10 vantaggi di assumere un receptionist virtuale

Quando qualcuno chiama la tua azienda, cosa sente?

Un segnale di occupato? Qualcuno che dice "Per favore aspetta?" O un professionista amichevole, pronto ad aiutare con tutto ciò di cui hanno bisogno?

Quando un potenziale cliente o un cliente esistente chiama la tua azienda, la sua interazione con la tua attività influisce sul modo in cui percepisce la tua azienda.

È qui che entra in gioco un receptionist virtuale. Assumendo un fornitore di servizi professionale per rispondere al telefono, puoi fornire una migliore assistenza clienti e migliorare l'immagine del tuo marchio. Scopri di più sui vantaggi dell'assunzione di un receptionist virtuale in questo articolo.

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Cos'è un receptionist virtuale?

I receptionist virtuali sono fornitori di servizi di terze parti che rispondono alle chiamate per conto della tua azienda. In tal modo, migliorano il servizio clienti della tua azienda e ti aiutano ad apparire più professionale.

Mentre la maggior parte dei receptionist virtuali sono persone reali che rispondono al telefono da remoto, alcuni fornitori di servizi offrono un sistema di risposta automatica per accettare chiamate in entrata, instradare i chiamanti e ricevere messaggi. Determinare quale sia quello giusto per la tua attività dipende dalle esigenze, dalle preferenze e dal budget della tua azienda.

Quali servizi forniscono i receptionist virtuali?

I receptionist virtuali offrono una vasta gamma di servizi, tra cui:

• Rispondere al telefono
• Prendere messaggi
• Instradare le chiamate
• Servizio Clienti
• Gestione della posta elettronica

I receptionist virtuali fanno molto di più che rispondere ai telefoni. Quando ne assumi uno per la tua attività, assicurati di ottenere il massimo valore dal tuo dollaro investendo in servizi aggiuntivi.

10 vantaggi dei receptionist virtuali

1. Estendi la disponibilità dell'ufficio
2. Aumenta la professionalità
3. Servizi multilingue
4. Semplifica i processi interni
5. Migliora la produttività
6. Pronta risposta
7. Fornire risoluzioni rapide
8. Lavora con esperti qualificati
9. È scalabile
10. È conveniente

Estendi la disponibilità dell'ufficio

Quando nessuno risponde al tuo telefono, perdi le chiamate di potenziali acquirenti, clienti esistenti e altri partner. Ma avere un supporto in ufficio 24 ore su 24 è costoso e irrealistico.

I receptionist virtuali possono aumentare l'orario di ufficio della tua azienda fornendo ulteriore supporto. Avendo un addetto alla reception disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, le aziende possono evitare di perdere le chiamate dei clienti e qualsiasi opportunità commerciale o vendita perse.

Molte società di receptionist virtuali hanno personale in diverse aree del mondo, quindi la tua azienda può avere qualcuno che risponde al telefono in qualsiasi momento del giorno o della notte. Questo aiuta anche le aziende con portata internazionale a connettersi con i consumatori in diversi fusi orari.

Anche se la tua azienda non ha bisogno di qualcuno che risponda al telefono nel cuore della notte o nei fine settimana, estendere la tua disponibilità di poche ore può aiutarti a fornire un servizio migliore ai tuoi clienti esistenti e potenziali.

Aumenta la professionalità

Come abbiamo discusso in precedenza, il modo in cui la tua azienda interagisce con i clienti può avere un enorme impatto sull'immagine del tuo marchio. Con un servizio di risposta professionale, puoi fare una prima impressione migliore e fidelizzare i clienti.

Molte aziende di receptionist virtuali offrono formazione ai propri dipendenti, assicurando che i clienti abbiano la migliore esperienza possibile quando chiamano i tuoi uffici.

Gli addetti alla reception virtuali sono anche esperti delle linee guida del tuo marchio e del tono di voce in modo che i loro messaggi siano coerenti con i tuoi. Saranno in grado di gestire le domande dei clienti, presentare soluzioni e tenere conversazioni amichevoli.

Fornendo un'immagine più professionale e un migliore supporto ai tuoi clienti, sarai in grado di costruire relazioni più solide con i tuoi clienti.

Fornire servizi multilingue

Uno dei migliori motivi per assumere un receptionist virtuale è che puoi assumere team in grado di gestire le chiamate in più lingue diverse. Per le aziende che si stanno espandendo a livello globale, questo può essere un punto di svolta. Offrendo assistenza clienti in diverse lingue, puoi fornire una migliore esperienza complessiva del cliente.

Semplifica i processi in ufficio

I receptionist virtuali fanno molto di più che rispondere alle telefonate. Possono anche gestire e-mail, accettare messaggi, instradare chiamate e fornire ulteriore assistenza clienti. In sostanza, sono addestrati a gestire le attività amministrative che possono far funzionare il tuo ufficio in modo più fluido.

Possono persino aiutarti con la pianificazione per garantire che il tuo tempo sia ottimizzato. Ad esempio, se possiedi uno studio privato, un assistente virtuale può programmare tutti gli appuntamenti dei pazienti in modo da ridurre al minimo i tempi di inattività tra i pazienti. In questo modo, i pazienti non devono aspettare così a lungo e puoi vedere più persone ogni giorno.

Inoltre, poiché sono ben addestrati, possono rispondere alle domande e indirizzare i chiamanti alla persona giusta, assicurandosi che nessuno passi più tempo al telefono del dovuto.

Con più risorse in grado di gestire attività amministrative come questa, puoi rendere la tua attività più efficiente.

Migliora la produttività

Con un servizio di risposta virtuale che gestisce le chiamate e le e-mail in entrata, tu e il tuo team interno sarete anche liberi di concentrarvi su attività più urgenti come la strategia aziendale, incontrare fornitori e clienti o semplicemente produrre più lavoro.

Liberando il tuo tempo per concentrarti su compiti importanti, il tuo staff può concentrarsi su responsabilità più essenziali. Di conseguenza, è probabile che la produttività della tua azienda aumenti.

Risposta rapida

Con un receptionist virtuale, i tuoi clienti non dovranno più sentire il segnale di occupato o rimanere in attesa troppo a lungo quando chiamano la tua attività. Puoi fidarti che i tuoi receptionist virtuali risponderanno rapidamente alle tue telefonate e risponderanno alle e-mail. Ciò garantisce di non perdere nessuna chiamata importante o opportunità di lavoro. Fornirà inoltre ai tuoi clienti una migliore esperienza del cliente.

Fornire risoluzioni rapide

Quando sali a bordo di un receptionist virtuale, parlerai delle tue esigenze aziendali. La maggior parte delle aziende può aspettarsi alcune domande o problemi frequenti dai propri chiamanti, che possono quindi fornire ai propri receptionist virtuali. Questo li prepara ad affrontare eventuali reclami o problemi dei clienti in modo tempestivo. Risolvendo rapidamente i reclami dei clienti, puoi migliorare l'esperienza del cliente.

Lavora con esperti qualificati

Le società di assistenti virtuali controllano, selezionano e formano tutti gli assistenti virtuali per assicurarsi di avere i professionisti più qualificati che rappresentano la tua attività. Senza l'outsourcing, questo processo di onboarding richiederebbe molto tempo ed esaurirebbe molte delle tue risorse. Lavorando con un'azienda di assistenti virtuali, puoi toglierti tutto questo dal piatto senza sacrificare la qualità delle tue assunzioni.

Scala la tua attività in modo flessibile

Assumere un receptionist interno può essere un compito estenuante, ma le aziende che forniscono servizi di risposta e receptionist virtuali hanno già uno staff completo di esperti formati e pronti a partire. Lavorando con loro, puoi ottenere subito il supporto di cui hai bisogno. Inoltre, ti aiuteranno a sostituire un receptionist se necessario.

Possono fornire maggiore flessibilità rispetto a un receptionist interno. Ad esempio, un receptionist interno dovrebbe tornare a casa alla fine della giornata, ma una società di receptionist virtuale può fornire ulteriore supporto per alcune ore, se necessario.

Potresti anche scoprire di aver bisogno di più supporto in diversi periodi dell'anno, ad esempio durante le vacanze. Le società di contabilità, ad esempio, potrebbero aver bisogno di maggiore supporto durante la stagione fiscale.

Questa flessibilità può essere molto vantaggiosa per le imprese che potrebbero aver bisogno di più o meno supporto all'accoglienza in momenti diversi.

Diventa più conveniente

Infine, assumere un receptionist virtuale è più conveniente che assumere un receptionist interno a tempo pieno. Puoi evitare di pagare uno stipendio fisso e benefici assumendo un assistente virtuale piuttosto che un receptionist interno. Invece, devi pagare solo per le ore in cui hai un receptionist che lavora.

Inoltre, puoi risparmiare denaro evitando costi come una reception fisica, un computer e altro. Spesso questi articoli sono forniti dalle società di receptionist virtuali e fanno parte della tua tariffa oraria.

Assumi un receptionist virtuale per un migliore supporto

I receptionist virtuali forniscono vari servizi che possono rendere la tua attività più efficiente, ridurre i costi e fornire un'esperienza migliore ai tuoi clienti o clienti.

Assumendo un receptionist professionista per la tua attività, migliorerai l'immagine del tuo marchio e apparirai più professionale. Inoltre, il loro supporto con attività amministrative come la pianificazione, l'instradamento delle chiamate e la risposta alle e-mail può garantire che la tua azienda fornisca la migliore assistenza clienti possibile.

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