10 vantagens de contratar uma recepcionista virtual

Quando alguém liga para sua empresa, o que eles ouvem?

Um sinal de ocupado? Alguém dizendo "Por favor, espere?" Ou um profissional simpático, pronto para ajudar no que for necessário?

Quando um cliente em potencial ou cliente existente liga para sua empresa, a interação deles com sua empresa afeta a forma como eles percebem sua empresa.

É aí que entra a recepcionista virtual. Ao contratar um prestador de serviços profissional para atender os telefones, você pode fornecer um melhor suporte ao cliente e melhorar a imagem da sua marca. Saiba mais sobre os benefícios de contratar uma recepcionista virtual neste artigo.

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O que é uma Recepcionista Virtual?

Recepcionistas virtuais são provedores de serviços terceirizados que atendem chamadas para sua empresa. Ao fazer isso, eles melhoram o atendimento ao cliente da sua empresa e ajudam você a parecer mais profissional.

Embora a maioria dos recepcionistas virtuais sejam pessoas reais que atendem o telefone remotamente, alguns provedores de serviços oferecem um sistema de atendimento automatizado para aceitar chamadas recebidas, rotear chamadores e anotar mensagens. Determinar qual é o certo para o seu negócio depende das necessidades, preferências e orçamento do seu negócio.

Quais serviços as recepcionistas virtuais fornecem?

Os recepcionistas virtuais oferecem uma ampla variedade de serviços, incluindo:

• Atendimento telefônico
• recebendo mensagens
• Chamadas de roteamento
• Suporte ao cliente
• gerenciamento de e-mail

Recepcionistas virtuais fazem muito mais do que atender telefones. Ao contratar um para o seu negócio, certifique-se de obter o máximo valor pelo seu dinheiro investindo em serviços adicionais.

10 Benefícios das Recepcionistas Virtuais

1. Estender a Disponibilidade do Office
2. Aumentar o Profissionalismo
3. Serviços multilíngues
4. Agilize os processos no escritório
5. Aumente a produtividade
6. Resposta rápida
7. Forneça resoluções rápidas
8. Trabalhe com especialistas treinados
9. é escalável
10. É econômico

Estender a Disponibilidade do Office

Quando ninguém atende seu telefone, você perde ligações de compradores em potencial, clientes existentes e outros parceiros. Mas ter suporte 24 horas por dia no escritório é caro e irreal.

Os recepcionistas virtuais podem aumentar o horário de atendimento da sua empresa fornecendo suporte adicional. Ao ter uma recepcionista disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, as empresas podem evitar a perda de chamadas de clientes e oportunidades de negócios ou vendas perdidas.

Muitas empresas de recepcionistas virtuais têm funcionários em diferentes áreas do mundo, para que sua empresa possa ter alguém atendendo telefones a qualquer hora do dia ou da noite. Isso também ajuda empresas com alcance internacional a se conectarem com consumidores em diferentes fusos horários.

Mesmo que sua empresa não precise de alguém atendendo telefones no meio da noite ou nos fins de semana, estender sua disponibilidade em apenas algumas horas pode ajudá-lo a fornecer um serviço melhor para seus clientes existentes e potenciais.

Aumentar o Profissionalismo

Como discutimos antes, a forma como sua empresa interage com os clientes pode ter um grande impacto na imagem da sua marca. Com um serviço de atendimento profissional, você pode causar uma melhor primeira impressão e aumentar a fidelidade do cliente.

Muitas empresas de recepcionistas virtuais oferecem treinamento para seus funcionários, garantindo que os clientes tenham a melhor experiência possível quando ligarem para seus escritórios.

Os recepcionistas virtuais também conhecem bem as diretrizes e o tom de voz da sua marca, para que as mensagens deles sejam consistentes com as suas. Eles serão capazes de lidar com as dúvidas dos clientes, apresentar soluções e manter conversas amigáveis.

Ao fornecer uma imagem mais profissional e melhor suporte para seus clientes, você poderá construir relacionamentos mais fortes com eles.

Forneça serviços multilíngues

Uma das melhores razões para contratar uma recepcionista virtual é que você pode contratar equipes capazes de atender chamadas em vários idiomas diferentes. Para empresas que estão se expandindo globalmente, isso pode mudar o jogo. Ao oferecer suporte ao cliente em vários idiomas diferentes, você pode oferecer uma melhor experiência geral ao cliente.

Simplifique os processos no escritório

As recepcionistas virtuais fazem mais do que atender chamadas telefônicas. Eles também podem lidar com e-mails, anotar mensagens, encaminhar chamadas e fornecer suporte adicional ao cliente. Essencialmente, eles são treinados para lidar com tarefas administrativas que podem tornar seu escritório mais tranquilo.

Eles podem até ajudar no agendamento para garantir que seu tempo seja otimizado. Por exemplo, se você possui um consultório particular, um assistente virtual pode agendar todas as consultas dos pacientes para que haja um tempo mínimo de inatividade entre os pacientes. Dessa forma, os pacientes não precisam esperar tanto e você pode atender mais pessoas a cada dia.

Além disso, por serem bem treinados, eles podem responder a perguntas e direcionar as pessoas que ligam para a pessoa certa, garantindo que ninguém passe mais tempo ao telefone do que o necessário.

Com mais recursos capazes de lidar com tarefas administrativas como essa, você pode tornar sua empresa mais eficiente.

Aumente a produtividade

Com um serviço de atendimento virtual que lida com chamadas recebidas e e-mails, você e sua equipe interna também estarão livres para se concentrar em tarefas mais urgentes, como estratégia de negócios, reuniões com fornecedores e clientes ou simplesmente produzir mais trabalho.

Ao liberar seu tempo para se concentrar em tarefas importantes, sua equipe pode se concentrar em responsabilidades mais essenciais. Como resultado, é provável que você veja o aumento da produtividade da sua empresa.

Resposta rápida

Com uma recepcionista virtual, seus clientes não precisarão mais ouvir um sinal de ocupado ou esperar muito tempo quando ligarem para sua empresa. Você pode confiar que suas recepcionistas virtuais atenderão rapidamente suas ligações e responderão a e-mails. Isso garante que você não perca nenhuma ligação importante ou oportunidade de negócios. Ele também fornecerá aos seus clientes uma melhor experiência do cliente.

Forneça resoluções rápidas

Ao integrar uma recepcionista virtual, você discutirá suas necessidades de negócios. A maioria das empresas pode esperar certas perguntas ou problemas frequentes de seus chamadores, que eles podem fornecer a suas recepcionistas virtuais. Isso os prepara para lidar com quaisquer reclamações ou problemas de clientes em tempo hábil. Ao resolver as reclamações dos clientes rapidamente, você pode melhorar a experiência do cliente.

Trabalhe com especialistas treinados

As empresas de assistentes virtuais examinam, examinam e treinam todos os assistentes virtuais para garantir que você tenha os profissionais mais qualificados representando sua empresa. Sem a terceirização, esse processo de integração seria demorado e esgotaria muitos de seus recursos. Ao trabalhar com uma empresa de assistente virtual, você pode tirar tudo isso do seu prato sem sacrificar a qualidade de suas contratações.

Escale seu negócio com flexibilidade

Contratar uma recepcionista interna pode ser uma tarefa cansativa, mas as empresas que fornecem serviços de atendimento e recepcionistas virtuais já possuem uma equipe completa de especialistas treinados e prontos para trabalhar. Ao trabalhar com eles, você pode obter o suporte necessário imediatamente. Além disso, eles o ajudarão a substituir uma recepcionista, se necessário.

Eles podem fornecer mais flexibilidade do que uma recepcionista interna. Por exemplo, uma recepcionista interna precisaria ir para casa no final do dia, mas uma empresa de recepcionista virtual pode fornecer suporte adicional por algumas horas, se necessário.

Você também pode achar que precisa de mais suporte em diferentes épocas do ano, como nos feriados. As empresas de contabilidade, por exemplo, podem precisar de mais suporte na temporada de impostos.

Essa flexibilidade pode ser muito benéfica para empresas que precisam de mais ou menos suporte de recepção em momentos diferentes.

Torne-se mais econômico

Por fim, contratar uma recepcionista virtual é mais econômico do que contratar uma recepcionista interna em tempo integral. Você pode evitar pagar um salário fixo e benefícios contratando um assistente virtual em vez de uma recepcionista interna. Em vez disso, você só precisa pagar pelas horas em que tem uma recepcionista trabalhando.

Além disso, você pode economizar dinheiro evitando custos como recepção física, computador e muito mais. Muitas vezes, esses itens são fornecidos pelas empresas de recepcionistas virtuais e fazem parte do seu valor por hora.

Contrate uma recepcionista virtual para melhor suporte

Os recepcionistas virtuais fornecem diversos serviços que podem tornar seu negócio mais eficiente, reduzir custos e proporcionar uma melhor experiência para seus clientes ou clientes.

Ao contratar uma recepcionista profissional para o seu negócio, você melhorará a imagem da sua marca e parecerá mais profissional. Além disso, seu suporte com tarefas administrativas, como agendamento, roteamento de chamadas e resposta a e-mails, pode garantir que sua empresa forneça o melhor suporte ao cliente possível.

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