En İyi Toplantı Hatırlatma E-postası Nasıl Yazılır [Şablonlar ve Örnekler]

Hatırlamamız gereken şeyler olduğu için, hatırlatıcılar vazgeçilmez araçlar haline geldi. İster bir uygulamanın bip sesi, ister parmağın etrafına sarılı bir sicim olsun, herkesin her zaman her şeyi hatırlama ihtiyacından kurtulmasına yardımcı olacak ve en önemlisi ihtiyaç duyulduğunda ortaya çıkmalarını sağlayacak bir hatırlatıcıya ihtiyacı vardır.

İş toplantıları için bu çifte doğrudur.

Bu nedenle, gelmeme ve toplantı iptallerinden kaynaklanan zaman ve üretkenlik maliyetlerinden kaçınmak için, en iyi toplantı hatırlatma e-postalarının nasıl yazılacağına ilişkin ipuçlarını, şablonları ve örnekleri bir araya getirdik.

Toplantı Hatırlatıcı nedir?

Toplantı hatırlatıcı, katılımı artırmak ve toplantının sorunsuz ilerlemesini sağlamak için toplantının tarihi, saati, yeri ve gündemi gibi önemli toplantı ayrıntılarını vurgulayan, kayıtlı katılımcılara veya planlanmış bir toplantının katılımcılarına gönderilen bir randevu bildirimidir.

Tipik olarak, tüm toplantı katılımcılarının toplantı ayrıntılarından haberdar olmasını ve katılmaya hazır olmasını sağlamayı amaçlar. Toplantı hatırlatıcıları genellikle kısa mesaj veya e-posta yoluyla gönderilir.

E-posta hatırlatıcıları iki kategoriye ayrılır:

1. Bir etkinlikten önce gönderilen e-postalar. Örneğin, planlanmış bir toplantı için samimi bir hatırlatma.
2. Bir şey başarısız olduktan sonra bir takip e-postası. Örneğin, bir işverenin bir faturayı son ödeme tarihinden önce ödemediğine dair bir bildirim.

Hatırlatma e-postaları neden önemlidir?

Hatırlatma e-postaları birkaç nedenden dolayı önemlidir.

1. Katılımı artırmak için bir araç olarak hizmet ederler. Örneğin, bir hatırlatma mesajı göndermek, bireylerin olayı hatırlamalarına yardımcı olur, böylece onların ortaya çıkmayı hatırlamaları sağlanır.
2. Toplantı bilgileri güncellemeleri için çok önemlidirler. Yer veya saat gibi toplantı ayrıntıları değişebilir. Hatırlatma e-postaları ile ilgili değişiklikleri katılımcılara her zaman bildirebilir ve hatırlatabilirsiniz.
3. İletişim hatlarının açık kalmasına yardımcı olurlar. İletişimde kalmak, etkinliğin vızıltısını artırmaya yardımcı olur. Ayrıca, ilgili tarafların soru sorabilmesi ve planlanan toplantı hakkında daha fazla bilgi edinebilmesi için her durumda açık iletişim kanallarının olması hayati önem taşımaktadır.

Herhangi bir toplantı için harika hatırlatma e-postaları yazmaya yönelik ipuçlarını inceleyelim.

Özelleştirebileceğiniz ve Gönder'e Tıklayabileceğiniz 12 E-posta Fatura Şablonu

'En Çok Satanlar' Toplantı Hatırlatma E-postası Nasıl Yazılır?

Toplantı hatırlatma e-postaları için kalite, niceliğin yerine geçer. İşte herhangi bir toplantı için en iyi hatırlatma e-postalarının nasıl yazılacağına dair birkaç ipucu.

1. Konu satırınızda yaratıcı olun

Bir kitabın kapakları gibi, e-postalar da konu satırlarına göre değerlendirilir. Ne yazık ki, birçok e-posta yalnızca konu satırından göz ardı ediliyor. Bunun nedeni, abartılı "mülayim konu satırları" değil.

Ayrıca, e-posta alıcılarının %64'ü konu satırlarının kalitesine göre bir e-posta açmaktadır. Bu nedenle, ilk bakışta dikkatlerini çeken ve aynı zamanda değer taşıyan bir konu satırı kullanmak isteyeceksiniz.

Hatırlatma e-postası konu satırı , e-postanın amacını gösterecek şekilde kısa ve net olmalıdır. Bu, alıcıların e-postayı hızlı bir şekilde tanımlamasına ve buna göre önceliklendirmesine yardımcı olacaktır.

Bir SaaS markası olduğunuzu varsayalım; işte başlayabileceğiniz birkaç konu satırı fikri.

1. SaaS Marka Toplantısı Bugün: İşte Bilmeniz Gerekenler
2. Set Edin [First Name]: [X] Saatte SaaS Marka Buluşması
3. [Ürün/Hizmet imzası] demosu: Yarın neler bekleyebilirsiniz?
4. [Ad], yarınki satış demonuz için hazır mısınız?

Büyüleyici Bir Şekilde Çalışan 15 Giriş E-posta Şablonu

2. Hatırlatma e-postalarınızı olabildiğince kişiselleştirin

Hatırlatma e-postanızı kişiselleştirmek, harika bir izlenim bırakmanın mükemmel bir yoludur.

E-posta hatırlatıcınızı kişiselleştirmeye yönelik ipuçları şunları içerir:

1. Alıcının adını kullanın: "Sayın müşteri" veya "Sayın bay/bayan" gibi genel bir selamlama kullanmak yerine, mesaj alıcısına adıyla hitap edin.
2. Onların dilini ve üslubunu kullanın: E-postayı daha doğal ve tanıdık hissettirmek için, alıcıyla aynı dili ve üslubu kullanın.
3. Benzersiz durumlarını kabul edin: Alıcının durumuna göre uyarlanmış bir e-posta oluşturun. Örneğin, bir alıcının bir sorusu varsa veya kişisel bir endişesinden bahsediyorsa, e-postalarda bu konuyu ele aldığınızdan emin olun.
4. Önceki karşılaşmalara bakın: E-postanıza kişisel bir dokunuş eklemek için, e-postayı pekiştirmek için alıcıyla yapmış olabileceğiniz önceki etkileşimlere bakın.

Entegre bir CRM ve müşteri verilerinizi takip eden EngageBay gibi bir e-posta yazılımı ile hatırlatma e-postalarınızı kolayca kişiselleştirebilir ve otomatikleştirebilirsiniz .

E-posta Otomasyonu Temelleri, İpuçları ve Örnekler

3. Sıcak ama profesyonel bir ton benimseyin

Bir hatırlatma e-postasında sıcak bir ton tutmak, alıcıyı harekete geçmeye motive eden olumlu bir atmosfer yaratır.

Kişisel olmayan ve yaklaşılmaz bir ton, bir hatırlatma e-postasının resmi veya sert görünmesine neden olarak alıcının gerekli eylemi gerçekleştirmesini engelleyebilir.

Alıcının, e-postayı dikkatli bir şekilde okuması ve üslubu sıcak ve konuşkansa mesajla etkileşim kurması daha olasıdır.

Ancak, sıcaklık ve profesyonellik arasında bir denge kurun.

İşte Jobber'dan harika bir örnek.

4. Hayati bilgilerle başlayın

Önemli olmayan ayrıntılarla bir hatırlatma e-postası başlatmak etkisiz olacaktır; bu, alıcının hızla e-postanın amacını anlamamasına veya e-postayı okumaya olan ilgisini kaybetmesine neden olur.

Önemli ayrıntılarla bir hatırlatma e-postası başlatmak, alıcının dikkatini çekmek ve en önemli bilgileri iletmek için çok önemlidir. Ayrıca, alıcının e-postanın amacından en başından haberdar olmasını sağlayarak gerekli eylemi gerçekleştirme olasılığını artırır.

20 Gayrimenkul E-posta Pazarlama Şablonu [Gönderilmeye Hazır]

5. Net ve özlü tutun

İnsan dikkat süresi ortalama 8.25 saniyedir . E-posta uzun veya belirsiz ise, alıcı yapılacak işlemi anlamakta güçlük çekebilir.

Hatırlatma e-postasında kısa ve net olmak, alıcının hangi eylemi, ne zaman ve neden gerçekleştireceğini anlamasına yardımcı olur.

Ayrıca, kısa ve okunması kolay bir hatırlatıcı e-postanın, alıcı meşgul olsa veya daha önce dikkati dağılmış olsa bile okunması ve yanıtlanması daha olasıdır. İşte Web Zirvesi'nden net ve özlü bir e-posta hatırlatıcısına harika bir örnek.

E-posta Göndermenin En İyi Zamanı (ve En Kötüsü)

6. Toplantı ayrıntılarını eklemeyi unutmayın  

Katılımcılara toplantının kendisini hatırlatmanın yanı sıra, yüz yüze bir toplantının saati, tarihi ve yeri gibi toplantı ayrıntılarının ve sanal bir toplantıya katılma prosedürünün uygun toplantı ayrıntıları olduğunu sağlamak çok önemlidir.

Kesin toplantı bilgileri vererek, toplantı katılımcılarının yeterince hazırlanmasına yardımcı olursunuz.

Örneğin, doğru toplantı saatini sağlarsanız, katılımcılar zamanında gelebilir ve böylece toplantının önemli yönlerini kaçırmazlar.

Benzer şekilde, katılımcılara uygun sanal toplantı bağlantısını verirseniz, toplantıya kolayca girebilir ve gerekli tüm bilgileri alabilirler. İşte Mailcon'dan harika bir örnek.

EngageBay'de e-posta yayınları oluşturma

Kopyala: Toplantı Hatırlatıcı E-posta Şablonları

Başlamanız için birkaç toplantı hatırlatıcı e-posta şablonu derledik.

1. "Tarihi kaydedin" hatırlatma e-postası

Tarihi kaydet hatırlatma e-postası genellikle konuklara veya katılımcılara yaklaşan bir etkinlik için belirli bir tarih ayırmalarını hatırlatmak için gönderilir. E-posta genellikle etkinliğin tarihini, saatini ve yerini ve diğer ilgili ayrıntıları içerir.

İnsanlar haber ve görevlerle dolu; genellikle bazı toplantıları hatırlamıyorlar. Tam katılımı sağlamak ve nihayetinde toplantınızın başarılı olmasını sağlamak için tarihi kaydetme hatırlatıcısı gönderin.

İşte ilham almak için bir 'tarihi kaydet' hatırlatma e-postası şablonu.

En İyi Markalardan İlham Veren 14 Bültene Kayıt Örneği

2. Bir satış demo toplantısı için hatırlatma e-postası

Mükemmel faydalar sağlayan yeni bir ürününüz var. Muhtemel müşterilerin ürününüzün faydalarını görmesini ve işinize patronluk taslamasını sağlamanın bir yolunu bulmak zor olabilir.

Moreso, ticari organizatörlerle karşılaştırıldığında, satış temsilcilerinin gelmeme sorunu yaşama olasılığı daha yüksektir. Ancak bir satış demosu hatırlatma e-postası, potansiyel müşterilere planlanmış bir satış demosunu veya sunumunu hatırlatacaktır. Profesyonel, ilgi çekici ve ikna edici olmalıdır.

İşte başlamanız için bir şablon.

Yeni CRM Kullanıcıları için 10 Müşteri Hizmetleri E-posta Şablonu

3. Toplantı hatırlatıcısından önceki gün

Tipik günlük yaşamda, her şey 24 saatten daha kısa sürede değişebilir.

Bir düzenleyici olarak, kesinlikle tüm katılımcılarınızın toplantınız için uygun olduğundan emin olmak istersiniz.

Bu amaçla, toplantıdan bir gün önce katılımcılara toplantıyı hatırlatmak için bir hatırlatma e-postası göndermek zorunludur.

Bu e-posta, tüm katılımcıların tartışmaya hazırlanmak ve planlandığı gibi katılacaklarını onaylamak için gerekli bilgilere sahip olmasını sağlamak için bir hatırlatma görevi görür.

İşte ilham almak için bir şablon.

Mükemmel Bir Nazik Hatırlatma E-postası İçin Sırlar ve Şablonlar

4. "Aynı gün" toplantı hatırlatıcısı

Toplantı katılımcılarına aynı gün için planlanmış bir randevuyu hatırlatmak için aynı gün çevrimiçi randevu hatırlatma e-postası gönderilir.

Alıcının planlanan randevuyu hatırlamasını ve toplantıya zamanında katılmaya tamamen hazır olmasını sağlamak için gönderilir.

Bu tür toplantılar genellikle sanal olarak bir çevrimiçi toplantı platformu aracılığıyla gerçekleşir. Gelmeme veya son dakika toplantı randevu iptallerini önlemenin son adımıdır.

İşte bir 'aynı gün' toplantı hatırlatma şablonu.

Her Zaman Çalışan 7 Ödeme Hatırlatma Şablonu

5. LCV onayı hatırlatma e-postası

LCV hatırlatma e-postaları, toplantı davetlilerine ilk davette belirtilen son tarihten önce katılım durumlarıyla yanıt vermelerini hatırlatmayı amaçlar. Bunlar genellikle randevu onay e-postalarıdır.

Örneğin, bir kitle fonlaması toplantısı için bir LCV onayı göndermek istiyorsanız, işte size bir şablon.

Mükemmel Nazik Hatırlatma E-postası İçin Sırlar ve Şablonlar

Çözüm

Hatırlatma e-postaları, gelmeme olaylarını ve toplantı iptallerinin üretkenlik ve zaman kaybı açısından etkisini önlemek için güçlüdür.

Toplantı iptallerini önlemek veya toplantı randevularını onaylamak için bu makalede listelenen ipuçlarını ve şablonları kullanarak, alıcınızın gelen kutusunda göze çarpan e-posta hatırlatıcıları oluşturmaya başlayın.

Çok çeşitli özelleştirilebilir e-posta şablonlarına erişmek ve hatırlatıcı e-postalarınızı EngageBay'de otomatikleştirmek için buradan kaydolun . Bir incelemeye göz atmak ister misiniz? Bu videoya bir göz atın .