10 korzyści z zatrudnienia wirtualnej recepcjonistki

Kiedy ktoś dzwoni do Twojej firmy, co słyszy?

Sygnał zajętości? Ktoś mówi „Proszę czekać?” A może przyjaznego profesjonalistę, gotowego do pomocy we wszystkim, czego potrzebują?

Gdy potencjalny lub istniejący klient dzwoni do Twojej firmy, ich interakcja z Twoją firmą wpływa na to, jak postrzegają Twoją firmę.

W tym miejscu pojawia się wirtualny recepcjonista. Zatrudniając profesjonalnego usługodawcę do odbierania telefonów, możesz zapewnić lepszą obsługę klienta i poprawić wizerunek swojej marki. Dowiedz się więcej o korzyściach wynikających z zatrudnienia wirtualnej recepcjonistki z tego artykułu.

Chcesz zatrudnić wirtualną recepcjonistkę? Wyszukaj najlepszych usługodawców w The Manifest.

Co to jest wirtualny recepcjonista?

Wirtualni recepcjoniści to zewnętrzni usługodawcy, którzy odpowiadają na telefony w imieniu Twojej firmy. W ten sposób poprawiają obsługę klienta Twojej firmy i pomagają wyglądać bardziej profesjonalnie.

Podczas gdy większość wirtualnych recepcjonistów to prawdziwi ludzie, którzy zdalnie odbierają telefon, niektórzy usługodawcy oferują zautomatyzowany system odbierania połączeń przychodzących, przekierowywania rozmówców i odbierania wiadomości. Określenie, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy, zależy od potrzeb, preferencji i budżetu Twojej firmy.

Jakie usługi zapewniają wirtualne recepcjonistki?

Wirtualni recepcjoniści oferują szeroką gamę usług, w tym:

• Odbieranie telefonu
• Odbieranie wiadomości
• Kierowanie połączeń
• Wsparcie klienta
• Zarządzanie pocztą e-mail

Wirtualni recepcjoniści robią znacznie więcej niż odbieranie telefonów. Zatrudniając jednego dla swojej firmy, upewnij się, że uzyskasz największą wartość za dolara, inwestując w dodatkowe usługi.

10 zalet wirtualnych recepcjonistek

1. Zwiększ dostępność pakietu Office
2. Zwiększ profesjonalizm
3. Usługi wielojęzyczne
4. Usprawnij procesy w biurze
5. Zwiększ produktywność
6. Szybka odpowiedź
7. Podaj szybkie rozwiązania
8. Współpracuj z wyszkolonymi ekspertami
9. Jest skalowalny
10. Jest to opłacalne

Zwiększ dostępność pakietu Office

Gdy nikt nie odbiera telefonu, tracisz połączenia od potencjalnych nabywców, obecnych klientów i innych partnerów. Jednak całodobowe wsparcie w biurze jest drogie i nierealne.

Wirtualni recepcjoniści mogą wydłużyć godziny pracy Twojej firmy, zapewniając dodatkowe wsparcie. Dysponując recepcjonistką dostępną 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, firmy mogą uniknąć nieodebranych połączeń z klientami oraz wszelkich utraconych możliwości biznesowych lub sprzedaży.

Wiele wirtualnych firm recepcyjnych ma pracowników w różnych częściach świata, więc Twoja firma może mieć kogoś, kto odbiera telefony o każdej porze dnia i nocy. Pomaga to również firmom o międzynarodowym zasięgu łączyć się z konsumentami w różnych strefach czasowych.

Nawet jeśli Twoja firma nie potrzebuje kogoś, kto odbiera telefony w środku nocy lub w weekendy, wydłużenie dostępności o zaledwie kilka godzin może pomóc w zapewnieniu lepszej obsługi obecnym i potencjalnym klientom.

Zwiększ profesjonalizm

Jak omówiliśmy wcześniej, sposób interakcji Twojej firmy z klientami może mieć ogromny wpływ na wizerunek Twojej marki. Dzięki profesjonalnej sekretarce możesz zrobić lepsze pierwsze wrażenie i zwiększyć lojalność klientów.

Wiele wirtualnych firm recepcyjnych zapewnia szkolenia dla swoich pracowników, zapewniając klientom najlepszą możliwą obsługę podczas dzwonienia do biura.

Wirtualni recepcjoniści są również dobrze zorientowani w wytycznych Twojej marki i tonie głosu, dzięki czemu ich komunikaty są spójne z Twoimi. Będą w stanie obsłużyć zapytania klientów, przedstawić rozwiązania i prowadzić przyjazne rozmowy.

Zapewniając bardziej profesjonalny wizerunek i lepsze wsparcie dla swoich klientów, będziesz w stanie budować silniejsze relacje z klientami.

Świadcz usługi wielojęzyczne

Jednym z najlepszych powodów, dla których warto zatrudnić wirtualnego recepcjonistę, jest to, że możesz zatrudnić zespoły, które są w stanie obsługiwać połączenia w wielu różnych językach. Dla firm, które rozwijają się globalnie, może to być przełom. Oferując obsługę klienta w kilku różnych językach, możesz ogólnie zapewnić lepszą obsługę klienta.

Usprawnij procesy w biurze

Wirtualni recepcjoniści nie tylko odbierają telefony. Mogą również obsługiwać e-maile, odbierać wiadomości, przekierowywać połączenia i zapewniać dodatkową obsługę klienta. Zasadniczo są przeszkoleni do obsługi zadań administracyjnych, które mogą sprawić, że Twoje biuro będzie działać płynniej.

Mogą nawet pomóc w planowaniu, aby zapewnić optymalizację czasu. Na przykład, jeśli posiadasz prywatną praktykę, wirtualny asystent może planować wszystkie wizyty pacjentów, aby zminimalizować przestoje między pacjentami. W ten sposób pacjenci nie muszą czekać tak długo, a każdego dnia można przyjąć więcej osób.

Ponadto, ponieważ są dobrze wyszkoleni, mogą odpowiadać na pytania i kierować dzwoniących do właściwej osoby, upewniając się, że nikt nie spędza przy telefonie więcej czasu, niż jest to konieczne.

Dzięki większej liczbie zasobów zdolnych do obsługi takich zadań administracyjnych możesz zwiększyć wydajność swojej firmy.

Zwiększ produktywność

Dzięki wirtualnej sekretarce obsługującej połączenia przychodzące i wiadomości e-mail Ty i Twój wewnętrzny zespół będziecie mogli skupić się na pilniejszych zadaniach, takich jak strategia biznesowa, spotkania z dostawcami i klientami lub po prostu wykonywanie większej ilości pracy.

Dzięki uwolnieniu czasu na skupienie się na ważnych zadaniach Twoi pracownicy mogą skupić się na ważniejszych obowiązkach. W rezultacie prawdopodobnie zauważysz wzrost wydajności swojej firmy.

Szybkie odpowiadanie

Dzięki wirtualnemu recepcjoniście Twoi klienci nie będą już musieli słyszeć sygnału zajętości ani czekać zbyt długo, gdy będą dzwonić do Twojej firmy. Możesz mieć pewność, że Twoi wirtualni recepcjoniści szybko odbiorą Twoje telefony i odpowiedzą na maile. Dzięki temu nie przegapisz żadnych ważnych połączeń ani okazji biznesowych. Zapewni to również Twoim klientom lepszą obsługę klienta.

Zapewnij szybkie rozwiązania

Wdrażając wirtualnego recepcjonistę, omówisz swoje potrzeby biznesowe. Większość firm może oczekiwać od swoich rozmówców pewnych często zadawanych pytań lub problemów, które następnie mogą przekazać swoim wirtualnym recepcjonistom. To przygotowuje ich do terminowego rozpatrywania wszelkich skarg lub problemów klientów. Szybko rozwiązując skargi klientów, możesz poprawić obsługę klienta.

Współpracuj z wyszkolonymi ekspertami

Firmy wirtualnych asystentów sprawdzają, sprawdzają i szkolą wszystkich wirtualnych asystentów, aby mieć pewność, że masz najbardziej wykwalifikowanych specjalistów reprezentujących Twoją firmę. Bez outsourcingu ten proces wdrażania byłby czasochłonny i wyczerpujący wiele zasobów. Współpracując z firmą wirtualnego asystenta, możesz zdjąć to wszystko ze swojego talerza bez poświęcania jakości swoich pracowników.

Elastycznie skaluj swój biznes

Zatrudnienie recepcjonisty wewnętrznego może być wyczerpującym zadaniem, ale firmy świadczące usługi sekretarki i wirtualne recepcjonistki mają już pełny personel przeszkolonych i gotowych do pracy ekspertów. Współpracując z nimi, możesz od razu uzyskać potrzebne wsparcie. Dodatkowo pomogą ci zastąpić recepcjonistę, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Mogą zapewnić większą elastyczność niż recepcjonistka wewnętrzna. Na przykład wewnętrzny recepcjonista musiałby iść do domu pod koniec dnia, ale wirtualna firma recepcjonistyczna może w razie potrzeby zapewnić dodatkowe wsparcie przez kilka godzin.

Możesz również potrzebować więcej wsparcia w różnych porach roku, na przykład w okolicach wakacji. Na przykład firmy księgowe mogą potrzebować większego wsparcia w okresie podatkowym.

Ta elastyczność może być bardzo korzystna dla firm, które mogą potrzebować mniejszego lub większego wsparcia w zakresie przyjmowania w różnych momentach.

Stań się bardziej ekonomiczny

Wreszcie zatrudnienie wirtualnej recepcjonistki jest bardziej opłacalne niż zatrudnienie recepcjonistki na pełny etat. Możesz uniknąć płacenia stałej pensji i świadczeń, zatrudniając wirtualnego asystenta zamiast recepcjonistki w domu. Zamiast tego musisz płacić tylko za godziny, w których pracuje recepcjonistka.

Ponadto możesz zaoszczędzić pieniądze, unikając kosztów, takich jak fizyczna recepcja, komputer i inne. Często te elementy są dostarczane przez wirtualne firmy recepcyjne i są częścią stawki godzinowej.

Zatrudnij wirtualnego recepcjonistę, aby uzyskać lepsze wsparcie

Wirtualni recepcjoniści świadczą różne usługi, które mogą zwiększyć wydajność Twojej firmy, obniżyć koszty i zapewnić lepszą obsługę Twoich klientów.

Zatrudniając profesjonalną recepcjonistkę do swojej firmy, poprawisz wizerunek swojej marki i będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie. Ponadto ich wsparcie w zadaniach administracyjnych, takich jak planowanie, przekierowywanie połączeń i odpowiadanie na e-maile, może zapewnić Twojej firmie najlepszą możliwą obsługę klienta.

Chcesz zatrudnić wirtualną recepcjonistkę? Wyszukaj najlepszych usługodawców w The Manifest.