가상 접수원 고용의 10가지 이점
게시 됨: 2023-03-30누군가가 귀하의 비즈니스에 전화를 걸면 그들은 무엇을 듣습니까?
통화 중 신호? "잠깐만요?"라고 말하는 사람이 있습니다. 아니면 그들이 필요로 하는 모든 것을 도울 준비가 되어 있는 친절한 전문가입니까?
잠재 고객 또는 기존 고객이 귀하의 비즈니스에 전화를 걸면 비즈니스와의 상호 작용은 그들이 귀하의 회사를 인식하는 방식에 영향을 미칩니다.
가상 안내원이 등장하는 곳입니다. 전문 서비스 제공업체를 고용하여 전화를 받으면 더 나은 고객 지원을 제공하고 브랜드 이미지를 개선할 수 있습니다. 이 기사에서 가상 안내원 고용의 이점에 대해 자세히 알아보십시오.
가상 안내원을 고용하고 싶으신가요? The Manifest에서 최고의 서비스 제공업체를 검색하세요.
가상접수원이란?
가상 안내원은 귀하의 비즈니스에 대한 전화에 응답하는 타사 서비스 제공업체입니다. 그렇게 함으로써 비즈니스의 고객 서비스를 개선하고 보다 전문적으로 보이도록 도와줍니다.
대부분의 가상 안내원은 원격으로 전화를 받는 실제 사람이지만 일부 서비스 제공업체는 자동 응답 시스템을 제공하여 인바운드 전화를 받고, 발신자를 라우팅하고, 메시지를 받습니다. 귀하의 비즈니스에 적합한 것을 결정하는 것은 귀하의 비즈니스 요구 사항, 선호도 및 예산에 따라 다릅니다.
가상 접수원은 어떤 서비스를 제공합니까?
가상 안내원은 다음과 같은 다양한 서비스를 제공합니다.
- 전화 응대
- 메시지 받기
- 통화 라우팅
- 고객 지원
- 이메일 관리
가상 안내원은 전화 응답보다 훨씬 더 많은 일을 합니다. 귀하의 비즈니스를 위해 하나를 고용할 때 추가 서비스에 투자하여 비용 대비 최고의 가치를 얻으십시오.
가상 접수원의 10가지 이점
- 사무실 가용성 확장
- 전문성 향상
- 다국어 서비스
- 사내 프로세스 간소화
- 생산성 향상
- 신속한 답변
- 빠른 해결 방법 제공
- 숙련된 전문가와 협력
- 확장 가능
- 비용 효율적입니다
사무실 가용성 확장
전화를 받는 사람이 없으면 잠재 구매자, 기존 고객 및 기타 파트너의 전화를 놓치게 됩니다. 그러나 24시간 사무실 내 지원을 받는 것은 비용이 많이 들고 비현실적입니다.
가상 안내원은 추가 지원을 제공하여 비즈니스의 근무 시간을 늘릴 수 있습니다. 연중무휴 24시간 리셉션 직원을 보유함으로써 회사는 고객 전화를 놓치거나 비즈니스 기회 또는 판매를 놓치는 것을 방지할 수 있습니다.
많은 가상 접수 회사는 전 세계 여러 지역에 직원을 두고 있으므로 귀하의 비즈니스에는 밤낮으로 전화를 받는 사람이 있을 수 있습니다. 이것은 또한 국제적인 도달 범위를 가진 비즈니스가 다른 시간대의 소비자와 연결하는 데 도움이 됩니다.
회사에서 한밤중이나 주말에 전화를 받을 사람이 필요하지 않더라도 가용성을 몇 시간만 연장하면 기존 고객과 잠재 고객에게 더 나은 서비스를 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.
전문성 향상
이전에 논의한 바와 같이 비즈니스가 고객과 상호 작용하는 방식은 브랜드 이미지에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 전문적인 응답 서비스를 통해 더 좋은 첫인상을 남기고 고객 충성도를 높일 수 있습니다.
많은 가상 접수 회사는 직원을 위한 교육을 제공하여 고객이 사무실에 전화할 때 가능한 최상의 경험을 할 수 있도록 합니다.
가상 안내원은 브랜드 가이드라인과 어조에 정통하여 메시지가 귀하의 메시지와 일치하도록 합니다. 그들은 고객 문의를 처리하고 솔루션을 제시하며 친근한 대화를 나눌 수 있습니다.
고객에게 보다 전문적인 이미지와 더 나은 지원을 제공함으로써 고객과 더 강력한 관계를 구축할 수 있습니다.
다국어 서비스 제공
가상 안내원을 고용하는 가장 좋은 이유 중 하나는 여러 언어로 통화를 처리할 수 있는 팀을 고용할 수 있기 때문입니다. 전 세계적으로 확장 중인 비즈니스의 경우 이는 게임 체인저가 될 수 있습니다. 여러 언어로 고객 지원을 제공함으로써 전반적으로 더 나은 고객 경험을 제공할 수 있습니다.
사내 프로세스 간소화
가상 안내원은 전화를 받는 것 이상의 일을 합니다. 또한 이메일을 처리하고, 메시지를 받고, 통화를 라우팅하고, 추가 고객 지원을 제공할 수 있습니다. 본질적으로 그들은 사무실을 보다 원활하게 운영할 수 있는 관리 작업을 처리하도록 교육을 받았습니다.
시간을 최적화할 수 있도록 일정을 잡는 데 도움을 줄 수도 있습니다. 예를 들어, 개인 진료를 소유하고 있는 경우 가상 비서가 모든 환자 약속을 예약할 수 있으므로 환자 간의 가동 중지 시간이 최소화됩니다. 이렇게 하면 환자가 오래 기다릴 필요가 없으며 매일 더 많은 사람을 볼 수 있습니다.
또한 잘 훈련되었기 때문에 질문에 답하고 발신자를 올바른 사람에게 연결할 수 있으므로 필요한 것보다 더 많은 시간을 전화로 보내는 사람이 없도록 합니다.
이와 같은 관리 작업을 처리할 수 있는 더 많은 리소스를 통해 비즈니스를 보다 효율적으로 만들 수 있습니다.
생산성 향상
인바운드 전화 및 이메일을 처리하는 가상 응답 서비스를 통해 귀하와 귀하의 내부 팀은 비즈니스 전략, 공급업체 및 고객과의 회의 또는 단순히 더 많은 작업 생성과 같은 보다 시급한 작업에 자유롭게 집중할 수 있습니다.
중요한 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보함으로써 직원은 더 중요한 책임에 집중할 수 있습니다. 결과적으로 비즈니스 생산성이 향상될 가능성이 높습니다.
신속한 응답
가상 안내원을 사용하면 고객이 더 이상 통화 중 신호를 듣거나 비즈니스에 전화를 걸 때 너무 오래 기다리지 않아도 됩니다. 가상 안내원이 신속하게 전화를 받고 이메일에 응답할 것이라고 믿을 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 통화나 비즈니스 기회를 놓치지 않을 수 있습니다. 또한 고객에게 더 나은 고객 경험을 제공할 것입니다.
빠른 해결 방법 제공
가상 안내원을 온보딩하면 비즈니스 요구 사항에 대해 논의하게 됩니다. 대부분의 기업은 전화를 건 사람이 자주 묻는 특정 질문이나 문제를 예상하고 이를 가상 접수원에게 제공할 수 있습니다. 이를 통해 고객 불만이나 문제를 적시에 처리할 수 있습니다. 고객 불만을 신속하게 해결함으로써 고객 경험을 개선할 수 있습니다.
숙련된 전문가와 협력
가상 비서 회사는 귀하의 비즈니스를 대표하는 가장 자격을 갖춘 전문가가 있는지 확인하기 위해 모든 가상 비서를 조사, 심사 및 교육합니다. 아웃소싱이 없다면 이 온보딩 프로세스는 시간이 많이 걸리고 많은 리소스를 소진할 것입니다. 가상 비서 회사와 협력하면 고용인의 품질을 희생하지 않고도 모든 작업을 수행할 수 있습니다.
비즈니스를 유연하게 확장
사내 안내원을 고용하는 것은 힘든 일이 될 수 있지만 응답 서비스와 가상 안내원을 제공하는 회사는 이미 교육을 받고 준비가 된 전체 전문가 직원을 보유하고 있습니다. 그들과 협력하면 필요한 지원을 즉시 받을 수 있습니다. 또한 필요한 경우 접수 담당자를 교체하는 데 도움을 줄 것입니다.
그들은 사내 접수원보다 더 많은 유연성을 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 사내 접수원은 하루가 끝나면 집에 가야 하지만 가상 안내원 회사는 필요한 경우 몇 시간 동안 추가 지원을 제공할 수 있습니다.
휴일과 같이 연중 다른 시기에 더 많은 지원이 필요할 수도 있습니다. 예를 들어 회계 회사는 세금 시즌에 더 많은 지원이 필요할 수 있습니다.
이러한 유연성은 서로 다른 시간에 더 많거나 적은 리셉션 지원이 필요할 수 있는 비즈니스에 매우 유용할 수 있습니다.
비용 효율성 향상
마지막으로 가상 접수원을 고용하는 것이 상근 사내 접수원을 고용하는 것보다 비용 효율적입니다. 사내 리셉셔니스트가 아닌 가상비서를 고용하면 고정급여와 수당 지급을 피할 수 있다. 대신 접수원이 근무하는 시간에 대해서만 비용을 지불하면 됩니다.
또한 실제 리셉션 데스크, 컴퓨터 등과 같은 비용을 피함으로써 비용을 절약할 수 있습니다. 종종 이러한 항목은 가상 접수 회사에서 제공하며 시간당 요금의 일부입니다.
더 나은 지원을 위해 가상 안내원 고용
가상 안내원은 비즈니스를 보다 효율적으로 만들고 비용을 절감하며 고객 또는 고객에게 더 나은 경험을 제공할 수 있는 다양한 서비스를 제공합니다.
귀하의 비즈니스를 위해 전문 접수원을 고용함으로써 귀하의 브랜드 이미지를 향상시키고 보다 전문적으로 보일 수 있습니다. 또한 예약, 통화 라우팅, 이메일 회신과 같은 관리 작업에 대한 지원을 통해 비즈니스에서 가능한 최고의 고객 지원을 제공할 수 있습니다.
가상 안내원을 고용하고 싶으신가요? The Manifest에서 최고의 서비스 제공업체를 검색하세요.