Erinnerungen fort, die im Posteingang Ihrer Empfänger auffallen, indem Sie die in diesem Artikel aufgeführten Tipps und Vorlagen verwenden, um Besprechungsabsagen zu verhindern oder Besprechungstermine zu bestätigen.

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