10 Vorteile der Einstellung einer virtuellen Empfangsdame

Wenn jemand Ihr Unternehmen anruft, was hört er?

Ein Besetztzeichen? Jemand, der „Bitte warten?“ sagt Oder ein freundlicher Profi, der bereit ist, bei allem zu helfen, was er braucht?

Wenn ein potenzieller Kunde oder bestehender Kunde Ihr Unternehmen anruft, wirkt sich seine Interaktion mit Ihrem Unternehmen darauf aus, wie er Ihr Unternehmen wahrnimmt.

Hier kommt eine virtuelle Empfangsdame ins Spiel. Indem Sie einen professionellen Dienstleister mit der Beantwortung von Telefonen beauftragen, können Sie einen besseren Kundensupport bieten und Ihr Markenimage verbessern. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Vorteile der Einstellung einer virtuellen Empfangsdame.

Möchten Sie eine virtuelle Empfangsdame einstellen? Suchen Sie auf The Manifest nach Top-Dienstleistern.

Was ist eine virtuelle Rezeptionistin?

Virtuelle Rezeptionisten sind Drittanbieter, die Anrufe für Ihr Unternehmen entgegennehmen. Dadurch verbessern sie den Kundenservice Ihres Unternehmens und helfen Ihnen, professioneller zu wirken.

Während die meisten virtuellen Rezeptionisten echte Menschen sind, die das Telefon aus der Ferne beantworten, bieten einige Dienstanbieter ein automatisches Anrufbeantwortersystem an, um eingehende Anrufe anzunehmen, Anrufer weiterzuleiten und Nachrichten entgegenzunehmen. Die Entscheidung, welches das Richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt von den Anforderungen, Vorlieben und dem Budget Ihres Unternehmens ab.

Welche Dienstleistungen bieten virtuelle Rezeptionisten an?

Virtuelle Rezeptionisten bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen an, darunter:

• Telefonische Beantwortung
• Nachrichten aufnehmen
• Anrufe weiterleiten
• Kundendienst
• E-Mail-Verwaltung

Virtuelle Rezeptionisten tun viel mehr als nur Anrufe zu beantworten. Wenn Sie einen für Ihr Unternehmen mieten, stellen Sie sicher, dass Sie das Beste aus Ihrem Geld herausholen, indem Sie in zusätzliche Dienstleistungen investieren.

10 Vorteile virtueller Rezeptionisten

1. Erweitern Sie die Office-Verfügbarkeit
2. Professionalität steigern
3. Mehrsprachige Dienste
4. Optimieren Sie interne Prozesse
5. Steigern Sie die Produktivität
6. Promte Beantwortung
7. Bieten Sie schnelle Lösungen an
8. Arbeiten Sie mit ausgebildeten Experten
9. Es ist skalierbar
10. Es ist kostengünstig

Erweitern Sie die Office-Verfügbarkeit

Wenn niemand an Ihr Telefon geht, verpassen Sie Anrufe von potenziellen Käufern, bestehenden Kunden und anderen Partnern. Ein rund um die Uhr verfügbarer Support im Büro ist jedoch teuer und unrealistisch.

Virtuelle Rezeptionisten können die Bürozeiten Ihres Unternehmens verlängern, indem sie zusätzliche Unterstützung bieten. Durch eine rund um die Uhr verfügbare Empfangsdame können Unternehmen vermeiden, Kundenanrufe und verpasste Geschäftsmöglichkeiten oder Verkäufe zu verpassen.

Viele Unternehmen für virtuelle Rezeptionen haben Mitarbeiter in verschiedenen Regionen der Welt, sodass in Ihrem Unternehmen zu jeder Tages- und Nachtzeit jemand ans Telefon gehen kann. Dies hilft auch Unternehmen mit internationaler Reichweite, mit Verbrauchern in verschiedenen Zeitzonen in Kontakt zu treten.

Selbst wenn Ihr Unternehmen mitten in der Nacht oder an Wochenenden niemanden braucht, der ans Telefon geht, kann eine Verlängerung Ihrer Erreichbarkeit um nur wenige Stunden Ihnen dabei helfen, Ihren bestehenden und potenziellen Kunden einen besseren Service zu bieten.

Professionalität steigern

Wie wir bereits besprochen haben, kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen mit Kunden interagiert, einen großen Einfluss auf Ihr Markenimage haben. Mit einem professionellen Anrufbeantworter hinterlassen Sie einen besseren ersten Eindruck und stärken die Kundenbindung.

Viele Unternehmen für virtuelle Rezeptionen bieten Schulungen für ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass Kunden die bestmögliche Erfahrung machen, wenn sie Ihre Büros anrufen.

Virtuelle Rezeptionisten sind auch mit Ihren Markenrichtlinien und Ihrem Tonfall bestens vertraut, sodass ihre Botschaft mit Ihrer übereinstimmt. Sie können Kundenanfragen bearbeiten, Lösungen präsentieren und freundliche Gespräche führen.

Indem Sie Ihren Kunden ein professionelleres Image und besseren Support bieten, können Sie stärkere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen.

Bieten Sie mehrsprachige Dienste an

Einer der besten Gründe, eine virtuelle Empfangsdame einzustellen, ist, dass Sie Teams einstellen können, die in der Lage sind, Anrufe in mehreren verschiedenen Sprachen zu bearbeiten. Für Unternehmen, die weltweit expandieren, kann dies ein Wendepunkt sein. Indem Sie Kundensupport in mehreren verschiedenen Sprachen anbieten, können Sie insgesamt ein besseres Kundenerlebnis bieten.

Optimieren Sie interne Prozesse

Virtuelle Rezeptionisten können mehr als nur Anrufe entgegennehmen. Sie können auch E-Mails bearbeiten, Nachrichten entgegennehmen, Anrufe weiterleiten und zusätzlichen Kundensupport leisten. Im Wesentlichen sind sie darin geschult, administrative Aufgaben zu erledigen, die dazu beitragen können, dass Ihr Büro reibungsloser läuft.

Sie können sogar bei der Planung helfen, um sicherzustellen, dass Ihre Zeit optimiert wird. Wenn Sie beispielsweise eine Privatpraxis besitzen, kann ein virtueller Assistent alle Patiententermine so planen, dass es zwischen den Patienten nur minimale Ausfallzeiten gibt. Auf diese Weise müssen die Patienten nicht so lange warten und Sie können jeden Tag mehr Menschen sehen.

Da sie gut ausgebildet sind, können sie auch Fragen beantworten und Anrufer an die richtige Person weiterleiten, um sicherzustellen, dass niemand mehr Zeit am Telefon verbringt als nötig.

Mit mehr Ressourcen, die administrative Aufgaben wie diese erledigen können, können Sie Ihr Unternehmen effizienter machen.

Produktivität steigern

Mit einem virtuellen Anrufbeantworter, der eingehende Anrufe und E-Mails bearbeitet, können Sie und Ihr internes Team sich auch auf dringendere Aufgaben wie Geschäftsstrategie, Treffen mit Lieferanten und Kunden oder einfach mehr Arbeit konzentrieren.

Indem Sie Ihre Zeit für wichtige Aufgaben gewinnen, können sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Infolgedessen werden Sie wahrscheinlich die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.

Sofortige Beantwortung

Mit einer virtuellen Empfangsdame müssen Ihre Kunden kein Besetztzeichen mehr hören oder zu lange in der Warteschleife sitzen, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre virtuellen Rezeptionisten Ihre Anrufe schnell entgegennehmen und auf E-Mails antworten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine wichtigen Anrufe oder Geschäftsmöglichkeiten verpassen. Es wird Ihren Kunden auch ein besseres Kundenerlebnis bieten.

Bieten Sie schnelle Lösungen

Wenn Sie eine virtuelle Empfangsdame an Bord holen, besprechen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen. Die meisten Unternehmen können bestimmte häufig gestellte Fragen oder Probleme von ihren Anrufern erwarten, die sie dann ihren virtuellen Rezeptionisten zur Verfügung stellen können. Dies bereitet sie darauf vor, Kundenbeschwerden oder -probleme zeitnah zu bearbeiten. Indem Sie Kundenbeschwerden schnell lösen, können Sie das Kundenerlebnis verbessern.

Arbeiten Sie mit ausgebildeten Experten

Unternehmen für virtuelle Assistenten prüfen, überprüfen und schulen alle virtuellen Assistenten, um sicherzustellen, dass Sie die qualifiziertesten Fachleute haben, die Ihr Unternehmen vertreten. Ohne Outsourcing wäre dieser Onboarding-Prozess zeitaufwändig und würde viele Ihrer Ressourcen erschöpfen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen für virtuelle Assistenten können Sie all das von Ihrem Teller nehmen, ohne die Qualität Ihrer Einstellungen zu beeinträchtigen.

Skalieren Sie Ihr Unternehmen flexibel

Die Einstellung einer internen Empfangsdame kann eine zermürbende Aufgabe sein, aber Unternehmen, die Anrufbeantworter und virtuelle Empfangsdamen anbieten, verfügen bereits über ein ganzes Team von geschulten und einsatzbereiten Experten. Wenn Sie mit ihnen zusammenarbeiten, erhalten Sie sofort die Unterstützung, die Sie benötigen. Darüber hinaus helfen sie Ihnen, bei Bedarf eine Rezeptionistin zu ersetzen.

Sie können mehr Flexibilität bieten als eine interne Rezeptionistin. Beispielsweise müsste eine interne Empfangsdame am Ende des Tages nach Hause gehen, aber ein virtuelles Rezeptionsunternehmen kann bei Bedarf für einige Stunden zusätzliche Unterstützung leisten.

Vielleicht benötigst du auch mehr Unterstützung zu verschiedenen Jahreszeiten, z. B. rund um die Feiertage. Beispielsweise benötigen Wirtschaftsprüfungsunternehmen während der Steuersaison möglicherweise mehr Unterstützung.

Diese Flexibilität kann für Unternehmen sehr vorteilhaft sein, die zu unterschiedlichen Zeiten mehr oder weniger Empfangsunterstützung benötigen.

Werden Sie kostengünstiger

Schließlich ist die Einstellung einer virtuellen Rezeptionistin kostengünstiger als die Einstellung einer internen Vollzeit-Rezeptionistin. Sie können die Zahlung eines festen Gehalts und zusätzlicher Leistungen vermeiden, indem Sie anstelle einer internen Empfangsdame einen virtuellen Assistenten einstellen. Stattdessen müssen Sie nur die Stunden bezahlen, in denen eine Rezeptionistin arbeitet.

Darüber hinaus können Sie Geld sparen, indem Sie Kosten wie eine physische Rezeption, einen Computer und mehr vermeiden. Oft werden diese Artikel von den virtuellen Rezeptionisten geliefert und sind Teil Ihres Stundensatzes.

Stellen Sie eine virtuelle Empfangsdame für besseren Support ein

Virtuelle Rezeptionisten bieten verschiedene Dienstleistungen an, die Ihr Unternehmen effizienter machen, Kosten senken und Ihren Kunden oder Auftraggebern ein besseres Erlebnis bieten können.

Indem Sie eine professionelle Rezeptionistin für Ihr Unternehmen einstellen, verbessern Sie Ihr Markenimage und wirken professioneller. Darüber hinaus kann ihre Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Terminplanung, Anrufweiterleitung und Beantwortung von E-Mails sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den bestmöglichen Kundensupport bietet.

Möchten Sie eine virtuelle Empfangsdame einstellen? Suchen Sie auf The Manifest nach Top-Dienstleistern.