10 ข้อดีของการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนจริง

เมื่อมีคนโทรหาธุรกิจของคุณ พวกเขาได้ยินอะไร

สัญญาณไม่ว่าง? มีคนพูดว่า "กรุณาถือ?" หรือมืออาชีพที่เป็นมิตรพร้อมที่จะช่วยเหลือในสิ่งที่พวกเขาต้องการ?

เมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้าปัจจุบันโทรหาธุรกิจของคุณ การโต้ตอบกับธุรกิจของคุณจะส่งผลต่อวิธีที่พวกเขารับรู้บริษัทของคุณ

นั่นคือที่มาของพนักงานต้อนรับเสมือน การจ้างผู้ให้บริการมืออาชีพเพื่อรับโทรศัพท์ คุณสามารถให้การสนับสนุนลูกค้าได้ดีขึ้นและปรับปรุงภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์ของการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนจริงในบทความนี้

ต้องการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนจริงหรือไม่? ค้นหาผู้ให้บริการชั้นนำใน The Manifest

พนักงานต้อนรับเสมือนจริงคืออะไร?

พนักงานต้อนรับเสมือนคือผู้ให้บริการบุคคลที่สามที่รับสายสำหรับธุรกิจของคุณ ในการทำเช่นนี้ พวกเขาปรับปรุงการบริการลูกค้าของธุรกิจของคุณ และช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

แม้ว่าพนักงานต้อนรับเสมือนส่วนใหญ่จะเป็นคนจริงๆ ที่รับโทรศัพท์จากระยะไกล ผู้ให้บริการบางรายเสนอระบบตอบรับอัตโนมัติเพื่อรับสายเรียกเข้า สายที่โทรเข้า และรับข้อความ การพิจารณาว่าแบบใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการ ความชอบ และงบประมาณของธุรกิจคุณ

พนักงานต้อนรับเสมือนให้บริการอะไรบ้าง?

พนักงานต้อนรับเสมือนจริงให้บริการที่หลากหลาย ได้แก่ :

• รับโทรศัพท์
• รับข้อความ
• การกำหนดเส้นทางการโทร
• สนับสนุนลูกค้า
• การจัดการอีเมล

พนักงานต้อนรับเสมือนทำมากกว่ารับโทรศัพท์ เมื่อว่าจ้างธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเงินดอลลาร์ของคุณด้วยการลงทุนในบริการเพิ่มเติม

10 ประโยชน์ของพนักงานต้อนรับเสมือน

1. ขยายความพร้อมใช้งานของ Office
2. เพิ่มความเป็นมืออาชีพ
3. บริการหลายภาษา
4. ปรับปรุงกระบวนการในสำนักงาน
5. เพิ่มผลผลิต
6. พร้อมรับคำตอบ
7. ให้การแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว
8. ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการฝึกอบรม
9. มันปรับขนาดได้
10. มันคุ้มค่า

ขยายความพร้อมใช้งานของ Office

เมื่อคุณไม่มีใครรับสาย คุณจะพลาดสายจากผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ ลูกค้าปัจจุบัน และคู่ค้ารายอื่นๆ แต่การให้การสนับสนุนในสำนักงานตลอด 24 ชั่วโมงนั้นมีราคาแพงและไม่สมจริง

พนักงานต้อนรับเสมือนสามารถเพิ่มเวลาทำการของธุรกิจของคุณได้โดยให้การสนับสนุนเพิ่มเติม การมีพนักงานต้อนรับให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง บริษัทต่างๆ สามารถหลีกเลี่ยงการโทรหาลูกค้าและพลาดโอกาสทางธุรกิจหรือการขาย

บริษัทพนักงานต้อนรับเสมือนจริงหลายแห่งมีพนักงานในพื้นที่ต่างๆ ทั่วโลก ดังนั้นธุรกิจของคุณสามารถมีคนรับโทรศัพท์ได้ตลอดเวลาทั้งกลางวันและกลางคืน นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจที่มีการเข้าถึงระหว่างประเทศเชื่อมต่อกับผู้บริโภคในเขตเวลาต่างๆ

แม้ว่าธุรกิจของคุณไม่ต้องการคนรับโทรศัพท์ตอนกลางดึกหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ การขยายเวลาให้พร้อมเพียงสองสามชั่วโมงก็สามารถช่วยให้คุณให้บริการที่ดีขึ้นสำหรับลูกค้าปัจจุบันและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้

เพิ่มความเป็นมืออาชีพ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ วิธีที่ธุรกิจของคุณโต้ตอบกับลูกค้าสามารถมีผลกระทบอย่างมากต่อภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ ด้วยบริการตอบรับแบบมืออาชีพ คุณสามารถสร้างความประทับใจแรกได้ดีขึ้นและเพิ่มความภักดีของลูกค้า

บริษัทพนักงานต้อนรับเสมือนหลายแห่งจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อพวกเขาโทรหาสำนักงานของคุณ

พนักงานต้อนรับเสมือนจริงยังรอบรู้แนวทางแบรนด์และน้ำเสียงของคุณเป็นอย่างดี เพื่อให้ข้อความของพวกเขาสอดคล้องกับคุณ พวกเขาจะสามารถจัดการกับข้อสงสัยของลูกค้า นำเสนอวิธีแก้ปัญหา และจัดการสนทนาที่เป็นมิตร

การให้ภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นและการสนับสนุนที่ดีขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ คุณจะสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับลูกค้าของคุณ

ให้บริการหลายภาษา

หนึ่งในเหตุผลที่ดีที่สุดในการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนคือคุณสามารถจ้างทีมงานที่สามารถจัดการการโทรได้หลายภาษา สำหรับธุรกิจที่กำลังขยายไปทั่วโลก สิ่งนี้สามารถพลิกเกมได้ ด้วยการให้การสนับสนุนลูกค้าในภาษาต่างๆ ที่หลากหลาย คุณสามารถมอบประสบการณ์โดยรวมที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้าได้

ปรับปรุงกระบวนการในสำนักงาน

พนักงานต้อนรับเสมือนทำมากกว่ารับสาย พวกเขายังสามารถจัดการอีเมล รับข้อความ กำหนดเส้นทางการโทร และให้การสนับสนุนลูกค้าเพิ่มเติม โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาได้รับการฝึกฝนให้จัดการงานธุรการที่ทำให้สำนักงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

พวกเขาสามารถช่วยจัดตารางเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าเวลาของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของสถานพยาบาลส่วนตัว ผู้ช่วยเสมือนสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายของผู้ป่วยทั้งหมด เพื่อให้มีเวลาหยุดทำงานระหว่างผู้ป่วยน้อยที่สุด ด้วยวิธีนี้ผู้ป่วยไม่ต้องรอนานและคุณสามารถพบผู้คนได้มากขึ้นในแต่ละวัน

นอกจากนี้ เนื่องจากพวกเขาได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดี พวกเขาจึงสามารถตอบคำถามและโอนสายไปยังบุคคลที่เหมาะสม ทำให้แน่ใจว่าไม่มีใครใช้เวลากับโทรศัพท์มากเกินกว่าที่ควรจะเป็น

ด้วยทรัพยากรที่มากขึ้นที่สามารถจัดการงานด้านการดูแลระบบเช่นนี้ได้ คุณสามารถทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพิ่มผลผลิต

ด้วยบริการรับสายเสมือนที่จัดการสายเรียกเข้าและอีเมล คุณและทีมงานภายในของคุณจะมีอิสระที่จะมุ่งเน้นไปที่งานเร่งด่วนมากขึ้น เช่น กลยุทธ์ทางธุรกิจ การประชุมกับซัพพลายเออร์และลูกค้า หรือเพียงผลิตงานเพิ่มเติม

การเพิ่มเวลาของคุณเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญ พนักงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบที่สำคัญมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ คุณจึงมีแนวโน้มที่จะเห็นผลผลิตของธุรกิจเพิ่มขึ้น

พร้อมรับคำตอบ

ด้วยพนักงานต้อนรับเสมือน ลูกค้าของคุณจะไม่ต้องได้ยินสัญญาณสายไม่ว่างหรือต้องพักสายนานเกินไปเมื่อโทรหาธุรกิจของคุณ คุณสามารถวางใจได้ว่าพนักงานต้อนรับเสมือนของคุณจะรับสายโทรศัพท์และตอบกลับอีเมลของคุณอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดสายสำคัญหรือโอกาสทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าของคุณได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น

ให้การแก้ปัญหาด่วน

เมื่อคุณเข้าร่วมเป็นพนักงานต้อนรับเสมือนจริง คุณจะหารือเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ธุรกิจส่วนใหญ่สามารถคาดหวังคำถามหรือปัญหาที่พบบ่อยจากผู้โทร ซึ่งพวกเขาสามารถให้พนักงานต้อนรับเสมือนของตนได้ สิ่งนี้จะเตรียมพวกเขาให้พร้อมรับมือกับข้อร้องเรียนหรือปัญหาของลูกค้าอย่างทันท่วงที การแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้าอย่างรวดเร็วจะทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น

ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการฝึกอบรม

บริษัทผู้ช่วยเสมือนจะตรวจสอบ คัดกรอง และฝึกอบรมผู้ช่วยเสมือนทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดที่เป็นตัวแทนของธุรกิจของคุณ หากไม่มีการว่าจ้างจากภายนอก กระบวนการเริ่มต้นใช้งานนี้จะใช้เวลานานและทำให้ทรัพยากรจำนวนมากของคุณหมดไป เมื่อทำงานกับบริษัทผู้ช่วยเสมือน คุณจะสามารถนำสิ่งเหล่านั้นออกจากงานได้โดยไม่สูญเสียคุณภาพงานจ้างของคุณ

ปรับขนาดธุรกิจของคุณอย่างยืดหยุ่น

การจ้างพนักงานต้อนรับในบ้านอาจเป็นงานที่เหนื่อย แต่บริษัทที่ให้บริการรับสายและพนักงานต้อนรับเสมือนมีพนักงานผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกฝนและพร้อมทำงานอยู่แล้ว เมื่อทำงานร่วมกับพวกเขา คุณจะได้รับการสนับสนุนที่คุณต้องการในทันที นอกจากนี้ พวกเขาจะช่วยคุณเปลี่ยนพนักงานต้อนรับหากคุณต้องการ

พวกเขาสามารถให้ความยืดหยุ่นมากกว่าพนักงานต้อนรับในบ้าน ตัวอย่างเช่น พนักงานต้อนรับในบ้านจะต้องกลับบ้านเมื่อสิ้นสุดวัน แต่บริษัทพนักงานต้อนรับเสมือนสามารถให้การสนับสนุนเพิ่มเติมเป็นเวลาสองสามชั่วโมงหากจำเป็น

นอกจากนี้ คุณยังอาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในช่วงเวลาต่างๆ ของปี เช่น ในช่วงวันหยุด ตัวอย่างเช่น บริษัทบัญชีอาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในช่วงฤดูภาษี

ความยืดหยุ่นนี้มีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจที่อาจต้องการการสนับสนุนมากหรือน้อยในเวลาที่ต่างกัน

คุ้มค่ามากขึ้น

ประการสุดท้าย การจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนจริงนั้นคุ้มค่ากว่าการจ้างพนักงานต้อนรับประจำเต็มเวลา คุณสามารถหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินเดือนและผลประโยชน์ที่แน่นอนได้โดยการจ้างผู้ช่วยเสมือนแทนที่จะเป็นพนักงานต้อนรับในบ้าน แต่คุณจะต้องจ่ายเฉพาะชั่วโมงเมื่อคุณมีพนักงานต้อนรับทำงาน

นอกจากนี้ คุณยังสามารถประหยัดเงินได้ด้วยการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น เคาน์เตอร์ต้อนรับ คอมพิวเตอร์ และอื่นๆ บ่อยครั้งที่รายการเหล่านี้จัดหาโดยบริษัทพนักงานต้อนรับเสมือนและเป็นส่วนหนึ่งของอัตราค่าบริการรายชั่วโมงของคุณ

จ้างพนักงานต้อนรับเสมือนจริงเพื่อการสนับสนุนที่ดียิ่งขึ้น

พนักงานต้อนรับเสมือนจริงให้บริการต่างๆ ที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดค่าใช้จ่าย และมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้าของคุณ

การจ้างพนักงานต้อนรับมืออาชีพสำหรับธุรกิจของคุณจะช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ของแบรนด์และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น นอกจากนี้ การสนับสนุนด้านงานธุรการ เช่น การจัดกำหนดการ การกำหนดเส้นทางการโทร และการตอบกลับอีเมล ช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะให้การสนับสนุนลูกค้าที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ต้องการจ้างพนักงานต้อนรับเสมือนจริงหรือไม่? ค้นหาผู้ให้บริการชั้นนำใน The Manifest