Cómo escribir el mejor correo electrónico de recordatorio de reunión [Plantillas y ejemplos]
Publicado: 2023-03-07Dado que tenemos cosas para recordar, los recordatorios se han convertido en herramientas indispensables. Ya sea el pitido de una aplicación o un cordel envuelto alrededor del dedo, todos necesitan un recordatorio para ayudarlos a descargar la necesidad de recordar todo todo el tiempo y, lo que es más importante, para asegurarse de que aparezcan cuando sea necesario.
Para reuniones de negocios, esto es doblemente cierto.
Por lo tanto, para evitar los costos de tiempo y productividad perdidos por no presentarse y cancelaciones de reuniones, hemos reunido consejos, plantillas y ejemplos sobre cómo escribir los mejores correos electrónicos de recordatorio de reuniones.
Tabla de contenido
¿Qué es un recordatorio de reunión?
Un recordatorio de reunión es una notificación de cita que se envía a los asistentes o participantes registrados de una reunión programada, que destaca los detalles cruciales de la reunión, como la fecha, la hora, el lugar y la agenda de la reunión, para aumentar la asistencia y garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas.
Por lo general, su objetivo es garantizar que todos los participantes de la reunión conozcan los detalles de la reunión y estén preparados para participar. Los recordatorios de reuniones generalmente se envían por mensaje de texto o correo electrónico.
Los recordatorios por correo electrónico se dividen en dos categorías:
- Correos electrónicos enviados antes de un evento. Por ejemplo, un recordatorio cordial para una reunión programada.
- Un correo electrónico de seguimiento después de que algo no haya sucedido. Por ejemplo, una notificación de que un empleador no pagó una factura antes de la fecha límite.
¿Por qué son importantes los correos electrónicos de recordatorio?
Los correos electrónicos de recordatorio son esenciales por varias razones.
- Sirven como un medio para aumentar la participación. Por ejemplo, enviar un mensaje de recordatorio ayuda a las personas a recordar la ocasión para que recuerden presentarse.
- Son cruciales para conocer las actualizaciones de información. Los detalles de la reunión, como la ubicación o la hora, están sujetos a cambios. Siempre puede notificar y recordar a los participantes los cambios relevantes con correos electrónicos de recordatorio.
- Ayudan a mantener abiertas las líneas de comunicación. Permanecer en contacto ayuda a aumentar la expectación del evento. Además, para cada ocasión, es vital tener canales de comunicación abiertos para que las partes relevantes puedan hacer preguntas y obtener más información sobre la reunión planificada.
Exploremos consejos para escribir increíbles correos electrónicos de recordatorio para cualquier reunión.
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Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio de reunión 'Best-seller'
Para los correos electrónicos de recordatorio de reuniones, la calidad reemplaza la cantidad. Aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir los mejores correos electrónicos de recordatorio para cualquier reunión.
1. Sea creativo con su línea de asunto
Al igual que las portadas de un libro, los correos electrónicos se juzgan por sus líneas de asunto. Desafortunadamente, muchos correos electrónicos se ignoran solo por la línea de asunto. La razón de esto no son "líneas de asunto insípidas".
Además, el 64% de los destinatarios de correo electrónico abren un correo electrónico en función de la calidad de las líneas de asunto. Por lo tanto, querrá usar una línea de asunto que capte su atención a primera vista y transmita valor al mismo tiempo.
El asunto del correo electrónico de recordatorio debe ser breve y específico, indicando el propósito del correo electrónico. Esto ayudará a los destinatarios a identificar rápidamente el correo electrónico y priorizarlo en consecuencia.
Suponga que es una marca SaaS; aquí hay algunas ideas de líneas de asunto con las que puede comenzar.
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2. Personalice sus correos electrónicos de recordatorio tanto como sea posible
Hacer que su correo electrónico de recordatorio sea personal es una excelente manera de causar una gran impresión.
Los consejos para personalizar su recordatorio por correo electrónico incluyen:
- Utilice el nombre del destinatario: en lugar de utilizar un saludo genérico como "Estimado cliente" o "Estimado señor/señora", diríjase al destinatario del mensaje por su nombre.
- Emplee su idioma y tono: para que el correo electrónico se sienta más natural y familiar, use el mismo idioma y tono que el receptor.
- Reconozca sus circunstancias únicas: cree un correo electrónico adaptado a la situación del destinatario. Por ejemplo, si un destinatario tiene una pregunta o cita una inquietud personal, asegúrese de abordarla en los correos electrónicos.
- Haga referencia a encuentros anteriores: para agregar un toque personal a su correo electrónico, haga referencia a las interacciones anteriores que pudo haber tenido con el receptor para consolidar el correo electrónico.
Puede personalizar y automatizar fácilmente sus correos electrónicos de recordatorio con un CRM integrado y un software de correo electrónico como EngageBay que realiza un seguimiento de los datos de sus clientes.
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3. Adopta un tono cálido pero profesional
Mantener un tono cálido en un correo electrónico de recordatorio crea una atmósfera positiva que motiva al receptor a actuar.
Un tono impersonal e inaccesible puede hacer que un correo electrónico de recordatorio parezca formal o severo, evitando que el receptor realice la acción requerida.
Es más probable que el destinatario lea el correo electrónico detenidamente e interactúe con el mensaje si el tono es cálido y conversacional.
Sin embargo, logre un equilibrio entre calidez y profesionalismo.
Aquí hay un gran ejemplo de Jobber.
4. Comienza con la información vital
Sería ineficaz comenzar un correo electrónico de recordatorio con detalles que no son importantes; esto haría que el destinatario perdiera rápidamente la noción del propósito del correo electrónico o perdiera interés en leer el correo electrónico.
Comenzar un correo electrónico de recordatorio con detalles esenciales es crucial para captar la atención del destinatario y entregar la información más importante. También garantiza que el destinatario conozca el objetivo del correo electrónico desde el principio, lo que aumenta la probabilidad de que tome las medidas necesarias.
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5. Mantenlo nítido y conciso
La capacidad de atención humana es de 8,25 segundos en promedio . El destinatario puede tener dificultades para comprender la acción a realizar si el correo electrónico es extenso o ambiguo.
En un correo electrónico de recordatorio, ser conciso e inequívoco ayudará al receptor a comprender qué acción tomar, cuándo y por qué.
Además, es más probable que un correo electrónico de recordatorio conciso y fácil de leer sea leído y respondido, incluso si el destinatario está preocupado o distraído. Este es un excelente ejemplo de un recordatorio por correo electrónico nítido y conciso de Web Summit.
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6. No olvides incluir los detalles de la reunión
Además de recordar a los participantes sobre la reunión en sí, es crucial proporcionar los detalles de la reunión, como la hora, la fecha y el lugar de una reunión en persona y el procedimiento para unirse a una reunión virtual son todos los detalles apropiados de la reunión.
Al brindar información precisa sobre la reunión, ayuda a los participantes a prepararse adecuadamente.
Por ejemplo, si proporciona la hora correcta de la reunión, los asistentes pueden llegar a tiempo y, por lo tanto, no perderse aspectos cruciales de la reunión.
Del mismo modo, si proporciona a los asistentes el enlace de la reunión virtual adecuado, pueden acceder fácilmente a la reunión y obtener toda la información esencial. Aquí hay un gran ejemplo de Mailcon.
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Copie eso: plantillas de correo electrónico de recordatorio de reunión
Hemos seleccionado algunas plantillas de correo electrónico de recordatorio de reuniones para que pueda comenzar.
1. Correo electrónico de recordatorio "Guardar la fecha"
Por lo general, se envía un correo electrónico de recordatorio para guardar la fecha a los invitados o participantes para recordarles que reserven una fecha particular para un próximo evento. El correo electrónico suele incluir la fecha, la hora y el lugar del evento, así como cualquier otro detalle pertinente.
La gente está inundada de noticias y tareas; a menudo no recuerdan algunas reuniones. Para garantizar la asistencia completa y, en última instancia, el éxito de su reunión, envíe un recordatorio para guardar la fecha.
Aquí hay una plantilla de correo electrónico de recordatorio de "guardar la fecha" para inspirarse.
| Línea de asunto: ¿Ya marcó en su calendario para [nombre del evento]? |
| Estimado [Nombre del participante de la reunión], Espero que este correo electronico te encuentre bien. ¿Ya guardaste la fecha para nuestro próximo [nombre del evento], que tendrá lugar el [fecha] a las [hora] en [ubicación]? ¡Nos complace anunciar que el evento de este año promete ser el más emocionante y atractivo hasta ahora! Nuestro equipo ha estado trabajando incansablemente para planificar una experiencia inolvidable para nuestros huéspedes, incluidos [puntos destacados del evento o características especiales]. A medida que se acerque el evento, brindaremos más información sobre la agenda, los oradores invitados y otros detalles. Mientras tanto, marque su calendario y esté atento a más actualizaciones. Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo directamente con sus inquietudes o preguntas. Esperamos verlo en [nombre del evento] y hacer de esta una experiencia memorable. Salud, [Su nombre y firma de correo electrónico] |
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2. Correo electrónico de recordatorio para una reunión de demostración de ventas
Tienes un nuevo producto que proporciona excelentes beneficios. Encontrar una manera de asegurarse de que los posibles clientes vean los beneficios de su producto y patrocinen su negocio puede ser una molestia.
Además, en comparación con los organizadores comerciales, los representantes de ventas son más propensos a no presentarse. Pero un correo electrónico de recordatorio de demostración de ventas recordará a los clientes potenciales una demostración o presentación de ventas programada. Debe ser profesional, atractivo y persuasivo.
Aquí hay una plantilla para comenzar.
| Línea de asunto: Prepárate [Nombre]: reunión de demostración en [X] horas |
| Estimado [Nombre del líder], Nuestra demostración de ventas programada para [nombre del producto], la innovadora solución SaaS para [industria/campo], se realizará el [fecha] a las [hora]. Esta demostración será una excelente oportunidad para aprender más sobre nuestro producto y cómo puede beneficiar a su organización. Durante la demostración, cubriremos las características clave de [nombre del producto] y le mostraremos cómo nuestra solución puede ayudarlo a optimizar sus operaciones comerciales, aumentar la productividad e impulsar el crecimiento de los ingresos. Para prepararlo para la presentación de demostración, he adjuntado algunos materiales que brindan una descripción general de nuestro producto y sus beneficios. Tómese un momento para revisar estos materiales antes de la demostración. Espero poder hablar con usted pronto y mostrarle cómo [nombre del producto] puede transformar su negocio. Atentamente, [Su nombre y firma de marca] |
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3. El día anterior al recordatorio de la reunión.
En la vida cotidiana típica, cualquier cosa puede cambiar en menos de 24 horas.
Como organizador, definitivamente desea garantizar la disponibilidad de todos los asistentes a su reunión.
Con este fin, es imperativo enviar un recordatorio por correo electrónico un día antes de la reunión para recordar a los asistentes la reunión.
Este correo electrónico sirve como recordatorio para garantizar que todos los asistentes tengan la información necesaria para prepararse para la discusión y confirmar que asistirán según lo programado.
Aquí hay una plantilla para inspirarse.
| Línea de asunto: [Nombre del participante] ¿Configurado para su [Nombre de la reunión] mañana? |
| Estimado [Nombre del destinatario], Estamos emocionados de reunirnos con usted en [Hora de la reunión] mañana [incluya la fecha para mayor claridad]. La reunión tendrá lugar en [Ubicación o plataforma de reunión en línea] y deseo volver a confirmar su disponibilidad a la hora programada. La agenda de la reunión incluye [breve descripción de la agenda de la reunión], y esperamos discutir estos temas con usted. Estaré emocionado de responder a todas sus preguntas. Comuníquese conmigo si hay alguno. Además, si por algún motivo no podrá asistir a la reunión, hágamelo saber lo antes posible para que podamos reprogramarla. Agradezco su tiempo y compromiso con esta reunión y espero hablar con usted mañana. Atentamente, [Firma de email] |
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4. El recordatorio de reunión 'Mismo día'
Se envía un correo electrónico de recordatorio de cita en línea para el mismo día para recordar a los participantes de la reunión una cita programada para el mismo día.
Se envía para garantizar que el destinatario recuerde la cita programada y esté completamente preparado para asistir a la reunión a tiempo.
Este tipo de reuniones suelen tener lugar virtualmente a través de una plataforma de reuniones en línea. Es el último paso para evitar que no se presente o que se cancelen citas de última hora.
Aquí hay una plantilla de recordatorio de reunión del "mismo día".
| Línea de asunto: ¡Preparados, listos, ya! |
| Hola [Nombre del destinatario], Esta es la llamada final para nuestra reunión de hoy para discutir el próximo evento de premios de moda. Como recordatorio rápido, el propósito de esta reunión es finalizar los detalles del evento, incluidos [los temas de la agenda]. También discutiremos la logística del evento, incluido el cronograma, el código de vestimenta y otra información importante. La reunión está programada para hoy a las [hora] en [plataforma de reunión en línea\enlace de reunión]. Gracias por tu tiempo y atención. Esperamos una reunión productiva y atractiva. Hablar pronto, [Firma de email] |
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5. Correo electrónico de recordatorio de confirmación de RSVP
Los correos electrónicos de recordatorio de RSVP tienen como objetivo recordar a los invitados a la reunión que respondan con su estado de asistencia antes de la fecha límite provista en la invitación inicial. Por lo general, son correos electrónicos de confirmación de citas.
Por ejemplo, si desea enviar una confirmación de RSVP para una reunión de crowdfunding, aquí tiene una plantilla para usted.
| Línea de asunto: [Número de días para el final] ¡Confirme su lugar ahora! |
| Hola [Nombre del destinatario], Estamos entusiasmados con el lanzamiento de esta nueva iniciativa y esperamos que pueda unirse a nosotros para esta ocasión especial [nombre del proyecto] el [fecha] a las [hora] en [ubicación]. Su presencia en este evento está ligada al éxito de nuestra campaña de crowdfunding. Tu apoyo nos ayudará a alcanzar nuestro objetivo de recaudación de fondos y a dar vida a nuestro innovador proyecto. Haga bien en informarnos si podrá asistir al evento respondiendo a este correo electrónico completando el formulario de RSVP que se proporciona en el siguiente enlace: [Insertar un enlace al formulario de RSVP] Si tienes alguna pregunta o inquietud, estaré encantada de responderlas. Esperamos verte en el evento y hacer de esta una ocasión verdaderamente memorable. Atentamente, [Firma de email] |
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Conclusión
Los correos electrónicos de recordatorio son poderosos para evitar las ausencias y el impacto de las cancelaciones de reuniones en términos de productividad y tiempo perdido.
Continúe con la creación de recordatorios por correo electrónico que se destaquen en la bandeja de entrada de su destinatario utilizando los consejos y las plantillas que se enumeran en este artículo para evitar cancelaciones de reuniones o confirmar citas de reuniones.
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