10 beneficii ale angajării unui recepționer virtual

Când cineva îți sună afacerea, ce aude?

Un semnal de ocupat? Cineva care spune „Te rog să ții?” Sau un profesionist prietenos, gata să ajute cu orice au nevoie?

Când un potențial client sau un client existent îți sună afacerea, interacțiunea lor cu afacerea ta afectează modul în care vă percep compania.

Aici intervine un recepționer virtual. Angajând un furnizor de servicii profesionist care să răspundă la telefoane, puteți oferi o asistență mai bună pentru clienți și vă puteți îmbunătăți imaginea mărcii. Aflați mai multe despre beneficiile angajării unui recepționer virtual în acest articol.

Doriți să angajați un recepționer virtual? Căutați cei mai buni furnizori de servicii pe The Manifest.

Ce este un recepționer virtual?

Recepționerii virtuali sunt furnizori de servicii terți care răspund la apelurile pentru afacerea dvs. Procedând astfel, ei îmbunătățesc serviciul clienți al companiei tale și te ajută să arăți mai profesionist.

În timp ce majoritatea recepționerilor virtuali sunt oameni reali care răspund la telefon de la distanță, unii furnizori de servicii oferă un sistem automat de răspuns pentru a accepta apelurile primite, a direcționa apelanții și a prelua mesaje. Determinarea care este cea potrivită pentru afacerea dvs. depinde de nevoile, preferințele și bugetul companiei dvs.

Ce servicii oferă recepționerii virtuali?

Recepționerii virtuali oferă o mare varietate de servicii, inclusiv:

• Răspuns la telefon
• Preluarea mesajelor
• Dirijarea apelurilor
• Relații Clienți
• Gestionarea e-mailurilor

Recepționerii virtuali fac mult mai mult decât să răspundă la telefoane. Când angajați unul pentru afacerea dvs., asigurați-vă că obțineți cea mai mare valoare pentru dolarul dvs., investind în servicii suplimentare.

10 beneficii ale recepționiştilor virtuali

1. Extindeți disponibilitatea biroului
2. Creșteți profesionalismul
3. Servicii multilingve
4. Eficientizați procesele din birou
5. Creșteți productivitatea
6. Răspuns prompt
7. Oferiți rezoluții rapide
8. Lucrați cu experți instruiți
9. Este scalabil
10. Este rentabil

Extindeți disponibilitatea biroului

Când nu aveți pe nimeni să vă ridice telefonul, pierdeți apelurile de la potențiali cumpărători, clienți existenți și alți parteneri. Dar asistența la birou non-stop este costisitoare și nerealistă.

Recepționerii virtuali pot crește programul de lucru al companiei dvs. oferind asistență suplimentară. Având un recepționer disponibil 24/7, companiile pot evita ratarea apelurilor clienților și orice oportunități de afaceri sau vânzări ratate.

Multe companii de recepționer virtual au personal în diferite zone ale lumii, astfel încât afacerea dvs. poate avea pe cineva care să răspundă la telefon în orice moment al zilei sau al nopții. Acest lucru ajută, de asemenea, companiile cu acoperire internațională să intre în legătură cu consumatorii din diferite fusuri orare.

Chiar dacă afacerea dvs. nu are nevoie de cineva care să răspundă la telefon în miezul nopții sau în weekend, extinderea disponibilității cu doar câteva ore vă poate ajuta să oferiți servicii mai bune clienților existenți și potențiali.

Creșteți profesionalismul

După cum am discutat anterior, modul în care afacerea dvs. interacționează cu clienții poate avea un impact uriaș asupra imaginii mărcii dvs. Cu un serviciu de răspuns profesional, puteți face o primă impresie mai bună și puteți îmbunătăți loialitatea clienților.

Multe companii de recepționer virtuale oferă angajaților lor instruire, asigurându-se că clienții au cea mai bună experiență posibilă atunci când vă sună la birouri.

Recepționerii virtuali sunt, de asemenea, familiarizați cu liniile directoare ale mărcii dvs. și cu tonul vocii, astfel încât mesajele lor să fie în concordanță cu ale dvs. Ei vor fi capabili să se ocupe de întrebările clienților, să prezinte soluții și să țină conversații prietenoase.

Oferind o imagine mai profesională și un suport mai bun pentru clienții dvs., veți putea construi relații mai puternice cu clienții dvs.

Furnizați servicii multilingve

Unul dintre cele mai bune motive pentru a angaja un recepționer virtual este că puteți angaja echipe care sunt capabile să gestioneze apelurile în mai multe limbi diferite. Pentru companiile care se extind la nivel global, acest lucru poate schimba jocul. Oferind asistență pentru clienți în mai multe limbi diferite, puteți oferi clienților o experiență mai bună în general.

Eficientizarea proceselor la birou

Recepționerii virtuali fac mai mult decât să răspundă la apeluri telefonice. De asemenea, se pot ocupa de e-mailuri, pot prelua mesaje, pot direcționa apeluri și pot oferi asistență suplimentară pentru clienți. În esență, aceștia sunt instruiți să se ocupe de sarcini administrative care vă pot face biroul să funcționeze mai bine.

Ei vă pot ajuta chiar și la programare pentru a vă asigura că timpul dvs. este optimizat. De exemplu, dacă dețineți un cabinet privat, un asistent virtual poate programa toate întâlnirile la pacienți, astfel încât să existe un timp de nefuncționare minim între pacienți. În acest fel, pacienții nu trebuie să aștepte atât de mult și puteți vedea mai mulți oameni în fiecare zi.

De asemenea, pentru că sunt bine pregătiți, pot răspunde la întrebări și pot direcționa apelanții către persoana potrivită, asigurându-se că nimeni nu petrece mai mult timp la telefon decât trebuie.

Cu mai multe resurse capabile să se ocupe de sarcini administrative ca aceasta, vă puteți eficientiza afacerea.

Îmbunătățiți productivitatea

Cu un serviciu de răspuns virtual care gestionează apelurile și e-mailurile primite, tu și echipa ta internă veți fi liberi să vă concentrați pe sarcini mai stringente, cum ar fi strategia de afaceri, întâlnirea cu furnizorii și clienții sau pur și simplu producerea mai multă muncă.

Eliberându-vă timp pentru a vă concentra pe sarcini importante, personalul dumneavoastră se poate concentra pe responsabilități mai esențiale. Ca rezultat, este probabil să vedeți creșterea productivității afacerii dvs.

Răspuns prompt

Cu un recepționer virtual, clienții tăi nu vor mai fi nevoiți să audă un semnal de ocupat sau să stea în așteptare prea mult timp atunci când vă vor suna afacerea. Poți avea încredere că recepționerii tăi virtuali vor răspunde rapid la apelurile tale telefonice și vor răspunde la e-mailuri. Acest lucru vă asigură că nu pierdeți niciun apel important sau oportunități de afaceri. De asemenea, va oferi clienților tăi o experiență mai bună.

Oferiți rezoluții rapide

Când te încadrezi la un recepționer virtual, vei discuta despre nevoile tale de afaceri. Majoritatea companiilor se pot aștepta la anumite întrebări sau probleme frecvente de la apelanții lor, pe care apoi le pot oferi recepționenților lor virtuali. Acest lucru îi pregătește să trateze în timp util orice reclamație sau problemă a clienților. Rezolvând rapid reclamațiile clienților, puteți îmbunătăți experiența clienților.

Lucrați cu experți instruiți

Companiile de asistenți virtuali verifică, verifică și instruiesc toți asistenții virtuali pentru a se asigura că aveți cei mai calificați profesioniști care vă reprezintă afacerea. Fără externalizare, acest proces de integrare ar consuma mult timp și ar epuiza multe dintre resursele dvs. Lucrând cu o companie de asistent virtual, puteți elimina toate acestea din farfurie fără a sacrifica calitatea angajărilor.

Scalați-vă afacerea în mod flexibil

Angajarea unui recepționer intern poate fi o sarcină obositoare, dar companiile care furnizează servicii de răspuns și recepționerii virtuali au deja un personal complet de experți pregătiți și pregătiți. Lucrând cu ei, puteți obține imediat sprijinul de care aveți nevoie. În plus, vă vor ajuta să înlocuiți o recepționeră dacă aveți nevoie.

Ele pot oferi mai multă flexibilitate decât un recepționer intern. De exemplu, un recepționer intern ar trebui să meargă acasă la sfârșitul zilei, dar o companie de recepționer virtual poate oferi suport suplimentar pentru câteva ore, dacă este necesar.

De asemenea, este posibil să descoperiți că aveți nevoie de mai mult sprijin în diferite perioade ale anului, cum ar fi în preajma sărbătorilor. Companiile de contabilitate, de exemplu, ar putea avea nevoie de mai mult sprijin în timpul sezonului fiscal.

Această flexibilitate poate fi foarte benefică pentru companiile care pot avea nevoie de mai mult sau mai puțin suport de recepție în momente diferite.

Deveniți mai rentabil

În cele din urmă, angajarea unui recepționer virtual este mai rentabilă decât angajarea unui recepționer intern cu normă întreagă. Puteți evita să plătiți un salariu fix și beneficii prin angajarea unui asistent virtual, mai degrabă decât a unui recepționer intern. În schimb, trebuie să plătești doar orele când lucrează o recepționeră.

În plus, puteți economisi bani evitând costuri precum o recepție fizică, un computer și multe altele. Adesea, aceste articole sunt furnizate de companiile de recepționer virtual și fac parte din tariful orar.

Angajați un recepționer virtual pentru un sprijin mai bun

Recepționerii virtuali oferă diverse servicii care vă pot eficientiza afacerea, pot reduce costurile și oferă o experiență mai bună clienților sau clienților dumneavoastră.

Angajând un recepționer profesionist pentru afacerea dvs., vă veți îmbunătăți imaginea mărcii și veți părea mai profesionist. În plus, asistența lor cu sarcini administrative precum programarea, direcționarea apelurilor și răspunsul la e-mailuri poate asigura că afacerea dvs. oferă cea mai bună asistență clienților posibilă.

Cauți să angajezi o recepționeră virtuală? Căutați cei mai buni furnizori de servicii pe The Manifest.