10 فوائد لتوظيف موظف استقبال افتراضي
نشرت: 2023-03-30عندما يتصل شخص ما بشركتك ، ماذا يسمعون؟
إشارة مشغول؟ شخص ما يقول "الرجاء الانتظار؟" أو محترف ودود ، مستعد للمساعدة في كل ما يحتاجون إليه؟
عندما يتصل عميل محتمل أو عميل حالي بشركتك ، فإن تفاعلهم مع عملك يؤثر على كيفية إدراكهم لشركتك.
وهنا يأتي دور موظف الاستقبال الافتراضي. من خلال الاستعانة بمزود خدمة محترف للرد على الهواتف ، يمكنك تقديم دعم أفضل للعملاء وتحسين صورة علامتك التجارية. تعرف على المزيد حول فوائد تعيين موظف استقبال افتراضي في هذه المقالة.
تبحث لتوظيف موظف استقبال افتراضي؟ ابحث عن أفضل مزودي الخدمة في The Manifest.
ما هو موظف الاستقبال الافتراضي؟
موظفو الاستقبال الافتراضيون هم مقدمو خدمة تابعون لجهات خارجية يردون على المكالمات المتعلقة بعملك. من خلال القيام بذلك ، فإنهم يحسنون خدمة عملاء عملك ويساعدونك على الظهور بمظهر أكثر احترافًا.
في حين أن معظم موظفي الاستقبال الظاهري هم أشخاص حقيقيون يردون على الهاتف عن بُعد ، فإن بعض مزودي الخدمة يقدمون نظام رد آلي لقبول المكالمات الواردة وتوجيه المتصلين وتلقي الرسائل. يعتمد تحديد أيهما مناسب لعملك على احتياجات عملك وتفضيلاته وميزانيتك.
ما هي الخدمات التي يقدمها موظفو الاستقبال الافتراضي؟
يقدم موظفو الاستقبال الافتراضيون مجموعة متنوعة من الخدمات ، بما في ذلك:
- الرد على الهاتف
- أخذ الرسائل
- توجيه المكالمات
- دعم العملاء
- إدارة البريد الإلكتروني
يقوم موظفو الاستقبال الافتراضيون بأكثر من مجرد الرد على الهواتف. عند التعاقد مع واحد لعملك ، تأكد من الحصول على أكبر قيمة مقابل الدولار من خلال الاستثمار في خدمات إضافية.
10 فوائد لموظفي الاستقبال الافتراضي
- تمديد توافر المكتب
- زيادة الاحتراف
- خدمات متعددة اللغات
- تبسيط العمليات داخل المكتب
- تعزيز الإنتاجية
- الرد السريع
- توفير قرارات سريعة
- العمل مع خبراء مدربين
- إنها قابلة للتطوير
- إنها فعالة من حيث التكلفة
تمديد توافر المكتب
عندما لا يكون لديك أي شخص يلتقط هاتفك ، فإنك تفوت مكالمات من المشترين المحتملين والعملاء الحاليين والشركاء الآخرين. لكن الحصول على دعم داخل المكتب على مدار الساعة أمر مكلف وغير واقعي.
يمكن لموظفي الاستقبال الافتراضيين زيادة ساعات عمل مكتبك من خلال توفير دعم إضافي. من خلال وجود موظف استقبال متاح على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، يمكن للشركات تجنب فقدان مكالمات العملاء وأي فرص عمل أو مبيعات ضائعة.
يوجد في العديد من شركات الاستقبال الافتراضي موظفين في مناطق مختلفة من العالم ، لذلك يمكن أن يكون لعملك شخص ما يرد على الهواتف في جميع أوقات النهار أو الليل. يساعد هذا أيضًا الشركات ذات الوصول الدولي على التواصل مع المستهلكين في مناطق زمنية مختلفة.
حتى إذا كان عملك لا يحتاج إلى شخص ما يرد على الهواتف في منتصف الليل أو في عطلات نهاية الأسبوع ، فإن تمديد فترة توفرك لبضع ساعات فقط يمكن أن يساعدك في تقديم خدمة أفضل لعملائك الحاليين والمحتملين.
زيادة الاحتراف
كما ناقشنا من قبل ، يمكن أن يكون لكيفية تفاعل نشاطك التجاري مع العملاء تأثير كبير على صورة علامتك التجارية. من خلال خدمة الرد الاحترافية ، يمكنك ترك انطباع أول أفضل وتحسين ولاء العملاء.
توفر العديد من شركات الاستقبال الافتراضي التدريب لموظفيها ، مما يضمن حصول العملاء على أفضل تجربة ممكنة عند الاتصال بمكاتبك.
موظفو الاستقبال الافتراضيون أيضًا على دراية جيدة بإرشادات علامتك التجارية ونبرة الصوت بحيث تكون رسائلهم متسقة مع رسالتك. سيكونون قادرين على التعامل مع استفسارات العملاء وتقديم الحلول وإجراء محادثات ودية.
من خلال تقديم صورة أكثر احترافية ودعمًا أفضل لعملائك ، ستتمكن من بناء علاقات أقوى مع عملائك.
تقديم خدمات متعددة اللغات
أحد أفضل الأسباب لتوظيف موظف استقبال افتراضي هو أنه يمكنك تعيين فرق قادرة على التعامل مع المكالمات بعدة لغات مختلفة. بالنسبة للشركات التي تتوسع عالميًا ، يمكن أن يغير هذا قواعد اللعبة. من خلال تقديم دعم العملاء بعدة لغات مختلفة ، يمكنك توفير تجربة أفضل للعملاء بشكل عام.
تبسيط العمليات في المكتب
يقوم موظفو الاستقبال الظاهريون بأكثر من الرد على المكالمات الهاتفية. يمكنهم أيضًا التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني وتلقي الرسائل وتوجيه المكالمات وتقديم دعم إضافي للعملاء. بشكل أساسي ، تم تدريبهم على التعامل مع المهام الإدارية التي يمكن أن تجعل مكتبك يعمل بسلاسة أكبر.
يمكنهم حتى المساعدة في الجدولة لضمان تحسين وقتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك عيادة خاصة ، فيمكن للمساعد الافتراضي جدولة جميع مواعيد المرضى بحيث يكون هناك حد أدنى من التوقف بين المرضى. بهذه الطريقة ، لا يضطر المرضى إلى الانتظار لفترة طويلة ويمكنك رؤية المزيد من الأشخاص كل يوم.
أيضًا ، نظرًا لأنهم مدربون جيدًا ، يمكنهم الإجابة عن الأسئلة وتوجيه المتصلين إلى الشخص المناسب ، مع التأكد من عدم قضاء أي شخص وقتًا أطول على الهاتف مما يحتاجون إليه.
مع المزيد من الموارد القادرة على التعامل مع المهام الإدارية مثل هذه ، يمكنك جعل عملك أكثر كفاءة.
تعزيز الإنتاجية
من خلال خدمة الرد الافتراضية التي تتعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة ، ستتمتع أنت وفريقك الداخلي أيضًا بحرية التركيز على المهام الأكثر إلحاحًا مثل إستراتيجية العمل ، أو الاجتماع مع الموردين والعملاء ، أو ببساطة إنتاج المزيد من العمل.
من خلال توفير وقتك للتركيز على المهام المهمة ، يمكن لموظفيك التركيز على مسؤوليات أكثر أهمية. نتيجة لذلك ، من المحتمل أن ترى زيادة إنتاجية عملك.
الرد الفوري
مع موظف استقبال افتراضي ، لن يضطر عملاؤك بعد الآن إلى سماع إشارة مشغول أو الانتظار لفترة طويلة جدًا عندما يتصلون بعملك. يمكنك أن تثق في أن موظفي الاستقبال الافتراضي الخاص بك سوف يردون بسرعة على مكالماتك الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني. يضمن ذلك عدم تفويت أي مكالمات مهمة أو فرص عمل. كما أنه سيوفر لعملائك تجربة عملاء أفضل.
توفير قرارات سريعة
عندما تكون على متن موظف استقبال افتراضي ، ستناقش احتياجات عملك. يمكن لمعظم الشركات أن تتوقع بعض الأسئلة الشائعة أو المشكلات التي يتم طرحها بشكل متكرر من المتصلين ، والتي يمكنهم بعد ذلك تقديمها إلى موظفي الاستقبال الافتراضي لديهم. هذا يؤهلهم للتعامل مع أي شكاوى أو مشكلات من العملاء في الوقت المناسب. من خلال حل شكاوى العملاء بسرعة ، يمكنك تحسين تجربة العميل.
العمل مع الخبراء المدربين
تقوم شركات المساعد الافتراضي بفحص جميع المساعدين الافتراضيين وفحصهم وتدريبهم للتأكد من أن لديك أكثر المهنيين المؤهلين الذين يمثلون عملك. بدون الاستعانة بمصادر خارجية ، ستستغرق عملية الإعداد هذه وقتًا طويلاً وتستنفد الكثير من مواردك. من خلال العمل مع شركة مساعدة افتراضية ، يمكنك إزالة كل ذلك من قائمة مهامك دون التضحية بجودة موظفيك.
توسيع نطاق عملك بمرونة
يمكن أن يكون تعيين موظف استقبال داخلي مهمة شاقة ، لكن الشركات التي تقدم خدمات الرد وموظفي الاستقبال الافتراضي لديها بالفعل طاقم كامل من الخبراء المدربين والمستعدين للانطلاق. من خلال العمل معهم ، يمكنك الحصول على الدعم الذي تحتاجه على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعدونك في استبدال موظف الاستقبال إذا احتجت إلى ذلك.
يمكنهم توفير مرونة أكثر من موظف الاستقبال الداخلي. على سبيل المثال ، سيحتاج موظف الاستقبال في المنزل إلى العودة إلى المنزل في نهاية اليوم ، ولكن يمكن لشركة الاستقبال الافتراضية تقديم دعم إضافي لبضع ساعات إذا لزم الأمر.
قد تجد أيضًا أنك بحاجة إلى مزيد من الدعم في أوقات مختلفة من العام ، مثل أيام العطلات. شركات المحاسبة ، على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى مزيد من الدعم حول موسم الضرائب.
يمكن أن تكون هذه المرونة مفيدة جدًا للشركات التي قد تحتاج إلى دعم استقبال أكثر أو أقل في أوقات مختلفة.
كن أكثر فعالية من حيث التكلفة
أخيرًا ، يعد تعيين موظف استقبال افتراضي أكثر فعالية من حيث التكلفة من تعيين موظف استقبال داخلي بدوام كامل. يمكنك تجنب دفع راتب ثابت ومزايا من خلال تعيين مساعد افتراضي بدلاً من موظف استقبال داخلي. بدلاً من ذلك ، عليك فقط أن تدفع مقابل الساعات التي يعمل فيها موظف استقبال.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك توفير المال عن طريق تجنب التكاليف مثل مكتب استقبال فعلي وجهاز كمبيوتر وغير ذلك. في كثير من الأحيان ، يتم توفير هذه العناصر من قبل شركات الاستقبال الافتراضية وهي جزء من أجر الساعة.
قم بتعيين موظف استقبال افتراضي للحصول على دعم أفضل
يقدم موظفو الاستقبال الافتراضيون خدمات متنوعة يمكن أن تجعل عملك أكثر كفاءة وخفض التكاليف وتوفير تجربة أفضل لعملائك أو عملائك.
من خلال تعيين موظف استقبال محترف لعملك ، ستحسن صورة علامتك التجارية وتبدو أكثر احترافًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن دعمهم للمهام الإدارية مثل الجدولة وتوجيه المكالمات والرد على رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يضمن أن عملك يوفر أفضل دعم ممكن للعملاء.
تبحث لتوظيف موظف استقبال افتراضي؟ ابحث عن أفضل مزودي الخدمة في The Manifest.