10 Manfaat Menyewa Resepsionis Virtual

Ketika seseorang menelepon bisnis Anda, apa yang mereka dengar?

Sinyal sibuk? Seseorang mengatakan "Tolong Tahan?" Atau seorang profesional yang ramah, siap membantu dengan apa pun yang mereka butuhkan?

Saat calon pelanggan atau klien yang ada menelepon bisnis Anda, interaksi mereka dengan bisnis Anda memengaruhi cara mereka memandang perusahaan Anda.

Di situlah resepsionis virtual berperan. Dengan menyewa penyedia layanan profesional untuk menjawab telepon, Anda dapat memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik dan meningkatkan citra merek Anda. Pelajari lebih lanjut tentang manfaat menyewa resepsionis virtual di artikel ini.

Ingin menyewa resepsionis virtual? Cari penyedia layanan teratas di The Manifest.

Apa itu Resepsionis Virtual?

Resepsionis virtual adalah penyedia layanan pihak ketiga yang menjawab panggilan untuk bisnis Anda. Dengan demikian, mereka meningkatkan layanan pelanggan bisnis Anda dan membantu Anda tampil lebih profesional.

Sementara sebagian besar resepsionis virtual adalah orang sungguhan yang menjawab telepon dari jarak jauh, beberapa penyedia layanan menawarkan sistem penjawab otomatis untuk menerima panggilan masuk, merutekan penelepon, dan menerima pesan. Menentukan mana yang tepat untuk bisnis Anda bergantung pada kebutuhan, preferensi, dan anggaran bisnis Anda.

Layanan Apa yang Disediakan Resepsionis Virtual?

Resepsionis virtual menawarkan berbagai layanan, termasuk:

• Menjawab telepon
• Mengambil pesan
• Panggilan perutean
• Dukungan pelanggan
• Manajemen email

Resepsionis virtual melakukan lebih dari sekadar menjawab telepon. Saat menyewa satu untuk bisnis Anda, pastikan untuk mendapatkan nilai terbaik untuk dolar Anda dengan berinvestasi di layanan tambahan.

10 Manfaat Resepsionis Virtual

1. Perluas Ketersediaan Office
2. Meningkatkan Profesionalisme
3. Layanan multibahasa
4. Merampingkan proses di kantor
5. Tingkatkan produktivitas
6. Menjawab segera
7. Memberikan resolusi cepat
8. Bekerja dengan ahli terlatih
9. Ini dapat diskalakan
10. Ini hemat biaya

Perluas Ketersediaan Office

Ketika Anda tidak memiliki siapa pun yang mengangkat telepon Anda, Anda kehilangan panggilan dari calon pembeli, pelanggan yang sudah ada, dan mitra lainnya. Tetapi memiliki dukungan di kantor sepanjang waktu itu mahal dan tidak realistis.

Resepsionis virtual dapat menambah jam kantor bisnis Anda dengan memberikan dukungan tambahan. Dengan memiliki resepsionis yang tersedia 24/7, perusahaan dapat menghindari panggilan pelanggan yang hilang dan peluang bisnis atau penjualan yang terlewatkan.

Banyak perusahaan resepsionis virtual memiliki staf di berbagai belahan dunia, sehingga bisnis Anda dapat memiliki seseorang yang menjawab telepon setiap saat, siang atau malam. Ini juga membantu bisnis dengan jangkauan internasional terhubung dengan konsumen di zona waktu yang berbeda.

Bahkan jika bisnis Anda tidak membutuhkan seseorang untuk menjawab telepon di tengah malam atau di akhir pekan, memperpanjang ketersediaan Anda hanya dalam beberapa jam dapat membantu Anda memberikan layanan yang lebih baik untuk pelanggan lama dan calon pelanggan Anda.

Meningkatkan Profesionalisme

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, bagaimana bisnis Anda berinteraksi dengan pelanggan dapat berdampak besar pada citra merek Anda. Dengan layanan penjawab yang profesional, Anda dapat memberikan kesan pertama yang lebih baik dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Banyak perusahaan resepsionis virtual memberikan pelatihan untuk karyawan mereka, memastikan bahwa pelanggan mendapatkan pengalaman terbaik saat mereka menelepon kantor Anda.

Resepsionis virtual juga memahami pedoman merek dan nada suara Anda sehingga pesan mereka konsisten dengan pesan Anda. Mereka akan dapat menangani pertanyaan pelanggan, menyajikan solusi, dan melakukan percakapan yang bersahabat.

Dengan memberikan citra yang lebih profesional dan dukungan yang lebih baik untuk pelanggan Anda, Anda akan dapat membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda.

Menyediakan Layanan Multi-Bahasa

Salah satu alasan terbaik untuk menyewa resepsionis virtual adalah Anda dapat mempekerjakan tim yang mampu menangani panggilan dalam berbagai bahasa. Untuk bisnis yang berkembang secara global, ini bisa menjadi pengubah permainan. Dengan menawarkan dukungan pelanggan dalam beberapa bahasa berbeda, Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan.

Merampingkan Proses Di Kantor

Resepsionis virtual melakukan lebih dari sekadar menjawab panggilan telepon. Mereka juga dapat menangani email, menerima pesan, merutekan panggilan, dan memberikan dukungan pelanggan tambahan. Intinya, mereka dilatih untuk menangani tugas administratif yang dapat membuat kantor Anda berjalan lebih lancar.

Mereka bahkan dapat membantu penjadwalan untuk memastikan waktu Anda dioptimalkan. Misalnya, jika Anda memiliki praktik pribadi, asisten virtual dapat menjadwalkan semua janji temu pasien sehingga meminimalkan waktu istirahat antar pasien. Dengan cara ini, pasien tidak perlu menunggu lama dan Anda dapat bertemu lebih banyak orang setiap hari.

Selain itu, karena terlatih dengan baik, mereka dapat menjawab pertanyaan dan mengarahkan penelepon ke orang yang tepat, memastikan tidak ada yang menghabiskan lebih banyak waktu di telepon daripada yang seharusnya.

Dengan lebih banyak sumber daya yang mampu menangani tugas administratif seperti ini, Anda dapat membuat bisnis Anda lebih efisien.

Tingkatkan Produktivitas

Dengan layanan penjawab virtual yang menangani panggilan masuk dan email, Anda dan tim internal Anda juga akan bebas untuk fokus pada tugas yang lebih mendesak seperti strategi bisnis, bertemu dengan pemasok dan klien, atau sekadar menghasilkan lebih banyak pekerjaan.

Dengan meluangkan waktu Anda untuk fokus pada tugas-tugas penting, staf Anda dapat fokus pada tanggung jawab yang lebih penting. Akibatnya, Anda cenderung melihat peningkatan produktivitas bisnis Anda.

Menjawab Segera

Dengan resepsionis virtual, pelanggan Anda tidak perlu lagi mendengar sinyal sibuk atau menunggu terlalu lama saat menelepon bisnis Anda. Anda dapat mempercayai bahwa resepsionis virtual Anda akan dengan cepat menjawab panggilan telepon Anda dan menjawab email. Ini memastikan bahwa Anda tidak melewatkan panggilan penting atau peluang bisnis. Ini juga akan memberi pelanggan Anda pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Memberikan Resolusi Cepat

Saat Anda menggunakan resepsionis virtual, Anda akan mendiskusikan kebutuhan bisnis Anda. Sebagian besar bisnis dapat mengharapkan pertanyaan atau masalah tertentu yang sering diajukan dari penelepon mereka, yang kemudian dapat mereka berikan kepada resepsionis virtual mereka. Ini mempersiapkan mereka untuk menangani keluhan atau masalah pelanggan secara tepat waktu. Dengan menyelesaikan keluhan pelanggan dengan cepat, Anda dapat membuat pengalaman pelanggan menjadi lebih baik.

Bekerja Dengan Pakar Terlatih

Perusahaan asisten virtual memeriksa, menyaring, dan melatih semua asisten virtual untuk memastikan bahwa Anda memiliki profesional paling berkualitas yang mewakili bisnis Anda. Tanpa outsourcing, proses onboarding ini akan memakan waktu dan menghabiskan banyak sumber daya Anda. Dengan bekerja sama dengan perusahaan asisten virtual, Anda dapat mengambil semua itu dari piring Anda tanpa mengorbankan kualitas karyawan Anda.

Skalakan Bisnis Anda Secara Fleksibel

Menyewa resepsionis in-house bisa menjadi tugas yang melelahkan, tetapi perusahaan yang menyediakan layanan penjawab dan resepsionis virtual sudah memiliki staf ahli yang terlatih dan siap untuk digunakan. Dengan bekerja sama dengan mereka, Anda bisa segera mendapatkan dukungan yang Anda butuhkan. Selain itu, mereka akan membantu Anda mengganti resepsionis jika perlu.

Mereka dapat memberikan lebih banyak fleksibilitas daripada resepsionis di rumah. Misalnya, resepsionis in-house harus pulang di penghujung hari, tetapi perusahaan resepsionis virtual dapat memberikan dukungan tambahan selama beberapa jam jika diperlukan.

Anda juga mungkin membutuhkan lebih banyak dukungan pada waktu yang berbeda dalam setahun, seperti sekitar hari libur. Perusahaan akuntansi, misalnya, mungkin membutuhkan lebih banyak dukungan di sekitar musim pajak.

Fleksibilitas ini bisa sangat bermanfaat untuk bisnis yang mungkin membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit dukungan penerimaan pada waktu yang berbeda.

Menjadi Lebih Hemat Biaya

Terakhir, menyewa resepsionis virtual lebih hemat biaya daripada menyewa resepsionis internal penuh waktu. Anda dapat menghindari pembayaran gaji dan tunjangan tetap dengan menyewa asisten virtual daripada resepsionis internal. Sebaliknya, Anda hanya perlu membayar jam ketika resepsionis bekerja.

Selain itu, Anda dapat menghemat uang dengan menghindari biaya seperti meja resepsionis fisik, komputer, dan lainnya. Seringkali, barang-barang ini dipasok oleh perusahaan resepsionis virtual dan merupakan bagian dari tarif per jam Anda.

Sewa Resepsionis Virtual Untuk Dukungan Lebih Baik

Resepsionis virtual menyediakan berbagai layanan yang dapat membuat bisnis Anda lebih efisien, menghemat biaya, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan atau klien Anda.

Dengan mempekerjakan resepsionis profesional untuk bisnis Anda, Anda akan meningkatkan citra merek Anda dan tampil lebih profesional. Selain itu, dukungan mereka dengan tugas administratif seperti penjadwalan, perutean panggilan, dan membalas email dapat memastikan bahwa bisnis Anda memberikan dukungan pelanggan sebaik mungkin.

Ingin menyewa resepsionis virtual? Cari penyedia layanan teratas di The Manifest.