10 beneficios de contratar una recepcionista virtual

Cuando alguien llama a su negocio, ¿qué escuchan?

¿Una señal de ocupado? Alguien diciendo "¿Por favor espera?" ¿O un profesional amable, dispuesto a ayudar en lo que necesiten?

Cuando un cliente potencial o un cliente existente llama a su empresa, su interacción con su empresa afecta la forma en que perciben su empresa.

Ahí es donde entra en juego una recepcionista virtual. Al contratar a un proveedor de servicios profesional para contestar los teléfonos, puede brindar una mejor atención al cliente y mejorar la imagen de su marca. Obtenga más información sobre los beneficios de contratar una recepcionista virtual en este artículo.

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¿Qué es una recepcionista virtual?

Los recepcionistas virtuales son proveedores de servicios externos que responden las llamadas de su empresa. Al hacerlo, mejoran el servicio al cliente de su negocio y lo ayudan a parecer más profesional.

Si bien la mayoría de los recepcionistas virtuales son personas reales que contestan el teléfono de forma remota, algunos proveedores de servicios ofrecen un sistema de contestador automático para aceptar llamadas entrantes, enrutar llamadas y tomar mensajes. Determinar cuál es el adecuado para su empresa depende de las necesidades, preferencias y presupuesto de su empresa.

¿Qué servicios brindan los recepcionistas virtuales?

Los recepcionistas virtuales ofrecen una amplia variedad de servicios, que incluyen:

• contestar telefono
• tomando mensajes
• Enrutamiento de llamadas
• Atención al cliente
• Gestión de correo electrónico

Los recepcionistas virtuales hacen mucho más que contestar teléfonos. Cuando contrate uno para su negocio, asegúrese de obtener el máximo valor por su dinero invirtiendo en servicios adicionales.

10 beneficios de las recepcionistas virtuales

1. Ampliar la disponibilidad de la oficina
2. Aumentar el profesionalismo
3. Servicios multilingües
4. Agilice los procesos en la oficina
5. Mejore la productividad
6. Respuesta rápida
7. Proporcionar resoluciones rápidas
8. Trabaja con expertos capacitados
9. es escalable
10. es rentable

Ampliar la disponibilidad de la oficina

Cuando nadie contesta su teléfono, pierde llamadas de compradores potenciales, clientes existentes y otros socios. Pero tener soporte en la oficina las 24 horas es costoso y poco realista.

Los recepcionistas virtuales pueden aumentar las horas de oficina de su empresa al brindar apoyo adicional. Al tener una recepcionista disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, las empresas pueden evitar perder llamadas de clientes y oportunidades de negocios o ventas perdidas.

Muchas empresas de recepcionistas virtuales tienen personal en diferentes áreas del mundo, por lo que su empresa puede tener a alguien que conteste los teléfonos en todo momento del día o de la noche. Esto también ayuda a las empresas con alcance internacional a conectarse con consumidores en diferentes zonas horarias.

Incluso si su negocio no necesita que alguien conteste los teléfonos en medio de la noche o los fines de semana, extender su disponibilidad por unas pocas horas puede ayudarlo a brindar un mejor servicio a sus clientes actuales y potenciales.

Aumentar el profesionalismo

Como discutimos antes, la forma en que su empresa interactúa con los clientes puede tener un gran impacto en la imagen de su marca. Con un servicio de contestador profesional, puede causar una mejor primera impresión y mejorar la lealtad del cliente.

Muchas empresas de recepcionistas virtuales brindan capacitación a sus empleados, lo que garantiza que los clientes tengan la mejor experiencia posible cuando llamen a sus oficinas.

Los recepcionistas virtuales también conocen bien las pautas de su marca y el tono de voz para que sus mensajes sean coherentes con los suyos. Podrán manejar las consultas de los clientes, presentar soluciones y mantener conversaciones amistosas.

Al proporcionar una imagen más profesional y un mejor soporte para sus clientes, podrá construir relaciones más sólidas con sus clientes.

Proporcionar servicios multilingües

Una de las mejores razones para contratar a una recepcionista virtual es que puede contratar equipos que sean capaces de manejar llamadas en varios idiomas diferentes. Para las empresas que se están expandiendo a nivel mundial, esto puede cambiar las reglas del juego. Al ofrecer atención al cliente en varios idiomas diferentes, puede brindar una mejor experiencia al cliente en general.

Agilice los procesos en la oficina

Los recepcionistas virtuales hacen más que contestar llamadas telefónicas. También pueden manejar correos electrónicos, recibir mensajes, enrutar llamadas y brindar asistencia adicional al cliente. Esencialmente, están capacitados para manejar tareas administrativas que pueden hacer que su oficina funcione sin problemas.

Incluso pueden ayudarlo con la programación para garantizar que su tiempo esté optimizado. Por ejemplo, si posee una práctica privada, un asistente virtual puede programar todas las citas de los pacientes para que haya un tiempo de inactividad mínimo entre pacientes. De esta manera, los pacientes no tienen que esperar tanto y puede ver a más personas cada día.

Además, debido a que están bien capacitados, pueden responder preguntas y dirigir a las personas que llaman a la persona adecuada, asegurándose de que nadie pase más tiempo en el teléfono del necesario.

Con más recursos capaces de manejar tareas administrativas como esta, puede hacer que su negocio sea más eficiente.

Mejore la productividad

Con un servicio de contestador virtual que maneja llamadas y correos electrónicos entrantes, usted y su equipo interno también podrán concentrarse en tareas más urgentes como la estrategia comercial, reunirse con proveedores y clientes, o simplemente producir más trabajo.

Al liberar su tiempo para concentrarse en tareas importantes, su personal puede concentrarse en responsabilidades más esenciales. Como resultado, es probable que vea aumentar la productividad de su empresa.

Respuesta rápida

Con una recepcionista virtual, sus clientes ya no tendrán que escuchar una señal de ocupado o esperar demasiado tiempo cuando llamen a su empresa. Puede confiar en que sus recepcionistas virtuales responderán rápidamente a sus llamadas telefónicas y responderán a sus correos electrónicos. Esto asegura que no se pierda ninguna llamada importante u oportunidad comercial. También proporcionará a sus clientes una mejor experiencia de cliente.

Proporcionar resoluciones rápidas

Cuando contrate a una recepcionista virtual, discutirá las necesidades de su negocio. La mayoría de las empresas pueden esperar ciertas preguntas frecuentes o problemas de quienes llaman, que luego pueden proporcionar a sus recepcionistas virtuales. Esto los prepara para hacer frente a las quejas o problemas de los clientes de manera oportuna. Al resolver las quejas de los clientes rápidamente, puede mejorar la experiencia del cliente.

Trabaje con expertos capacitados

Las empresas de asistentes virtuales examinan, evalúan y capacitan a todos los asistentes virtuales para garantizar que cuente con los profesionales más calificados que representan a su empresa. Sin la subcontratación, este proceso de incorporación llevaría mucho tiempo y agotaría muchos de sus recursos. Al trabajar con una empresa de asistente virtual, puede eliminar todo eso de su plato sin sacrificar la calidad de sus contrataciones.

Escale su negocio con flexibilidad

Contratar a un recepcionista interno puede ser una tarea agotadora, pero las empresas que brindan servicios de contestador automático y recepcionistas virtuales ya cuentan con un personal completo de expertos capacitados y listos para trabajar. Al trabajar con ellos, puede obtener el apoyo que necesita de inmediato. Además, lo ayudarán a reemplazar a una recepcionista si es necesario.

Pueden proporcionar más flexibilidad que una recepcionista interna. Por ejemplo, una recepcionista interna tendría que irse a casa al final del día, pero una empresa de recepcionistas virtuales puede brindar apoyo adicional durante algunas horas si es necesario.

También puede encontrar que necesita más apoyo en diferentes épocas del año, como durante las vacaciones. Las empresas de contabilidad, por ejemplo, pueden necesitar más apoyo durante la temporada de impuestos.

Esta flexibilidad puede ser muy beneficiosa para las empresas que pueden necesitar más o menos apoyo de recepción en diferentes momentos.

Sea más rentable

Finalmente, contratar a una recepcionista virtual es más rentable que contratar a una recepcionista interna a tiempo completo. Puede evitar pagar un salario fijo y beneficios si contrata a un asistente virtual en lugar de a una recepcionista interna. En cambio, solo tiene que pagar las horas en que tiene una recepcionista trabajando.

Además, puede ahorrar dinero al evitar costos como un mostrador de recepción físico, una computadora y más. A menudo, estos artículos son proporcionados por las empresas de recepcionistas virtuales y son parte de su tarifa por hora.

Contrate a una recepcionista virtual para una mejor asistencia

Los recepcionistas virtuales brindan varios servicios que pueden hacer que su negocio sea más eficiente, reducir costos y brindar una mejor experiencia para sus clientes.

Al contratar a un recepcionista profesional para su negocio, mejorará la imagen de su marca y se verá más profesional. Además, su apoyo con tareas administrativas como la programación, el enrutamiento de llamadas y la respuesta a correos electrónicos pueden garantizar que su empresa brinde la mejor atención al cliente posible.

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