Come scrivere la migliore email di promemoria della riunione [modelli ed esempi]

Da quando abbiamo cose da ricordare, i promemoria sono diventati strumenti indispensabili. Che si tratti del segnale acustico di un'app o di uno spago avvolto attorno al dito, tutti hanno bisogno di un promemoria per alleviare la necessità di ricordare tutto in ogni momento e, cosa più importante, per assicurarsi che si presentino quando necessario.

Per gli incontri di lavoro, questo è doppiamente vero.

Quindi, per evitare i costi di tempo e produttività persi a causa di mancate presentazioni e cancellazioni di riunioni, abbiamo raccolto suggerimenti, modelli ed esempi su come scrivere le migliori e-mail di promemoria delle riunioni.

Che cos'è un promemoria di riunione?

Un promemoria della riunione è una notifica dell'appuntamento inviata ai partecipanti registrati o ai partecipanti a una riunione pianificata, che evidenzia i dettagli cruciali della riunione, come la data, l'ora, il luogo e l'ordine del giorno della riunione, per aumentare la partecipazione e garantire che la riunione si svolga senza intoppi.

In genere, mira a garantire che tutti i partecipanti alla riunione siano a conoscenza dei dettagli della riunione e preparati a partecipare. I promemoria delle riunioni vengono generalmente inviati tramite SMS o e-mail.

I promemoria e-mail rientrano in due categorie:

1. Email inviate prima di un evento. Ad esempio, un cordiale promemoria per una riunione programmata.
2. Un'e-mail di follow-up dopo che qualcosa non si è verificato. Ad esempio, una notifica che un datore di lavoro non ha pagato una bolletta prima della scadenza.

Perché le e-mail di promemoria sono importanti?

Le e-mail di promemoria sono essenziali per diversi motivi.

1. Servono come mezzo per aumentare la partecipazione. Ad esempio, l'invio di un messaggio di promemoria aiuta le persone a ricordare l'occasione in modo che si ricordino di presentarsi.
2. Sono fondamentali per gli aggiornamenti delle informazioni sulle riunioni. I dettagli della riunione come il luogo o l'ora sono soggetti a modifiche. Puoi sempre avvisare e ricordare ai partecipanti le modifiche rilevanti con le e-mail di promemoria.
3. Aiutano a mantenere aperte le linee di comunicazione. Rimanere in contatto aiuta ad aumentare il buzz dell'evento. Inoltre, per ogni occasione, è fondamentale disporre di canali di comunicazione aperti in modo che le parti interessate possano porre domande e saperne di più sull'incontro pianificato.

Esploriamo i suggerimenti per scrivere fantastiche e-mail di promemoria per qualsiasi riunione.

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Come scrivere un'e-mail di promemoria della riunione "Bestseller".

Per le e-mail di promemoria delle riunioni, la qualità sostituisce la quantità. Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere le migliori e-mail di promemoria per qualsiasi riunione.

1. Sii creativo con la riga dell'oggetto

Come le copertine di un libro, le e-mail vengono giudicate in base all'oggetto. Sfortunatamente, molte e-mail vengono ignorate solo dalla riga dell'oggetto. La ragione di ciò non è inverosimile "linee tematiche blande".

Inoltre, il 64% dei destinatari di e-mail apre un'e-mail in base alla qualità delle righe dell'oggetto. Quindi, ti consigliamo di utilizzare una riga dell'oggetto che catturi la loro attenzione a prima vista e trasmetta valore allo stesso tempo.

La riga dell'oggetto dell'e-mail di sollecito deve essere breve e specifica, indicando lo scopo dell'e-mail. Ciò aiuterà i destinatari a identificare rapidamente l'e-mail e ad assegnarle la priorità di conseguenza.

Supponiamo che tu sia un marchio SaaS; ecco alcune idee per la riga dell'oggetto con cui puoi iniziare.

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2. Personalizza il più possibile le tue e-mail di promemoria

Rendere personale la tua e-mail di promemoria è un ottimo modo per fare un'ottima impressione.

Suggerimenti per personalizzare il tuo promemoria e-mail includono:

1. Usa il nome del destinatario: invece di usare un saluto generico come "Gentile cliente" o "Gentile signore/signora", rivolgiti al destinatario del messaggio per nome.
2. Usa la loro lingua e il loro tono: per rendere l'e-mail più naturale e familiare, usa la stessa lingua e lo stesso tono del destinatario.
3. Riconoscere le loro circostanze uniche: creare un'e-mail su misura per la situazione del destinatario. Ad esempio, se un destinatario ha posto una domanda o ha citato un problema personale, assicurati di indirizzarlo nelle e-mail.
4. Fai riferimento a incontri precedenti: per aggiungere un tocco personale alla tua e-mail, fai riferimento alle interazioni precedenti che potresti aver avuto con il destinatario per consolidare l'e-mail.

Puoi facilmente personalizzare e automatizzare le tue e-mail di sollecito con un CRM integrato e un software di posta elettronica come EngageBay che tiene traccia dei dati dei tuoi clienti.

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3. Abbraccia un tono caldo ma professionale

Mantenere un tono caloroso in un'e-mail di sollecito crea un'atmosfera positiva che motiva il destinatario ad agire.

Un tono impersonale e inavvicinabile potrebbe far apparire formale o severa un'e-mail di sollecito, impedendo al destinatario di eseguire l'azione richiesta.

È più probabile che il destinatario legga attentamente l'e-mail e interagisca con il messaggio se il tono è caloroso e colloquiale.

Tuttavia, trova un equilibrio tra calore e professionalità.

Ecco un ottimo esempio da Jobber.

4. Inizia con le informazioni vitali

Sarebbe inefficace iniziare una mail di sollecito con dettagli non importanti; ciò farebbe perdere rapidamente al destinatario la traccia dello scopo dell'e-mail o perdere interesse a leggere l'e-mail.

Avviare un'e-mail di promemoria con i dettagli essenziali è fondamentale per attirare l'attenzione del destinatario e fornire le informazioni più vitali. Assicura inoltre che il destinatario sia a conoscenza dell'obiettivo dell'e-mail fin dall'inizio, aumentando la probabilità che intraprenda l'azione necessaria.

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5. Mantienilo nitido e conciso

La durata dell'attenzione umana è in media di 8,25 secondi . Il destinatario potrebbe avere difficoltà a comprendere l'azione da intraprendere se l'e-mail è lunga o ambigua.

In un'e-mail di sollecito, essere concisi e inequivocabili aiuterà il destinatario a capire quale azione intraprendere, quando e perché.

Inoltre, è più probabile che un'e-mail di promemoria concisa e di facile lettura venga letta e riceva una risposta, anche se il destinatario è preoccupato o precedentemente distratto. Ecco un ottimo esempio di un promemoria via e-mail nitido e conciso dal Web Summit.

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6. Non dimenticare di includere i dettagli della riunione  

Oltre a ricordare ai partecipanti la riunione stessa, è fondamentale fornire le specifiche della riunione, come l'ora, la data e il luogo di una riunione di persona e la procedura per partecipare a una riunione virtuale sono tutte specifiche appropriate per la riunione.

Fornendo informazioni precise sulla riunione, aiuti i partecipanti alla riunione a prepararsi adeguatamente.

Ad esempio, se fornisci l'orario corretto della riunione, i partecipanti possono arrivare in orario, senza perdere aspetti cruciali della riunione.

Allo stesso modo, se fornisci ai partecipanti il ​​link appropriato per la riunione virtuale, possono entrare facilmente nella riunione e ottenere tutte le informazioni essenziali. Ecco un ottimo esempio di Mailcon.

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Copialo: modelli di email di promemoria della riunione

Abbiamo curato alcuni modelli di email di promemoria della riunione per iniziare.

1. E-mail di promemoria "Salva la data".

Un'e-mail di promemoria save-the-date viene in genere inviata agli ospiti o ai partecipanti per ricordare loro di prenotare una data particolare per un evento imminente. L'e-mail di solito include la data, l'ora e il luogo dell'evento, nonché qualsiasi altro dettaglio pertinente.

Le persone sono inondate di notizie e compiti; spesso non riescono a ricordare alcuni incontri. Per garantire la piena partecipazione e, in definitiva, il successo della tua riunione, invia un promemoria save-the-date.

Ecco un modello di email di promemoria "save-the-date" da cui trarre ispirazione.

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2. E-mail di promemoria per una riunione dimostrativa di vendita

Hai un nuovo prodotto che offre eccellenti vantaggi. Trovare un modo per garantire ai potenziali clienti di vedere i vantaggi del tuo prodotto e patrocinare la tua attività può essere una seccatura.

Inoltre, rispetto agli organizzatori aziendali, i rappresentanti di vendita sono più inclini a subire mancate presentazioni. Ma un'e-mail di promemoria della demo di vendita ricorderà ai potenziali clienti una dimostrazione o una presentazione di vendita programmata. Dovrebbe essere professionale, coinvolgente e persuasivo.

Ecco un modello per iniziare.

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3. Il giorno prima del promemoria della riunione

Nella tipica vita di tutti i giorni, tutto può cambiare in meno di 24 ore.

In qualità di organizzatore, vuoi sicuramente garantire la disponibilità di tutti i tuoi partecipanti per la tua riunione.

A tal fine, è imperativo inviare un promemoria via e-mail un giorno prima della riunione per ricordare ai partecipanti la riunione.

Questa e-mail funge da promemoria per garantire che tutti i partecipanti dispongano delle informazioni necessarie per prepararsi alla discussione e confermare che parteciperanno come programmato.

Ecco un modello da cui trarre ispirazione.

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4. Il promemoria della riunione "Stesso giorno".

Viene inviata un'e-mail di promemoria dell'appuntamento online per lo stesso giorno per ricordare ai partecipanti alla riunione un appuntamento programmato per lo stesso giorno.

Viene inviato per garantire che il destinatario ricordi l'appuntamento programmato e sia completamente pronto a partecipare alla riunione in tempo.

Questi tipi di riunioni di solito si svolgono virtualmente tramite una piattaforma di riunioni online. È l'ultimo passo per prevenire la mancata presentazione o la cancellazione dell'appuntamento all'ultimo minuto.

Ecco un modello di promemoria della riunione "lo stesso giorno".

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5. Email di promemoria di conferma RSVP

Le e-mail di promemoria RSVP hanno lo scopo di ricordare agli invitati alla riunione di rispondere con il loro stato di partecipazione prima della scadenza prevista nell'invito iniziale. In genere sono e-mail di conferma dell'appuntamento.

Ad esempio, se desideri inviare una conferma RSVP per una riunione di crowdfunding, ecco un modello per te.

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Conclusione

Le e-mail di promemoria sono potenti per evitare le mancate presentazioni e l'impatto delle cancellazioni delle riunioni in termini di produttività e tempo perso.

Continua a creare promemoria e-mail che si distinguono nella posta in arrivo del destinatario utilizzando i suggerimenti e i modelli elencati in questo articolo per impedire l'annullamento delle riunioni o confermare gli appuntamenti delle riunioni.

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