10 преимуществ найма виртуального секретаря

Когда кто-то звонит в вашу компанию, что они слышат?

Сигнал «занято»? Кто-то говорит: «Пожалуйста, подождите?» Или дружелюбный профессионал, готовый помочь со всем, что им нужно?

Когда потенциальный клиент или существующий клиент звонит в вашу компанию, их взаимодействие с вашей компанией влияет на то, как они воспринимают вашу компанию.

Вот тут-то и появляется виртуальный секретарь. Наняв профессионального поставщика услуг для ответа на телефонные звонки, вы можете обеспечить лучшую поддержку клиентов и улучшить имидж своего бренда. Узнайте больше о преимуществах найма виртуального секретаря в этой статье.

Хотите нанять виртуального администратора? Поиск лучших поставщиков услуг на The Manifest.

Что такое виртуальный ресепшн?

Виртуальные секретари — это сторонние поставщики услуг, которые отвечают на звонки для вашего бизнеса. При этом они улучшают обслуживание клиентов вашего бизнеса и помогают вам выглядеть более профессионально.

В то время как большинство виртуальных администраторов являются реальными людьми, которые отвечают на телефонные звонки удаленно, некоторые поставщики услуг предлагают систему автоматического ответа для приема входящих вызовов, маршрутизации вызывающих абонентов и приема сообщений. Определение того, какой из них подходит для вашего бизнеса, зависит от потребностей, предпочтений и бюджета вашего бизнеса.

Какие услуги предоставляют виртуальные регистраторы?

Виртуальные регистраторы предлагают широкий спектр услуг, в том числе:

• Телефонный ответ
• Получение сообщений
• Маршрутизация вызовов
• Служба поддержки
• Управление электронной почтой

Виртуальные администраторы делают гораздо больше, чем отвечают на телефонные звонки. Нанимая его для своего бизнеса, убедитесь, что вы получаете максимальную отдачу от вложенных средств, инвестируя в дополнительные услуги.

10 преимуществ виртуальных регистраторов

1. Расширьте доступность офиса
2. Повышение профессионализма
3. Многоязычные услуги
4. Оптимизация офисных процессов
5. Повышение производительности
6. Быстрый ответ
7. Обеспечьте быстрое решение
8. Работа с обученными специалистами
9. Это масштабируемо
10. Это экономически выгодно

Расширьте доступность офиса

Когда у вас никто не берет трубку, вы пропускаете звонки от потенциальных покупателей, существующих клиентов и других партнеров. Но иметь круглосуточную поддержку в офисе дорого и нереально.

Виртуальные секретари могут увеличить рабочее время вашего бизнеса, предоставляя дополнительную поддержку. Имея администратора, доступного круглосуточно и без выходных, компании могут избежать пропущенных звонков клиентов и любых упущенных деловых возможностей или продаж.

Многие виртуальные регистраторы имеют сотрудников в разных уголках мира, поэтому в вашем бизнесе кто-то может отвечать на звонки в любое время дня и ночи. Это также помогает компаниям с международным охватом связываться с потребителями в разных часовых поясах.

Даже если вашему бизнесу не требуется, чтобы кто-то отвечал на звонки посреди ночи или в выходные дни, продление вашей доступности всего на несколько часов может помочь вам повысить качество обслуживания существующих и потенциальных клиентов.

Повышение профессионализма

Как мы обсуждали ранее, то, как ваш бизнес взаимодействует с клиентами, может оказать огромное влияние на имидж вашего бренда. Воспользовавшись услугами профессиональных автоответчиков, вы сможете произвести лучшее первое впечатление и повысить лояльность клиентов.

Многие компании, занимающиеся виртуальными регистраторами, проводят обучение своих сотрудников, гарантируя клиентам максимальное удобство при звонке в ваши офисы.

Виртуальные секретари также хорошо разбираются в принципах вашего бренда и тоне голоса, поэтому их сообщения совпадают с вашими. Они смогут обрабатывать запросы клиентов, представлять решения и вести дружеские беседы.

Создавая более профессиональный имидж и улучшая поддержку своих клиентов, вы сможете укрепить отношения с ними.

Предоставление многоязычных услуг

Одна из лучших причин нанять виртуального регистратора заключается в том, что вы можете нанять команды, способные обрабатывать звонки на разных языках. Для компаний, которые расширяются по всему миру, это может изменить правила игры. Предлагая поддержку клиентов на нескольких разных языках, вы можете повысить качество обслуживания клиентов в целом.

Оптимизация офисных процессов

Виртуальные секретари делают больше, чем просто отвечают на телефонные звонки. Они также могут обрабатывать электронные письма, принимать сообщения, маршрутизировать звонки и оказывать дополнительную поддержку клиентам. По сути, они обучены выполнять административные задачи, которые могут сделать работу вашего офиса более бесперебойной.

Они даже могут помочь с планированием, чтобы оптимизировать ваше время. Например, если у вас есть частная практика, виртуальный помощник может планировать все встречи с пациентами, чтобы между пациентами было минимальное время простоя. Таким образом, пациентам не нужно ждать так долго, и вы можете принимать больше людей каждый день.

Кроме того, поскольку они хорошо обучены, они могут отвечать на вопросы и направлять звонящих к нужному человеку, следя за тем, чтобы никто не тратил на телефон больше времени, чем необходимо.

Имея больше ресурсов, способных выполнять подобные административные задачи, вы можете сделать свой бизнес более эффективным.

Повышение производительности

С помощью виртуального автоответчика, обрабатывающего входящие звонки и электронные письма, вы и ваша внутренняя команда также сможете сосредоточиться на более насущных задачах, таких как бизнес-стратегия, встречи с поставщиками и клиентами или просто выполнение дополнительной работы.

Высвобождая свое время для решения важных задач, ваши сотрудники могут сосредоточиться на более важных обязанностях. В результате вы, скорее всего, увидите рост производительности вашего бизнеса.

Быстрый ответ

С виртуальным регистратором вашим клиентам больше не придется слышать сигнал «занято» или слишком долго ждать ответа, когда они звонят в вашу компанию. Вы можете быть уверены, что ваши виртуальные секретари быстро ответят на ваши телефонные звонки и электронные письма. Это гарантирует, что вы не пропустите важные звонки или деловые возможности. Это также обеспечит вашим клиентам лучший клиентский опыт.

Предоставление быстрых решений

Когда вы подключите виртуального администратора, вы обсудите потребности своего бизнеса. Большинство предприятий могут ожидать от своих абонентов определенных часто задаваемых вопросов или проблем, которые они затем могут предоставить своим виртуальным администраторам. Это готовит их к своевременному решению любых жалоб или проблем клиентов. Быстро разрешая жалобы клиентов, вы можете улучшить качество обслуживания клиентов.

Работайте с обученными экспертами

Компании, занимающиеся виртуальными помощниками, проверяют, проверяют и обучают всех виртуальных помощников, чтобы гарантировать, что у вас есть самые квалифицированные специалисты, представляющие ваш бизнес. Без аутсорсинга этот процесс адаптации займет много времени и истощит многие ваши ресурсы. Работая с компанией виртуальных помощников, вы можете снять все это со своей тарелки, не жертвуя качеством своих сотрудников.

Гибко масштабируйте свой бизнес

Наем штатного регистратора может быть изнурительной задачей, но компании, которые предоставляют услуги автоответчика и виртуальных секретарей, уже имеют полный штат обученных и готовых к работе специалистов. Работая с ними, вы можете получить необходимую поддержку прямо сейчас. Кроме того, они помогут вам заменить администратора, если вам нужно.

Они могут обеспечить большую гибкость, чем штатный регистратор. Например, штатному регистратору в конце дня нужно будет вернуться домой, но при необходимости компания виртуального регистратора может предоставить дополнительную поддержку в течение нескольких часов.

Вы также можете обнаружить, что вам нужна дополнительная поддержка в разное время года, например, во время праздников. Бухгалтерским компаниям, например, может потребоваться дополнительная поддержка во время налогового сезона.

Эта гибкость может быть очень полезна для предприятий, которым может потребоваться больше или меньше поддержки при приеме в разное время.

Станьте более рентабельным

Наконец, найм виртуального администратора более экономичен, чем наем штатного администратора. Вы можете избежать выплаты фиксированной зарплаты и пособий, наняв виртуального помощника, а не штатного администратора. Вместо этого вам нужно платить только за часы, когда у вас работает портье.

Кроме того, вы можете сэкономить деньги, избегая затрат, таких как физическая стойка регистрации, компьютер и многое другое. Часто эти предметы предоставляются виртуальными компаниями-администраторами и являются частью вашей почасовой ставки.

Наймите виртуального администратора для лучшей поддержки

Виртуальные секретари предоставляют различные услуги, которые могут сделать ваш бизнес более эффективным, сократить расходы и улучшить качество обслуживания ваших клиентов или клиентов.

Наняв профессионального секретаря для вашего бизнеса, вы улучшите имидж своего бренда и будете выглядеть более профессионально. Кроме того, их поддержка административных задач, таких как планирование, маршрутизация звонков и ответы на электронные письма, может гарантировать, что ваш бизнес обеспечит наилучшую возможную поддержку клиентов.

Хотите нанять виртуального администратора? Поиск лучших поставщиков услуг на The Manifest.